Вопрос 7. 1: документация, её сущность и назначение

ТЕМА 7: ДОКУМЕНТАЦИЯ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ И ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ

Все финансово-хозяйственные операции должны быть оформлены на основании должным образом составленных оправдательных документов.

Данные документы являются первичной учетной информацией, используя которую ведется бухгалтерский учет.

Документация представляет собой процесс документального оформления финансово-хозяйственных операций. При этом осуществляется сплошное и непрерывное отражение хозяйственных операций в момент (либо сразу по окончании) их совершения.

Таким образом, документация является одной из особенностей бухгалтерского учета, где записи производятся только на основании первичных документов.

Первичный документ - оправдательный документ по совершению хозяйственной операции (письменное доказательство), на основании которого ведется бухгалтерский учет.

Первичные (так же как и сводные) учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Носителями информации могут быть дискеты, магнитные ленты и др. в зависимости от оснащенности предприятия.

 

 

ВОПРОС 7.2: ПЕРВИЧНЫЕ ЛОКУМЕНТЫ, ИХ ЗНАЧЕНИЕ. Реквизиты первичных учетных документов

 

Первичные документы должны составляться на русском языке средствами, обеспечивающими сохранение записей длительное время, и оформляться на бланках типовых или специально разрабатываемых форм. В документах не должно быть подчисток и неоговоренных исправлений (при этом ошибочные записи зачеркиваются тонкой чертой с надписанием правильного текста, и оговаривается исправление). Но следует помнить, что в денежных документах никакие исправления не допускаются. В случае обнаружения ошибки при составлении первичных учетных документов могут быть внесены исправления лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций.

При поступлении в бухгалтерию первичные документы подлежат обязательной проверке по форме, арифметически, по содержанию. Проверяется полнота и правильность оформления документа и заполнения реквизитов, законность операций, логическая увязка отдельных показателей, а также подсчет сумм.

Информация с первичного документа переносится в учетные регистры, о чем делается отметка на самом документе, которая исключает возможность его повторного использования. Следует помнить, что все первичные денежные документы подлежат обязательному гашению штампом или надписью "Получено", "Оплачено" с указанием даты. Все документы должны храниться некоторое время; при этом сроки хранения документов в архиве предприятия определяются согласно правилам, установленным Главным архивным управлением.

Любой документ должен содержать ряд показателей, которые в бухгалтерском учете называют реквизитами. Реквизиты подразделяются на обязательные и дополнительные.

Обязательные реквизиты обеспечивают документам юридическую силу. К ним относятся:

v наименование документа (формы), код формы;

v номер и дата составления документа;

v наименование организации, от имени которой составлен документ;

v содержание хозяйственной операции;

v измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

v наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

v личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых там не предусмотрена, должны содержать эти обязательные реквизиты.

Дополнительные реквизиты определяются особенностями отражаемых хозяйственных операций и назначением документов. В зависимости от характера операции и технологии обработки данных, в первичные документы могут быть включены дополнительные следующие реквизиты:

· расчетные счета организации;

· основание для совершения хозяйственной операции.

 

ВОПРОС 7.3: Классификация ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ документов.

Для отражения различных сторон хозяйственной деятельности на предприятии применяются самые разнообразные формы и виды документов. Правильному составлению документов и использованию в учете помогает их классификация.

 

Таблица 2 – Классификация документов

 

Признак классификации	Классификационная группа
1. По назначению	1.1 Распорядительные документы содержат распоряжение о выполнении той или иной хозяйственной операции (доверенность на получение материальных ценностей, чек на получение наличных денег на расчетном счете и т. д.). В них нет информации подтверждающие факт совершения хозяйственной операции. 1.2 Оправдательные или исполнительные документы составляются в момент свершения хозяйственной информации и представляют собой первый этап их учетной регистрации (товарно – транспортная накладная; приходный кассовый ордер и т. д.). 1.3 Документы бухгалтерского оформления составляются бухгалтером для упрощения и технической подготовки к дальнейшему отражению в учете операций, зафиксированных в распорядительных или оправдательных документах. Они не имеют самостоятельного значения, т. е. без распорядительных и оправдательных документов не могут служить основанием для совершения операции или подтверждением её совершения (накопительная ведомость для группировки однородных хозяйственных операций). 1.4 Комбинированные документы содержат признаки и выполняют функции двух или трех типов документов. Их применение позволяет значительно сократить количество записей, облегчить и ускорить процесс бухгалтерской обработки (авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость)
2. По месту составления	2.1 Внешние документы поступают на предприятие от других, связанных с ним юридических лиц (платежное требование поставщика). 2.2 Внутренние документы составляются должностными лицами самого предприятия по совершенным им хозяйственным операциям (платежное требование к покупателю).
3. По порядку составления	3.1 Первичные документы – отражают совершившуюся хозяйственную операцию (приходные или расходные ордера, платежные требования и т.д.). 3.2 Сводные документы составляются на основании нескольких ранее оформленных первичных документов с целью их группировки и обобщения (отчет кассира – операциониста, выписка банка с расчетного счета и т. д.).
4. По способу использования и по охвату хозяйственных операций	4.1 Разовые документы применяются для регистрации одной или нескольких операций, записываемых в документ одновременно (приходные и расходные кассовые ордера; накладные и т. д.). 4.2 Накопительные документы применяются для регистрации однородных операций, периодически повторяющихся в течение определенного периода. Их использование значительно сокращает количество выписываемых документов, упрощает технику их обработки (лимитно-заборная карта)
5. По количеству отражаемых объектов	Однопозиционные (или однострочные) документы отражают хозяйственную операцию, затронувшую один вид материальных ценностей, запись в них делается одной строкой.
	5.1 Многопозиционные (или многострочные) документы отражают хозяйственную операцию, затронувшую несколько видов материальных ценностей, запись в них делается несколькими строками.
6. По степени использования вычислительной техники	6.1 Документы, выписываемые от руки. 6.2 Документы, оформленные с помощью ЭВМ.
7. По виду носителей информации	7.1 Бумажные документы – документы выписываемые на бумаге. 7.2 Безбумажные документы, существующие в виде электронных таблиц, хранящиеся в памяти ЭВМ, на магнитных дисках, лентах и т. д.