Основные термины,относящиеся к аудиту системы качества менеджмента.
Аудит(проверка).- Систематический независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита.
1.Внутренние аудиты,иногда называемые аудиты первой стороной,проводятся обычно самой организацией или от ее имени для внутренних целей и могут служить основанием для декларации о соответствии.Во многих случаях,особенно в небольших организациях,независимость может быть продемонстрирована отсутствием ответственности за работу,подвергаемую аудиту.
2.Внешние аудиты включают в себя аудиты,обычно называемые аудиты второй стороной или аудиты третьей стороной.Аудиты второй стороной проводятся сторонами,заинтересованными в деятельности организации,потребителями или другими лицами от их имени.Аудиты третьей стороной проводятся внешними независимыми организациями.Эти организации осуществляют сертификацию или регистрацию на соответствие требованиям.
3.Если две и более системы менеджмента подвергаются аудиту вместе,это называется комплексным аудитом.
4.Если две или несколько организаций совместно проводят аудит проверяемой организации,это называется совместным аудитом.
программа аудита (audit programme): Совокупность одного или нескольких аудитов (3.9.1), запланированных на конкретный период времени и направленных на достижение конкретной цели.
3.9.3 критерии аудита (audit criteria): Совокупность политики, процедур (3.4.5) или требований (3.1.2), которые применяют в виде ссылок. свидетельство аудита (audit evidence): Записи (3.7.6), изложение фактов или другая информация (3.7.1), которые связаны с критериями аудита (3.9.3) и могут быть проверены. аблюдения аудита (audit findings): Результаты оценивания собранных свидетельств аудита (3.9.4) по отношению к критериям аудита.
заключения по результатам аудита (audit conclusion): Выходные данные аудита (3.9.1), предоставленные группой по аудиту (3.9.10) после рассмотрения целей аудита и всех наблюдений аудита. заказчик аудита (audit client): Организация (3.3.1) или лицо, заказавшее аудит. проверяемая организация (auditee): Организация (3.3.1), подвергающаяся аудиту. аудитор (auditor): Лицо, продемонстрировавшее свои личные качества и обладающее компетентностью (3.1.6 и 3.9.14) для проведения аудита (3.9.1). группа по аудиту (audit team): Один или несколько аудиторов (3.9.9), проводящих аудит (3.9.1), при необходимости поддерживаемых техническими экспертами. план аудита (audit plan): Описание деятельности и мероприятий по проведению аудита. область аудита (audit scope): Содержание и границы аудита. компетентность (competence): <Аудит> Выраженные личные качества и способность применять свои знания и навыки.
Нормативно-правовое регулирование аудита системы качества менеджмента.
Система состоит из четырех уровней.
1.Первый уровень включает Федеральный закон «Об аудиторской деятельности»,который относится к основным законодательным актам и определяет место аудита в финансово-хозяйственной деятельности в качестве ее необходимого равноправного элемента.Для России это особенно важно,поскольку исторически государственный контроль превалировал над другими видами контроля.К документам этого уровня также относятся:Гражданский кодекс РФ; Налоговый
Кодекс РФ,Уголовный кодекс РФ; Федеральные законы «О банках и банковской дятельности»,О бухгалтерском учете».
Документ второго уровня определяют общие вопросы регулирования аудиторской деятельности,обязательные для исполнения субъектами рынка.К этому уровню относятся Федеральные правила аудиторской деятельности, а также законодательные и нормативные акты по аудиту Президента РФ,Правительства РФ. К ним в частности относятся:
Третий уровень включает саморегулирующих организаций нормативные акты министерств и ведомств,устанавливающие правила организации аудиторской деятельности и проведения аудита применительно к конкретным отраслям,организациям и по отдельным вопросам налогообложения,финансов,бухгалтерского учета,хозяйственного права.
4.Четвертый уровень включает саморегулирующих организаций стандрты аудиторской деятельности,которые разрабатывают аудиторские организации и индивидуальные аудиторы на базе федеральных правил и практики аудита.Такие стандарты определяют качество работы и престиж аудиторских фирм.
4 Основные принципы проведения аудита системы качества менеджмента. Принципы аудита качества можно разделить на три группы:
1. основополагающие принципы осуществления процесса аудита;
2. организационные принципы аудита;
3. принципы аудита, относящиеся к личным качествам аудитора.
Основополагающие принципы осуществления процесса аудита.
К первой группе относятся два важнейших принципа, невыполнение которых делает бессмысленным осуществление двух других групп принципов. Основополагающими принципами аудита являются принцип независимости и принцип, подразумевающий подход, основанный на свидетельстве.
Основой объективности заключений по результатам аудита и беспристрастности является независимость. Свободные от предубеждений и конфликтов интересов и независимые в своей деятельности аудиторы сохраняют объективность мнений в течение всего аудита для обеспечения того, чтобы только свидетельства аудита находились в основе заключений и выводов.
В частности, для проведения внутреннего аудита недопустимо использовать в качестве аудиторов сотрудников, находящихся в прямом или функциональном подчинении по отношению к руководителю проверяемого подразделения. Предполагается, что использование в проведении аудита лиц, не несущих непосредственную ответственность за проверяемую работу, позволит исключить возможность получения необъективных результатов аудита.
Свидетельства аудита проверяемы и основываются на выборках существующей информации. Иначе говоря, аудитору для получения надежной и достоверной информации необходимо использовать принцип доказательства на основе фактов.
Внутренний аудит СМК существует для систематической проверки соответствия деятельности в пределах СМК. Благодаря внутреннему аудиту до сведения руководства организации своевременно доводится объективная, основанная на фактах, информация о состоянии СМК. В связи с этим, внутренний аудит для поддержания СМК в рабочем состоянии играет ключевую роль. Объектами внутреннего аудита СМК являются процессы, осуществляемые в подразделениях предприятия в качестве запланированных мероприятий, основываясь на требованиях документации СМК.
5Сущность и характеристика задач аудита системы качества менеджмента.
