Обов’язки посадових осіб щодо контролю діловодства.

Харківський університет Повітряних Сил

 

Методична розробка

Для проведення занять з навчальної дисципліни

„Управління повсякденною діяльністю підрозділів в мирний час”

Зі студентами факультету підготовки офіцерів запасу

 

Тема 4: „ОРГАНІЗВЦІЯ СЛУЖБОВОГО ДІЛОВОДСТВА У ЗБРОЙНИХ СИЛАХ УКРАЇНИ”.

 

 

ОРГАНІЗАЦІЯ СЛУЖБОВОГО ДІЛОВОДСТВА

У ЗБРОЙНИХ СИЛАХ УКРАЇНИ

ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

 

1. Основним методом керівництва та управління військами (силами) є особисте спілкування між собою посадових осіб військових частин (установ).Службове листування слід застосовувати лише за необхідності, коли немає умов для особистого спілкування, неможливо використовувати технічні засоби зв’язку або коли чинним законодавством передбачено складання письмового документу.

2. Службове листування військовими частинами (установами) ведеться за підпорядкуванням, за винятком листування між військовими частинами (установами), не підпорядкованими одна одній, або листування з цивільними установами та організаціями з різних питань службової діяльності. Листування між підрозділами військової частини (установи), відділами та службами в об’єднані й нижче, а також в управліннях забороняється.

3. Діловодство у ЗСУ ведеться державною мовою.

4. Безпосередня відповідальність за забезпечення правильної організації діловодства і контролю за його веденням покладається на начальника штабу військової частини (установи), начальника закладу (управління).

Командири та начальники всіх ступенів зобов’язані:

- здійснювати контроль за обов’язковим додержанням вимог щодо складання, оформлення документів і організації ділових процесів;

- вивчати характер службового листування та вживати рішучих заходів щодо його скорочення, забороняти ведення листування з таких питань, які можуть бути вирішені шляхом особистого спілкування або переговорів по технічних засобах зв’язку;

- вимагати від підлеглих своєчасного виконання одержаних вказівок та розпоряджень;

- не вимагати від підлеглих подання відомостей та документів, не передбачених табелями термінових донесень, які не викликано необхідністю;

- забезпечити суворий порядок щодо обліку, зберігання і використання бланків суворого обліку, печаток та штампів військових частин (установ);

- організовувати і систематично проводити з особливим складом військової частини (установи) заняття з вивчення вимог “Інструкції з діловодства у Збройних Силах України”, здійснювати контроль за їх виконанням;

- вживати заходів щодо раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів, вживати необхідних заходів до оснащення військових частин (установ) сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК;

- забезпечити правильне користування дійсними та умовними найменуваннями військових частин (установ) під час виготовлення та виправки службових документів, затверджуючи особливу увагу на правильність ведення листування з громадськими установами та організаціями;

- своєчасно звільняти архіви військових частин (установ) від матеріалів, термін зберігання яких скінчився і які непотрібні для практичної роботи;

- під час інспектування та перевірок військових частин (установ) вживати практичних заходів щодо скорочення листування та наведення належного порядку в діловодстві.

 

Документування управлінської діяльності військової частини (установи).

 

1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів. Підставою для створення документів у військовій частині (установі) є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

2. Управлінська діяльність військової частини (установи) здійснюється шляхом видання службових розпорядчих документів.

3. У військових частинах (установах) визначається конкретний комплекс службових документів, передбачений номенклатурою справ, та необхідний і достатній для документування їх діяльності.

4. До службових документів належать текстові та графічні матеріали, виконані будь-яким способом: написані від руки, намальовані, накреслені, надруковані на машинці чи принтері ЕОМ, видані друком, електрографічними та іншими способами.

5. У Збройних Силах України використовуються такі службові документи (далі документи):

· Наказ;

· Директива;

· Розпорядження;

· Доручення;

· Постанова;

· Протокол;

· Положення;

· Порадник;

· Інструкція;

· Правила;

· План;

· Звіт;

· Доповідь;

· Донесення;

· Акт;

· Кінофотонегативи та позитиви;

· Звуко- та відеозаписи;

· Перфоровані карти та стрічки;

· Програми;

· Алгоритми;

· Заявка;

· Телеграма, телефонограма;

· Службовий лист;

· Довідка;

· Доповідні та пояснювальні записки;

· Припис;

· Посвідчення про відрядження;

· Відпускний квиток;

· Графік відпусток;

· Інші розроблені у встановленому порядку документи.

6. Наказ командира начальника - основний розпоряджувальний документ (нормативно-правовий акт) військового управління, виданий на правах єдиноначальності командиром військової частини (начальником установи), містить норми, обов’язкові для виконання підлеглими.

