Каминский Евгений Андреевич
Создание и внедрение СЭД на примере ВУЗа.
Курсовая работа
Научный руководитель —
к.ф.н., доц., С. Н. Бабулевич
Калининград
Оглавление.
I.Введение……………………………………………………………………………………...
II.Модули СЭД document keeper……………………………………………………………..
2.1 Модуль регистрации входящей документации…………………………………………
2.2 Модуль регистрации исходной документации………………………………………….
2.3 Модуль регистрации распорядительной документации………………………………..
2.4 Модуль регистрации договоров………………………………………………………….
2.4 Модуль отслеживания перемещения документов………………………………………
2.5 Модуль администратора…………………………………………………………………..
III. Внедрение системы Dokument keeper…………………………………………………….
IV. Заключение…………………………………………………………………………………
Введение.
II.Модули СЭД document keeper.
2.1 Модуль регистрации распорядительной документации.
Наиболее ранней формой регистрацией была журнальная форма и картотечная, но с появлением автоматизированных систем электронного документооборота большинство организаций отказались от такого типа регистрации документов. Организации с большим документооборотом в основном используют СЭД. Журнальная форма используется довольно редко. Такой тип учета документов нужен для работы с конфиденциальным делопроизводством. Картотечная форма регистрации позволяет преодолеть недостатки журнальной формы, но не все, современные организации все же отдают предпочтение автоматизированным информационным системам.
Все модули системы Document keeper вводились постепенно.
Основная задача этого модуля облегчить процесс учета и хранения документов, для этого и был разработан “модуль регистрации распорядительной документации”.
Регистрация распорядительных документов в СЭД имеет ряд преимуществ перед картотечной и журнальной формой. К ним можно отнести:
1) Контроль за исполнением документов
2) Поиск документов по реквизитам. Система document keeper позволяет искать документы по штрих-коду. При регистрации штрих-код у каждого документа индивидуальный.
3) Регистрация документов структурных подразделений в одной базе.
Для каждого вида документов в системе Document keeper представлена своя регистрационная карточка. Она отдельная для каждого документа.
Большим плюсом данной системы является интуитивно понятный интерфейс, поэтому каких-либо сложностей с размещением документов в системе мало. Для наглядности можно описать порядок действий размещения приказа. В первую очередь документ должен быть в отсканированном виде, только после этого этапа он размещается в системе.
После этого идет заполнение регистрационной карточки приказа, содержащая: номер приказа, тип приказа, дата размещения, дата регистрации. Некоторые пункты могут заполняться автоматически, например, текст и тематика документа. Это происходит в том случае если это шаблонный текст.
Зарегистрированный приказ будет находиться в реестре приказов, сделанный специально для хранения приказов и для их быстрого поиска. Фильтры для поиска приказа, подсчета, группировки обеспечивают удобный поиск документов в реестре.
2.2 Модуль регистрации договоров.
Договор - правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности.[1] Любая организация ведет реестр заключенных договоров. Зачастую договоры регистрируются в Excel, MS Access или просто ведут журнальную форму регистрации, сотрудником секретариата. Для небольших организаций офисные приложения могут быть использованы, но в крупных фирмах в основном используют СЭД.
модуль «регистрация договоров» системы Document keeper был разработан, чтобы создать удобные условия для поиска и групповой работы с договорами. Порядок регистрации договоров схож с приказами, но отличается карточка регистрации.
Как и с приказами договор сначала вносится в систему, после этого нужно заполнить регистрационную карточку. В отличии от стандартных офисных приложений регистрационная карточка имеет шаблонную форму, что снижает степень ошибок при заполнении.
Регистрационная карточка договора будет содержать:
-номер договора
-Дату добавления договора
-Период действия договора
-контрагент
-комментарий
-Тип договора
Важная особенность модуля заключается в наличии штрих-кода у каждого договора. Для каждого документа штрих-код индивидуальный, этот компонент позволяет быстро найти документ в реестре договоров.
[1] Гражданский кодекс РФ. Части первая, вторая, третья и четвертая: текст с изменениями и дополнениями на 1 мая 2016 года.- Москва: Эксмо, 2016.-688 с.-(Все кодексы РФ.)