Аудит (аудиторская проверка) — независимая проверка с целью выражения мнения о достоверности. Слово «аудит» в переводе с латинского означает «слушание» и применяется в мировой практике для обозначения проверки.
Под аудитом понимают всякую выполняемую независимым экспертом проверку какого-либо явления или деятельности (различают операционный, технический, экологический и прочие разновидности аудита). Отдельные виды аудита близки по значению к сертификации.
Аудит качества – систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита.
Аудит качества ориентирован на выявление причин возникновения несоответствий в системе качества, процессах или продуктах (услугах) организации. Отсюда возникает и основная цель аудита – собрать объективные свидетельства, которые позволят выявить несоответствия в процессах, продуктах (услугах) или системе качества.
Исходя из основной цели, определяются и задачи аудита:
— В ходе аудита необходимо определить действие и результативность системы менеджмента качества. Т.е. в ходе аудита определяется насколько внедрена система качества в организации, работает ли она, и помогает ли система качества достигать результатов по основной деятельности организации.
— Аудит должен дать информацию об эффективности системы качества - т.е. аудит должен показать работает ли система качества именно как система, либо от этой системы работают только отдельные элементы, а все остальные требования выполняются только формально, либо не выполняется вовсе.
— Необходимо определить уровень соответствия стандартам и процедурам СМК - т.е. аудит показывает, насколько близко к правилам, установленным в процедурах системы качества, выполняется работа в организации и есть ли различия между реальной работой и тем, что установлено в документации системы качества.
— Следующей задачей будет являться проверка качества выполнения работ - т.е. в ходе аудита может проверяться соответствие результатов работ, тем требованиям, которые установлены в договорах или технических заданиях.
— Аудит должен позволить оценить влияние изменений в организации на систему менеджмента качества - организация никогда не стоит на месте, в любой организации происходят какие-либо изменения. Эти изменения в той или иной степени могут влиять на систему качества. Аудит системы качества может показать, как эти изменения отразились на системе качества, происходят ли в системе качества изменения, адекватные изменениям организации.
Главный результат, к которому должен приводить аудит – это определение возможностей для улучшения в работе организации. Поэтому в любом аудите существенное значение имеют объективные свидетельства, которые аудиторы обнаруживают в ходе проведения аудита. Получить такие свидетельства можно только в том случае, когда критерии аудита и правила оценки несоответствий являются четкими и не допускают различного толкования.
6. Процессный подход в системе менеджмента качества
процессный принцип достижения качества— это рассмотрение действий по изготовлению продукции как непрерывного технологического процесса, в котором участвует множество людей — работников, каждый из которых вносит в изделие свой трудовой вклад, и общий результат работы зависит от вклада всех участников без исключения. То есть можно сказать, что ошибка в работе даже одного участника процесса может серьезно сказаться на общем результате всего процесса и свести на нет усилия всех остальных участников.
Процессный подход основывается на нескольких принципах. Внедрение этих принципов позволяет значительно повысить эффективность работы, однако вместе с тем, требует и высокой корпоративной культуры. Переход от функционального управления к процессному требует от сотрудников постоянной совместной работы, несмотря на то, что они могут относиться к различным подразделениям. От того, насколько удастся обеспечить эту совместную работу, будет зависеть «работоспособность» принципов, заложенных в процессный подход.
При внедрении управления по процессам важно придерживаться следующих принципов:
Принцип взаимосвязи процессов. Организация представляет собой сеть процессов. Процессом является любая деятельность, где имеет место выполнение работ. Все процессы организации взаимосвязаны между собой;
Принцип востребованности процесса. Каждый процесс должен иметь цель, а его результаты должны быть востребованы. У результатов процесса должен быть свой потребитель внутренний или внешний.
Принцип документирования процессов. Деятельность по процессу необходимо документировать. Это позволяет стандартизовать процесс и получить базу для изменения и дальнейшего совершенствования процесса;
Принцип контроля процесса. Каждый процесс имеет начало и конец, которые определяют границы процесса. Для каждого процесса в рамках заданных границ должны быть определены показатели, характеризующие процесс и его результаты;
Принцип ответственности за процесс. В выполнении процесса могут быть задействованы различные специалисты и сотрудники, но отвечать за процесс и его результаты должен один человек.
Процессный подход предполагает наличие ключевых элементов, без которых он не может быть внедрен в организации.
Входами процесса являются элементы, претерпевающие изменения в ходе выполнения действий. В качестве входов процессный подход рассматривает материалы, оборудование, документацию, различную информацию, персонал, финансы и пр.
Выходами процесса являются ожидаемые результаты, ради которых предпринимаются действия. Выходом может быть как материальный продукт, так и различного рода услуги или информация.
Ресурсами являются элементы, необходимые для процесса. В отличие от входов, ресурсы не изменяются в процессе. Такими ресурсами процессный подход определяет оборудование, документацию, финансы, персонал, инфраструктуру, среду и пр.
Владелец процесса – процессный подход вводит это понятие как одно из самых главных. У каждого процесса должен быть свой владелец. Владельцем является человек, имеющий в своем распоряжении необходимое количество ресурсов и отвечающий за конечный результат (выход) процесса.
У каждого процесса должны быть поставщики и потребители. Поставщики обеспечивают входные элементы процесса, а потребители заинтересованы в получении выходных элементов. У процесса могут быть как внешние, так и внутренние поставщики и потребители. Если у процесса нет поставщиков, то процесс не будет выполнен. Если у процесса нет потребителей, то процесс не востребован.
Показатели процесса необходимы для получения информации о его работе и принятии соответствующих управленческих решений. Показатели процесса это набор количественных или качественных параметров, характеризующих сам процесс и его результат (выход).
7 Виды аудита качества.
В зависимости от субъекта проверки, выделяют:
Внешний аудит - проводится независимой аудиторской организацией (аудитором) на договорной основе с организациями с целью объективной оценки достоверности бухгалтерского учета и отчетности, а также оказания консультационных услуг.
