Правила заповнення актових записів.

Реєстрація народження, смерті, одруження, розірвання шлюбу, встановлення батьківства, переміни прізвища, імені та по батькові провадиться органами реєстрації актів громадянського стану в книгах спеціального зразка, які є єдиними доказами засвідчених у них фактів. Зразки книг реєстрації актів громадянського стану затверджуються Кабінетом Міністрів України.

Порядок реєстрації актів цивільного стану встановлюється цим Законом і Правилами, що затверджуються Міністерством юстиції України.

Порядок реєстрації актів цивільного стану дипломатичними представництвами і консульськими установами визначається Консульським статутом та Інструкцією про реєстрацію актів цивільного стану, яка затверджується Міністерством юстиції України за погодженням з Міністерством закордонних справ України.

Державна реєстрація актів цивільного стану здійснюється з метою охорони особистих немайнових та майнових прав громадян, а також в інтересах держави.

Акти цивільного стану реєструються у державних відділах реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних управлінь юстиції, виконавчих органах сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад, консульських установах та дипломатичних представництвах України за кордоном.

Відповідно до Сімейного та Цивільного кодексів України, Закону України "Про органи реєстрації актів цивільного стану" № 2398–VІ від 01.07. 2010 року, державній реєстрації в органах реєстрації актів цивільного стану з дотриманням вимог закону підлягають народження фізичної особи та її походження, смерть, шлюб, розірвання шлюбу, зміна імені.

Народження фізичної особи та її походження, усиновлення, позбавлення та поновлення батьківських прав, шлюб, розірвання шлюбу, зміна імені, смерть підлягають обов'язковому внесенню до Державного реєстру актів цивільного стану громадян відповідно до Порядку ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22 серпня 2007 року N 1064.

Державні відділи реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних управлінь юстиції проводять реєстрацію народження фізичної особи з одночасним визначенням її походження, а також реєстрацію смерті, шлюбу, розірвання шлюбу, зміни імені, приймають і розглядають заяви громадян про внесення змін, доповнень, поновлення, а також анулювання актових записів цивільного стану та в установленому порядку зберігають книги реєстрації актів цивільного стану.

Виконавчі органи сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад проводять реєстрацію народження фізичної особи з одночасним визначенням її походження, а також реєстрацію смерті, шлюбу.

Реєстрацію народження фізичної особи з одночасним визначенням її походження, а також реєстрацію смерті, шлюбу, розірвання шлюбу, зміни імені громадян України, які проживають за кордоном, проводять дипломатичні представництва і консульські установи України. Зазначені представництва та установи також приймають і розглядають заяви громадян про внесення змін, доповнень, поновлення та анулювання актових записів цивільного стану, зареєстрованих в Україні.

Про кожний факт реєстрації акту цивільного стану органами реєстрації актів цивільного стану видаються відповідні свідоцтва про народження, смерть, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені на бланках суворої звітності, виготовлених за єдиними зразками.

На бажання усиновлювача державний відділ реєстрації актів цивільного стану на підставі рішення суду видає свідоцтво про усиновлення.

Порядок обліку, зберігання та звітності про використання бланків свідоцтв про реєстрацію актів цивільного стану встановлюється Інструкцією з обліку, зберігання та витрачання бланків свідоцтв, що видаються державними органами реєстрації актів цивільного стану на підтвердження юридичних фактів в Україні, затвердженою наказом Міністерства юстиції України від 3 вересня 2002 року N 81/5, зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 3 вересня 2002 року за N 727/7015 (зі змінами) (далі - Інструкція з обліку, зберігання та витрачання бланків свідоцтв).

Працівники органів реєстрації актів цивільного стану у своїй діяльності керуються законами України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції України, а на території Автономної Республіки Крим, крім того, - законодавством Автономної Республіки Крим.

При реєстрації актів цивільного стану працівники органів реєстрації актів цивільного стану в установленому порядку та в межах компетенції вирішують питання, що випливають з норм міжнародного права, а також міжнародних договорів, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України.

Якщо в міжнародному договорі України, укладеному в установленому порядку, містяться інші правила, ніж ті, що встановлені відповідним актом сімейного законодавства, застосовуються правила відповідного міжнародного договору України.

Реєстрація актів цивільного стану за заявами іноземців, осіб без громадянства провадиться за законодавством України.

Працівники органів реєстрації актів цивільного стану зобов'язані додержуватись таємниць реєстрації актів цивільного стану. Відомості, які стали відомі працівнику органу реєстрації актів цивільного стану у зв'язку з реєстрацією акту цивільного стану, є конфіденційними, мають обмежений доступ і розголошенню не підлягають.

Органи реєстрації актів цивільного стану повідомляють органам праці та соціального захисту населення, територіальним органам Пенсійного фонду України, державним податковим органам відомості про померлих в установленому законодавством порядку.

Державні відділи реєстрації актів цивільного стану надають органам ведення Державного реєстру виборців відомості в порядку, передбаченому Законом України "Про Державний реєстр виборців".

Органи реєстрації актів цивільного стану повідомляють районні (міські) військові комісаріати про зміну призовниками і військовозобов'язаними прізвища, власного імені, по батькові при реєстрації зміни імені, шлюбу, розірванні шлюбу та при визнанні батьківства відносно даних осіб, а також про їх смерть.

Повторні свідоцтва, довідки про реєстрацію актів цивільного стану видаються відділами реєстрації актів цивільного стану при підтвердженні права особи на отримання даних документів, та, в окремих випадках, родинних відносин між заявником та особою, щодо якої складено актовий запис.

Державний відділ реєстрації актів цивільного стану повідомляє відомості про державну реєстрацію акту цивільного стану на письмову вимогу суду (судді), прокуратури, органів Служби безпеки України, органів дізнання чи слідства, у зв'язку зі справами, що перебувають у їх провадженні, а також нотаріуса, у веденні якого перебуває спадкова справа.

Діловодство в органах реєстрації актів цивільного стану ведеться мовою, визначеною законодавством України про мови.

Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі здійснюється перевірка достовірності, належного оформлення, а також засвідчення документів, які видаються органами реєстрації актів цивільного стану для подальшого використання їх за кордоном.