Первинний та складський облік запасів

Тема 6. Облік запасів

1.Економічна сутність запасів, їх класифікація та оцінка

2. Первинний та складський облік запасів

3. Аналітичний та синтетичний облік запасів в бухгалтерії

4. Інвентаризація запасів (опрацювати та законспектувати самостійно)

Економічна сутність запасів, їх класифікація та оцінка

Запаси - це оборотні активи у матеріальній формі, які належать установі та забезпечують її функціонування (або перебувають у процесі виробництва продукції, виконання робіт, надання послуг) і будуть використані, як очікується, протягом одного року.

 

Таблиця 1

Групування запасів

№ з/п	Групи запасів	Характеристика груп запасів
	Виробничі запаси	· Сировина і матеріали; · Обладнання, конструкції і деталі до установки; · Спецобладнання для науково-дослідних робіт за господарськими договорами; · Будівельні матеріали; · Інші виробничі запаси
	Тварини на вирощуванні і відгодівлі	· Молодняк тварин на вирощуванні; · Тварини на відгодівлі; · Птиця · Звірі; · Кролі; · Сім'ї бджіл; · Доросла худоба, вибракувана з основного стада; · Худоба, прийнята від населення для реалізації.
	Малоцінні та швидкозношувані предмети	· Малоцінні та швидкозношувані предмети, що перебувають на складі і в експлуатації; · Малоцінні та швидкозношувані предмети спеціального призначення
	Матеріали і продукти харчування	· Матеріали для учбових, наукових та інших цілей; · Продукти харчування; · Медикаменти і перев'язувальні засоби; · Господарські матеріали і канцелярське приладдя; · Паливо, горючі і мастильні матеріали; · Тара; · Матеріали в дорозі; · Запасні частини до машин і обладнання; · Інші матеріали
	Готова продукція	· Вироби виробничих (навчальних) майстерень
	Продукція сільськогосподарсь - кого виробництва	· Продукція підсобних (навчальних) сільських господарств

 

Кожен вид запасів має номенклатурний номер.

Номенклатурний номер – це умовний числовий код обліку, присвоюється групі предметів однієї назви, якості та ціни.

Номенклатурний номер має сім знаків: перші три знаки означають субрахунок, четвертий - підгрупу, три останні - порядковий номер предмета у підгрупі.

У бухгалтерському обліку установ запаси, у т. ч. одержані та передані безоплатно в установленому чинним законодавством порядку, оцінюються за балансовою вартістю, яка поділяється на:

первісну вартість,

справедливу вартість,

відновлювальну вартість.

Первісна вартість – це вартість придбання, одержання, виготовлення запасів.

Справедлива вартість – первісна вартість запасів, одержаних установою безоплатно.

Відновлювальна вартість – це змінена первісна вартість запасів після проведення їх переоцінки.

Переоцінка запасівустанови – проводиться на виконання нормативно-правових актів України (якщо такі будуть запроваджені) або за рішенням керівника установи (якщо запаси морально застарілі та у зв'язку з тривалим часом їх перебування на збереженні в установі, їх первісна (справедлива, відновлювана) вартість значно відрізняється від аналогічних запасів, придбаних пізніше).

Переоцінка запасів установи проводиться комісією з переоцінки, яка призначається наказом керівника установи і до складу якої входять: заступник керівника установи (голова комісії) та головний бухгалтер чи його заступник (в установах, у яких штатним розписом посада головного бухгалтера не передбачена - особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку), керівники груп обліку (в установах, які обслуговуються централізованими бухгалтеріями) або інші працівники бухгалтерії, які обліковують запаси, особи, на котрих покладена відповідальність за збереження запасів та інші посадові особи (на розсуд керівника установи).

Комісією здійснюється переоцінка кожної окремої одиниці запасів і встановлюються нові ціни.

За результатами переоцінки комісією складається акт про зміну вартості запасів, який затверджується керівником установи.

Відпуск запасів у використання, виробництво, продаж або інше вибуття здійснюється за балансовою вартістю або за методом середньозваженої собівартості.

Середньозважена собівартість визначається за кожним видом подібних запасів шляхом ділення сумарної вартості залишку запасів на початок звітного періоду та вартості одержаних у звітному місяці запасів на сумарну кількість запасів на початок звітного періоду та одержаних у звітному періоді запасів.

Метод середньозваженої собівартості застосовується у разі наявності в установі значної кількості однотипних запасів, придбаних за різними цінами. Обчислюється на періодичній основі або при кожній отриманій партії запасів.

Первинний та складський облік запасів

Відповідальність за приймання, зберігання і відпуск запасів покладається на матеріально відповідальних осіб, призначених наказом керівника установи. З посадовими особами, які відповідають за збереження матеріальних цінностей, укладається письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.