Внутренний аудит - необходим для получения информации о состоянии дел с обеспечением качества на предприятии и является неотъемлемым элементом самой системы управления качеством. Внутренний аудит качества проводится лицами, которые не несут непосредственной ответственности за проверяемые участки.
По характеру заказа аудит может быть:
Инициативный (добровольный) – проводится по решению руководителей в целях решения проблем в сферах бух.учета, налогообложения.
Обязательный – обязательная ежегодная аудиторская проверка ведения бух.учета и составления отчетности.
Исходя из объекта изучения принято выделять:
Финансовый аудит - проверка полноты и качества информации представленной финансовой отчетности на соответствие данным бухгалтерского учета на основании общепринятых принципов и стандартов бухгалтерского учета, принятых в государстве.
Аудит на соответствие - проверка, целью которой является выявление соблюдения хозяйствующими субъектами процедур и правил, предписанных администрацией и государством.
Аудит управленческий - проверка операционной (текущей) деятельности фирмы в целях оценки ее эффективности.
Аудит эффективности – это оценка и анализ деятельности организации с целью разработки направленный на повышение эффективности деятельности аудируемого лица.
С точки зрения периодичности осуществления аудиторских проверок различают: первоначальный и периодический аудит.
8 Цели и область аудита системы качества менеджмента.
Аудит качества ориентирован на выявление причин возникновения несоответствий в системе качества, процессах или продуктах (услугах) организации. Отсюда возникает и основная цель аудита – собрать объективные свидетельства, которые позволят выявить несоответствия в процессах, продуктах (услугах) или системе качества.
Область аудита описывает его объём и границы, а именно: месторасположение, структурные подразделения, деятельность и процессы, которые подвергаются аудиту, а также период времени, охватываемый аудитом. Область аудита определяются организацией, заказавшей аудит, и руководителем группы по аудиту. Любые последующие изменения целей, области аудита должны согласовываться с организацией-заказчиком и руководителем группы по аудиту.
9 Основные критерии аудита системы качества менеджмента.
Критерии аудита (audit criteria): Совокупность политик, процедур или требований,
используемых вкачестве эталона, в соотношении с которым сопоставляют свидетельства аудита (3.3), полученные при проведении аудита.
Примечания
В случае, если критериями аудита являются правовые требования (включая законодательные или другие обязательные требования), то в выводах (наблюдениях) аудита (3.4) часто
используютсятермины «соответствующий» или «несоответствующий».
10.Управление программой аудита.
Программа аудита может включать один аудит или более, в зависимости от размера, характера деятельности и сложности проверяемой организации. Эти аудиты могут иметь ряд целей, а также включать комплексные и совместные аудиты (см. примечания 3 и 4 к определению аудита в п. 3.1).
Программа аудита также охватывает всю деятельность, которая необходима для планирования и организации типов и количества аудитов, а также для обеспечения их ресурсами, необходимыми для проведения их эффективно и результативно в установленное время.
Организация может разработать более одной программы аудита.
Высшее руководство организации должно делегировать полномочия по управлению программой аудита.
Ответственные за управление программой аудита должны:
a) разрабатывать, выполнять, отслеживать, анализировать и улучшать программу аудита,
b) определять необходимые ресурсы и обеспечивать их наличие.
Если в проверяемой организации действуют две системы менеджмента качества и окружающей среды, в программу аудита могут быть включены комплексные аудиты. В таком случае необходимо обратить особое внимание на компетентность группы по аудиту.
Две или более проверяющие организации могут сотрудничать в части своих программ аудита, осуществляя совместный аудит. В этом случае необходимо обратить особое внимание на разделение ответственности, обеспечение всех дополнительных ресурсов, компетентность группы по аудиту и используемые процедуры. Прежде чем начнется аудит, необходимо достичь соглашения по этим вопросам.
11. Ресурсное и документационное обеспечение программы аудита.
При определении ресурсов для программы аудита необходимо учитывать следующее:
a) финансовые ресурсы для разработки выполнения, управления и улучшения деятельности по аудитам;
b) методы аудита;
c) процессы достижения и поддержания компетентности аудиторов и совершенствования показателей их деятельности;
d) наличие аудиторов и технических экспертов, обладающих компетентностью, достаточной для достижения целей конкретной программы аудитов;
e) объем программы аудита;
f) время для переездов, размещение и другие потребности аудита
Записи ведутся с целью демонстрации выполнения программы аудита и должны включать в себя следующее:
a) записи, относящиеся к отдельным аудитам, такие, как:
- планы аудита;
- отчеты по аудиту;
- отчеты о несоответствиях;
- отчеты по корректирующим и предупреждающим действиям;
- отчеты по последующим аудитам (при необходимости).
b) результаты анализа программы аудита;
c) записи, относящиеся к персоналу, выполняющему аудит, и освещающие такие вопросы, как:
- оценивание компетентности аудитора и его работы;
- формирование группы по аудиту;
- поддержание и повышение компетентности.
Записи должны храниться и надлежащим образом защищаться.
12.Внутренние документы и отчет аудитора.
Внутренние рабочие документы хранятся в аудиторской организации и, как правило, не предоставляются аудируемому лицу, за исключением случаев, согласованных с аудитором. На практике это могут быть официальные ответы на консультации по вопросам клиента и копии внешних запросов, проводимых аудитором с согласия клиента.
Аудиторской организацией должна быть обеспечена конфиденциальность и сохранность рабочих документов (не менее пяти лет).
Рабочие документы являются собственностью аудитора. По усмотрению аудитора они могут быть представлены аудируемому лицу, однако не могут служить заменой бухгалтерских записей.
