Справочно-информационные документы содержат текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел. Сбор, обработка и обмен информацией в любой системе управления между всеми звеньями управленческого процесса - необходимое условие функционирования этой системы. Существуют необходимые источники информации, но группа справочно-информационных документов играет здесь важнейшую роль. К данной группе можно отнести такие документы:
1) служебное письмо, телеграмму, телекс, телефонограмму - документы, обеспечивающие деловую переписку;
2) протокол;
3) докладную записку;
4) заявление, предложение, жалобу;
5) сводку, заключение, отзыв и др.
Часть из переписанных документов не входят пока в УСОРД, не имеют унифицированной формы (сводка, заключение, отзыв, предоставление, характеристика) и оформляются согласно сложившийся практике.
Основные виды этой группы документов оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. При оформлении документов этой группы используются разные виды бланков. Служебное письмо оформляется на бланке письма. Протокол, докладная записка, справка, акт - на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Заявление, объяснительная записка, предоставление, характеристика, предложение, жалоба оформляются автором на чистом листе бумаги.
Справочно-информационные документы имеют одну подпись, за исключением протокола (две подписи) и акта (подписывается комиссией).
Служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями в процессе осуществления их деятельности.
Письмо - самый распространенный вид документа, используемый в управлении, поэтому для данного вида сконструирован специальный бланк. Письмо может оформляться на бланке формата А4 или формата А5. Если текст письма не превышает семи строк, то письмо оформляется на бланке формата А5. Текст служебного письма должен быть ясным и логичным. Строится по следующей схеме:
1) введение, в котором объясняются причины составления письма;
2) основная часть, в которой излагаются существо вопроса, включая доказательства или опровержения;
3) заключение, в котором формируется основная цель письма.
В зависимости от содержания письма может иногда изменяться структура изложения текста, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.
Текст письма излагается от первого лица множественного числа.
Объем письма не должен превышать двух страниц, и оно должно быть посвящено одному вопросу. В письмах, оформленных на формата А5, отсутствуют заголовок.
В письме должен быть заполнен реквизит 13 "Ссылка на регистрационный номер документа и дату документа". Служебное письмо подписывается руководителем организации или его заместителями, или руководителями тех структурных подразделений, которым предоставлено право подписи в пределах их компетенции.
Сопроводительные письма имеют реквизит 21 "Отметка о наличие приложения". Гарантийные письма должны быть подписаны руководителем организации и главным бухгалтером и заверены гербовой печатью. В информационных и рекламных письмах реквизит 15 "Адресат" приводится обобщенном в виде.
Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: по телеграфу. Они применяются в тех случаях, когда необходима более быстрая доставка документа получателю или когда нет возможности воспользоваться аппаратом фиксированной связи или электронной почтой.
Телеграмма не входит в УСОРД.
Телеграмма содержит следующие реквизиты: указание категории телеграммы, отметка о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя (условный или полный), текст (содержание телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводственный номер, адрес и наименование организации-отправителя, наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи, печать и дату.
Телеграмма должна быть напечатана четко, без помарок, на одной стороне телеграфного бланка установленной фирмы, прописными буквами, без абзацев, через 2 интервала, без переноса слов.
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание: (в частности, отрицание "не" опустить нельзя с сокращенными обозначениями значков препинания (точка - ТЧК, запятая - ЗПТ, двоеточие - ДВТЧ, кавычки- КВЧ, скобки - СКБ, номер - НР).
Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаков и марках, в нумерации домов номерах документов.
В конце текста предоставляется регистрационных номер телеграммы, затем указывается фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму (разрешается без указания должности и инициалов). Эта часть телеграммы отделяется чертой, так как в нее входят тарифные слова, подлежащие оплате и передаче по телеграфу.
Телекс - обобщенное название различных по содержания документов, выделяемых связи с особым способом передачи - по абонентской телексной сети.
Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды текстов, как в телеграммах. Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуации - точек (.) и запятых (,) и различных шрифтов.
Обязательными реквизитами телексов являются: адресат, подпись, номер, наименование и адрес отправителя. Требования к оформления текста аналогичны требованиям оформлению и написанию телеграмм.
