Организация рабочего времени секретаря

Работа секретаря-референта, помощника руководителя организации, имеет свои специфические особенности:

- функции и обязанности секретаря-референта чрезвычайно разнообразны;

- рабочий день секретаря руководителя любой организации весьма насыщен;

- секретарю постоянно приходится параллельно выполнять несколько поручений, несколько видов работ одновременно;

- рабочий день секретаря во многом зависит от различных внешних факторов — сверхурочных заданий, незапланированныхсобытий и т. п.;

- особые условия работы: постоянные телефонные звонки, вызовы, визиты посетителей и т. п.;

- секретарь должен ничего не забывать, ничего не упускать из внимания, никогда не опаздывать. Вместе с тем люди, окружающие секретаря, могут не всегда быть достаточно пунктуальными.

Подобная специфика секретарской деятельности, с одной стороны, чрезвычайно повышает важность планирования, необходимость наличия четкого плана работы, с другой стороны — чрезвычайно это затрудняет. Некоторые начинающие секретари вообще наивно полагают, что планировать их работу невозможно.

Действительно, планировать работу секретаря достаточно сложно, но не только можно, но и необходимо. К сожалению, в пособиях, адресованных секретарям, сюжеты, посвященные планированию, либо вообще отсутствуют, либо эти методики секретарской деятельности изложены весьма невнятно.

Всю работу, выполняемую секретарем в течение каждого дня, можно с некоторой долей условности подразделить на 1) повторяющуюся и 2) неповторяющуюся.

Постоянную, повторяющуюся изо дня в день работу (например, регистрацию документов, копирование документов, машинописные работы и т. п.) целесообразно выполнять в одно и то же определенное время. Для планирования повторяющейся, однотипной работы разрабатывается схема рабочего дня секретаря.

При составлении схемы рабочего дня желательно учитывать, что наиболее благоприятное время для выполнения особо трудных или творческих заданий — это отрезок с 10 до 12 часов. Затем следует некоторый спад активности. Во второй половине дня работоспособность наиболее высока с 14 до 17 часов. После 17 часов накапливается усталость и внимание неуклонно падает, поэтому нежелательно начинать кропотливую работу, требующую сосредоточенности, после 18 часов.

Распорядок рабочего дня секретаря должен быть максимально удобен для руководителя и других сотрудников офиса, поэтому при разработке схемы рабочего дня необходимо учитывать следующие основные факторы:

- распорядок дня руководителя, поскольку планирование рабочего времени секретаря тесно связано с планированием рабочего времени руководителя, недельным графиком работы;

- привычки и стиль работы руководителя;

- правила внутреннего трудового распорядка организации;

- график поступления в организацию документов и информации.

Рабочий день секретаря принято делить на четыренеравных по продолжительности этапа: начало рабочего дня, первую половину рабочего дня, вторую половину рабочего дня, конец рабочего дня.

Выделение непродолжительных по времени начала и конца рабочего дня объясняется их важностью, в частности, в планировании работы руководителя и секретаря. Как правило, эти этапы включают следующие действия секретаря.

Начало рабочего дня:

- прийти на работу не менее чем за 20 — 25 мин. до прибытия руководителя или до начала работы офиса (в зависимости от того, что происходит раньше);

- проверить состояние рабочего места руководителя и своего рабочего места;

- уточнить дату на календарях, время на часах;

- включить или переключить на дневной режим работы офисную технику;

- просмотреть план работы на предстоящий день, подобрать в соответствии с планом необходимые документы и дела;

- по прибытии руководителя уточнить план работы на текущий день, содержание намечаемых мероприятий.

- записать поручения и указания руководителя.

Конец рабочего дня:

- наметить (желательно совместно с руководителем) план работы на следующий день;

- напомнить соответствующим службам и должностным лицам о мероприятиях, намеченных на следующий день (прием делегации, проведение совещания и т. д.);

- записать поручения и указания руководителя;

- если руководитель отбыл из офиса, привести в порядок его и собственное рабочие места;

- убрать документы в шкафы и сейфы;

- выключить или переключить на ночной режим работы технические средства;

- если руководитель остался работать после окончания рабочего дня, в зависимости от важности проблемы или остаться и продолжать ему помогать, или, получив разрешение руководителя, покинуть офис, обеспечив руководителя необходимыми документами и информацией.

Схема рабочего дня разрабатывается, как правило, самим секретарем. Другие специалисты организации и сторонние эксперты могут привлекаться к этой работе в том случае, если схема является составной частью общего пакета нормативных и нормативно-методических документов, разрабатываемых, например, при проектировании организационной структуры фирмы.

Разработанный секретарем проект схемы согласовываетсяс руководителем, а при необходимости и с другими ведущими менеджерами организации. Часто основы графика обговариваются в ходе вводной беседы —инструктажа руководителя с новым секретарем. Согласованная схема рабочего дня секретаря утверждается руководителем и может быть включена в обучающую инструкцию секретаря или подобные документы. Утвержденную схему необходимо довести до сведения всех сотрудниковорганизации, чтобы они знали, когда приносить документы на подпись руководителю, когда заказывать копии документов, когда приносить письма, чтобы они были отправлены до конца рабочего дня, и т. д.

