1. Условные сокращения, используемые в Положении.
Альбом УФД УСОРД - совокупность унифицированных форм документов, включенных в УСОРД.
БелНИИДАД - Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела.
Департамент - Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь.
ОКУД - Общегосударственный классификатор Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы».
ОРД - организационно-распорядительная документация.
СТБ 6.10.1-95 - Государственный стандарт Республики Беларусь 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения».
СТБ 6.38-2004 - Государственный стандарт Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
УСОРД - Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
УФД - унифицированная форма документа.
2. Общие положения.
2.1. Настоящее Положение разработано на основании СТБ 6.10.1-95 и устанавливает общий порядок разработки УСОРД и поддержания ее в актуальном состоянии.
2.2. Положение о ведении УСОРД предназначено для обеспечения методического и организационного единства в области разработки, применения и ведения УСОРД.
2.3. Департамент осуществляет руководство работами по созданию, ведению и применению УСОРД, утверждает УСОРД и вносимые в нее изменения.
2.4. Организацией, разрабатывающей и осуществляющей ведение УФД УСОРД, является БелНИИДАД.
2.5. Ведение УСОРД включает:
разработку предложений о внесении изменений в международные и межгосударственные документы по вопросам, касающимся УСОРД;
разработку предложений о внесении изменений в нормативные правовые акты Республики Беларусь по вопросам, касающимся УСОРД;
разработку предложений о внесении изменений и дополнений в действующие УФД УСОРД;
разработку предложений об исключении устаревших УФД из УСОРД;
разработку новых УФД и внесение предложений о включении их в УСОРД;
разработку предложений о внесении изменений и дополнений в ОКУД.
2.6. Издание, тиражирование и распространение (доведение до заинтересованных организаций) УСОРД осуществляет БелНИИДАД.
3. Разработка и ведение УФД УСОРД.
3.1. Основные этапы разработки и ведения УФД УСОРД включают: организацию разработки УФД;
разработку формуляра-образца (при необходимости); утверждение УФД; организацию ведения УФД.
3.2. В ходе ведения УФД УСОРД БелНИИДАД:
осуществляет научно-методическое руководство работами по совершенствованию УФД УСОРД;
ведет контрольный экземпляр Альбома УФД УСОРД;
проводит сбор и анализ предложений по внесению изменений и дополнений в УФД УСОРД;
присваивает коды УФД;
вносит в Департамент предложения об изменении действующих, включении новых и исключении устаревших УФД из УСОРД;
информирует заинтересованные организации о внесенных в Альбом УФД УСОРД изменениях и дополнениях.
3.3. Порядок оформления УФД определяется в соответствии с СТБ 6.10.1-95 и СТБ 6.38-2004.
4. Внесение изменений и дополнений в Альбом УФД УСОРД.
4.1. Предложения о внесении изменений и дополнений в Альбом УФД УСОРД представляются в БелНИИДАД по форме согласно приложению 1.
4.2. Предложения о внесении изменений в Альбом УФД УСОРД согласовываются с Департаментом и другими заинтересованными организациями.
4.3. При согласовании с Департаментом изменений, вносимых в Альбом УФД УСОРД, БелНИИДАД представляет в Департамент следующие документы:
обоснование необходимости внесения изменений в действующие, включения новых или исключения устаревших УФД УСОРД;
образец измененной (новой) УФД;
инструкцию о заполнении УФД (при необходимости);
сведения о согласовании измененной (новой) УФД с заинтересованными организациями.
4.4. После согласования со всеми заинтересованными организациями измененные (новые) УФД представляются на утверждение в Департамент.
4.5. Включение в УСОРД измененных (новых), а также исключение отмененных УФД отражается в журнале регистрации изменений в Альбоме УФД УСОРД (приложение 2).
5. Контрольный экземпляр Альбома УФД УСОРД.
Контрольный экземпляр Альбома УФД УСОРД включает:
действующие УФД;
классификатор УФД УСОРД;
инструкции по заполнению УФД УСОРД (при необходимости).
| Приложение 1 к Положению о ведении УСОРД |
| Примерная форма предложения о внесении изменений и дополнений в Альбом УФД УСОРД Организация: ______________________________________________________________ Дата: ______________ Код и наименование УФД, которую предлагается изменить, включить или исключить: _____ ________________ Обоснование вносимых предложений: _________________________________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ Наименование должности работника, внесшего предложение Подпись Расшифровка подписи |
| Приложение 2 к Положению о ведении УСОРД |
| Форма журнала регистрации изменений в Альбоме УФД УСОРД | |||||
| № п/п | Название формы | Код формы | Дата и номер распорядительного документа, утвердившего | Дата и номер распорядительного документа, отменившего форму | Примечание* |
| * В графе «Примечание» указывается ссылка на порядковый номер включенной или исключенной формы (по журналу) и другие сведения. |