7. Директива – обов’язковий до керівництва і здійснення акт вищого військового командування з метою забезпечення виконання прийнятого рішення щодо бойової підготовки, навчання виховання, штатної організації та інших питань життя і діяльності Збройних Сил України.

Директиви, як правило, видаються з проблемних питань, які потребують більш детального вивчення та опрацювання у ЗСУ з подальшим виданням відповідних наказів.

8. Розпорядження – розпорядчий документ, виданий начальником штабу військової частини (установи). Розпорядження також може видаватись начальником штабу від імені командира військової частини (начальника установи) або військовим комендантом гарнізону від імені начальника гарнізону.

9. Доручення – пояснення, що вказує, як діяти, що зробити.

10. Постанова – правовий акт, який приймається колегіальними органами. Текст постанови складається з двох частин: констатуючої й постановчої. В останній визначається виконавець і строки виконання.

11. Протокол – документ, який фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень колегіальних органів на зборах, нарадах, конференціях та засіданнях.

12. Положення – правовий акт, який визначає структуру, функції, компетенцію органу військового управління.

13. Порадник, інструкція, правила – регламентують організаційні, науково-технічні, господарські, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності військових частин (установ) та посадових осіб.

Положення, порадник, інструкції та правила вводяться в дію (затверджуються) наказами відповідних посадових осіб.

14. План – перелік запланованих до виконання робіт або заходів, їх послідовність з вказівкою строків виконання і виконавців.

15. Звіт, доповідь, донесення відомість про виконання планів, завдань, доручень, проведення заходів та інші відомості, які надаються старшому начальнику.

16. Акт – підтверджує встановлені факти і події, складається кількома особами і підлягає затвердженню посадовою особою в межах повноважень.

17. Заява – це офіційне повідомлення, в якому викладається певне прохання.

18. Телеграма – службовий документ для передачі розпоряджень та повідомлень тільки термінового характеру.

19. Телефонограма – службовий документ, термінове повідомлення, що передається адресату по телефону (текст диктується і записується).

20. Службовий лист – один із засобів обміну інформацією і оперативного управління найрізноманітнішими процесами діяльності військ (сил).

21. Довідка – описування або стверджування тих або інших фактів і подій.

22. Доповідні та пояснювальні записки інформують командира (начальника) про певні факти і події, що склалися, про виконання окремих завдань, про ситуацію, що склалася.

Доповідна записка укладається як з ініціативи її автора, так і на основі вказівки командира військової частини (начальника установи).

Пояснювальна записка – це письмове пояснення ситуації, що склалася з фактів, дій або вчинків військовослужбовця (працівника) на вимогу його командира (начальника), а в деяких випадках – з ініціативи підлеглого.

23. До службових видань відносяться (за винятком видань, розрахованих на відкриту торгівлю): положення, порадники, інструкції, правила, курси, програми, навчальні та методичні посібники, нормативи, довідники, військово0навчальні плакати, експлуатаційна і ремонтно-технічна документація та інші документи, що регламентують службову діяльність, бойову підготовку військової частини (установи).

Видання повинні бути підписані та затверджені посадовими особами в межах своїх повноважень.

 

Складання документів.

1. Для складання документів повинен використовуватися білий папір або папір світлих форматів А3 (297х420 мм), А4 (210х297 мм) та А5 (148х210 мм).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

2. Документ повинен:

- відповідати чинному законодавству, наказам, директивам та іншим керівним документам вищестоящих командирів (начальників);

- не дублювати вимоги, які містяться в раніше виданих документах, а за необхідності мати посилання на них;

- бути лаконічним, чітким, без використання формулювань, що мають двояке тлумачення;

- базуватися на фактах і містити конкретні та реальні пропозиції або вказівки.

Якщо вживаються спеціальні чи нові терміни, то необхідно дати відповідні пояснення їх значення або в примітках.

1. Під час складання документів рекомендується:

- користуватися простими реченнями;

- застосовувати стійкі словосполучення й терміни;

- якщо обсяг тексту значний, то в документі слід викладати лише головні питання, а інший матеріал приводити в додатках до документу, наприклад, такими додатками повинні бути інструкції, положення, порадники, правила, плани заходів тощо (далі – інструкції);

- використовувати прямий порядок слів у речення (підмет передує присудку, означення стоїть перед означуваним словом), а вставні слова й вирази “зважаючи на те, що”, “у зв’язку з тим”, “як правило” – на початку речення;

- не використовувати застарілі слова та вирази (архаїзми), застарілі канцелярські звороти, слова і вирази місцевого діалекту;

- не застосовувати зайвих слів, що не вносять нічого нового в зміст речення;

- скорочення використовувати лише в тих випадках, якщо вони повторюються двічі й більше, з обов’язковою в тексті після першого згадування.

4. Текст документу повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

Терміни, застосовані в документах, мають відповідати термінології, прийнятій у законодавстві та в Збройних Силах України і вживатися в одному й тому ж значенні (тлумаченні) по всьому тексту документа.