Неповторяющуюсяработу, выполнение конкретных поручений планируют с помощью рабочего блокнота —ежедневника.

Ежедневники делятся на две группы: 1) датированные и 2) недатированные (относительно недорогие изделия, рассчитанные на массового потребителя).

Выбирая ежедневник, желательно остановиться на датированном изделии достаточно большого формата с почасовой разбивкой каждого листа. Рекомендуется обратить внимание на следующие детали: наличие информационных страниц, наличие закладки, качество прошивки страниц.

Для ежедневного планирования можно использовать различные электронные планировщики, персональную информационную систему секретаря и т. п. Но, как правило, электронный планировщик только дополняет традиционный бумажный ежедневник, без которого секретарю трудно обойтись.

Первостепенное значение для успешного планирования неповторяющейся работы секретаря имеют ежедневные беседы с руководителем —краткие (не более 10—15 минут) совещания руководителя со своим секретарем. Ежедневные планыработы руководителя и секретаря намечаются и корректируются именно на этих встречах. Желательно проводить такие оперативные совещания два раза в день: утром — перед началом рабочего дня или в самом начале рабочего дня и вечером — в конце рабочего дня или после окончания работы. Ежедневно утром руководитель и секретарь обсуждают и уточняют план работы на текущий день. Вечером подводят итоги дня и намечают план на следующий день. Большинство мероприятий на конкретный день намечается накануне в конце рабочего дня, во время вечерней беседы секретаря и руководителя. В начале рабочего дня, во время утренней встречи секретаря и руководителя план мероприятий на текущий день уточняется.

На этих коротких совещаниях руководитель и секретарь обсуждают возникшие проблемы и намечают мероприятия для реализации возникших вопросов, согласовывают дела, которые могут быть выполнены от имени руководителя через секретаря. Секретарь докладывает руководителю о состоянии исполнительской дисциплины, о ходе выполнения документов и поручений, находящихся на контроле. Руководитель дает секретарю различные поручения, задания.

Секретарь должен четко представлять важность и срочностькаждого поручения. Опытный секретарь часто сам в состоянии определить приоритетность того или иного дела или поручения. В остальных случаях секретарь должен попросить руководителя четко установить крайний срок выполнения задания. Срок должен быть определен точно, т. к. понятие «срочно» достаточно субъективно. Желательно, чтобы у руководителя и секретаря были выработаны единые критерии срочности и важности того или иного дела.

Секретарь, как правило, входит в кабинет руководителя и делает записи в обычномблокноте. И только вернувшись в приемную, переносит записи в ежедневник.

Делая записи в ежедневнике, секретарь должен предусмотреть время, необходимое на подготовку и проведение того или иного мероприятия. Это называется резервированием времени. Важно правильно рассчитать интервал между различными делами, предусмотреть некоторый запас времени на тот случай, если произойдет что-то незапланированное и порядок дня нарушится.

Иногда руководитель просто дает секретарю свой ежедневник, и на основании плана рабочего дня руководителя секретарь делает в своем ежедневнике соответствующие записи, предусматривая необходимый резерв времени на каждое мероприятие.

При возникновении каких-либо сомнений в реальности намеченного плана (недостаток времени на то или иное мероприятие, перекрывание одного мероприятия другим, организационные или технические затруднения, например, с транспортом или оргтехникой) секретарь должен обязательно проинформировать об этом руководителя. И не просто отметить нереальность или крайнюю сложность реализации того или иного мероприятия, но предложить вариант решения проблемы. Секретарь не должен соглашаться выполнять работу в установленный руководителем срок, если заранее понимает, что сделать это невозможно. Необходимо сообщить руководителю, что установленный срок нереален, и предложить альтернативный вариант организации выполнения.

В реальной обстановке постоянно возникают ситуации, приводящие к отклонениям от дневного плана работы. Руководитель не должен заниматься оперативной перестройкой графика работы. Практической работой по оперативной корректировке дневного плана работы занимается исключительно секретарь. Руководитель может определить количество времени, требуемое для реализации внеочередного мероприятия, и сообщить об этом секретарю. Опытный секретарь самостоятельно определяет время, необходимое на проведение того или иного мероприятия.

Постепенно секретарь может переходить к перспективному планированию, сначала — на следующую неделю, а потом — на более длительный период. Во время ежедневных бесед с секретарем руководитель может предупредить секретаря о мероприятиях, которые намечаются на последующие дни или недели. Информацию о различных мероприятиях секретарь может получать и из других источников.

Для организации долгосрочного перспективного планирования секретарь ведет перечень предполагаемых дел, событий, мероприятий, который складывается на основе:

- указаний и поручений руководителя о необходимости проведения того или иного мероприятия, выполнения того или иного задания;

- распорядительных документов — как внутренних, так и поступивших от вышестоящих и других организаций;

- информации, полученной из поступивших документов: писем, рекламных проспектов, извещений, приглашений и т. п.;

- информации специальной и периодической печати.