Руководитель группы несет ответственность за подготовку и содержание отчета по аудиту.Отчет по аудиту должен содержать полные, точные, краткие и ясные записи по аудиту и должен включать в себя или делать ссылку на следующее:
a) цели аудита;
b) область аудита, а именно на указание организационных и функциональных единиц, где проходил аудит, с указанием сроков;
c) указание заказчика аудита;
d) указание руководителя группы по аудиту и членов группы по аудиту;
e) даты и участки проведения аудита "на месте";
f) критерии аудита;
g) наблюдения по аудиту;
h) заключения по результатам аудита.
Отчет по аудиту может, если применимо, также включать в себя или делать ссылку на следующее:
i) план аудита;
j) список представителей проверяемой организации;
k) краткое описание процесса аудита, включая случайности или препятствия аудиту, которые могут снизить доверие к заключению по результатам аудита;
l) подтверждение достижения целей аудита в пределах области аудита и в соответствии с планом аудита;
m) элементы, не охваченные аудитом, но входящие в область аудита;
n) неразрешенные разногласия во мнениях между группой по аудиту и проверяемой организацией;
о) рекомендации, направленные на улучшение, если это предусмотрено целями аудита;
р) согласованные планы последующих аудитов, если таковые необходимы;
q) заявление о конфиденциальном характере содержания;
r) список рассылки отчета по аудиту.
13. Средства диагностики системы менеджмента качества, применяемые аудитором.
Проверка качества в основном относится:
1. к системам менеджмента
- внешние аудиторы проверяют, как выполняются требования стандарта, на соответствие которому сертифицированы системы менеджмента; при внутренней проверке обычно существует программа, в которой указано, какие процессы и какой системы надо проверять;
- внутренним аудиторам реже приходится работать со всеми процессами, а чаще только с определенным их набором, имеющим отношение к проверяемым подразделениям;
2. к продукции (техническим, программным средствам, перерабатываемым материалам, услугам).
Проверки систем менеджмента включают в себя следующие этапы:
• менеджмент программы аудита;
• реализация программы аудита;
• проведение проверки;
• издание акта о результатах проверки и оценки систем менеджмента;
• сопроводительные действия после проверки.
14. Квалификационные требования, предъявляемые к аудиторам.Уверенность и доверие к процессу аудита зависят от компетентности лиц, которые его проводят. Компетентность должна быть продемонстрирована на основе:
• личных качеств: этичности, широких взглядов, дипломатичности, наблюдательности, проницательности, гибкости, настойчивости, решительности, самостоятельности.
• способности применять знания и умения, в следующих областях:
а) принципы, процедуры и методы аудита, позволяющие выбирать такие способы работы, которые соответствуют различным аудитам и обеспечивают последовательное и систематичное проведение аудитов.
б) система менеджмента и справочные документы, позволяющие аудитору понять объем аудита и применить критерии аудита. Знания и умения в этой области должны охватывать
в) организационные аспекты, позволяющие аудитору понимать производственную ситуацию
г) соответствующие законы, правила и другие документы, позволяющие аудитору работать с учетом и пониманием требований, которые применимы к проверяемой организации, которые приобретаются посредством образования, в процессе работы, подготовки в качестве аудиторов, а также на основе опыта проведения аудитов.
Аудиторы развивают, поддерживают и улучшают свою компетентность посредством постоянного повышения квалификации и регулярного участия в аудитах.
15. Общие знания и навыки аудиторов систем менеджмента качества.
Аудиторы должны обладать знаниями и умениями в следующих областях:
а) принципы, процедуры и методы аудита, позволяющие выбирать такие способы работы, которые соответствуют различным аудитам и обеспечивают последовательное и систематичное проведение аудитов.
Аудитор должен уметь:
• применять принципы, процедуры и методы аудита;
• результативно планировать и организовывать работу;
• проводить аудит в согласованные сроки;
• расставлять приоритеты и концентрироваться на важных вопросах;
• собирать информацию путем результативных опросов, наблюдений и анализа документов, включая записи и данные;
• понимать применимость и последствия использования метода выборки для аудита;
• проверять точность собранной информации;
• подтверждать достаточность и соответствие свидетельств аудита для обоснования наблюдений и заключений по результатам аудита;
• оценивать факторы, которые могут повлиять на надежность наблюдений и заключений по результатам аудита;
• использовать рабочие документы для регистрации действий по аудиту;
• подготавливать отчеты по аудиту;
• обеспечивать конфиденциальность и безопасность информации;
• результативно общаться самостоятельно, используя знание языка или через переводчика;
б) система менеджмента и справочные документы, позволяющие аудитору понять объем аудита и применить критерии аудита. Знания и умения в этой области должны охватывать:
• применение систем менеджмента для различных организаций;
• взаимодействие между составными элементами системы менеджмента;
• стандарты на системы менеджмента, применимые процедуры или другие документы системы менеджмента, используемые как критерии аудита;
• понимание различия между справочными документами и приоритетности тех или иных документов;
• применение справочных документов к различным ситуациям в процессе аудита;
• информационные системы и технологии утверждения, обеспечения безопасности, рассылки и управления документами, данными и записями;
в) организационные аспекты, позволяющие аудитору понимать производственную ситуацию. Знания и умения в этой области должны охватывать:
• размер, структуру, функции и взаимоотношения в организации;
• общие бизнес-процессы и относящуюся к ним терминологию;
• культурные и социальные традиции проверяемой организации.
г) соответствующие законы, правила и другие документы, позволяющие аудитору работать с учетом и пониманием требований, которые применимы к проверяемой организации. Знания и умения в этой области должны охватывать:
• местные, региональные и национальные кодексы, законы и правила;
• контракты и соглашения;
• международные договоры и конвенции;
• другие требования, с которыми согласилась организация.
16.Общие требования к образованию, опыту работы и подготовке в качестве аудитора и руководителя аудиторской группы.