При отриманні запасів матеріально відповідальна особа на документі постачальника або на акті про приймання запасів повинна розписатися в одержанні цих цінностей і прийняти їх на відповідальне зберігання (з оформленням додаткових документів (накладних тощо) чи без такого оформлення).

Виявлені, під час отримання матеріальних цінностей, кількісні та/або якісні розбіжності з даними документів постачальників, оформлюються Актом про приймання матеріалів. Акт складається приймальною комісією в двох примірниках з обов'язковою участю завідуючого складом та представника постачальника або незацікавленої організації. Один примірник акта використовується для обліку прийнятих матеріальних цінностей, інший - для направлення претензійного листа постачальнику.

Облік запасів установи (за винятком дорогоцінних металів для протезування та медикаментів і перев'язувальних засобів) за місцем відповідального зберігання (знаходження) ведеться матеріально відповідальними особами в Книзі складського обліку запасів за найменуваннями, сортами, кількістю. Працівниками бухгалтерії періодично здійснюється перевірка фактичної наявності запасів із записами у книзі та даними бухгалтерського обліку. Складський облік може вестись і у картках складського обліку.

Видача запасів з місць відповідального зберігання (знаходження) проводиться за документами встановленої форми, що затверджуються керівником установи. Для бюджетних установ, поряд з формами, встановленими наказом Міністерства статистики України від 21.06.96 N 193 "Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів", застосовуються наступні форми:

1) Акт списання (форма N 3-2). Акт застосовується для списання запасів і складається комісією, призначеною наказом керівника, у двох примірниках. Перший примірник здається до бухгалтерії, а другий - залишається у матеріально відповідальної особи.

2) Накладна (вимога) (форма N 3-3). Форма є уніфікованою та застосовується для оформлення прийняття матеріальних цінностей на склад (у комору) або видачі зі складу (комори). Може застосовуватись для внутрішнього переміщення матеріальних цінностей.

Накладна (вимога) виписується бухгалтерією в двох примірниках та затверджується керівником установи.

Один примірник призначений для отримання матеріальних цінностей зі складу, а інший - для обліку цих цінностей за місцем їх використання.

Оформлені розпискою отримувача накладні (вимоги) передаються до бухгалтерії з реєстром.

3) Меню-вимога на видачу продуктів харчування (форма N 3-4 чи N 3-4а). Застосовується для оформлення відпуску продуктів харчування зі складу (комори).

Меню-вимога складається щоденно на підставі норм розкладки продуктів харчування та даних про кількість осіб, що одержують харчування.

Меню-вимога разом із розписками осіб про видачу та отримання продуктів харчування передається до бухгалтерії у терміни, встановлені графіком, але не менше ніж тричі на місяць.

Дані меню-вимоги записуються в щомісячну накопичувальну відомість з витрачання продуктів харчування форми N 3-13.

4) Забірна картка (форма N 3-5). Призначена для оформлення відпуску матеріальних цінностей, продукції молочної кухні та інших запасів, які відпускаються систематично протягом місяця.

Забірна картка виписується бухгалтерією на декілька найменувань матеріальних цінностей, що належать до одного коду економічної класифікації.

Забірна картка виписується у двох примірниках: один - для отримувача, інший - для складу. Термін використання картки встановлений: 15 днів - при щоденному відпуску або місяць - при періодичному відпуску матеріальних цінностей. Відпуск матеріальних цінностей здійснюється із суворим дотриманням ліміту, якщо такий встановлений.

Понадлімітований відпуск матеріалів оформлюється випискою окремої накладної (вимоги) форми N 3-3. Аналогічно оформлюється й заміна одного матеріалу іншим, для чого в забірній картці робиться примітка "Див. вимогу N_____" та відповідно зменшується залишок ліміту.

Дані про зміни ліміту вносяться в раніш видану забірну картку. При цьому раніше встановлений ліміт перекреслюється й зверху надписується новий ліміт. Виправлення підтверджуються підписом особи, яка встановила ліміт та внесла зміни.

Кількість матеріальних цінностей, що відпущені, проставляється матеріально відповідальною особою в обох примірниках. У забірній картці на відпуск продуктів молочної кухні, крім того, проставляється кількість тари, яка повернута отримувачем.

Матеріально відповідальна особа ставить свій підпис у забірній картці отримувача, а на забірній картці складу ставить свій підпис отримувач.

Списання з бухгалтерського обліку витраченого пального здійснюється на підставі подорожніх листів за фактичною витратою але не більше норм витрат, установлених для окремих марок автотранспорту.

Бухгалтерія установи систематично звіряє свої записи про облік запасів із записами, які ведуть матеріально відповідальні особи за місцями зберігання (знаходження) запасів. Для цього матеріально відповідальними особами кожного місяця надаються в бухгалтерію прибуткові та видаткові документи з реєстром надання документів, який складається в двох примірниках. Один примірник реєстру після перевірки правильності оформлення первинних документів повертається матеріально відповідальній особі, а другий залишається в бухгалтерії.