Телекс отличается от телеграмм содержанием служебного заголовка, в котором указываются информация об адресате и отправителе, а также время передачи сообщения. Вторая часть служебного заголовка - указание времени выхода на связь и дата. В некоторых случаях указывается время окончания передачи текста.
Текст телекса недолжен начинаться и заканчиваться цифрами.
В текстах телекса не используются сложные, многословные предложения характерные для деловых писем; выбираются наиболее короткие слова; предпочтение отдается нейтральной и конкретной лексики, употребление которой не вызывает различного толкования.
Последние сообщение телекса заканчивается знаком "++", Знак "+" в конце телекса ожидание ответа или нового сообщения.
В конце телекса могут встречаться цифры и слова, но они относятся к техническому контролю передачи текста, и они смысловой нагрузки не несут.
Оплата телекса зависит от времени, в течение которого передаются информация.
Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передаются устно по каналам телефонной связи и записывается получателем.
Обязательными реквизитами являются телефонограммы:
1) наименование организации - автора телефонограммы;
2) наименование должности и фамилии, имени и отчества сотрудника, передающего телефонограмму, и номер его телефона;
3) наименование вида документа - телефонограмма;
4) дата подписания телефонограммы;
5) регистрационный номер отправленной телефонограммы;
6) текст;
7) подпись;
8) адресат, в который входит наименование организации, куда передаются телефонограмма;
9) фамилия того сотрудника, который принял телефонограмму;
10) время принятия.
Телефонограмма составляется водном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем.
Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.
Принимаемая телефонограмма может быть записана от руки, а затем расшифрована и отпечатана. Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, освещениях, конференций и заседаниях коллегиальных органов.
Некоторые протоколы не входят в систему УСОРД и оформляются не по требованиям ГОСТ Р 6.30 2003г. (протоколы ГИБДД).
Протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии ведомств и министерств).
Протоколы могут быть трех видов:
1) краткие - записываются краткие вопросы, фамилии докладчиков и выступавших, принятые решения;
2) полные - содержат кроме вопросов решения краткую запись выступлений докладчиков и участников;
3) стенографические - весь ход заседания записывается подробно.
Протокол записывают на основе рукописных, стенографических, магнитофонных и других записей, сделанных во время заседаний делопроизводственными работниками (секретарями).
Ответственность за оформление протокола возлагается на секретаря коллегиального органа, секретаря руководителя или на секретаря выбранного на данном собрании.
Протокол оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Регистрационным индексом протокола является порядковый номер заседания, датой - дата заседания.
Заголовок к тексту протокола является название коллегиального органа и обсуждаемый вопрос, который должны согласоваться с наименованием вида документа ("протокол заседания совета директоров").
Текст документа состоит из вводной основной частей.
Вводная часть начинается с указанием председателя и секретаря заседания, а также присутствующих лиц на данном заседании. Фамилии и инициалы присутствующих перечисляются в алфавитом порядке, при необходимости указанием их должностей.
В вводной части указывают повестку дня - перечень четко сформулированных вопросов. Указывают вопросы в порядке их значимости и формулируются в именительном падеже.
Основная часть текста состоит из разделов. Они нумеруются и строятся по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ), которые печатаются от "нулевого" положения табулятора прописными буквами, после которых ставится двоеточие. На следующий строке с абзаца указывают инициалы и фамилию докладчика (если необходимо название учреждения), ставят тире, а затем в форме прямой речи излагают содержания выступления или доклада.
Аналогично оформляются разделы "ВЫСТУПИЛИ" и "РЕШИЛИ" ("ПОСТАНОВИЛИ"). Последний отделяется интервалами 2,0 - 4,0 интервалами. Текст решения печатается печатают с абзаца, подразделяют на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами и печатают каждый пункт с абзаца.
Протоколы имеют две подписи председателя и секретаря.
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий поставленные факты и события.
Акт оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Акт имеет унифицированную форму. Реквизиты оформляются в соответствие с ГОСТ Р 6.30-2003. Место и дата составления должны соответствовать месту и дате актируемого события.
Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. В водной части указывается основания акта и лица. Акт может быть составлен по указанию вышестоящий организации, руководителем своей организации или на основании распорядительного документа.
После слова "составлен" указывают наименование комиссии, должности, фамилии, имения, отчества лиц, составивших акт. Если акт составлен комиссией, первой указывается фамилия председателя, остальные в алфавитном порядке.
