Введение
Современные сервисные пакеты прикладных программ (ППП) Microsoft Office являются мощным программным средством, с помощью которых можно создавать профессионально подготовленные документы для любой деятельности. ППП обладают широкими возможностями, развитым набором функций и позволяют решать самые различные задачи компьютерных технологий. Каждая прикладная программа чаще всего рассчитана на конкретный объект обработки, разработана специально для ОС Windows и называется приложениями Windows. На пути освоения и внедрения их в практику повседневной работы имеются определённые трудности. Главные из них – сложность и трудоёмкость изучения и освоения ППП, которые подтверждаются объёмными учебными пособиями и руководствами, наводящими страх, даже, на достаточно искушённых пользователей. В то же время известно, что большинство пользователей (ППП) используют в своей работе не более 20-30% их возможностей.
Такое положение привело к мысли разработать и составить практическое руководство, в котором процесс освоения студентами ППП выполняется непосредственно на конкретных задачах (и примерах), с приобретением им некоторого навыка. Настоящее руководство по выполнению практических работ с использованием ППП (MS Word, MS Excel, MS Access, MS Power Point) выгодно отличается от изданной ранее литературы:
во-первых, значительным количеством примеров применения ППП;
во-вторых, ярко выраженной практической направленностью, позволяющей даже неподготовленному пользователю приобрести основные навыки работы при выполнении предлагаемых в практикуме примеров.
Применение настоящего практикума по использованию ППП позволит:
- сформировать у студента определённый объём знаний о прикладной направленности ППП к конкретной задаче;
- приобрести студентам основные навыки практической работы с клавиатурой ПК при выполнении практических работ в Microsoft Office;
- свести к минимуму время, которое надо было затратить преподавателю на объяснение и формулировку конкретных примеров выполнения практических работ и больше внимания уделять индивидуальной работе с обучающимися.
Практическое приобретение навыка работы с ППП (Microsoft Office) позволит студенту самостоятельно выполнять профессиональные задачи.
Общие сведения о пакете программ Microsoft Office
Набор офисных программ для персональных компьютеров (Microsoft Office) в настоящее время является наиболее популярным программным продуктом. Он используется практически на всех предприятиях и в организациях, благодаря широкому спектру приложений и средств, необходимых пользователю для решения широкого круга задач.
Текстовый редактор Word
Word является универсальным текстовым процессором, позволяющим:
- создавать любой текстовый документ и качественно оформлять его;
- формировать таблицы и обрабатывать данные в них;
- вставлять в таблицы (документ) простейшие формулы, а так же объекты (графики, диаграммы) из других приложений;
- открывать и сохранять документы различных фрагментов;
- выполнять несложные рисунки, схемы.
Использование заранее создаваемых в Word документов (таблиц, рисунков), разработанных на основе бланков, существенно повышает эффективность труда.
Электронные таблицы Excel
Excel является универсальным средством для автоматизации вычисления данных, представленных в виде таблиц.
Электронная таблица имеет вид матрицы и состоит из строк и столбцов. В ячейках могут быть размещены тексты, числа и математические формулы, что позволяет использовать таблицу в качестве калькулятора.
Excel имеет обширный набор встроенных функций – математических, финансовых над текстовыми строками, функций управления данными, что делает его незаменимым при обработке экономической информации.
Макеты разрабатываемых в Excel документов создаются на основе типовых форм, является обязательным условием.
Управление базой данных в Access
MS Access – представляет пакет программ, посредством которого реализуется централизованная система управления базами данных (СУБД) и эффективный доступ пользователей к содержащимся в базах данным (БД). Современные БД характеризуются упорядоченной совокупностью, определённым образом организованных (по различным признакам) взаимосвязанных таблиц, с огромным объёмом хранящихся вместе данных. Задачей БД является: формирование, хранение, обновление, манипулирование и воспроизведение данных самого разнообразного назначения и структуры.
Современная технология работы с БД предусматривает автоматизированный доступ пользователей к ней с помощью специального программного инструментария – СУБД. СУБД основано на использовании иерархической, сетевой или реляционной модели (или на комбинации моделей) данных. Реляционная модель данных характеризуется простой структурой данных в виде совокупности отдельных, взаимосвязанных (по ключевым полям) двумерных таблиц.
Наличие развитых диалоговых средств и языка запросов в MS Access делает СУБД удобным средством для пользователя:
- в задании (описания) структуры БД;
- в конструировании экранных форм, предназначенных для ввода данных, просмотра и их обработки в диалоговом режиме;
- в использовании языковых средств, языка запросов – SQL, которые используются для реализации нестандартных алгоритмов обработки данных по установленному образцу;
- в создании запросов для выборки данных при заданных условиях выполнения операций по их обработке;
- в создании отчётов из БД для вывода на экран (печать) результатов обработки в удобном для пользователя виде.
