ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ДОКУМЕНТОВ
[Изменения и дополнения:
Приказ Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 марта 2008 г. № 16.]
В целях совершенствования порядка подготовки организационно-распорядительной документации ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить прилагаемые:
Унифицированную систему организационно-распорядительной документации;
Положение о ведении Унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
2. Учреждению «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» обеспечить тиражирование Унифицированной системы организационно-распорядительной документации, Положения о ведении Унифицированной системы организационно-распорядительной документации и доведение их до заинтересованных.
3. Контроль за исполнением приказа возложить на отдел делопроизводства и формирования Национального архивного фонда (Давыдова Э.Н.)
| Директор Департамента | В.И.Адамушко |
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
ВВЕДЕНИЕ
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (далее - УСОРД) является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в организационно-распорядительной деятельности организаций всех организационно-правовых форм (далее - организации).
Цель разработки УСОРД заключается в проведении унификации и сокращении видового разнообразия форм организационно-распорядительных документов (далее - ОРД). Использование УСОРД в деятельности организации способствует оперативному решению управленческих задач, снижению трудовых и материальных затрат на работу с документами, повышению качества организационно-распорядительной документации и сокращению объема документооборота.
Основополагающим документом для разработки УСОРД является Государственный стандарт Республики Беларусь 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения», устанавливающий требования к разработке, согласованию и утверждению унифицированных систем документации (далее - УСД).
В состав УСОРД входят:
Государственный стандарт 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов и пояснительная записка по его применению;
Альбом унифицированных форм ОРД.
Пересмотр УСОРД, утвержденной председателем Государственного комитета по архивам и делопроизводству 28.12.1999, осуществлен в связи с необходимостью приведения ее состава и содержания в соответствие с изменениями в законодательстве и практике документирования управленческой деятельности в организациях Республики Беларусь.
Подсистемы унифицированных форм документов, входящие в УСОРД, включены отдельным классом (0200000000) в Общегосударственный классификатор Республики Беларусь (ОКРБ) 010-95 «Унифицированные документы» (далее - ОКУД).
Документы, разрабатываемые на основе унифицированных форм, включенных в УСОРД, должны оформляться в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
Альбом унифицированных форм ОРД может использоваться как эталонный и контрольный массив для разработки альбомов унифицированных форм документов в организациях и поддержания их в актуализированном состоянии путем своевременного включения новых форм, изъятия отмененных унифицированных форм, изменения областей применения унифицированных форм ОРД и т.д.
Ведение УСОРД осуществляется Белорусским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела в соответствии с «Положением о системе ведения УСОРД».
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА ПО ПРИМЕНЕНИЮ КЛАССИФИКАТОРА УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
В раздел «Унифицированная система организационно-распорядительной документации», входящий в Общегосударственный классификатор Республики Беларусь «Унифицированные документы», включены унифицированные формы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь для использования в деятельности организаций различных организационно-правовых форм.
Унифицированные формы систематизированы по следующим подсистемам:
документация по созданию организации;
документация по реорганизации организации;
документация по ликвидации организации;
документация по приватизации государственных организаций;
документация по распорядительной деятельности организации;
документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации;
документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации*;
документация по приему на работу;
документация по оформлению изменений трудовых отношений;
документация по увольнению с работы;
документация по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска;
документация по оформлению поощрений;
документация по оформлению дисциплинарных взысканий;
документация по оформлению командировок.
Для осуществления кодирования унифицированных форм ОРД разработаны локальные классификаторы:
подсистем;
видов документов.
_______________
* Унифицированные формы этой подсистемы в данный момент не разработаны.
Локальные классификаторы организационно-распорядительных документов могут являться составной частью информационного обеспечения при разработке автоматизированных систем для составления, учета, поиска, контроля за прохождением и исполнением документов и организацией их хранения.
Коды локальных классификаторов входят в структуры кодов унифицированных форм ОРД ОКУД.
Код унифицированной формы ОРД имеет следующую структуру:
| XX | XX | XXX | XXX | |||||
| Код системы | ||||||||
| Код подсистемы | ||||||||
| Код вида документа | ||||||||
| Порядковый номер формы в подсистеме | ||||||||
Например, унифицированная форма «Приказ о реорганизации организации» будет иметь следующий код:
| Унифицированная система ОРД | ||||||||
| Документация по реорганизации организации | ||||||||
| Приказ | ||||||||
| Приказ о реорганизации организации | ||||||||
В данном примере унифицированная форма «Приказ о реорганизации организации» имеет код 0202620001, где 02 - унифицированная система ОРД, 02 - подсистема «Документация по реорганизации организации», 620 - вид документа «Приказ», 001 - порядковый номер формы документа «Приказ о реорганизации организации» в пределах подсистемы «Документация по реорганизации организации».