К аудиторам предъявляются следующие требования:
-они должны иметь законченное образование, достаточное для приобретения знаний и умений
-они должны обладать опытом работы, способствующим повышению знаний и умений, которые получены на технической, руководящей или специальной должности, предусматривающей принятие решений по различным вопросам, в том числе проблемным, контакты с другими сотрудниками, занимающими руководящие и специальные должности, сотрудниками, занимающими аналогичные должности, потребителями и/или другими заинтересованными сторонами. Часть опыта работы должна быть получена на должности, где осуществляемая деятельность способствует развитию знаний и умений:
-в области менеджмента качества для аудиторов систем менеджмента качества;
-в области экологического менеджмента для аудиторов систем экологического менеджмента;
-они должны пройти полную подготовку в качестве аудитора, которая способствует повышению знаний и умений и может быть проведена организацией, где работает аудитор, или сторонней организацией;
-они должны иметь опыт проведения аудитов, полученный под управлением и руководством аудитора, обладающего компетентностью руководи теля аудиторской группы по такой же дисциплине.
Аудиторы должны обладать знаниями и умениями в следующих областях:
Аудитор должен уметь:
применять принципы, процедуры и методы аудита; результативно планировать и организовывать работу; проводить аудит в согласованные сроки; расставлять приоритеты и концентрироваться на важных вопросах; собирать информацию путем результативных опросов, наблюдений и анализа документов, включая записи и данные; понимать применимость и последствия использования метода выборки для аудита; проверять точность собранной информации; подтверждать достаточность и соответствие свидетельств аудита для обоснования наблюдений и заключений по результатам аудита;
оценивать факторы, которые могут повлиять на надежность наблюдений и заключений по результатам аудита; использовать рабочие документы для регистрации действий по аудиту; подготавливать отчеты по аудиту;
обеспечивать конфиденциальность и безопасность информации; результативно общаться самостоятельно, используя знание языка или через переводчика;
17.Основные требования к персональным качествам аудиторов.
Аудитор должен быть:
а) этичным, т. е. справедливым, правдивым, искренним, честным и тактичным;
б) широких взглядов, т. е. готовым рассмотреть альтернативные идеи или точки зрения;
в) дипломатичным, т. е. тактичным в обращении с людьми;
г) наблюдательным, т. е. живо воспринимающим окружающую действительность;
д) проницательным, т. е. интуитивно осознающим и способным понять ситуацию;
е) гибким, т. е. умеющим быстро приспосабливаться к различным ситуациям;
ж) настойчивым, т. е. стремящимся к достижению целей;
з) решительным, т. е. способным своевременно делать заключения, основанные на логичном рассуждении и анализе;
и) самостоятельным, т. е. действующим и работающим независимо, при этом эффективно сотрудничая с другими. Перечень других требований [25] к личным качествам экспертов-аудиторов проверке систем менеджмента приведен на рис. 1.2.
18.Требования к профессиональным умениям аудиторов.
Для успешного проведения проверок аудитор должен уметь:
· тщательно готовиться перед началом проверки и перед каждым последующим ее этапом;
· проводить как начальную, так и итоговую встречу (это особенно важно для главного аудитора);
· собирать информацию без проявления агрессивности или запугивания (хороший аудитор заставляет проверяемых вести себя непринужденно);
· осуществлять сбор объективных данных с минимальной суетой, используя визуальные наблюдения, анализ выбранной документации и интервью (опрос);
· проводить опрос самых различных по уровню и рангу сотрудников организации;
· подтверждать свои выводы конкретными свидетельствами и документами (не быть голословными);
· указывать на области для беспокойства путем устных сообщений о них проверяемым при первой возможности, идентифицируя соответствующие обстоятельства, включая вовлеченных лиц, но не делая утверждения о виновности людей, а указывая на отказ процесса системы менеджмента;
· определять статус несоответствия и его серьезность с обоснованием своих утверждений перед руководством проверяемой организации;
· осуществлять подготовку письменных отчетов о несоответствии, обладающих ясностью, объективностью и непредвзятостью, таких, которые могут быть прочитаны и поняты даже человеком, не участвовавшим в проверке, через несколько месяцев и даже лет после его написания (при написании отчета не требуется красота стиля, важно, чтобы написанное было понятно другим специалистам);
· добиваться согласия и конструктивного отношения к обнаруженным несоответствиям, а также планирования реалистичных корректирующих действий и разработки графиков их осуществления (когда заполняется бланк регистрации несоответствий, представитель проверяемого подразделения расписывается в том, что он ознакомлен и согласен с выявленным несоответствием; после этого на следующей части бланка представитель подразделения должен сформулировать (составить план) и указать срок выполнения корректирующих мероприятий, а аудитор своей подписью подтверждает, что план достаточно хорош, чтобы обнаруженные несоответствия были устранены; аудитор не должен заниматься разработкой корректирующих мероприятий и графиков их проведения);
· записывать все ключевые факты, имеющие отношение к проверке, в окончательном отчете (акте), который (вместе с бланками регистрации несоответствий) войдет в постоянный протокол качества;
· пользоваться авторитетом аудитора, данным ему по должности, при решении спорных вопросов, когда не удается достичь единого мнения с проверяемыми (при практической работе явных конфликтных ситуаций бывает не так уж много).
19. Процесс оценки компетентности аудиторов.
Оценивание компетентности аудиторов следует планировать, проводить и документировать в соответствии с программой аудита, включая процедуры программы, для обеспечения того, чтобы результаты оценивания были объективными, последовательными, наглядными и заслуживающими доверия. Процессу оценивания следует включать в себя следующие четыре основных шага:
1) установление требований к компетентности персонала, участвующего в аудите, позволяющих удовлетворить потребности программы аудита;
2) разработка критериев оценивания;
3)выбор подходящего метода оценивания;
4) проведение оценивания.
Результатам оценивания следует служить основой для следующего:
1) отбор членов команды по аудиту;
2) Определение потребности в повышении уровня компетентности (например, проведения дополнительной подготовки);
3) оценивание текущей деятельности аудиторов.
20. Этапы оценки компетентности аудиторов.
