Презентация компании или видения проблемы на разных стадиях переговоров

Презентация - особая форма публичной коммуникации, ори­ентированная на определенную аудиторию с целью ее убеждения, информирования и побуждения к действиям. Умение проводить презентации пригодится, когда необходимо за сравнительно ко­роткий срок, обычно 20-30 минут, представить свою компанию, новый продукт, обсуждаемую проблему, предложить условия со­трудничества и т. д. Независимо от предмета правила презента­ции почти всегда одинаковые: она состоит из вступления («ска­жите, о чем вы будете говорить»); главной части («скажите это») и заключения («суммируйте то, о чем вы только что сказали»).

Риторика презентации - это риторика «открытой ладони», когда вы представляете свое видение проблемы и пути ее решения. Для того чтобы презентация действительно убеждала ауди­торию, она должна быть подготовлена специально для данного круга лиц и включать, по крайней мере, три заявления:

• заявление о факте — убеждение, что представленная вами информация соответствует действительности и подтверждена объективными показателями;

• заявление о ценности ваших предложений - рассужде­ние о сравнительных преимуществах вашего видения про­блемы и методов ее решения;

• заявление о действии - призыв к действиям (покупке, при­соединению, слиянию, заключению контракта и т. д.)'. Готовясь к презентации, следуйте этим правилам:

1. Структура презентации тщательно продумывается. Самое лучшее - выбрать не более Ъ-А вопросов для обсуждения, четко сформулировать цель и задачи презентации. Структура должна способствовать успешности вашей тактики убеждения. Напри­мер, если вы выступаете с предложением о слиянии двух компа­ний в одну, можно построить следующие линии убеждения: умень­шение долей рынка обеих компаний, финансовые затруднения од­ной из компаний, развитая сеть филиалов, возможность выбора наиболее дешевых поставщиков. Развивая последовательно каж­дую из линий, вы почти автоматически получите набор аргумен­тов для заключительного слайда.

2. Для выбора стиля презентации руководствуются следу­ющими соображениями: программа должна быть универсальной и устойчиво работать на вашем типе компьютера, иметь все возможности для подготовки презентации - все виды представ­лений (графики, диаграммы всех сортов, тонирование, соедине­ния, стрелки, различные цвета, языки и шрифты и т. п.). При этом следует придерживаться единообразия. Так, шрифты для заго­ловков должны быть одинаковыми на всех слайдах, для одного вида информации на всех слайдах также следует придерживаться одного шрифта.

3. Язык презентации должен быть лаконичным. Напишите вначале все, что вы бы хотели сказать, выберите самое важное, сократив его вначале на уровне предложений, затем на уровне слов. После этого останется суть вашего сообщения.

Пример:

Известная модель «конкурентного ромба» М. Портера отражает систему детерминант национального конкурентно­го преимущества. Ответом на вопрос, почему государства до­биваются успеха в той или иной области, служат четыре свой­ства страны, имеющие общий характер и формирующие сре­ду, в которой конкурируют национальные компании. Детер­минантами модели Портера являются: факторные условия, условия внутреннего спроса, наличие смежных и обслужива­ющих отраслей, а также структура, стратегия и конкурентная среда фирм.

После обработки смысл этого сообщения можно выра­зить в следующем виде (рис. 4.1).

4. Подсчитайте число слайдов, исходя из нормы внимания 1,5 минуты на один слайд. Таким образом, если на ваш доклад отведено 20 минут, то на это выступление вам потребуется не больше 10-15 слайдов, включая слайд-обложку с названием док­лада и заключительный слайд с выводами, обобщениями и реко­мендациями. Зная спорные места своего выступления, вы може­те прогнозировать вопросы, которые вам зададут.

5. Подготовьте план презентации. Презентацию любого вида открывает титульный лист с названием доклада, названием и ло­готипом компании. Название доклада и дизайн слайда не должны призывать к конфликту с аудиторией. Второй лист должен пред­ставить цель и задачи презентации. Из него должно быть понятно, какие вопросы вынесены на обсуждение (понять, исследовать, рассмотреть и т. п.), а какие остались за его рамками. Это помо­жет в дискуссии избежать не относящихся к делу вопросов. Тре­тий слайд стоит посвятить истории вопроса. Это особенно важно для людей, впервые присутствующих на таком докладе и не знаю­щих предыстории. На четвертом слайде покажите карту вашего доклада, начиная от титульного листа и заканчивая слайдом с вы­водами. После этого зарезервируйте один слайд на выводы и зак­лючение и распределите оставшееся количество слайдов по выб­ранным вопросам. Количество слайдов по каждому вопросу опре­деляется важностью и информативной нагрузкой темы.

6. При подготовке отдельных слайдов по теме следует ру­ководствоваться следующими правилами: количество объектов информации - аргументов, новых положений или расчетов на слай­де не должно быть больше трех. Обычно эти положения распола­гаются в нижней части листа по степени важности после того, как в верхней части были приведены причины, приведшие к тако­му заключению, выводу, аргументу, расчету. Можно привести три основных положения слайда последовательно, выделив их особо шрифтом, цветом, анимацией и т. п. Каждое положение сопровож­дается его обоснованием.

Необходимо владеть техническими средствами, которые понадобятся во время презентации без потерь времени и лица. Если переговоры проходят на территории партнера, заранее со общите, какие технические средства и программное обеспече­ние вам понадобятся для проведения презентаций. В особых слу­чаях надежнее подготовить свое выступление на своем ноутбу­ке. В любой ситуации хорошо иметь записанную презентацию на флэш-диске, компакт-диске, дискете и в распечатанном виде, так как техника обычно подводит в самый ответственный мо­мент выступления ².

Презентация в начале переговоров имеет две цели: проин­формировать партнера о вашей позиции и побудить его раскрыть свои интересы; на этапах принятия решений и подписания доку­ментов она преследует цель убедить партера принять ваши усло­вия соглашения. В качестве одной из наиболее действенных тех­ник убеждения используется прием пакетирования.