Распорядительные документы необходимы для того, чтобы регулировать деятельность, с помощью которой осуществляется функций и задач, независимо от характера и содержания организации, ее организационно-правовой формы и других задач.
С помощью организационных документов совершается организационная структура организации, содержание, способы и средства осуществления основной деятельности, обеспечение организации всеми видами ресурсами.
К распределительным документам относят: постановление; решение;; приказ; распоряжение; указание.
Распорядительные документы содержат юридически властные предписания субъектов исполнительной власти, адресатами которых являются конкретные организации, структурные подразделения, должностные лица или работники.
Правовой акт - документ, содержащий подзаконное официальное решение, принятое органами исполнительной власти или должностным лицом в односторонне-властном порядке и с соблюдением установленной процедуры по тому или иному вопросу, отнесенному к его компетенции, облеченное в предусмотренную законом форму и порождающее юридические последствия.
Распорядительные документы делятся на две группы.
К первой группе относят документы, создаваемые в условиях коллегиальности (собрании). К ним относят: постановление, решения.
Ко второй группе относят документы, создаваемые в условиях единолично принятия решений должностным лицом руководителем организации, а в отдельных случаях руководителями других уровней - заместителя, руководителей структурных подразделений в пределах их компетенции. К таким документам относят: приказ; распоряжение; указание.
В условиях единоначиналия право принятия решения по любому вопросу управления принадлежит руководителю организации, что увеличивает оперативность управления и персональную ответственность за принятые отношения.
Сфера деятельности распорядительных документов различна и они делятся на правовые акты, действующие:
1) на федеральном уровне - акты, издаваемые Президентом РФ, Правительством РФ, органами исполнительной власти;
2) на уровне субъектов РФ - краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт- Петербурга, автономных областей и округов, а так же их территориальных образований;
3) в пределах отрасли (издаются отраслевыми органами федеральной исполнительной власти);
4) в пределах отдельной организации, учреждения, предприятия, фирмы.
Распорядительные документы относятся к категории ведомственных нормативных актов. Их можно разделить на три группы:
1) акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан РФ;
2) акты межведомственного характера;
3) акты, регулирующие отношение органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями, предприятиями.
Оформление данных правовых актов регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003, а подготовка их осуществляется в соответствие с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральным органов исполнительной власти и государственной власти, утвержденными постановлениями Правительства РФ от 13 августа 1997 г. № 1003.
Распорядительные документы могут быть документами длительного действия и действовать до их отмены новым распорядительным документом.
Любой распорядительный документ, за исключением совместного, оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида. Особенностью оформления распорядительных документов является структура текста. Текст состоит из двух частей - вводной (констатирующей) и распорядительной. Основанием для распорядительного документа может быть необходимость:
1) организации исполнение принятых законодательных, нормативно-правовых актов и иных поручений вышестоящих органов;
2) основанием собственной деятельности в соответствие с наделенными функциями и задачами.
В первом случае вводная часть текста распорядительного документа начинается словами "Во исполнение..." и далее проводится наименование вида документа с указанием автора, заголовка, даты, регистрационного номера., например:
Во исполнение постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 года № 1268 "Об упорядочении изготовления. использования, хранение и уничтожение печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РФ.
Во втором случае в водной части излагаются цели и мотивы (основания) для издания распределительного документа по инициативе организации.
Вводную часть можно опустить, если распределительная часть не нуждается в обосновании.
Вводная часть оканчивается определенным глаголом, которые печатается от нулевого положения табулятора прописными буквами, без кавычек, затем предоставляется двоеточие и через двойной интервал с красной строки оформляется распределительная часть.
В распределительных документах используется форма изложения текста от первого лица единственного числа и вводная часть отделяется от распределительной глаголами "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ".
В распределительных документах используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа и вводная часть отделяется от распределительной глаголами "ПОСТАНОВЛЯЕТ", "РЕШИЛ".
В совместных распределительных документах используется форма изложения текста от первого лица множественного числа и вводная часть отделяется от распорядительной глаголами "ПРИКАЗЫВАЕМ", "РЕШИЛИ".
Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Каждый пункт распорядительного документа должен содержать следующую информацию: предписываемое действие, сроки исполнения, исполнители.
В заключение распорядительная часть указывается, какие распорядительные документы, изданные ранее, отменяются.
В последнем пункте распорядительной части указывается кто осуществляет контроль за исполнением распорядительного документа.
Распорядительный документ имеет одну подпись.
Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующие на основе коллегиальности, а также предоставленными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящие перед данными органами, и установление стабильных правил и норм.
Постановления оформляются в соответствие с ГОСТ Р6,30-2003, а юридические основаниями для их издания могут быть законы РФ, постановления Совета Федерации, Государственной Думы, Правительства РФ и другие нормативные правовые акты для постановлений федеральных органов исполнительной власти или необходимость осуществления собственной или распорядительной деятельности, а также необходимость правового регулирования работы собственного аппарата управления.
Структура текста постановления включает две части:
Вводная часть текста может содержать ссылки на законы и ранее изданные постановления или другие нормативные правовые акты. Иногда постановления не нуждаются в вводной части и его текст начинается непосредственно с указанием органа и ключевого слова (глагола).
Распорядительная часть текста строится также по стандартной для всех распорядительных документов по схеме, т е по пунктам.
Отметка о наличии таких приложений должна приводиться в таком пункте постановления и сразу же по после окончание текста данного пункта.
Постановление на общем бланке с указанием вида документа - "постановление". Дата постановления - это дата заседания коллегиального органа.
Постановление коллегии министерства имеет две подписи: руководителя коллегиального органа и ответственного секретаря.
Постановления Правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и опубликования.
Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Решения действуют на основе коллегиальности и единоличного принятия решений.
Решение оформляется соблюдением всех требований к оформлению распределительных документов, за тем исключением, что ключевым словом, отделяющим вводную часть текста от распорядительной, является глагол "РЕШИЛ", "РЕШИЛА", "РЕШИЛИ".
Совместные решения оформляются на чистом листе бумаги. В заголовочной части этих документов указываются полное наименование всех организаций. Регистрационный номер, присвоенные всеми организациями, которые разделяются косой чертой. В таких документах используются форма приложения текста от первого лица множественного числа: "ПРИКАЗЫВАЕМ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ". Подписи на совместных документах располагаются на одном уровне, т е первая подпись от нулевого табулятора, вторая - от 5го положения, причем наименование должностных лиц приводится в полной форме. Остальные реквизиты оформляются так как и в других распорядительных документах.
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначального принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и лиц.
Приказы по содержанию и способам оформления бывают двух видов:
1) по основной деятельности;
2) по личному составу.
Приказы по основной деятельности регулируют:
1) деятельность самой организации по вопросам ее создания, реорганизации, ликвидации, ее структурных подразделений, коллегиальных органов и порядок их работы;
2) организационно-правовое положение сотрудников;
3) порядок финансирования, материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационную и документальную деятельность, социальные вопросы, а также порядок осуществления специальных для каждой организации видов деятельности.
В вводной части приказ по основной деятельности могут быть:
1) ссылка на законодательный или правовой акт вышестоящий организации или правовой акт, изданный ранее данной организацией;
2) ссылка на ранее изданный правовой акт, если вновь издаваемый правовой акт дополняет, изменяет, или отменяет его;
3) цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие основой для издания приказа;
В приказах по основной деятельности вводная часть почти всегда отсутствует, однако бывают случаи, когда предписываемые действия не нуждаются в разъяснение и обосновании, и вводная часть опускается.
Приказ подписывает руководитель организации, и он вступает в силу с момента его подписания и регистрации, если в тексте не оговорены другие сроки.
Если руководитель находится в отпуске, приказ подписывает его заместитель.
Приказы по личному составу регистрируют прием, перевод, перемещение, увольнение работника, предоставление всех видов отпусков, присвоение или утверждение разрядов, вынесение и снятие взысканий.
Специфика данного вида документа заключается в том, что:
1) из оформление регламентировано требованиями двух действующих в стране унифицированных систем документации: Унифицированные системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) и Унифицированной системы первичной учетной документации (УПРУД), в рамках которой утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты;
2) содержание текста приказов по личному составу должно соответствовать ТК РФ.
Требования к оформлению документов изложены в ГОСТ Р 6-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распределительной документации. Требования к оформлению документов".
Если приказ по личному составу оформляется по УСОРД, то он оформляется на общем бланке организации с указанием полного наименования организации, а также сокращенного наименования, если оно имеется у организации, вида документов (ПРИКАЗ), даты составления, регистрационного номера, место составления.
Номер и дата приказа проставляется при регистрации после его подписания.
Система индексации приказов создаются в каждой кадровой службе и зависит от принятых в организации правил регистрации и существующего порядка формирования приказов по личному составу в дела, наличия хранения документов в электронной форме.