Код унифицированной формы проставляется при необходимости на соответствующих организационно-распорядительных документах.
Состав реквизитов, порядок их расположения и оформления на бланке документа должен соответствовать Государственному стандарту Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
| Классификатор подсистем документов, используемых в УСОРД | |
| Коды | Наименования подсистем |
| Документация по созданию организации | |
| Документация по реорганизации организации | |
| Документация по ликвидации организации | |
| Документация по приватизации государственных организаций | |
| Документация по распорядительной деятельности организации | |
| Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации | |
| Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации | |
| Документация по приему на работу | |
| Документация по оформлению изменений трудовых отношений | |
| Документация по увольнению с работы | |
| Документация по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска | |
| Документация по оформлению поощрений | |
| Документация по оформлению дисциплинарных взысканий | |
| Документация по оформлению командировок |
| Классификатор видов документов, используемых в УСОРД | |
| Код вида документа | Название вида документа |
| Акт | |
| График | |
| Докладная записка | |
| Должностная инструкция | |
| Заявление | |
| Объяснительная записка | |
| Письмо-запрос | |
| Положение | |
| Правила | |
| Представление | |
| Приказ | |
| Протокол | |
| Распоряжение | |
| Решение | |
| Структура и штатная численность | |
| Уведомление | |
| Устав | |
| Штатное расписание |
| КЛАССИФИКАТОР УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ВХОДЯЩИХ В УСОРД | |
| (Раздел 0200000000 Общегосударственного классификатора Республики Беларусь «Унифицированные документы») | |
| ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО СОЗДАНИЮ ОРГАНИЗАЦИИ | |
| Письмо об изготовлении печатей и штампов | |
| Положение об организации | |
| Приказ о создании организации | |
| Протокол собрания учредителей (участников) о создании организации | |
| Решение собрания учредителей (участников) о создании организации | |
| Устав организации | |
| ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО РЕОРГАНИЗАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ | |
| Приказ о реорганизации организации | |
| Протокол собрания учредителей (участников) о реорганизации организации | |
| Решение органа юридического лица о реорганизации организации | |
| Решение собрания учредителей (участников) о реорганизации организации | |
| ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ЛИКВИДАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ | |
| Акт о ликвидации организации | |
| Приказ о ликвидации организации и создании ликвидационной комиссии | |
| Протокол собрания учредителей (участников) о ликвидации организации и создании ликвидационной комиссии | |
| Решение органа юридического лица о ликвидации организации и создании ликвидационной комиссии | |
| Решение собрания учредителей (участников) о ликвидации организации и создании ликвидационной комиссии | |
| ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ПРИВАТИЗАЦИИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ | |
| Приказ о создании комиссии по приватизации | |
| Протокол общего собрания трудового коллектива организации о приватизации | |
| Решение органа юридического лица о приватизации |
| Решение о создании комиссии по приватизации | |
| ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ | |
| Приказ по вопросам основной деятельности | |
| Приказ о распределении обязанностей между руководством | |
| Приказ о внесении изменений в распределение обязанностей между руководством | |
| Приказ о внесении изменений в должностную(ые) инструкцию(ии) | |
| Приказ о внесении изменений в структуру и штатную численность | |
| Приказ о внесении изменений в штатное расписание | |
| Распоряжение по вопросам основной деятельности | |
| ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИОННО-НОРМАТИВНОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ | |
| Должностная инструкция | |
| Положение о структурном подразделении | |
| Правила внутреннего трудового распорядка | |
| Структура и штатная численность | |
| ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ОПЕРАТИВНО-ИНФОРМАЦИОННОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ | |
| ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ПРИЕМУ НА РАБОТУ | |
| Заявление о приеме на работу | |
| Приказ о приеме на работу (назначении на должность) | |
| Распоряжение о приеме на работу (назначении на должность) | |
| ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ИЗМЕНЕНИЙ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ | |
| Докладная записка о переводе (перемещении) на другую работу | |
| Заявление о переводе на другую работу | |
| Заявление о заключении нового трудового договора (контракта) | |
| Заявление о продлении трудового договора (контракта) | |
| Представление о переводе (перемещении) на другую работу | |
