1. Откройте ранее созданную базу данных БОЛЬНИЦА.
2. Создайте отчет для вывода данных таблицы ШТАТ, для этого:
· в окне «Все объекты Access» базы данных БОЛЬНИЦА под заголовком <Таблицы>, выделите таблицу ШТАТ;
· на вкладке <Создание> нажмите кнопку <Отчет>;
· на вкладке <Создание> нажмите кнопку <Отчет> на вкладке инструментов этого окна;
· сохраните отчет кнопкой <Сохранить>, введите название отчета <Список_сотрудников>.
3. Создайте дополнительный отчет с помощью конструктора с отбором в него только полей «Фамилия, «Имя», «Отчество», «Должность», для этого
· на вкладке <Создание> нажмите кнопку <Мастер отчетов>, появится окно мастера;
· в области озаглавленной "Введите в качестве источника данных таблицу или отчет кнопкой списка выберите таблицу ШТАТ. Нажмите кнопку <ОК>;
· из списка «Доступные поля» перенесите все поля в список «Выбранные поля» с помощью кнопки «>» требуемые поля и нажмите кнопку <Далее>;
· в окне мастера «Добавить уровни группировки» выделите поле «Должность» и нажмите кнопку «>». По окончании этой операции щелкните на кнопке <Далее>;
· в следующем окне мастера отчетов необходимо указать поле, по которому будут упорядочиваться строки таблицы, выводимые в отчете. Выберите поле «Фамилия» и щелкните на кнопке <Далее>;
· в окне «Выберите вид макета для отчета» выберите макет «Структура», ориентацию «Книжная» и щелкните на кнопке <Далее>;
· в диалоговом окне стиля отчета выберите стиль «Поток» и щелкните на кнопке <Далее>;
· в следующем окне мастера отчетов введите имя отчета "ШТАТНОЕ_РАСПИСАНИЕ" и щелкните на кнопке <Готово>.
· После выполнения вышеуказанных действий появится окно просмотра отчета как показано на рис.6.
Рис. 6. Отчет ШТАТНОЕ_РАСПИСАНИЕ в окне просмотра.
4. Измените отчет ШТАТНОЕ_РАСПИСАНИЕ так, чтобы Имя и Отчество отображалось инициалами (одной буквой). Для этого:
· на вкладке <Главная> нажмите кнопку <Режим> ® <Конструктор>, отчет будет показан в режиме корректировки;
· сократите размер области отображения полей «Имя» и «Отчество» до показа одной буквы, сохраните отчет ШТАТНОЕ_РАСПИСАНИЕ.
· сократите размер области отображения полей «Имя» и «Отчество» до показа одной буквы как показано на рис.7, сохраните отчет ШТАТНОЕ_РАСПИСАНИЕ;
Рис. 7. Отчет ШТАТНОЕ_РАСПИСАНИЕ в окне конструктора.
· откройте отчет в режиме просмотра.
5. Закройте окно отчета, базу данных БОЛЬНИЦА и программу ACCESS.
9. Взаимосвязь между таблицами
Задание
Дополнить базу данных БОЛЬНИЦА новой таблицей АДРЕС и связать ее с таблицей ШТАТ для хранения почтового адреса сотрудников.
Пояснение
Связь межу таблицами организуется с целью сокращения объема хранимой информации путем исключения повторного ввода данных и ускорения обработки таблиц. Как правило, она осуществляется путем подстановки данных из одной таблицы с использованием ключевого поля в другую таблицу.
В системе Access могут использоваться три вида связей между таблицами:
- Связь "один ко многим" - наиболее распространенный вид связи когда каждой строке таблицы А может соответствовать множество строк таблицы Б, но каждой строке таблицы Б может соответствовать только одна строка таблицы А.
- Связь "многие ко многим" - каждой строке таблицы А может соответствовать множество строк таблицы Б и наоборот.
- Связь "один к одному" - каждой строке таблицы А может соответствовать только одна строка таблицы Б и наоборот. Связь "один к одному" создается в том случае, когда оба связанные столбца являются первичными ключами или на них наложены ограничения уникальности. Этот вид связи используется редко, поскольку в такой ситуации связываемые данные обычно можно хранить в одной таблице.