Заголовок приказа должен отвечать на вопрос "о чем?".
В тексте приказа по личному составу, за исключением приказов о поощрениях или дисциплинарных взысканиях, отсутствуют вводная часть, а распорядительная часть приказа начинается либо со слова, обозначающего конкретное действие. Данные слова в приказах пишутся прописными буквами и без кавычек.
После текста каждого пункта приказа в новой строки без абзаца должно быть напечатано слово "Основание:"(без кавычек и с прописной буквы) и перечислены все документы, послужившие основаниями для издания данного приказа. Недопустимо вместо документов давать ссылке на соответствующие статьи ТК РФ. При указание соответствующего документа в "Основании" всегда должны быть перечислены:
1) наименование вида документа;
2) автор документа;
3) дата и регистрационный номер;
4) заголовок документа (при необходимости).
Визы согласования на приказах по личному составу проставляются до подписания приказа на обратной стороне последнего листа подлинника документа.
Приказ подписывается руководителем, а ниже его подписи - на лицевой стороне приказа - предоставляется отметка об ознакомление лиц, указанных лиц, с приказом. Сотрудники предоставляют личную подпись и дату, расшифровка подписи необязательна.
Руководитель подписывает только первый экземпляр приказа, который и будет являться подлинником.
Приказы по личному составу могут оформляться также и по требованию УСПУД. Документы, входящие в данную систему включены и в ОКУД (класс 030000).
Постановление Государственного комитета РФ по статистике от 5 января 2004 г. №1 "Об учреждение унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" были введены формы первичной учетной документации, в том числе по личному составу:
1) форма № Т-1 "Приказ о приеме работника на работу";
2) форма № Т-2 "Приказ о приеме работников на работу";
3) форма № Т-5 "Приказ о переводе работника на другую работу";
4) форма № Т-5а "Приказ о переводе работников на другую работу";
5) форма № Т-6 "Приказ о предоставление работнику отпуска";
6) форма № Т-6а "Приказ о предоставление работникам отпуска";
7) форма № Т-8 "Приказ о прекращении действия трудового договора с работником";
8) форма № Т-8а "Приказ о прекращение действий трудового договора с работниками";
9) форма № Т-9 "Приказ о направление работника в командировку";
10) форма № Т-9а "Приказ о направление работников в командировку";
11) форма № Т-11 "Приказ о поощрении работника";
12) форма № Т-11а "Приказ о поощрении работников".
Указанные унифицированные формы приказов распространяются на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ.
В соответствие с порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20 "Об учреждение порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации" в эти формы (кроме кассовых операций) организация может вносить дополнительные реквизиты. Данные реквизиты остаются не измены. Удаление отдельных реквизитов из унифицированной формы не допускается.
Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующими организационно-распорядительными документами организации (приказами, распоряжениями).
Форматы бланков являются рекомендуемыми и могут изменяться.
Унифицированные формы приказов по личному составу в УСПУД построены в анкетной или табличной форме. Анкетная форма приказа предназначена для составления приказа на одного работника и только по одному основанию. Табличная форма приказа предназначена для составления приказа на нескольких работников, но только по одному основанию.
Заголовочная часть каждого приказа содержит название организации и ее код в ОКПО, название вида документа, его код в ОКУД, регистрационный номер и дату приказа, распорядительное действие и его продолжительность.
Содержательная часть текста приказа содержит следующие данные:
1) фамилию, имя, отчество, табельный номер работника (работников);
2) наименование структурного подразделения;
3) наименование профессии (должности);
4) разряда;
5) класса (категории) квалификации;
6) условия приема на работу (перевод);
7) характер работы;
8) условия оплаты труда;
9) информацию об испытательном сроке (в приказе о приеме).
В конце приказа в трафаретной форме проведены подпись руководителя, а после подписи - отметка об ознакомление работника с приказом.
Визы также предоставляются на оборотной стороне листа подлинника приказа.
Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов.
Распоряжения издают: Президент РФ, Председатель Правительства РФ, председатели правительств субъектов РФ, другие руководители органов управления по оперативным вопросам, не требующим коллегиального обсуждения.
Особенностью оформления данного вида распорядительного документа является наличие реквизита 15 "Адресат", который отсутствуют на приказах, постановлениях и решениях.
Текст реквизита также состоит из двух частей - вводной и распорядительной, причем вторя часть отделяется словом "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ".
Распоряжение имеет одну подпись - руководителя или заместителя.
Указание - правой акт, издаваемый органом государственной управления преимущественно по вопросам вопросом информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.