Этап 1 Идентификация личных качеств, знаний и навыков для соответствия потребностям программы аудита, при этом учитывается:
-размер, вид деятельности и сложность проверяемой организации;
-цели и объём программы аудита;
-требования сертификации/регистрации и аккредитации;
-роль процесса аудита для руководства проверяемой организации;
-уровень конфиденциальности, требуемый в программе аудита;
-сложность проверяемой системы менеджмента.
Этап 2 Определение критериев оценки.
Критерии могут быть количественными (опыт работы в годах, образование, количество проведённых аудитов, количество часов обучения аудиту) или качественными (демонстрируемые личные качества, знания или характеристики навыков при обучении или при нахождении на рабочем месте).
Этап 3 Выбор соответствующего метода оценки.
Этап 4 Проведение оценки
Собранную информацию об аудиторе сравнивают с установленными критериями. Если аудитор не соответствует критериям, то указывают на необходимость дополнительного обучения, опыта работы, участия в аудите, после чего проводится повторная оценка.
21. Методы оценки аудиторов 
22. Основные этапы проведения аудита системы качества менеджмента.
В целом аудит как процесс представляет собой замкнутый цикл состоящий из основных этапов проведения аудита: 1) Подготовка к проведению аудита; 2) Планирование аудита (составляется план и программа проверки);3) подготовка рабочей документации аудитора;4)Проведение аудита на месте(сбор аудиторских доказательств);5)Составление отчета аудитора;6) Завершение аудита (формирование корректирующих действий и оценка устранения выявленных ошибок).
23. Алгоритм проведения аудита системы качества менеджмента. 1)Подготовка к проведению аудита, т.е определяется цели аудита, критерии аудита, устанавливается контакт с проверяемой организацией, формируется группа по аудиту. 2)Планирование аудита т.е составляется план и программа проверки, распределяются обязанности между аудиторами, определяется уровень существенности и аудиторский риск.3)Подготовка рабочей документации.4)Проведение вводного совещания, т.е. определяется повестка дня совещания, согласовываются этапы проведения аудита, составляется протокол совещания.5)Выполнение аудита, т.е. собираются аудиторские доказательства, составляется протокол о несоответствии, проводится заключительное совещание. 6) Составление и рассылка отчета по аудиту, т.е систематизируются полученная информация в ходе проверки и составляется отчет. 7)Завершение аудита, т.е. оформляется дело об аудите, важная информация и аудиторские заключения предоставляется аудируемому лицу. 8)Выполнение действий по результатам аудита, т.е. аудиторы разрабатывают рекомендации и корректирующие действия, а так же, составляют план устранения выявленных ошибок, если аудируемое лицо не устранит ошибки, то аудиторы вновь будут проводить проверку.
24. Планирование аудита системы качества менеджмента. После сбора всей необходимой информации ведущий аудитор несет ответственность за подготовку к аудиту. Должны быть выполнены следующие процессы:
1. Определите объем работы и время, которое потребуется. Это повлияет на объем и сложность аудита. Но следует помнить, что аудиты стоят денег, поэтому проверка должна быть краткой.
2. Установите даты, приемлемые для проверяемых и аудиторов, и заблаговременно известите их об этом. (Даты часто согласуются руководством программы аудитов.)
3. Определите подход.
4. Подготовьте план аудита, назначив индивидуальные задачи членам группы. Следует избегать также твердого графика. Рекомендуется составлять график на время до и после полудня. Планируя аудит, руководитель группы должен помнить, что нужно охватить все смены, если они есть.
5. Подготовьте рабочие документы:
o Контрольные листы.
o Формы.
o Стандарты.
o Руководящие указания и т. д.
6. Известите аудируемого, направив:
o План аудита.
o График.
o Матричный план.
o Контрольные листы.
o Очень хорошая практика - предоставить аудируемому до аудита как можно больше информации. Это помогает устранить любые возможные опасения и создает атмосферу взаимного сотрудничества. Некоторые аудиторы боятся, что посылка контрольных листов аудируемому до аудита позволит ему "подготовиться" к аудиту. Ну и что? Любые проведенные совершенствования принесут пользу системе.
7. Если будет работать группа аудиторов, убедитесь в полной готовности группы.
8. Получите всю необходимую документацию для анализа.
9. Проинформируйте проверяемого о необходимости вводного совещания.
25. Источники информации, необходимые для проведения аудита системы качества менеджмента. Источники информации зависят от сложности аудита и могут также включать: - документы: политику, цели, планы, процедуры, инструкции, нормативные документы, чертежи, контракты и др.; - записи по инспекционному контролю, протоколы совещаний, от- четы по аудитам, записи по отслеживанию программ, результаты измерений; - итоговые данные, показатели, отчеты; - компьютеризированные базы данных и веб-сайты. Опрос является одним из важных средств сбора информации, при этом аудитор должен принимать во внимание следующее: а) опрос должен проводиться на разных уровнях с лицами, осуществляющими функции в пределах области аудита; б) обычно опрос проводится на рабочем месте в рабочее время; в) опрашиваемое лицо должно быть психологически подготовлено; г) необходимо объяснить причину опроса; д) опрос должен начинаться с просьбы рассказать о своей работе; е) результаты опроса должны быть обобщены и проанализированы вместе с опрашиваемым лицом; ж) необходимо избегать наводящих вопросов; з) необходимо поблагодарить опрашиваемого за сотрудничество.
26. Методы сбора информации в процессе аудита. Метод сбора информации - способ решения задачи, связанной; со сбором информации.Информация, относящаяся к целям, объектам и критериям аудиторской проверки, собирается аудитором различными методами.
Общее представление процесса от сбора информации до достижения заключений по результатам аудита.
Методы сбора информации
Источниками информации для аудитора являются:
- сотрудники и их деятельность;
- документы, такие как, планы, стандарты, процедуры, инструкции, лицензии и разрешения, спецификации, контракты и заказы;
- записи, сводки данных, результаты анализов, показатели работы;
- технологическое и измерительное оборудование,
- данные из внешних источников.
Поскольку только проверенная информация может стать свидетельством аудита, аудитор должен стараться использовать несколько источников информации, чтобы убедиться в её достоверности.