Перечень удобно вести с помощью бизнес-организатора. Персональная информационная система, электронная записная книжка также могут использоваться для организации перспективного планирования.

Органайзер — попытка собрать многое в одном. Это организатор, призванный упорядочить жизнь своего владельца. Под одной обложкой размещаются еженедельник, планинг, записная книжка, визитница, блокнот, телефонно-адресная книжка и мн. др. Например, органайзер «Bisiness Navigator»фирмы Erich Krause включает следующие основные составляющие:

- внутренний блок с необходимой справочной информацией (меры веса и объема, штрихкоды, телефонные коды стран и городов, время в столицах мира и т. п.);

- календарь на четыре года;

- основной блок из рубрик (общая информация, идеи, проекты, шесть дополнительных рубрик), наличие которых позволяет каждому пользователю скомпоновать органайзер с учетом своих специфических задач;

- подробный планинг, который включает листы с разделениями для ежемесячного планирования и со свободной датой;

- универсальный блокнот на задней стороне обложки;

- телефонно-адресную книгу;

- линейку- закладку;

- прозрачный пластиковый пакет на молнии для бумажных мелочей;

- набор цветной бумаги с клеевым краем;

- сменные блоки.

В начале 1990-х гг. органайзер был потеснен естественным конкурентом — электронной записной книжкой, что дало повод вновь заговорить о скорой победе электронного офиса над бумажным делопроизводством. Сегодня органайзеры вновь достаточно популярны и широко используются для перспективного планирования.

Перечень предполагаемых дел, событий, мероприятий содержит различные разделы, а при необходимости и подразделы. Поскольку дела в перечне, как правило, подразделяются по степени приоритетности, часто выделяют следующие разделы:

1) особо важные дела, выполнение которых имеет первостепенное значение для организации,

2) особо срочные дела;

3) дела, события и мероприятия, которые могут быть выполнены, проведены в строго определенный срок;

4) дела, требующие не безотлагательного решения, а глубокой проработки;

5) более или менее второстепенные мероприятия, выполнение которых желательно, но не обязательно.

Перечень может подразделяться на разделы по степени важности, а каждый из разделов — на подразделы по степени срочности, например, следующим образом:

- требующие выполнения в недельный срок,

- требующие выполнения в течение более длительного времени (например, месяца),

- вопросы, которые можно решить в свободное от другой работы время, дела, которые можно выполнить, например, в отсутствие руководителя.

Дела, требующие безотлагательного выполнения, в перечень не включаются, а фиксируются только в ежедневнике.

Важно уметь четко классифицировать планируемые дела, задания, поручения по степени срочности. Как правило, важность, срочность, приоритетность дел и мероприятий определяется руководителем. Но по мере накопления опыта секретарь должен научиться сам определять степень важности и срочности того или иного дела. При этом необходимо, чтобы критерии срочности и важности дел руководителя и секретаря совпадали.

В зависимости от практической необходимости перечень может быть организован и по иным принципам.

Еженедельнов конце рабочей недели секретарь делает из перечня предполагаемых событий выборку мероприятий (дел, задач, встреч) на предстоящуюнеделю. Затем выполняет следующие работы:

- определяет количество времени, необходимого для осуществления каждого дела, проведения каждого мероприятия;

- устанавливает наиболее удобную дату и часы проведения каждого мероприятия;

- при необходимости продумывает этапы подготовки и проведения мероприятий;

- согласовывает подготовленный проект недельного плана с руководителем, а при необходимости и с другими сотрудниками;

- заносит дела в ежедневник.

Важно учитывать, что определенное время требуется не только на проведение, но и на подготовку любого мероприятия. Иногда на это необходимо минимальное время, иногда планируемое мероприятие требует более значительного времени. При проведении крупных мероприятий подготовительные операции разбиваются на этапы, составляется развернутый план. Этот план и находит отражение в ежедневных планах работы секретаря.

Целесообразно еженедельно подводить итоги недели, выявлять недостатки и ошибки в планировании, чтобы не допускать их впредь. В идеальном варианте подведение итогов работы за неделю производится секретарем совместно с руководителем. В ходе последнего в неделе оперативного совещания анализируется исполнение намеченных мероприятий, оценивается эффективность планирования, даются рекомендации на следующую неделю.

Для эффективной организации работы руководителя и секретаря, эффективного планирования их совместной деятельности большое значение имеет информированность секретаря о текущем состоянии занятости руководителя. Секретарь всегда должен знать, куда уходит руководитель и когда он вернется. Отсутствие такой информации делает секретаря уязвимым для простого вопроса: «Где Ваш шеф?» Отсутствие четкого ответа на подобный вопрос весьма вредит не только имиджу секретаря, но и имиджу руководителя, и имиджу фирмы в целом.

Планирование рабочего времени секретаря тесно связано с планированием рабочего времени руководителя. План работы секретаря в конечном итоге определяется планом работы руководителя.