Документационное обеспечение управления

Современное понятие «документационное обеспечение управления» (ДОУ), заменяющее устоявшийся термин «делопроизводство», охватывает все стадии жизненного цикла документа: его создание, обращение или собственно документооборот (как по каналам связи, так и внутри организации), обеспечение учета и контроля исполнения, хранение (оперативное — в отделе организации, ведомственное — в ее архиве), организацию экспертизы ценности и передачу части документов на постоянное хранение в государственный архив. Главная особенность ДОУ по сравнению с традиционным делопроизводством заключается в том, что оно предполагает использование более эффективных технологий обработки информации. В системе ДОУ, как правило, задействованы локальные и корпоративные вычислительные сети, документы создаются, учитываются и обрабатываются с помощью компьютера.

Понятие ДОУ охватывает не только организационно-распорядительные документы (с которыми в основном имеет дело традиционное делопроизводство), но и всю документацию, которая так или иначе используется в организации — научно - техническую, проектную, конструкторскую, финансовую и т.д. Оно распространяется и на принципиально новые виды документации, определяемые как информационные ресурсы, — реестры, регистры, базы и банки данных, интернет-сайты и т.д.

В современных условиях порядок обращения со всеми этими видами документации и условия доступа к ним должны быть едиными. Управленческое решение принимается не только на основании распорядительного документа, оно предполагает анализ всей возможной информации, относящейся к существу вопроса. Чем шире круг такой информации, доступной руководителю в реальном режиме времени, тем выше вероятность успешного решения проблемы.

Необходимость внедрения АС ДОУ остро ощущается органами государственного управления, которые сталкиваются с тенденцией резкого увеличения документооборота при той же численности работников аппарата.

Практика показывает, что существенные резервы повышения эффективности управления заключены не внутри ведомству в сфере их взаимодействия. Более того, автоматизированная система, ориентированная на учет и контроль традиционных бумажных документов, имеет принципиальные ограничения по снижению трудоемкости и ресурсоемкости управленческого процесса.

В соответствии с требованиями делопроизводства, бумажный документ должен быть обязательно снабжен некоторыми реквизитами — независимо от их дублирования в автоматизированной системе. Отказ от них невозможен по той причине, что именно бумажный документ имеет в такой ситуации юридическую силу и должен поступить на архивное хранение с полным набором реквизитов, поэтому некоторые делопроизводственные операции после внедрения АС ДОУ неизбежно начинают дублироваться (например, входящий номер проставляется на бумажном документе и вносится в автоматизированную систему).

Не решает подобная автоматизация и проблему затрат на рассылку, когда идентичные копии документа направляются по многим адресам. Техническое решение предлагают современные средства телекоммуникации, которые позволяют рассылать по электронной почте цифровую версию документа, но они, как правило, уязвимы с точки зрения безопасности информации и не обеспечивают удостоверение подлинности, необходимое для сохранения юридической силы документа. Несмотря на это, многие организации, внедрившие АС ДОУ, на практике прибегают к рассылке по электронной почте или корпоративной сети цифровых версий документов или электронных сообщений, правовой статус которых остается совершенно неясным.