ЛЕКЦИЯ 7. Деловые совещания.
Цели и условия эффективности деловых совещаний.
Основные этапы проведения деловых совещаний.
Правила обсуждения в зависимости от модели обсуждения.
Роль ведущего в организации и ведении дискуссии.
Правила ведения совещания. Требования к составлению протокола.
Цели и условия эффективности деловых совещаний.
Совещания могут быть формальными и неформальными. Достоинство» формальных совещаний является наличие формальных правил и процедур, поощряющих и защищающих демократию. Например, каждый участник формального совещания вправе рассчитывать на то что его выслушают. С другой стороны, формальные процедуры помогают избежать опасности выхода совещания из-под контроля, благодаря чему формальные совещания, как правило, предсказуемы. Обычный минимум формальных процедур и правил: правило обращения с комментариями к председателю, а не к последнему выступающему, наличие повестки дня, ведение протокола и предварительная рассылка участникам документов совещания.
Неформальные совещания могут принимать форму случайной встречи коллег в коридоре или спонтанного собрания группы в чьем-либо офисе для обсуждения возникшей проблемы. Они редко сопровождаются ведением формального протокола, хотя и могут завершаться принятием письменно зафиксированных решений. На неформальных совещаниях обычно не бывает отпечатанной повестки дня и формально назначенных председателя и секретаря.
Типы формальных совещаний
Ниже описывается шесть типов формальных совещаний. Они различаются не только своими целями, но и ожиданиями по отношению к ним, которые вправе иметь участники; уровнями полномочий и ответственности, а также правилами проведения. Если совещание объединяет в себе признаки совещаний различных типов, могут возникнуть проблемы. Например, инструктивное совещание требует совершенно иной атмосферы и подхода, нежели производственные совещания. Аналогично совмещение на одном совещании консультаций и принятия решений может вызвать у участников сомнения по поводу их полномочий и влияния.
Инструктивные совещания
Цель инструктивного совещания обычно заключается в том, чтобы проинструктировать людей об их работе и ответственности или передать информацию на нижние уровни крупной организации. План уже составлены, а решения приняты вышестоящими инстанциями, и на совещании нужно только сообщить людям, что от них ожидается, убедиться, что каждый понимает свою роль, и ответить на вопросы, которые могут возникнуть. Политические решения сами по себе обсуждению не подлежат, но основания и последствия этих решений для данного отдела или группы должны быть разъяснены людям. Инструктивные совещания типичны для централизованно управляемых иерархических организаций, но могут быть полезными для любой крупной организации, где политические и прочие решения руководства должны доводиться до рядовых исполнителей.
Деловые совещания
Деловые совещания обычно проводятся с целью принятия решений и имеют формальную повестку дня. Участники деловых совещаний делятся информацией, обсуждают вопросы повестки дня и принимают по ним решения. Типичным недостатком деловых совещаний являете? большая продолжительность обсуждений. Причинами этого могут быть:
▪ плохо организованное общение (участники общаются лишь на самом совещании)
▪ на совещании обсуждаются вопросы, которые можно было бы эффективно решить в другом месте
▪ конфликты власти или неопределенность границ ответственности могут породить трудности при делегировании полномочий
▪ неясно, почему некоторые вопросы включены в повестку дня (это часто случается там, где пользуются стандартными повестками дня для регулярных совещаний).
Консультационные совещания
Руководство организации может проводить консультационные совещания с подчиненными, представителями профсоюзов, клиентами или потребителями и, наконец, с представителями общественности. Имея в виду возможное разнообразие точек зрения, важно с максимально возможной ясностью объяснить людям пределы влияния на Вас их мнений - не путайте консультационные совещания с совещаниями равноправных участников. Консультационные совещания могут оказаться очень полезными для планирования. Правильно организованные, они могут способствовать укреплению у Работников чувства сопричастности и преданности организации. Для того чтобы оказаться успешным, консультационное совещание должно быть тщательно спланировано, иметь ясную цель и председателя, умеющего разговорить людей и извлечь из них нужную информацию. Важно обеспечить подробную фиксацию высказанных мнений.
