Тема УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМ
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организации возникает потребность в использовании наличных денежных средств для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки товаров в других организациях или у физических лиц, а также на иные хозяйственно-операционные нужды.
При выдаче денежных средств организация обязана:
1. Определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается.
2. Получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства.
2. Выдавать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета им по ранее выданным авансам.
3. Запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому.
Вопрос 1. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по служебным командировкам
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по выданным наличным денежным средствам ведется организацией на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». При этом на сумму денежных средств, выданных под отчет, делается запись: Д-т сч. 71, К-т сч.50.
Для целей налогообложения размер отдельных видов командировочных расходов принимается в пределах установленных законодательством норм.
Состав затрат, включаемых в командировочные расходы, а также предельные их размеры, принимаемые при налогообложении прибыли, определяются Министерством финансов России (по заграничным командировкам по согласованию с Министерством иностранных дел России).
В состав расходов по служебным командировкам включается затраты:
- по найму жилого помещения;
- по бронированию гостиничных номеров и авиабилетов;
- по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);
- по уплате страховых платежей по государственному страхованию пассажиров на транспорте;
- по оплате сборов за предварительную продажу билетов (проездных документов);
- по оплате расходов за пользования в поездах постельными принадлежностями;
- суточные за время нахождения в командировке (при однодневных командировках в пределах России право работника на уточные определяет руководитель организации);
- по возмещению расходов на телефонные переговоры, если они связаны с производством и подтверждены соответствующими документами.
Для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение.
По возмещении из командировки работник обязан в течении 3 дней представить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность произведенных расходов. По утверждении отчета руководителем он передается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете используемых сумм.
Пример
ОО «Полет» 1.02.03 г. направило Семенова С.В в командировку сроком на 14 дней. Цель командировки – заключение договора о поставке сырья. ООО «Полет» установило, что уточные для командировок по России составляют 150 рублей в день. Перед командировкой Семенов получил из кассы 91000, в том числе суточные 2100 руб. (14 дн.*150 руб.). После возращения из командировок Семенов С.В представил авансовый отчет, автобусные билеты на проезд туда и обратно стоимостью 300 руб. и счет гостиницы на сумму 5600 руб. В бухгалтерском учете ООО «Полет» будут сделаны проводки:
Д-т 71 К-т 50 9100 руб. – выдан аванс на командировочные расходы;
Д-т 26 К-т 71 2100 руб. – В расходы включены суточные;
Из денег, выданных под отчет, работник не израсходовал: 9100 руб.-5600 руб.-2100 руб.-300 руб.=1100 руб.
Д-т 50 К-т 71 – 1100 руб. – возмещена в кассу неиспользованная сумма аванса.
Наряду с командировочными расходами работник организации могут получать в кассе наличные расходы, на представительские нужды.
Вопрос 2. Учет расчетов с подотчетными лицами по хозяйственно-операционным расходам
Под хозяйственно-операционными понимаются расходы работников на покупку в установленных пределах товаров, включая оплату ГСМ, на оплату работ и услуг. При этом необходимо учитывать:
- наличие денежные средства выдаются работниками в размере 10-дневной потребности и срок не более 15 рабочих дней.
- Платежи наличными производятся в пределах лимита, установленного Банком России для расчетов наличными между юридическими лицами,- 60 000 руб..
- Лимит устанавливается на один платеж, под которым понимается платеж по одному документу или платеж в день по нескольким документам.
- При покупке у физического лица сделка оформляется договором купли-продажи, который содержит данные физического лица – продавца товара.
- При покупке сельхозпродукции у населения составляется закупочный акт, который должен содержать обязательные реквизиты (паспортные данные, местожительство продавца, наименование продуктов и т. п.).
Нарушение указанного правила может привести к уплате организацией штрафа в двукратном размере суммы произведенного платежа.
При этом в бухгалтерском учете делаются записи:
Д-т сч. 71, К-т сч. 50 - выданы денежные средства под отчет;
Д-т сч. 50, К-т сч. 71 – возвращен неиспользованный аванс;
Д-т сч. 71, К-т сч. 50- выдано в счет перерасхода по авансовому отчету.
Учет расчетов с подотчетными лицами должен обеспечивать правильность и своевременность расчетов, поэтому он ведется по каждой выданной под отчет сумме и каждому подотчетному лицу.
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
| С кредита счетов | Дебет | Кредит | В дебет счетов |
| Выдано под отчет из кассы на хозяйственные нужды или на командировочные расходы | Использование подотчетных сумм на приобретение сырья и материалов | ||
| Возврат подотчетному лицу перерасхода согласно утвержденному авансовому отчету | Списание расходов по командировке на общехозяйственные расходы | ||
| Перечисление подотчетных сумм с расчетного счета | Подотчетныесуммы, использованные на покрытие расходов, связанных с реализацией продукции | ||
| Получение для командировки валютных средств | Взнос не использованных подотчетных сумм | ||
| Оплата подотчетных сумм чеками | Возмещение долга по подотчетным суммам |