| Приказ о переводе (перемещении) на другую работу | |
| Приказ о заключении нового трудового договора (контракта) | |
| Приказ о переводе работника на контрактную форму найма | |
| Приказ о продлении трудового договора (контракта) | |
| Распоряжение о переводе (перемещении) на другую работу | |
| Распоряжение о заключении нового трудового договора (контракта) | |
| Распоряжение о переводе работника на контрактную форму найма | |
| Распоряжение о продлении трудового договора (контракта) | |
| Уведомление работнику о заключении нового трудового контракта | |
| Уведомление работнику о переводе на контрактную форму найма | |
| Уведомление работнику о продлении трудового договора (контракта) | |
| ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО УВОЛЬНЕНИЮ С РАБОТЫ | |
| Заявление об увольнении с работы (освобождении от занимаемой должности) | |
| Письмо профсоюзу о согласии на увольнение работника | |
| Письмо об увольнении работника в порядке перевода к другому нанимателю | |
| Приказ об увольнении с работы (освобождении от занимаемой должности) | |
| Распоряжение об увольнении с работы (освобождении от занимаемой должности) | |
| Уведомление работника об увольнении | |
| Уведомление профсоюза об увольнении работника | |
| ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ОТПУСКОВ И ОТЗЫВУ ИЗ ОТПУСКА | |
| График трудовых отпусков | |
| Заявление о предоставлении отпуска | |
| Заявление о согласии на отзыв из отпуска | |
| Приказ о предоставлении отпуска | |
| Приказ об отзыве работника из отпуска | |
| Распоряжение о предоставлении отпуска | |
| Распоряжение об отзыве работника из отпуска | |
| ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ПООЩРЕНИЙ | |
| Докладная записка о поощрении | |
| Представление о поощрении | |
| Приказ о поощрении (для одного мотива поощрения) | |
| Приказ о поощрении (для разных мотивов поощрения) | |
| Распоряжение о поощрении (для одного мотива поощрения) | |
| Распоряжение о поощрении (для разных мотивов поощрения) | |
| ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ДИСЦИПЛИНАРНЫХ ВЗЫСКАНИЙ | |
| Акт об отказе работника от ознакомления с приказом (распоряжением) о наложении дисциплинарного взыскания | |
| Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины | |
| Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины | |
| Приказ о наложении дисциплинарного взыскания (для одного вида нарушения) | |
| Приказ о наложении дисциплинарного взыскания (для разных видов нарушения) | |
| Распоряжение о наложении дисциплинарного взыскания (для одного вида нарушения) | |
| Распоряжение о наложении дисциплинарного взыскания (для разных видов нарушения) | |
| ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ КОМАНДИРОВОК | |
| Докладная записка о командировании | |
| Приказ о командировании | |
| Распоряжение о командировании | |
| ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО СОЗДАНИЮ ОРГАНИЗАЦИИ | |
| Письмо об изготовлении печатей и штампов | |
| Положение об организации | |
| Приказ о создании организации | |
| Протокол собрания учредителей (участников) о создании организации | |
| Решение собрания учредителей (участников) о создании организации | |
| Устав организации |
| Письмо об изготовлении печатей и штампов ______________________ Код по ОКУД 0201240001 Наименование организации Наименование органа Почтовый адрес внутренних дел Коммуникационные и коммерческие данные ____________ № ___________ На № ___________ от ______ Об изготовлении печатей и штампов Просим выдать разрешение на изготовление печатей и штампов в связи с ______________ мотив для получения разрешения ________________ Разрешение на изготовление печатей и штампов доверяется получить _______, паспорт фамилия, имя, отчество _______________ № ___________, выдан ___________________________________________ дата выдачи паспорта ________________ наименование органа, выдавшего паспорт Приложение: 1. Копия свидетельства о регистрации на … л. в … экз. 2. Копия Устава (Положения) на … л. в … экз. 3. Образцы печатей и штампов на … л. в … экз. Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи |
| Положение об организации ______________________ Код по ОКУД 0201597002 Наименование организации УТВЕРЖДЕНО ПОЛОЖЕНИЕ _______________________ название вида документа ____________ № __________ ___________ № _________ Место составления О __________________________ наименование организации Структура текста Общие положения Основные задачи Функции Права и обязанности Руководство Взаимоотношения. Связи Контроль, проверка и ревизия деятельности Реорганизация и ликвидация Визы |
