Куда утекает рабочее время.

ПРИСТУПАЕМ К ПЛАНИРОВАНИЮ

Итак, давайте на примере разберем, как использовать вышеописанные методы при планировании рабочего дня.

Вводные данные. Рабочий день секретаря с 09:00 до 18:00, руководитель приходит на офис к 10:00 и задерживается до ночи, но от вас этого не требуется. Руководитель, приходя на работу, сразу просит кофе, чуть погодя – чай. Обед у него с 13:30 до 14:30. У вас – с 13:00 до 14:00. Документы на подпись нужно относить к 17:00.На календаре 18 июля, среда. На текущий день у нас назначено:

10:00 – селекторное совещание, на котором будет присутствовать наш руководитель, проводится в другой дирекции. Ориентировочное время – 60 минут.

15:00 – рабочее совещание, проводит директор, присутствуют начальники всех отделов.

Задача, поставленная руководителем: соединить его с заместителем директора филиала (филиал в Хабаровске, разница во времени 7 часов, но рабочий день в филиале раньше 22:00 заканчивается редко).

Иные задачи:

• Организовать командировку сотрудника в магаданский филиал (отъезд – через 10 дней).
• Проверить наличие продуктов и канцелярии для заказа товаров на следующий месяц (до 20 числа)
• Сдать в бухгалтерию документы по трем командировкам сотрудников.
• Написать для бухгалтерии заявления на удержание средств из зарплаты сотрудников.
• Отправить сотрудника в командировку в Китай.
• Подготовить документы для командировки начальника в Китай (отъезд – 20 июля).
• Подготовить анкету и документы начальника на визу в Японию.
• Заказать у начальника АХУ комнату переговоров на 20 июля, для чего нужно написать служебную записку и подписать у начальника отдела сервиса.
• Позвонить в филиал во Владивостоке по поручению руководителя, выяснить вопрос по одному из договоров.

Итак, разбиваем задачи на более мелкие и расставляем приоритеты.

Селекторное совещание начинается в 10:00 и продлится до 11:00. Из опыта работы мы знаем, что руководитель пойдет сразу на совещание и только потом поднимется в приемную. А мы пока рассортируем дела по принципу Эйзенхауэра.

Срочные и важные. Из всего списка задач, необходимых для отправки сотрудника в командировку, самой срочной является заказ билетов. Поскольку сотрудник летит через Москву, а рейсов не так много, то могут быть проблемы с билетами, если мы отложим их покупку. Агентство, через которое мы заказываем билеты, работает с 10:00.

Увы, проверку наличия продуктов и канцтоваров откладывать дальше некуда, придется разбираться сегодня. Но выделить на это время можно, исходя из того, как распределятся другие задачи.

Сдать командировки и заявления нужно срочно, поскольку бухгалтерия считает заработную плату.

Для отправки в командировку сотрудника нужно только заказать такси.

Комнату переговоров также лучше заказать как можно быстрее, пока никто другой ее не занял.

Несрочные и важные. Документы начальника следует еще раз перепроверить и собрать в отдельную папку

Вопрос с визой в Японию нужно прояснить до отъезда начальника в командировку.

Итак, исходя из этого рабочий график может выглядеть следующим образом:

На первый взгляд кажется, что свободного времени у нас остается довольно много. Но ведь телефон звонит, не умолкая. Директор одного из филиалов срочно просит соединить его с шефом. Такси уже приехало, а нерадивый сотрудник неизвестно где ходит, да еще и на звонки на мобильный не отвечает. А тут позвонил поставщик оборудования и просит дать ему телефоны всех дочерних предприятий – да, всех пятидесяти семи.

Для секретаря резерв времени не модная блажь из книжки по тайм-менеджменту, а жесткая жизненная необходимость.

ПЛАНИРОВАНИЕ НА ДЛИТЕЛЬНЫЙ СРОК

Ежедневное планирование должно лечь в основу организации вашего рабочего времени. Но у секретаря нет возможности ограничиться только этим. Нам необходимо также составлять месячные, недельные планы, а также квартальные и даже планы на год!

Думаю, против планирования на неделю и месяц возражений не будет. Для этого мы и составляли подробные списки задач: с их помощью можно выявить, какие задачи и с какой регулярностью повторяются. Например, каждую пятницу в 15:00 Ваш руководитель проводит совещание с начальниками отделов. В ваши обязанности входит напомнить всем о проведении совещания, подготовить к нему документы, а также подготовить комнату переговоров. Записывая дела в ежедневник, вы уже знаете, что час рабочего времени в четверг вам придется уделить подготовке к этому совещанию, и планировать свой четверг вы будете, исходя из этого. Соответственно будут распределены и другие задачи на неделю, ведь отложить дела среды на четверг вы не можете, поскольку у вас и так на час времени меньше.

Кроме того, целесообразно ввести месячное планирование. У всех нас есть задачи, которые мы выполняем именно с такой периодичностью.

В конце каждого месяца мы отправляем заявки на продукты и канцелярию, то есть до 25 числа нужно составить заявки и отправить их в АХУ. Значит, не позднее 20 числа каждого месяца я должна отправить сотрудникам письмо, чтобы они могли до 22 сообщить обо всех своих нуждах. Кроме того, необходимо проверить запас канцелярских товаров в приемной, наличие кофе, чая, минеральной воды. Я знаю, что вся эта работа занимает около четырех часов. Не так много по отношению к целому месяцу, но я не имею права затягивать с ее выполнением, поэтому все возникающие задачи я буду распределять с учетом того, что у меня в месяц – на четыре часа меньше (или мне придется задерживаться на работе).

