Excel позволяет пользователю создавать формулы разными способами:
- ввод вручную;
- применение встроенных функций.
Отличительной чертой формулы в Экселе независимо от способа создания заключается в том, что она начинается знаком равно (=). Если ячейка содержит формулу, в самой таблице пользователь видит результат вычисления. Выражение, по которому была рассчитана ячейка, отражает строка состояния.
Двойной щелчок по интересующей ячейке позволяет выделить цветом параметры, использованные в процессе вычисления.
Использование функций
Помимо ручного ввода формулы в Экселе задаются при помощи встроенных функций. Используемые величины называют аргументами.
Для выбора требуемой функции нужно нажать на кнопку fx в строке состояния или (если вы работаете в 2007 excel) на треугольник, расположенный около значка автосуммы, выбрав пункт меню «Другие функции».
В открывшемся окне следует выбрать необходимую категорию и непосредственно функцию.
После нажатия клавиши ОК пользователю будет предложено ввести аргументы. Для этого требуется нажать соответствующую кнопку и выделить требуемый диапазон данных, после нажатия кнопки справа от окошка происходит возврат к окну ввода аргументов. При щелчке по ОК происходит вычисление значения.
Категории функций
Функции, встроенные в Excel, сгруппированы в несколько категорий:
1. финансовые позволяют производить вычисления, используемые в экономических расчетах, связанных обычно с ценными бумагами, начислением процентов, амортизацией и другими показателями;
2. дата и время. Эти функции позволяют работать с временными данными, например, можно вычислить день недели для определенной даты;
3. математические позволяют произвести расчеты, имеющие отношения к различным областям математики;
4. статистические позволяют определить различные категории статистики – дисперсию, вероятность, доверительный интервал и другие;
5. для обработки ссылок и массивов;
6. для работы с базой данных;
7. текстовые используются для проведения действия над текстовой информацией;
8. логические позволяют установить условия, при которых следует выполнить то или иное действие;
9. проверки свойств и значений.
Правила записи функций
В процессе создания функций следует четко соблюдать ряд правил использования знаков препинания. Если пренебрегать этим правилом, программа не сумеет распознать функцию и аргументы, а значит, результат вычислений окажется неверным.
Если функция стоит в самом начале, перед ее написанием обязательно должен идти знак равенства. Он помогает Excel определить необходимость проведения вычислений.
Все аргументы должны быть записаны в круглых скобках. Не допускается наличие пробелов между скобкой и функцией.
Для разделения аргументов используется знак «;». Если для вычисления используется массив данных, начало и конец его разделяются двоеточием.
Редактирование формул
Нередко работа с формулами в MS Excel требует внесения изменений в нее уже после создания. Редактируют использованные аргументы, числовые значения, математические знаки.
Для изменения выражения следует щелкнуть по ячейке, в которой она содержится. После этого можно воспользоваться следующими вариантами:
- кликнуть в строке состояния;
- нажать на клавиатуре F2;
- либо два раза щелкнуть мышью по ячейке. (как вам удобнее)
В результате любого из предложенных действий выражение в ячейке станет доступно для изменений. После их внесения для сохранения результата достаточно нажать на клавиатуре клавишу Enter
Ошибки
В случае неверного ввода аргументов результат вычислений может быть непредсказуем. В том случае, если в процессе работы с формулами в Excel возникнет ситуация, когда вычисление будет невозможно, программа сообщит об ошибке. Расшифруем наиболее часто встречающиеся:
1. ### – ширины столбца недостаточно для отображения результата;
2. #ЗНАЧ! – использован недопустимый аргумент;
3. #ДЕЛ/0 – попытка разделить на ноль;
4. #ИМЯ? – программе не удалось распознать имя, которое было применено в выражении;
5. #Н/Д – значение в процессе расчета было недоступно;
6. #ССЫЛКА! – неверно указана ссылка на ячейку;
7. #ЧИСЛО! – неверные числовые значения
Копирование формул
В случае необходимости формулу можно внести в несколько ячеек. Для этого можно использовать несколько способов:
1. при ручном вводе достаточно выделить необходимый диапазон, ввести формулу и нажать одновременно клавиши Ctrl и Enter на клавиатуре;
2. для ранее созданного выражения необходимо подвести мышку в левый нижний угол ячейки и, удерживая зажатой левую клавишу, потянуть.
