Вопрос7. 4: требования, предъявляемые к содержанию и оформлению первичных учетных документов

В зависимости от места расположения тех или иных реквизитов в документах форма документов может быть зональной, анкетной, табельной и комбинированной:

· зональная форма. Документ при построении по данной форме разграфлен на отдельные зоны. Каждый реквизит размещается в своей зоне, которая является постоянной для данного типа документов, что облегчает работу с ними непосредственному исполнителю;

· анкетная форма предполагает размещение названия реквизитов в левой стороне документа, заполнение их один под другим и сверху вниз;

· табельная форма является продолжением зональной формы. В ней реквизиты расположены по вертикали и горизонтали с выделением для каждой группы нескольких строк, образующих самостоятельную таблицу (матрицу);

· комбинированная форма сочетает в себе признаки построения ранее рассмотренных форм - зональной, анкетной и табельной.

В зависимости от характера регистрируемых операций формы документов делятся на:

· типовые - предназначенные для регистрации однородных, распространенных хозяйственных операций (формы кассовых ордеров - № КО-1, № КО-2, кассовой книги - № К.О-4 и др.);

· специализированные - для регистрации узкоспециализированных операций (например, в автотранспортных предприятиях карта учета работы автомобиля).

Для исключения повторного использования документов ряд документов подлежит гашению штампом "Получено" или "Оплачено" с указанием даты. Свободные строки подлежат обязательному прочерку.

На основании документов осуществляется предварительный, текущий и последующий контроль за сохранностью средств собственника и экономической целесообразностью совершаемых хозяйственных операций.

Предварительный контроль осуществляется управленческим персоналом: технолог – при составлении лимитов отпуска материалов со склада в производство; экономист – при нормировании затрат труда, директор и главный бухгалтер – при подписании документа, содержащего распоряжение о совершении той или иной хозяйственной операции.

Текущий контроль совершается в момент совершения хозяйственной операции.

Последующий контроль осуществляется бухгалтером при приеме и обработке документов, поступивших от материально ответственных лиц, а также должностными лицами в форме ревизии, аудиторских и прочих проверок.

На основании документов, в процессе анализа хозяйственной деятельности, может быть дана оценка и установлены причины того или иного состояния управляемой подсистемы.

Юридическое значение документов проявляется в том, что они имеют доказательную силу, подтверждая факт совершения хозяйственной операции или правильность записи в бухгалтерском учете.

 

ВОПРОС7.5: Бухгалтерская обработка документов.

 

.Следующим этапом учетного процесса является бухгалтерская обработка первичных документов. Она объединяет такие приемы, как:

- группировка документов – деление их на пачки по тем или иным признакам (объектам учета, времени совершения операции, и т. д.);

- расценку приведенных в документе трудовых и натуральных величин – таксировку документов (в документах, оформляемых при передачи материалов со склада в основное производство, указывается количество выдаваемых материалов, а также их расценка за единицу);

- контировку осуществляют путем проставления на каждом документе корреспондирующих счетов – бухгалтерские проводки.

Информация из обработанных первичных документов переносится в учетные регистры, на основании которых впоследствии составляется отчетность предприятия. До окончания финансового года все документы находятся на текущем хранении в бухгалтерии предприятия. После составления годовой отчетности первичные документы передаются в бухгалтерский архив, где их хранят, переплетенными, в виде книг.

Оптимизация организации учета на предприятии, наряду с прочими, включает такие направления, как:

- ускорение документооборота;

- унификацию и стандартизацию документов;

- применение средств вычисления для выписки и обработки документов.

Документооборот – движение каждого первичного документа от места выписки через все стадии его приемки и бухгалтерской обработки до сдачи в архив.

Унификацией документов называется разработка и применение единых форм для регистрации однородных хозяйственных операций независимо от отрасли, вида деятельности, формы собственности предприятия.

Стандартизация – централизованное установление одинаковых размеров бланков однотипных документов.

ВОПРОС 7.6: ИСПРАВЛЕНИЕ ОШИБОЧНЫХ ЗАПИСЕЙ В ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТАХ

 

При осуществлении записей хозяйственных операций в учетные документах могут быть допущены ошибки: описки в цифрах, неправильный подсчет итогов, неверно составленная бухгалтерская запись (проводка) и т. д. Для сверки правильности записей учетных документах используются различные приёмы и способы.

Для исправления допущенных ошибок в записях по счетам применяются следующие способы:

- корректурный;

- дополнительная запись;

- красное сторно.

Применение того или иного способа зависит от характера ошибок и времени обнаружения.

Корректурный способ применяется тогда, когда ошибка обнаружена до выведения итога в регистре и полсчета оборота за данный месяц. В этом случае ошибочная запись зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было её прочитать, а правильная сумма надписывается сверху. Исправление оговаривается и заверяется подписью.

Способ дополнительной записи применяется тогда, когда корреспонденция счетов указана правильно, но запись сделана на меньшую сумму, чем следовало. Для исправления ошибок делается дополнительная запись той же проводкой.

Способом «красное сторно» пользуются для исправления ошибок, допущенных в корреспонденции счетов. При этом способе неправильная запись повторяется красными чернилами. Вместо красных чернил можно применять обычные чернила, но в этом случае исключаемая сумма берется в рамку. При подсчете оборотов по счетам записи отрицательными числами вычитаются и таким образом ошибка исправляется. Способ «красного сторно» используется и в тех случаях, когда корреспонденция счетов указана правильно, но сумма завышена.

 

МАТЕРИАЛ ДЛЯ ЗАКРЕПЛЕНИЯ

 

Практические задания:

Задание № 1.

 

По чеку № 1258 от 01. 09 текущего года с расчетного счета МП «Маяк» получены наличные деньги для выплаты аванса на командировочные расходы в сумме 50 000 рублей. Операция по поступлению денег в кассу оформлена проходным кассовым ордером № 875 от 01. 09. текущего года. Ордер подписан кассиром Морозовой Н. П. И главным бухгалтером Сучихиной С. И. На основании этих данных заполните бланк приходного кассового ордера.

 

Задание № 2.

 

Согласно приказа директора СП «Орион» по расходному кассовому ордеру №564 от 10.10 текущего года товароведу предприятия Петровой М. К. был выдан аванс на хозяйственные расходы в размере 45 000 рублей. В качестве документа, удостоверяющего личность, товароведом был представлен паспорт № ВМ 077245, выданный Октябрьским РОВД г. Витебска 23.10.1998 г. Деньги выдала кассир Мороз Н. И. Выдачу денег разрешил директор Некрасов С. М. и главный бухгалтер Глущенко Н. Н. На основании этих исходных данных заполните расходный кассовый ордер.

 

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

 

 

Этапы документооборота:

 

Виды проверок документов:

 

 

Простейшая схема документооборота

 

Бухгалтерская отчетность

Первичные учетные документы

Регистры бухгалтерского учета   Счета бухгалтерского учета