Создание базы данных Access
- Загрузить на выполнение базу данных Access.
- Создать в своей папке новую базу данных и присвоить ей имя Клиника.mdb.
- Познакомиться со структурой основного окна базы данных. Отметить следующие элементы:
Ярлыки объектов (Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы и Модули);
Кнопки управления объектами (Открыть, Конструктор, Создать).
- Назначение объектов:
Таблицы – объект для хранения данных. База данных может содержать несколько таблиц, таблицы могут быть связаны между собой для организации эффективного хранения информации.
Запросы – объект, с помощью которого осуществляется выборка из таблиц необходимых данных.
Формы – позволяют реализовывать 2 функции:
Служат для представления данных в удобном для просмотра и анализа виде;
Являются основой для программного управления базой данных. Позволяют встраивать элементы управления (текстовые поля, кнопки, флажки и т.п.) и использовать программную поддержку на языке Visual Basic.
Отчеты – объект, позволяющий готовить отобранные из базы данные для вывода на принтер с широким набором возможностей, включая построение диаграмм и графиков.
Макросы – объект, позволяющий управлять базой данных с помощью последовательности команд. В простых случаях заменяет программирование.
Модули – программы на языке Visual Basic for Applications (VBA), управляющие работой базы данных.
- Кнопки управления объектами:
Открыть – открывает объект для работы;
Конструктор – открывает объект в режиме конструктора, что дает возможность вносить изменения в его структуру;
Создать – открывает конструктор для создания нового объекта.
Создание таблиц
- Переключиться на вкладку Таблица.
- Двойной щелчок по пиктограмме Создание таблицы в режиме конструктора, находящейся на рабочей области Вашей базы данных. При этом откроется конструктор таблиц, который служит для создания табличной структуры. Он имеет вид таблицы, состоящей из 3 столбцов:
Имя поля – название столбца таблицы (в названиях полей нельзя использовать следующие символы: !,., двойные кавычки, нельзя в начале названия ставить пробел);
Тип данных, которые должны заноситься в данное поле;
Комментарий – необязательное поле, в котором может располагаться поясняющий текст к данному столбцу таблицы. При работе с таблицей комментарий выводится в строке состояния.
- Типы данных, поддерживаемых Access:
Текст – текстовые данные размером не более 255 символов.
Поле МЕМО – текстовые данные большого объема размером до 65535 символов.
Числовой – числовые данные различных форматов, основные из них:
Байт – целое положительное число в диапазоне от 0 до 255;
Целое – целое число в диапазоне от –32768 до + 32767;
Длинное целое - целое число в диапазоне
от –2 147 483 648 до +2 147 483 647;
Одинарное с плавающей точкой – число в пределах от -3.402823E38 до
-1.401298E-45 для отрицательных чисел и от
1.401298E-45 до 3.402823E38 для положительных.;
Двойное с плавающей точкой – число в пределах от
-1.79769313486231E308 до -4.94065645841247E-324 для отрицательных чисел и от 1.79769313486231E308 до 4.94065645841247E-324 для положительных.
Дата/время – специальные форматы для обозначения даты и времени. Наиболее часто используется краткий формат даты, представляемый в виде 12.09.2006 (число, месяц, год).
Денежный – формат представления денежных величин (до 15 знаков в целой части числа и 4 знака в десятичной). Обозначение используемой валюты зависит от настроек операционной системы.
Счетчик – специальный формат представления целых чисел. При вводе данных в таблицу поле счетчика заполняется автоматически (при вводе новой записи увеличивается на 1). Используется для ключевых полей.
Логический – данные этого формата могут принимать только 2 значения – Истина или Ложь (допустимые варианты Да/Нет, Вкл./Выкл.). Может использоваться, например, для характеристики заболеваемости пациента – Заболел/Не заболел, Госпитализирован/Не госпитализирован, Жив/Умер.
Поле объекта OLE – тип данных, допускающий ввод объектов из других программ, таких как изображения, рисунки, фотографии, таблицы Excel или документы других программ, поддерживающих технологию OLE (технологию взаимного обмена данными).
- Создать структуру таблицы со следующими полями (в названиях полей нельзя использовать следующие символы: !,., двойные кавычки, нельзя в начале названия ставить пробел):
№ пациента
№ карты
Ф И О
Место жительства
Дата рождения
Пол
Возраст
Скидка
Поле № пациента присвоить ему тип данных – счетчик и сделать ключевым (щелкнуть по кнопке с изображением ключа на панели инструментов либо щелкнуть на это поле правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать соответствующую опцию). (С помощью ключевых полей создаются межтабличные связи).