Термінологія має перевірятися за статутами, порадниками та іншими документами, та іншими документами, а також за довідками та словниками.

5. Текст телеграми повинен викладатися без абзаців, сполучників, прийменників та розділових знаків, якщо при цьому не перекручується її зміст. В телеграмі не допускається перенос слів та виправлення, підпис пишеться з нового рядка. Числа у тексті пишуться літерами.

6. Відповідно до вимог правопису української мови під час складання документів пишуться з прописної літери:

- усі слова в назвах вищих органів державної влади і державного управління (Верховна Рада України, Кабінет Міністрів України), в назвах партій та вищих органів, крім слів “партія” та “з’їзд” (Республіканська партія України, з’їзд Спілки офіцерів України);

- перше слово в назвах міністерств, відомств, державних комітетів України, їх головних та центральних управлінь, місцевих органів влади (Міністерство оборони України, Служба безпеки України, Державний комітет водного господарства України, Головне управління Головного штабу Збройних Сил України, Рада народних депутатів);

- географічні назви місцевості у назвах обласних, міських і районних органів влади, профспілкових, господарських і суспільних органів (Київська область, Залізничний районна рада народних депутатів, Прем’єр-міністр України, Міністр оборони України);

- в документах (за винятком наказів, директив і розпоряджень) дозволяється використання загальноприйнятих скорочених форм слова (м., обл., р-н, с.).

7. У разі використання в тексті документів цифрової інформації кількісні характеристики відтворюються словом (три) або цифрою (3), нумерація військових підрозділів, частин – цифрою (1 мср, 26 мсд), число з вказанням міри пишеться цифрою (3 км, 8 т). Числівники, що вказують на кількість, на початку речення завжди пишуться словом (“П’ять виробів надійшло у військову частину”, але “військова частина отримала 5 виробів”. Порядкові числівники, за винятком нумерації військових частин (підрозділів) пишуться з вказівкою на відмінкове закінчення (радіоприймач 2-го класу, 1-а колона).

8. В тексті документів дійсне найменування військової частини (установи) пишеться без вказівки почесних звань та державних нагород.

Забороняється вказувати в нетаємних документах дійсне найменування військової частини (установи), якій присвоєно умовне найменування.

Повне дійсне найменування військової частини (установи), включаючи почесне звання і державні нагороди, пишуться в документах, коли це необхідно за змістом документа.

9. відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення документів покладається на керівників структурних підрозділів військової частини (установи)

Відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці особи, в межах своєї компетенції.

10. У військовій частині (установі) для нетаємного службового листування використовуються кутові штампи, на яких вказані реквізити військової частини (установи).

 

Датування документів.

1. Всі документи підлягають датуванню.

Датою документу є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом - дата його прийняття; для документа, що затверджується – дата затвердження.

2. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 16 січня 1998 року слід писати 16.01.98. Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється0. Наприклад: 3 лютого 1998 року слід писати 03.02.98. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 25 березня 1998 року.

3. Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує в момент підписання або затвердження.

4. Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на кутовому штампі або бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

 

Індексація документів.

1. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень-індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

2. Індекси вхідних і створюваних військовою частиною (установою) документів складаються з присвоєного військовій частині (установі) цифрового індексу, порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються, які можуть доповнюватись індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців, тощо.

3. Складові частини індексу розміщуються у такому порядку: присвоєний військовій частині (установі) цифровий індекс, порядковий реєстраційний номер у межах групи документів, що реєструються, індекси за номенклатурою справ, питань діяльності.

Індекс спільного нормативно-правового акта повинен складатися з індексів установ, що видали його, які проставляються через дріб. Якщо документ складено на бланку з кутовим штампом, то індекс проставляється на кутовому штампі.

Якщо документ складено на аркуші без кутового штампу, то індекс проставляється під датою підписаного документа. Складові частини індексу відокремлюються одна від одної скісною рискою, наприклад: 415/01-13/27 або 41/68/59.

ДІЛОВОДСТВО

Погодження документів

1. Проекти документів повинні погоджуватися із зацікавленими посадовими особами, які зобов’язані у першочерговому порядку, але не пізніше ніж в десятиденний термін розглядати документи, які надійшли для погодження. Якщо відсутні заперечення, то проект візується посадовою особою в межах повноважень. Погодження може здійснюватися як у військовій частині (установі) – внутрішнє, так і за її межами – зовнішнє.

Внутрішнє погодження оформлюється візуванням проекту документа посадовою особою.

Віза проставляється як на лицьовому, так і на зовнішньому боці останнього аркушу проекту документа тоді, коли місця для цього на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в військовій частині (установі).

Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи, наприклад:

 

Начальник загального відділу

(військове звання) (підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата

 

3. Зовнішнє погодження проектів документів оформлюється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово “ПОГОДЖЕНО”, найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування військової частини (установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження,

Наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Начальник Головного управління кадрів

Міністерства оборони України

(військове звання) (підпис) (ініціали, прізвище)

дата

 

4. Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформлюється таким чином:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання атестаційної комісії

Дата №

 

Право засвідчення документів

1. Документи в межах повноважень засвідчують такі посадові особи:

- накази і директиви – командири (начальники), яким статутами Збройних Сил України та положеннями про органи військового управління надається право видавати накази і директиви;

- накази з питань бойової готовності, оперативної, мобілізаційної і бойової підготовки, за результатами інспектування (перевірок) військ, з організаційних, мобілізаційних та інших важливих питань життєдіяльності військ (сил) підписуються командувачем (командиром, начальником) та начальником штабу, а у військовій частині, де це посада не передбачена штатом, зазначені накази підписує командир (начальник);

- розпорядження – начальники штабів усіх найменувань, військові коменданти гарнізонів;

- доручення – начальники головних управлінь центрального апарату Міністерства оборони України та їх заступники, начальники управлінь видів Збройних Сил України та їх заступники, заступники й помічники командувачів військ оперативних командувань армій, командирів корпусів, командувачі (начальники) військ видів Збройних Сил України та їх заступники, начальники управлінь, відділів і служб, підлеглих командувачу виду Збройних Сил України, військ оперативного командування, армії, начальники відділів і служб, підлеглі командиру корпусу, і адресують нижчестоящим посадовим особам за родом своєї діяльності.

Право засвідчувати документи, крім наказів, директив, розпоряджень в межах повноважень також надається:

- у військовій частині (на кораблі), з’єднанні – командиру та його заступника (старшому помічнику командира корабля);

- в установі, військово-навчальному закладі на підприємстві, в організації – начальнику (керівнику) та його заступникам (помічникам);

- у гарнізоні – начальнику, його заступникам і військовому коменданту гарнізону;

- в управлінні оперативного командування, армії, корпусі – командувачу військ (командиру), його заступникам, заступникам начальника штабу, заступника начальника тилу, начальникам самостійних управлінь, відділів, служб;

- у видах Збройних Сил України – командувачам військ, їх заступникам, заступникам начальників штабів, начальникам управлінь та їх заступникам, заступникам начальника озброєння й начальника тилу, начальникам самостійних інспекцій, комітетів, відділів і служб всіх найменувань;

У центральному апараті Міністерства оборони України:

- заступникам Міністра оборони України, заступникам начальника Генерального штабу Збройних Сил України, начальникам штабів Озброєння і Тилу Міністерства оборони України та їх заступникам, начальникам головних управлінь (центральних, самостійних) Міністерства оборони України та Генерального штабу ЗСУ та їх заступникам, начальника самостійних відділів, служб, інспекцій, комітетів та їх заступникам.

Право на засвідчення документів за відсутності посадових осіб належить тим посадом особам, на яких наказом покладене тимчасове виконання обов’язків (посади) відсутнього. Видання наказу в такому випадку обов’язкове, а на службових документах перед найменуванням посади пишеться:

ТВО (тимчасово виконуючий обов’язки), якщо посадова особа тимчасово відсутня (хвороба, відпустка, відрядження);

ТВП (тимчасово виконуючий посаду), якщо посада вакантна.

Засвідчувати документи з прийменником “за” чи проставляти риску перед найменуванням посади заборонено.

 

ОБОВ’ЯЗКИ ПОСАДОВИХ ОСІБ ЩОДО КОНТРОЛЮ ДІЛОВОДСТВА.

 

Командир військової частини (установи) систематично повинен контролювати стан нетаємного діловодства і вимагати виконання встановленого порядку роботи із документами.

Один раз на рік (в січні-лютому) стан справ діловодства у військовій частині (установі) перевіряється комісією, призначеною наказом командира військової частини (начальником установи).

Комісія перевіряє виконання вимог Інструкції з діловодства у Збройних Силах України, наявність поточних та архівних справ, документів і видань, бланків суворого обліку, печаток і штампів (де немає секретних відділів), наявність документів, не підшитих до справ, і вибірково перевіряє наявність найбільш важливих документів.

Перевірка наявності робиться шляхом звірки книг і журналів обліку з фактичною наявністю документів, а також відміток у цих книгах та журналах про знищення або відправлення документів з актами і реєстрами.

До початку роботи комісії всі враховані документи, як правило, мають бути здані в діловодство, підшиті до справи або перереєстровані в книгах і журналах обліку нового року. В книгах і журналах обліку року, який пройшов робиться помітка з вказанням нових облікових номерів.

За результатами перевірки командиру військової частини (начальнику установи) представляється акт. До акту додається перелік не підшитих в справи документів.