Существует три метода сбора информации рис. 6.1:
- чтение и анализ документации в проверяемой области, чтобы проверить действительно ли люди выполняют свою работу в соответствии с процедурами и инструкциями.
- опрос ‑ чтобы услышать, как сотрудники понимают и как они действуют, чтобы выполнять процедуры и инструкции;
- наблюдение за деятельностью, за тем как люди на самом деле выполняют процедуры и инструкции в своей каждодневной работе;
Наиболее сложный метод – опрос. Опрос желательно проводить на рабочем месте; в рабочее время в непосредственной беседе с конкретными работниками, отвечающими за проверяемый процесс и работающими на этих местах. Как показывает опыт, собеседник чувствует себя свободнее за своим рабочим местом, где он располагает нужной информацией. От беседы на рабочем месте приходится отказываться в тех случаях, когда известно заранее, что во время беседы не удастся избежать помех извне.
Для проверяемых аудитор является посторонним человеком, который пришел для того, чтобы оценить деятельность их подразделения. Ситуация является достаточно деликатной. Задача аудитора – завоевать доверие проверяемой стороны, показать своё позитивное отношение, намерение помочь подразделению.
27. Формирование выводов аудита. "руководящие указания по аудиту систем менеджмента. гост р исо 19011-2012" (утв. приказом ростехрегулирования от 19.07.2012 n 196-ст) п. 6.4.7 формирование выводов аудита.Для получения выводов аудита свидетельства аудита должны быть сопоставлены и оценены относительно критериев аудита. Выводы аудита могут указывать на соответствие или несоответствие критериям аудита. В случае, если это не может быть гарантировано, руководитель группы по аудиту имеет право отказать наблюдателям в участии в некоторых мероприятиях аудита.Несоответствия и подтверждающие их свидетельства аудита должны быть записаны. Несоответствия могут быть классифицированы (ранжированы). Они должны быть проанализированы с проверяемой организацией для подтверждения объективности свидетельств аудита и для подтверждения того, что выявленные несоответствия правильно понимаются. Следует принять все возможные меры по разрешению любых разногласий во мнениях по свидетельствам и/или выводам аудита, а неразрешенные вопросы следует документально оформить.Группе по аудиту, по мере необходимости, следует собираться для анализа выводов аудита на определенных этапах его проведения.Примечание - Дополнительные руководящие указания по идентификации и оценке выводов аудита приведены в В.8 приложения В.
28. Получение заключения по результатам аудита. Результаты аудиторской проверки должны быть представлены в двух документах: аудиторском заключении и информации, полученной по результатам аудита.
Вопросы подготовки и представления аудиторского заключения рассмотрены в Федеральном законе от 30.12.2008 N 307-ФЗ "Об аудиторской деятельности" и Федеральном правиле (стандарте) аудиторской деятельности N 6 "Аудиторское заключение по финансовой (бухгалтерской) отчетности" (далее - Правило N 6).
Аудиторское заключение -официальный документ, предназначенный для пользователей финансовой (бухгалтерской) отчетности аудируемых лиц, составленный в соответствии с федеральными правилами (стандартами) аудиторской деятельности и содержащий выраженное в установленной форме мнение аудиторской организации или индивидуального аудитора о достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности аудируемого лица и соответствии порядка ведения его бухгалтерского учета законодательству Российской Федерации.
29.Оформление результатов аудита. После проведения всех необходимых процедур проверки аудитор оценивает полноту и качество выполнения всех пунктов общего плана и программы аудита.
Аудитор обязан составить заключение о достоверности отраженной в бухгалтерской отчетности начисленной оплаты труда, где показывает, что проверка проходила в соответствии с «Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации», описывает результаты и выявляет возможные недостатки и нарушения. Предельно допустимый уровень возможного искажения отдельных финансовых показателей около трех процентов.
Аудиторское заключение – это официальный документ, который содержит:
- наименование документа;
- наименование адресата (собственник или совет директоров);
- сведения об аудиторе (организационно-правовая форма, наименование или фамилия, имя, отчество, место нахождения, номер и дата свидетельства о государственной регистрации, номер и дата выдачи лицензии на осуществление аудиторской деятельности и срок ее действия, членство в аккредитованном профессиональном аудитском объединении);
- сведения об аудируемом лице (организационно-правовая форма, наименование, место нахождения);
- вводную часть (состав проверенной финансовой отчетности аудируемого лица с указанием отчетного периода);
- аналитическую часть (описание объема и достоверности отчетности);
- часть, содержащую мнение аудитора;
- дату аудиторского заключения (когда завершен аудит);
- подпись аудитора.
Оно должно быть подписано руководителем проверяемого учреждения и лицом, проводившим аудит, с указанием номера и срока действия его квалификационного аттестата. Подписи скрепляются печатью.
Заключение может содержать безоговорочно положительное мнение, мнение с оговоркой, отрицательное мнение или отказ от выражения мнения.
В безоговорочно положительном аудиторском заключении мнение аудитора о достоверности бухгалтерской отчетности экономического субъекта выражено таким образом, что подготовленная отчетность обеспечивает во всех существенных аспектах отражение активов, пассивов и финансовых результатов за проверяемый период исходя из нормативных актов, регулирующих бухгалтерский учет и отчетность в Российской Федерации.
Заключение аудитора, содержащее мнение с оговоркой, означает, что бухгалтерская отчетность подготовлена в соответствии с нормативными актами, за исключением определенных обстоятельств.
Аудиторское заключение с отрицательным мнением показывает, что в связи с определенными обстоятельствами подготовленная бухгалтерская отчетность не соответствует нормативным актам, регулирующим бухгалтерский учет и отчетность в Российской Федерации.
Отказ от выражения мнения имеет место в тех случаях, когда ограничение объема аудита настолько существенно и глубоко, что аудитор не может получить достаточные доказательства и, следовательно, не в состоянии выразить мнение о достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности.
