Бланки документов.
1. Определение бланка. Виды бланков, состав реквизитов.
2. Порядок подготовки макета бланка к изданию типографским способом.
3. Порядок изготовления, использования и учет бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь.
1. В каждом учреждении, организации, на предприятии создается большое количество организационно-распорядительных документов по основным вопросам деятельности, по личному составу и т.д. (приказы, акты, письма и т.д.). Согласно требованиям Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь все данные документы должны оформляться на бланках. Лишь отдельные документы (например внутренние документы структурных подразделений) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным заполнением реквизитов соответствующей бланочной продукции. Бланки должна иметь каждая организация.
Бланк документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной. Использование бланков снижает затраты на изготовление документа, уменьшает количество ошибок при его составлении и оформлении, позволяет добиться унификации форм документов. Кроме того, использование бланков облегчает восприятие документа, улучшает его внешний вид. Правильно оформленный бланк является визтной карточкой организации.
Требования к разработке, использованию и хранению бланков документов сформулированы в следующих нормативных актах:
СТБ 6.38-2004 «Унифицированные формы документации. Система организационно-распорядительной доукментации. Требования к оформлению документов»;
Указ Президента Республики Беларусь от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба республики Беларусь»;
Постановление Совета Министров республики Беларусь от 31.07.2000 № 1172 «Об утверждении положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба республики Беларусьи внесении изменений в постановление Кабинета Министров Респубилки Беларусь от 7.08.1995 № 424».
Общие требования к бланкам сформулированы в СТБ 6.38-2004. Стандарт устанавливает единые правила подготовки ОРД, а также бланков, применяемых при их оформлении.
Бланки документов изготавливаются на формате А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Изготовление последних рекомендуется в целях экономии бумаги. Они используются при подготовке небольших по объему документов, например, сопроводительных писем.
Бланк должен иметь поля: левое – 30 мм, правое – 8-10 мм, верхнее и нижнее – 20 мм, при этом нанесение полей или их ограничительных отметок на бланк необязательно.
СТБ 6.38-2004 установлены следующие виды бланков ОРД: бланк для писем и общий бланк. Первый бланк используется исключительно для оформления писем независимо от их вида. Поэтому нет необходимости указывать на нем название вида документа. На бланке для писем вместо реквизита «Название вида документа» располагают реквизиты «почтовый адрес отправителя» и «коммерческие и коммуникационные данные», а вместо реквизита «место составления или издания документа» располагают реквизит «ссылка на дату и номер входящего документа». На общих бланках оформляются распорядительные документы организации (распоряжения, приказы, постановления), а так же организационные (положения, инструкции) и справочно-информационные (акты, протоколы, справки, докладные записки и т.д.). Допускается изготовление на основе общего бланка специальных бланков для конкретного вида документа, например, бланк для приказов, бланк для протоколов. Согласно Примерной инструкции по делопроизводству изготовление специальных бланков по видам докуметов считается целесообразным, если таких документов в организации создается более 200 в год.
При изготовлении бланка для писем используются реквизиты:
· изображение Государственного герба Республики Беларусь (емблема или товарный знак для организаций негосударственной формы собственности);
· код по ОКОГУ и ОКЮЛ;
· код по ОКУД;
· наименование вышестоящей организации;
· полное и сокращенное наименование организации;
· наименование стркутурного подразделения;
· почтовый адрес отправителя;
· коммерческие и коммуникационные данные;
· ограничительные отметки реквизитов «Дата», «Индекс документа», «Ссылка на индекс и дату входящего документа» и «отметка о контроле».
Могут также наноситься ограничительные отметки для размещения реквизитов «заголовок к тексту» и «адресат». Указание на бланке этих реквизитов и отметок целесообразно в том, случае, если оформление документов в организации осуществляется с помощью пишущей машинки. Использование компьютерной техники делает их нанесение на бланк излишним.
На общем бланке указывают:
· изображение Государственного герба Республики Беларусь (емблема или товарный знак для организаций негосударственной формы собственности);
· код по ОКУД;
· код по ОКПО;
· наименование вышестоящей организации;
· полное и сокращенное наименование организации;
· наименование стркутурного подразделения;
· место составления или издания доукмента;
· ограничительные отметки и линии для реквизитов «код документа по ОКУД», «дата», «индекс документа», «отметка о контроле».
Возможно нанесение на общий бланк ограничительнх отметок для реквизитов «Заголовок к тексту», «адресат» или «гриф утверждения». На общем бланке предусмотрено свободное место для реквизита «Название вида документа».
2. Бланки документов могут быть отпечатаны в типографии, а при использовании ПК бланк может быть введен в память компьютера и автоматически выводиться при распечатке документа. Однако каким бы способом бланк не изготавливался он должен быть отпечатан на белой бумаге.
Для изготовления бланков учреждений типографским способом необходимо составить макет (чертеж) бланка, который строится на основе констукционной сетки. Чертеж следует выполнять тушью в масштабе 1:1 в строгом соответствии с размерами, указанными в СТБ 6.38-2004, и он должен точно представлять будущий бланк документа. На чертеже должны быть проставлены:
· формат бланка;
· размеры полей;
· площади каждого реквизита.
На бланк в соответсвии с установленными размерами и правилами оформления реквизитов наносят постоянные реквизиты, отмечают в виде уголков или линий места расположения некоторых переменных реквизитов, которые должны быть в верхней (заголовочной) части документа, а также реквизитов, наносимых в нижней части бланка.
К чертежу прилагается пояснительная записка, в которой указываются сорт и цвет бумаги, цвет типографской краски, название шрифта, размеры кеглей (для набора реквизитов), перечень реквизитов, исполняемы типографским способом.