| Приказ о создании организации ______________________ Код по ОКУД 0201620003 Наименование организации ПРИКАЗ ______________ № __________ Место издания О создании ________________________ наименование организации В целях ___________________________________________________________________ основание ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Создать ________________________________________________________________ наименование организации 2. Назначить ______________________________________________________________ фамилия, имя, отчество на должность ___________________________________________________________________ наименование должности 3. Контроль за исполнением приказа возложить на ___________________________ ________________ наименование должности, инициалы, фамилия Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Визы |
| Протокол собрания учредителей (участников) о создании организации ______________________ Код по ОКУД 0201630004 ПРОТОКОЛ _____________ № _________ Место издания собрания учредителей (участников) о создании ________________________ наименование организации Председатель - инициалы, фамилия Секретарь - инициалы, фамилия Списочная численность … человек* Присутствовали: … человек (список прилагается) Приглашенные: … человек (список прилагается) Повестка дня: О создании ________________________________________________________________ наименование организации ________________ форма изложения - доклад, сообщение, информация ________________ должность, инициалы, фамилия докладчика СЛУШАЛИ: Фамилия, инициалы - текст доклада прилагается. ВЫСТУПИЛИ: Фамилия, инициалы - краткая запись выступления. Фамилия, инициалы - краткая запись выступления. РЕШИЛИ: 1. Создать ________________________________________________________________ наименование организации 2. ________ Голосовали: «за» … человек «против» … человек «воздержались» … человек Председатель Подпись Расшифровка подписи Секретарь Подпись Расшифровка подписи** ___________ * Указывается при необходимости. ** Особенности подписания документов, образующихся в деятельности отдельных организаций, регулируются законодательством Республики Беларусь. |
| Решение собрания учредителей (участников) о создании организации ______________________ Код по ОКУД 0201725005 Собрание учредителей (участников) РЕШЕНИЕ ________________ № ______________ Место издания О создании ________________________ наименование организации ________________________ В целях ___________________________________________________________________ основание собрание учредителей (участников) РЕШИЛО: 1. ________ 2. ________ 3. ________ Председатель Подпись Расшифровка подписи Секретарь Подпись Расшифровка подписи Визы |
| Устав организации ______________________ Код по ОКУД 0201930006 Наименование организации УТВЕРЖДЕНО УСТАВ __________________________ название вида документа ____________ № __________ _____________ № __________ Место составления _________________________ наименование организации Структура текста Общие положения Основные задачи Функции Права и обязанности Руководство Взаимоотношения. Связи Производственно-хозяйственная деятельность Имущество и средства Контроль, проверка и ревизия деятельности Реорганизация и ликвидация* Визы ________ * Может дополняться другими сведениями, предусмотренными законодательством о юридических лицах соответствующего вида. |
| ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО РЕОРГАНИЗАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ | |
| Приказ о реорганизации организации | |
| Протокол собрания учредителей (участников) о реорганизации организации | |
| Решение органа юридического лица о реорганизации организации | |
| Решение собрания учредителей (участников) о реорганизации организации |
| Приказ о реорганизации организации ________________________ Код по ОКУД 0202620001 Наименование организации ПРИКАЗ ______________ № __________ Место издания О _______________________ форма реорганизации _________________________ наименование организации В связи с _________________________________________________________________ основание ________________ ПРИКАЗЫВАЮ: 1. ________ форма реорганизации, наименование организации 2. Контроль за исполнением приказа возложить на ___________________________ ________________ наименование должности, инициалы, фамилия Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Визы |
| Протокол собрания учредителей (участников) о реорганизации организации ______________________ Код по ОКУД 0202630002 ПРОТОКОЛ _______________ № __________ Место составления собрания учредителей (участников) Председатель - Инициалы, фамилия Секретарь - Инициалы, фамилия Количество учредителей (участников) - … человек* Присутствовали: - … человек (список прилагается) Приглашенные: - … человек (список прилагается) Повестка дня: О _________ форма реорганизации, наименование организации ________________ форма изложения - доклад, сообщение, информация ________________ должность, инициалы, фамилия докладчика СЛУШАЛИ: Фамилия, инициалы - текст доклада прилагается. ВЫСТУПИЛИ: Фамилия, инициалы - краткая запись выступления. Фамилия, инициалы - краткая запись выступления. РЕШИЛИ: 1._________ форма реорганизации, наименование организации ________________ 2. ________ ________________ Голосовали: «за» … человек «против» … человек «воздержались» … человек Наименования должностей Подписи Расшифровки подписей ___________ * Указывается при необходимости. |