Кроме членов комиссии могут при составлении акта могут присутствовать другие лица, поэтому после перечисление членов комиссии пишется слово "присутствовали" и указываются в алфавитном порядке их должности, инициалы и фамилии.
К констатирующей части акта излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, в отдельных случаях выводы и предложения.
В конце текста помещаются данные о количестве оформленных экземпляров акта, места их нахождения или адресатах.
Акт подписывают все лица, участвующие в составление без указания должности.
Некоторые акты имеют гриф утверждения.
Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или высшего учреждения, руководителю структурного подразделения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Инициативная докладная записка - составляется с целью побудить адресата принять определенное решение.
Информационная докладная записка - информирует руководителя о ходе развития процесса, общий характер которого руководителю известен.
Отчетная докладная записка - должна информировать руководителя о завершение работы или о ходе выполнения указаний, планов.
Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Расположение и оформление реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003.
Внутреннюю докладную записку составляют на чистом листе бумаги, но указывают вид документа, дату, номер, места составления, заголовок к тексту, адресат.
Заголовок к тексту можно включать дату или период времени.
Текст состоит из двух частей.
В первой части излагаются факты, вызвавшие необходимость написания записки, во второй части - выводы и предложения, которые должны быть выполнены связи с изложенными фактами.
Внутренние докладные записки подписывают составитель, внешние - подписывает руководитель учреждения.
Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов, или событий.
Справки бывают личного и служебного характера. В справках личного характера описываются или подтверждаются факты или события, касающиеся конкретного лица. В справках служебного характера проводится информация по тем или иным направлениям деятельности организации..
Справка может быть внутренней и внешней. Если она выходит за пределы учреждения, то оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа.
Справка должна иметь заголовок. Служебная справка может состоять из нескольких разделов, оформляется в виде таблицы, имеет пояснения и ссылки. Подписывает служебную справку подписывает руководитель структурного подразделения.
Для личных справок используют трафаретные тесты. Текст такой справки указывается в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица. Не следует загромождать текст с указанием организации. Для этой цели необходим использовать реквизит 15 "Адресат". Справка личного характера должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером. При необходимости она заверяется печатью.
Заявление - это просьба о разрешение того или иного вопроса, касающегося осуществления предоставленных работнику гражданину прав на труд, отдых и т. д.
Чаще всего заявления содержат просьбы личного характера (прием на работу).
Заявление оформляется на чистом листе бумаге и подписывается составителем. Оформление реквизитов должно соответствовать ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированная форма заявления приведены в Альбоме унифицированных форм.
Сводка - это документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо вопросу.
В сводке содержится информация из различных источников по заранее установленным показателям (параметрам), связанных одной темой (сводка предложений).
Сводка не имеет унифицированной формы, но при ее оформлении придерживаются требованиям к оформлению реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003. Текст сводки приводится в табличной форме. Сводка подписывается составителем, а при направлении ее в другую организацию - руководителем или заместителями руководителя.
Заключение, отзыв - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Заключение или отзыв составляется на проекты документов, научные работы и т. п.
Заключение не имеет унифицированной формы, однако принято данный вид документа оформить следующим образом:
1) заключение оформляется на чистом листе бумаге;
2) Заголовок должен содержать указание документа или вопроса, на который составлено заключение;
3) текст состоит из двух частей: в первой части содержится краткое изложение вопроса, анализ основных положений, общая оценка документа или вопроса; во второй - излагается собственные предложения и замечания, которые приводятся по пунктам, нумеруемым арабскими цифрами;
4) заключение подписывает специалист - составитель заключения, если заключение направляется за пределы организации, то к нему составляются сопроводительное письмо за подписью руководителя организации.
Перечень, список, номенклатура - документы, содержащие систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или других одноименных понятий, составленных в целях распространения на них определенных норм и требований.
Они могу оформляться на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.
Документы подписываются руководителем организации, их составителями, утверждаются вышестоящий организацией или головной организации в той отрасли (области деятельности), к которой относится содержание документа.
Текст таких документов приводится в табличной форме.
Порядок и форма составления перечней, номенклатур дел регламентируется ведомственными нормативными документами, методическими рекомендациями, инструкциями.
