Правову основу діяльності органів реєстрації актів громадянського стану визначають Конституція України (254к/96-ВР), цей Закон та інші акти законодавства України.
До компетенції обласних, Київського та Севастопольського міських, районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції відноситься проведення реєстрації народження, смерті, одруження, розірвання шлюбу, встановлення батьківства, переміни прізвища, імені, по батькові; прийняття і розгляд заяв громадян про внесення змін, доповнень, поновлення, анулювання записів актів цивільного стану; зберігання актових книг.
До компетенції виконавчих органів сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад відноситься реєстрація народження, смерті, одруження та встановлення батьківства.
Крім вищезазначених органів, до системи органів РАЦСу входять консульські установи і дипломатичні представництва України, які здійснюють реєстрацію актів цивільного стану громадян України, які проживають за кордоном.
Відповідно до СК України та Закону України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану» від 1 липня 2010 року, народження, смерть, шлюб, розірвання шлюбу, зміна імені підлягають державній реєстрації в органах реєстрації актів цивільного стану. Заявник повинен бути ознайомлений з даними, внесеними до актового запису, який засвідчується печаткою і підписом керівника органу реєстрації актів цивільного стану та посадової особи, яка провела реєстрацію акта цивільного стану. На підставі вчиненого актового запису цивільного стану в повній відповідності до нього видається свідоцтво. На бажання усиновлювача державний орган реєстрації актів цивільного стану на підставі рішення суду видає свідоцтво про усиновлення.
Реєстрація акта цивільного стану провадиться у присутності заявника.
Акти цивільного стану реєструються у державних відділах реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції, у виконавчих органах сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад. Інформація, яка міститься в акті цивільного стану, є конфіденційною, має обмежений доступ і розголошенню не підлягає.
Державні відділи реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції проводять реєстрацію народження з одночасним визначенням походження дитини, смерті, шлюбу розірвання шлюбу, зміни імені, приймають і розглядають заяви громадян про внесення змін, доповнень, виправлень, поновлення, а також анулювання актових записів цивільного стану та в установленому порядку зберігають актові книги.
Виконавчі органи сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад проводять реєстрацію народження з одночасним визначенням походження дитини, а також реєстрацію смерті, шлюбу.
При державній реєстрації актів цивільного стану подаються документи, які підтверджують факти, що підлягають реєстрації в органах реєстрації актів цивільного стану, а також пред’являються паспорти або паспортні документи, які посвідчують особи заявників.
Документи, складені іноземною мовою, подаються для реєстрації актів цивільного стану разом з їх перекладами на українську мову, засвідченими в установленому порядку.
Особи, які не досягай 16 років, пред’являють свідоцтво про народження та довідку з місця проживання.
Якщо надалі до актового запису вносяться зміни, доповнення, виправлення або здійснюються інші відмітки (про розірвання шлюбу, усиновлення, зміну прізвища тощо), то на лицьовому боці актового запису зазначається, на підставі чого вони зроблені: актового запису, рішення суду, розпорядження голови районної державної адміністрації або рішення виконавчого комітету міської, районної в місті ради про присвоєння або зміну прізвища або імені неповнолітньої дитини, висновку відділу реєстрації актів цивільного стану або іншого документа, який є підставою для внесення змін. Записи щодо внесених у актовий запис цивільного стану змін, доповнень та виправлень засвідчуються підписом посадової особи та печаткою відділу реєстрації актів цивільного стану.
За реєстрацію актів цивільного стану, а також видачу громадянам повторних свідоцтв про реєстрацію актів цивільного стану і свідоцтв, виданих у зв’язку із зміною, доповненням, виправленням і поновленням актових записів цивільного стану, справляється державне мито в розмірах і порядку, установлених чинним законодавством України.
За надання працівниками відділів реєстрації актів цивільного стану додаткових послуг правового й технічного характеру, не передбачених Законом України «Про органи реєстрації актів громадянського стану», справляється окрема плата в розмірах, що встановлюються Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в АРК, обласними, Київським та Севастопольським міськими управліннями юстиції.
Працівники державних органів реєстрації актів цивільного стану не мають права реєструвати акти цивільного стану, а також уносити зміни, доповнення, виправлення в актові записи цивільного стану, поновлювати, анулювати актові записи цивільного стану щодо себе, другого з подружжя, своїх дітей та близьких родичів. У цих випадках реєстрація може бути проведена іншим працівником відділу або в іншому відділі реєстрації актів цивільного стану за погодженням з відповідним відділом реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в АРК, обласних, Київського чи Севастопольського міських управлінь юстиції. Про таку реєстрацію у складеному актовому записі провадиться відповідна відмітка.
На всі види актових записів цивільного стану відділи реєстрації актів цивільного стану ведуть алфавітні книги, а за наявності автоматизованої системи дані актових записів також уводяться до комп’ютера.
Реєстрація актів цивільного стану за заявами іноземців, осіб без громадянства провадиться за законодавством України.
Реєстрацію народження з одночасним визначенням походження дитини, а також реєстрацію смерті, шлюбу розірвання шлюбу зміни імені громадян України, які проживають за кордоном, проводять консульські установи і дипломатичні представництва України. Зазначені установи та представництва також приймають і розглядають заяви громадян про внесення змін, доповнень, виправлень, поновлення та анулювання актових записів цивільного стану, зареєстрованих в Україні.
Документи, видані компетентними органами іноземних держав на посвідчення актів цивільного стану, здійснених поза межами України за законами відповідних держав щодо громадян України, іноземців і осіб без громадянства, визнаються дійсними в Україні за наявності консульської легалізації, якщо інше не передбачено міжнародним договором України, згода на обов’язковість якого надана Верховною Радою України.
Слід також згадати про Закон України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану» від 1 липня 2010 року, який визначає правові та організаційні основи діяльності органів реєстрації актів громадянського стану.
Цей Закон визначає акти цивільного стану як засвідчені державою факти народження, смерті, одруження, розірвання шлюбу, встановлення батьківства, переміни прізвища, імені, по батькові. Вони є юридичними фактами, з якими закон пов’язує виникнення, зміну або припинення відповідних прав та обов’язків.
