Аналітичний та синтетичний облік запасів у бухгалтерії

У бухгалтерії облік запасів установи ведеться в кількісному і сумарному вимірах за найменуваннями запасів та в розрізі матеріально відповідальних осіб.

Для аналітичного обліку запасів, у т. ч. матеріалів у дорозі, бухгалтерією бюджетних установ застосовуються: Книги кількісно-сумового обліку, Картки кількісно-сумового обліку, Книги обліку тварин, оборотні та накопичувальні відомості, Журнали реєстрації битого посуду:

1)Книга кількісно-сумового обліку (форма N 3-6). Застосовується для аналітичного обліку матеріальних цінностей як у кількісному, так і сумовому вимірах. У книзі для кожного найменування (гатунку) запасів відкриваються окремі аналітичні рахунки.

Книга відкривається на рік на підставі залишків на початок року. Для цього в першому рядку у графі 3 за відповідними найменуваннями запасів записується "Залишок на 1 січня 200 _ р", а у графах 9 і 10 проставляються кількість та сума перехідного залишку минулого року. Записи в книзі здійснюються на підставі первинних документів.

У кінці місяця у графах 5-8 підбиваються підсумки за даний місяць і з урахуванням вхідного залишку записується залишок (у графах 9 і 10) на початок наступного за звітним місяцем.

2) Книга кількісно-сумового обліку (форма N 3-6а). Застосовується для аналітичного обліку матеріальних цінностей в централізованих бухгалтеріях. Книга відкривається в розрізі аналітичних рахунків за кожним найменуванням (гатунком) запасів як у цілому за всіма обслуговуваними установами, так і з виділенням за кожною установою (матеріально-відповідальною особою).

Книга відкривається записами сум залишків матеріалів на початок року; при цьому в першому рядку у графі 3 записується: "Залишок на 1 січня 200 _ р.", у графах 9 та 10 проставляється залишок у цілому за централізованою бухгалтерією, а в графах 11 і 12 - в тому числі за кожною установою, що обслуговується.

3) Картка кількісно-сумового обліку (форма N 3-7). Призначення картки та порядок її ведення такий самий, як Книги кількісно-сумового обліку форми N 3-6 та форми N 3-6а.

Застосовується в установах, де аналітичний облік у бухгалтерії здійснюється не в книгах, а на картках.

Картки кількісно-сумового обліку реєструються в Опису карток з обліку запасів.

4) Книга обліку тварин (форма N 3-8). Застосовується для аналітичного обліку молодняка тварин та тварин на відгодівлі. У книзі відкриваються окремі аналітичні рахунки за видами та віковими групами молодняка тварин, а також за видами тварин на відгодівлі.

У централізованих бухгалтеріях книги обліку тварин форми N 3-8 відкриваються за кожною обслуговуваною установою.

5) Журнал реєстрації битого посуду (форма N 3-10). Журнал ведеться для списання розбитого посуду в установах, що мають у своєму складі їдальні та харчоблок. Записи в журналі здійснюються відповідними посадовими особами. Постійно діюча комісія слідкує за правильним веденням журналу та щоквартально (або щомісячно) складає акт про списання розбитого посуду, який затверджується керівником установи.

6) Оборотна відомість (форма N 3-11). Застосовується для звірки даних складського та бухгалтерського обліку.

Оборотна відомість відкривається на рік і складається щомісячно на підставі даних бухгалтерського обліку за кожною групою аналітичних рахунків, що об'єднані відповідним синтетичним рахунком, у кількісному та вартісному відображенні. За кожним субрахунком виводяться загальні сумові підсумки, які повинні відповідати показникам синтетичного обліку.

7) Накопичувальна відомість з надходження продуктів харчування (форма N 3-12). Призначена для обліку надходження продуктів харчування. Відомість складається за кожною матеріально відповідальною особою окремо. Записи здійснюються на основі первинних документів у кількісно-сумовому вираженні.

8) Накопичувальна відомість з витрачання продуктів харчування. (форма N 3-13). Застосовується для обліку витрачання продуктів харчування протягом місяця. Записи в ній проводяться бухгалтерією на підставі меню-вимог та інших документів.

Накопичувальна відомість витрачання продуктів харчування складається за кожною матеріально відповідальною особою.

При автоматизованому веденні бухгалтерського обліку книги кількісно-сумового обліку або картки можуть не застосовуватися.

Планом рахунків для відображення операцій із запасами, що знаходяться на балансі установ передбачений 2 клас, що нараховує всього 6 рахунків. Усі рахунки 2 класи можна розділити на наступні групи:

1) рахунки, на яких обліковують запаси, використання яких забезпечує виконання установою своїх основних функцій. Це рахунки 20 "Виробничі запаси" і 23 "Матеріали і продукти харчування". Основна відмінність рахунків 20 і 23 полягає в тому, що по рахунку 20 обліковуються запаси, що використовуються на проведення робіт (науково-дослідних, виробничих чи будівельних), природним результатом яких повинен стати деякий продукт, а по рахунку 23 обліковуються запаси, які використовуються на поточні потреби установи, пов’язані з виконанням нею своїх функцій.