Необходимость квартального планирования зависит прежде всего от специфики работы организации. Возможно, что у вас нет задач, возникающих раз в три месяца, и просто нет необходимости составлять столь далеко идущие планы. В таком случае можете ограничиться ключевыми делами на текущий месяц.

Долгосрочное планирование нужно еще вот почему: у всех нас есть так называемые важные, но несрочные задачи. Это может быть передача дел на архивное хранение, выбор новой кофеварки в офис, организация мелкого ремонта и т. д. Обычно мы занимаемся этим или в неожиданно появившееся свободное время, или тогда, когда эти задачи из несрочных превращаются в срочные. А они неизменно превращаются: когда старая кофеварка окончательно сломается, у вас не будет времени придирчиво выбирать новую, придется срочно покупать любую, исходя из тех денег, что есть в бюджете на данный момент. Поэтому если в мае вы знаете, что в июле предстоит переезд сотрудников в другие кабинеты, ремонт офиса или уже всем надоевшая выездная комиссия, вы можете решить несрочные задачи до мая или пересмотреть их еще раз, чтобы определить, насколько они важны (может, ими вовсе не стоит заниматься).

Планирование на год, на первый взгляд, секретарю не нужно – вы ведь не директор компании, вряд ли у вас есть стратегия развития. Однако планировать год стоит, исходя из некоторых отправных точек:

• Новый год. Даже если вы не участвуете в подготовке корпоратива, в декабре половину рабочего времени отнимет подготовка и рассылка поздравлений партнерам, подготовка подарков, прием контрагентов, прибывающих с дружественным визитом. Что с этим делать? Вряд ли стоит начинать готовиться к празднику в июле, однако нужно работать с четким пониманием, что в декабре всегда дефицит времени, а следовательно, откладывать на этот месяц ничего нельзя.
• День рождения шефа. Нужно найти время на выбор подарка и на организацию праздника. Скорее всего, вы не сможете запланировать на этот период отпуск (только если ваш руководитель не предпочитает справлять свой день рождения вдали от дома). Кроме того, в период подготовки к празднику (как правило, от двух недель до месяца) объем вашей работы может возрасти вдвое.
• Период отпусков. Лето – горячая пора для секретаря. Пока все отдыхают, мы работаем за троих. А вот задерживаться на работе в это сезон обиднее всего. Поэтому к лету зачастую приходится готовиться зимой. Ведь нам необходимо не только организовать собственный отпуск, но и подготовить свое рабочее место для заместителя так, чтобы выйдя из этого отпуска, не попасть в аврал.

К чему приведут все описанные выше усилия? К тому, что, когда в календаре будут отмечены день рождения шефа, его отпуск, написано расписание на следующий день и даже неделю, у вас вдруг останется тридцать минут свободного времени. И вы спланируете свой собственный долгожданный отпуск. А когда вы перестанете постоянно задерживаться на работе, можно будет записаться на танцы или на курсы испанского. И разработать, наконец, стратегию собственного развития. Чем вы хуже директора компании?

* См.: Осипова С.В. Планирование рабочао времени руководителя // Секретарь-референт. 2012. № 2. С. 6–11.

Практическое занятие

Тема: Составление проекта плана рабочего дня секретаря, плана работы на неделю.

Цель занятия:: самооценка умения управлять своим временем; приобретение навыков эффективного использования времени.

Теоретические вопросы для обсуждения:

1. Планирование рабочего времени и оптимальный ритм работы секретаря.

2. Примерная схема рабочего дня секретаря.

Практические задания для самостоятельной работы:

1. Тест «Контроль за временем или искусство успевать».

2. На основе образца разработать рабочий график секретаря на следующий день, исходя из запланированных мероприятий (таблица 1).

3. Составить план работы специалиста ДОУ на текущую неделю с учетом следующих мероприятий, используя таблицу 2:

· Прием по личным вопросам;

· Проведение информационного совещания для начальников отделов (подготовка информации, объявления);

· Проведение Совета директоров (подготовка документов);

· Деловая встреча с генеральным директором компании «Люкс» (подготовка документов);

· Подготовка трех дел для сдачи в архив;

· Ксерокопирование документов (50 ксерокопий);

· Составление и оформление трех служебных писем партнерам;

· Оформление доклада для руководителя на 20 страницах;

· Подготовка двух проектов приказов;

· Презентация новой продукции компании;

· Подготовка рекламной информации для новой продукции компании.

Таблица 1

Таблица 2

Практическое занятие

Тема: Составление проекта плана работы на неделю руководителя коммерческой организации.

Цель занятия:

изучение методики составления недельного графика работы руководителя;

приобретение навыков составления недельного графика работы руководителя.

В результате выполнения задания практического занятия студенты должны:

знать назначение, порядок разработки, согласования, утверждения, структуру и состав информации недельного графика работы руководителя;

уметь составить недельный график работы руководителя конкретной организации.

Теоретические вопросы для обсуждения:

1. Роль секретаря в планировании деятельности руководителя.

Практические задания для самостоятельной работы:

1. Составить проект недельного графика работы руководителя коммерческой организации.