При изготовлении бланков следует применять типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля литертурной, обыкновенной и газетной гарнитуры. Допустимо выделять наименование учреждения рисованным шрифтом размером от 6 до 24 кегля. Следует учитывать, что в пределах одного бланка применяемые шрифты не должны значительно различаться по размерам.
При изготовлении бланков типографским способом или с помощью ПК реквизиты всегда оформляются центованным способом.
3. СТБ 6.38-2004 опредедляет общие требовния, предъявляемые к оформлению бланков документов. В целях упорядочения изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба РБ был издан Указ Президента от 28.06.2000 № 357 (далее Указ Президента).
Указом Президента право помещать изображение Государственного герба на бланках документов предоставлено только государственным органам и иным госудвртсвенным организациям. В соответствии с Положением о Государственном гербе Республики Беларусь, утвержденном Указом Президента РБ от 7.06.1995 № 213, воспроизведение Государственного герба на бланка документов является обязательным для этих организаций. При этом изображение Государственного Герба РБ должно помещаться государственными органами и другими государственными организациями как на бланках для писем, так и на общих бланках, а также на бланках конкретного вида документа.
Указом Президента утверждены образцы гербовых бланков:
- для всех видов ОРД на белорусском и русском языках с продольным расположением реквизитов;
- для писем на белорусском и русском языках с продольным расположением реквизитов.
Все гербовые бланки в соответствии с утвержденным образцами оформляются на белорусском и русском языках.
Угловой вариант при этом не допустим. Указ Президента требует обеспечить неукоснительное соблюдение актов законодательства РБ, регламентирующих порядок составления и оформления ОРД.
Указ Президента запрещает руководителям и другим должностным лицам государственных органов и иных государственных организаций изготовление и использование должностных бланков с изображением Государственного герба РБ, т.к. СТБ 6.38-2004 не предусмотрен такой реквизит как «Указание должности лица, издающего документ».
Право помещать изображение Государственного герба РБ на бланках документов инфх организаций, кроме названных выше, а также должностных бланках документов руководителей, других должностных лиц государственных органов и иных орагнизаций может быть предоставдено Президентом РБ или в установленном им порядке. В настоящее время порядок не установлен.
Организациям государственной формы собственности, не использующие в качестве реквизита бланка изображение Государственного герба при изготовлении бланка документов руководствуются требованиями 6.38-2004. При этом бланки для писем должны изготавливаться обязательно на двух языках (соответствующее решение было принято Конституционным судом РБ в апреле 2000 г). Общие бланки и специальные бланки для конкретных видов документов допускается изготавливать на одном из государственных языков. Реквизиты всех видов бланков можно располагать как угловым, так и продольным способом. Однако следует помнить, что СТБ 6.38-2004 рекомендует располагать реквизиты бланка, оформленного на двух языках продольным способом.
Во исполнение Указа Президента постановлением Совета Министров от 31.07.2000 № 1172 утверждено Положение о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба РБ.
В соответствии с данным Положением бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РБ должны изготавливать исключительно типографским способом. Использование ксерокопий таких бланков при создании документов не допускается.
Гербовые бланки подлежат обязетельному учету. С этой целью на бланках проставляются типографским способом или нумератором учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на левом нижнем поле лицевой стороны или на оборотной стороне бланка. Наиболее рациональным представляется способ расположения порядовых номеров на обороте, т.к. это позволяет использовать свободное место на лицевой стороне для проставления различных служебных отметок (регистрационного штампа входящих документов, отметки об исполнении документа и направлении его в дело).
Учет гербовых бланков при их поступлении в организацию ведется раздельно по видам в учетно-регистрационной форме (карточке или журнале) по следующим реквизитам:
наименование гербового бланка (общий, бланка для писем, бланк для конкретного вида документа);
дата поступления, дата, индекс сопроводительного документа, организация-поставщик бланков (указывается дата и номер письма полиграфического предприятия, изготовивлего бланки, его наименование);
количество поступивших экземпляров, серия и номера гербовых бланков, наименование структурного подразделения государственного органа (организации), инициалы, фамилия должностного лица-получателя гербовых бланков, расписка в получении, отметки об уничтожении.
Лицо, персонально ответстсвенное за учет, использование и хранение гербовых бланков документов назначается приказом (распоряжением) рукововдителя. Оновы дает гербовые бланки непосредственно структурным подразделениям (исполнителям).
Лицо, ответственное за учет, использование и хранение гербовых бланков, ведет еще одну регистрационную форму (журнал или карточку) по выдаче этих ланков непосредственным исполнителям. В ней фиксируется:
наименование вида выданных бланков (общий, бланк для писем, бланк для конкретного вида документа);
получатель бланков (наименование структурного подразделения или исполнителя);
должность, фамилия или инициалы получившего бланки;
количество экземпляров;
дата получения;
расписка в получении;
номера и серии полученных бланков;
отметка об уничтожении.
В организации с нельбошим объемом документооборота допускается вести одну регистрационную форму на получение и выдачу гербовых бланков.
Регистрируя исходящие документы, подготовленные на гербовых бланках, в соответствующей регистрационной форме целесообразно ввести графу «Серия и номер бланка».
Уничтожаются бланки с изображением Государственного герба РБ по акту с отметкой в журнале (карточке).
Для этого приказом руководителя назначается комиссия, которая не реже одного раза в год осуществляет проверку наличия, использования и хранения бланков, о чем делается отметка в учетно-регистрационной форме после последней записи.
Если документ, оформленный на гербовом бланке, предназначен для рассылки, он моежт тиражироваться средствами оперативной полиграфии. При этом каждая копия рассылаемого документа заверяется печатью. Указатель рассылки хранится в деле вместе с подлинником документа или копией рассылаемого письма.
Бланки документов с изображением Государственного герба РБ должны храниться в организациях и надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах).