Дополнительные настройки числового и других форматов производятся в разделе Свойства поля в нижней части конструктора таблиц. Типы данных полей задать по смыслу содержащейся в них информации. Здесь и в последующих таблицах для полей типа Дата/Время установить краткий формат даты. Для этого в разделе Свойства поля щелкнуть по строке Формат поля и выбрать из выпадающего списка нужный формат.
Тип данных поля № карты сделать числовым и в разделе Свойства поля в нижней части конструктора таблицы установить размер Целое, а также установить Индексирование (да – совпадения не допускаются). Совпадения не допускаются, т. к. номер карты каждого пациента индивидуален, исключителен и не может повторятся в списке пациентов. Индексирование - вторичный ключ. В основном требуется индексировать поля, в которых часто осуществляется поиск, поля сортировки или поля, объединенные. Объединенные поля устанавливают связь между полем одной таблицы или запроса и полем другой таблицы или запроса, имеющим тот же тип данных и содержащие одни и те же данные на пациентов. Объединение определяет взаимосвязь поля одной таблицы с полями из других таблиц.
Тип данных поля Место жительства сделать текстовым и в разделе Свойства поля в нижней части конструктора таблицы ввести в строке значение по умолчанию название какого-либо города. (Введенное название города будет автоматически добавляться в ячейку поля при вводе новой записи, но при желании это название можно заменить на другое непосредственно в таблице).
5. Присвоить таблице имя Пациенты. Для этого закрыть конструктор таблицы,нажав на крестик. После чего появится диалоговое окно Сохранение с запросом на имя таблицы.
- Самостоятельно создать еще одну таблицу с именем Госпитализация со следующими полями:
№ госпитализации
№ карты
Дата поступления
Врач
Диагноз
Лекарство
Дата выписки
Оплата
№ госпитализации сделать ключевым полем, тип данных - счетчик
Обе таблицы будут связаны друг с другом с помощью одноименных полей № карты. Поэтому тип данных поля № карты таблицы Госпитализация сделать числовым и в разделе Свойства поля в нижней части конструктора таблицы установить целый размер, а также индексирование (да – совпадения допускаются)
Для полей типа Дата/Время установить краткий формат даты.
Тип данных поля Лекарство сделать текстовым и в разделе Свойства поля в нижней части конструктора таблицы установить индексирование (да – совпадения допускаются.), т. к. разным пациентам может быть установлено лечение одним и тем же лекарственным препаратом.
Тип данных поля Оплата сделать денежным.
- Самостоятельно создать еще третью таблицу с именем Препараты со следующими полями:
№ препарата
Лекарство (не забыть про индексирование, т.к. по этому полю будет проводиться связь. И т. к. названия лекарств не повторяются, то и совпадения не допускаются).
Стоимость
Внимательно и аккуратно определить тип данных и свойства для полей таблицы.
Создание межтабличных связей
Связь между таблицами необходима для того, чтобы иметь доступ ко всей информации, введенной в разные таблицы. В большинстве случаев связывают поле одной таблицы с соответствующим ему полем (часто имеющим одно и то же имя) второй таблицы. (Например: поле № карты в таблице Пациенты и № карты в таблице Госпитализация)
- Закрыть все таблицы. Если по неосторожности оказалась закрытой база данных, то открыть пункт меню Файл и в нижнем разделе меню в списке недавно открывавшихся файлов выбрать пункт с именем вашей базы.
- Вывести на экран окно Схемы данных (Сервис/Схемаданных или кнопка на панели инструментов, на которой изображены 3 соединенные между собой прямоугольника). При этом на экране появится окно схемы данных, на которое наложено окно добавления таблицы.
- Добавить три таблицы и закрыть окно добавления. (Таблицы добавляются либо двойным щелчком по названию таблицы либо после выделения названия щелчок по кнопке «добавить»).
- Выделить поле № карты из таблицы Пациенты и буксировкой наложить его на поле № карты в таблице Госпитализация. В результате должно появиться диалоговое окно настройки межтабличной связи.
- Поставить флажок Сохранение целостности данных, убедиться в том, что создается связь типа Один-ко-многим. Щелкнуть по кнопке ОК.
- После закрытия окна настройки на схеме данных должна появиться связь в виде линии, соединяющей задействованные поля двух таблиц. На стороне один должна стоять 1, на стороне многие должен стоять знак бесконечности.
7. Аналогично создать связь между таблицами Госпитализация и Препараты по полю Лекарство.
Связь Один-ко-многим означает, что одной записи в таблице Пациенты может соответствовать несколько записей в таблице Госпитализация. Это отражает тот факт, что один пациент может быть госпитализирован несколько раз.