Мнение аудиторской фирмы должно выражаться так, чтобы всем были очевидны его форма и содержание.
Отчет аудитора исполнительному органу Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы №9 по Новгородской области
Лицензии на проведение общего аудита нет.
Аудит проводился ввиду незапланированной заменой должности главного бухгалтера.
Аудитором проведена проверка учета расчетов по заработной плате в налоговой инспекции выборочно за 2 квартал.
При планировании и проведении аудита оплаты труда рассмотрено состояние внутреннего контроля в Управлении.
Аудитор рассмотрел состояние внутреннего контроля исключительно для того, чтобы определить объем работ, необходимых для формирования аудиторского отчета о достоверности отражения в бухгалтерской отчетности оплаты труда. Проделанная в процессе аудита работа не означает проведения полной и всеобъемлющей проверки системы внутреннего контроля с целью выявления всех возможных недостатков.
Не были обнаружены никакие серьезные нарушения установленного порядка ведения бухгалтерского учета, которые могли бы существенно повлиять на достоверность данных по оплате труда, отраженных в бухгалтерской отчетности.
Было проверено соответствие ряда совершенных инспекцией финансово-хозяйственных операций применимому законодательству исключительно для того, чтобы получить достаточную уверенность в том, что отраженная в бухгалтерской отчетности информация об оплате труда не содержит существенных искажений. Однако цель проведенного аудита оплаты труда не состояла в том, чтобы выразить мнение о полном соответствии деятельности учреждения законодательству. Поэтому такое мнение не высказываю.
Аудит проводился в соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Министерством финансов 29 июля 1998 года №34. Аудит планировался и проводился таким образом, чтобы получить достаточную уверенность в том, что бухгалтерская отчетность в части оплаты труда не содержит существенных искажений. Аудит включал в себя проверку на выборочной основе подтверждений числовых данных и пояснений, содержащихся в бухгалтерской отчетности по оплате труда. Проведенный аудит дает достаточно оснований для того, чтобы выразить мнение о достоверности бухгалтерской отчетности в части оплаты труда. В результате проверки были небольшие погрешности в ведении и оформлении первичных документов (в лицевой карточке учета не всегда заполнена графа о наличии у работника иждивенцев, в связи с этим ошибки при удержании подоходного налога).
Результаты проведенной проверки показывают, что проведенные финансово-хозяйственные операции осуществлялись, во всех существенных отношениях, в соответствии с законодательством.
В связи с выявленными нарушениями организации рекомендуется усилить систему внутреннего контроля, а в частности по проверке правил и порядка составления первичных документов по заработной плате, а также проводить контроль с целью недопущения ошибок по всем разделам бухгалтерского учета.
Для этого нужно создать приказ о создании комиссии по проверке правильности, своевременности и достоверности первичных документов по бухгалтерскому учету.
В процессе аудита не были обнаружены никакие факты, из которых можно было бы сделать вывод о несоответствии системы внутреннего контроля налоговой инспекции масштабам и характеру её деятельности. Не были обнаружены никакие серьезные нарушения установленного порядка ведения бухгалтерского учета, которые могли бы существенно повлиять на достоверность данных по оплате труда, отраженных в бухгалтерской отчетности.
Аудит планировался и проводился таким образом, чтобы получить уверенность в том, что бухгалтерская отчетность в области оплаты труда не содержит существенных искажений. Аудит включал в себя выборочную проверку подтверждений числовых данных и пояснений, содержащихся в бухгалтерской отчетности по оплате труда. В результате проверки были обнаружены небольшие погрешности в ведении и оформлении первичных документов, ошибки в расчетах. Несмотря на это, проведенный аудит дал достаточно оснований для того, чтобы выразить мнение о достоверности бухгалтерской отчетности в части оплаты труда.
Наряду с проверкой расчетов по оплате важное значение приобретает работа по улучшению организации этого участка учета. Аудитор были предложены следующие мероприятия по совершенствованию учета труда и его оплаты:
- своевременная обработка первичных документов для погашения заработной платы с помощью своевременного их поступления в централизованную бухгалтерии;
- использование унифицированных форм документов;
- совершенствование кадрового учета путем использования средств автоматизации и применения программ по учету кадров;
- руководству учреждения было предложено усилить внутренний контроль учета финансовой деятельности организации, отслеживать изменения законодательства регулирующего налогообложения.
30.Проверка выполнения корректирующих действий.
После истечения согласованного срока руководителю группы аудита следует проверить выполнение корректирующих действий, чтобы проконтролировать, что корректирующие действия предприняты, что они оказались и будут оставаться эффективными в будущем, что они надлежащим образом документированы и доведены до всех заинтересованных сторон. Затем отчет должен быть соответствующим образом подписан.
Никакой аудит не может считаться завершенным, если вышеуказанные действия не были выполнены с удовлетворительным итогом. Важно во время аудита договориться по поводу соответствующих корректирующих действий. В равной степени важно решить вопрос о разумных временных рамках для окончания этих действий.
По достижению срока завершения корректирующих действий аудитор (или назначенное им заменяющее лицо) должен убедиться, что эти действия выполнены. Если этого не произошло, он должен выяснить причину невыполнения и принять меры для ускорения процесса. Крайне важно убедиться в правильности выполненного действия, чтобы его итоги способствовали повышению эффективности и работоспособности системы в будущем. Этот момент очень трудно проверить с большой точностью, но, работники, испытавшие на себе результаты этих корректирующих действий, будут точно знать, стала ли их работа легче или наоборот - сложнее в результате этого действия, а также и то, необходимо ли вообще это действие.
Частью задачи руководителя группы аудита является проверка выполнения корректирующих действий после истечения согласованного срока. Если это по каким-то причинам не сделано, руководитель группы должен привлечь внимание высшего руководства к этому факту.
Пока не будет проведена проверка выполнения корректирующих действий и их эффективность, вся работа по аудиту может представлять собой не более, чем пустую трату денег и времени.
