Лабораторная работа 3
Тема. Обработка данных в электронных таблицах MS Excel.
Работа со списками (базами данных)
Когда данные становятся списками
В процессе обработки информации с помощью компьютера важное место занимают базы данных.
В Excel в качестве базы данных используется список, который представляет собой совокупность строк рабочего листа, содержащих однотипные данные, например, дату, названия фирм, фамилии менеджеров и т.д., рис.3.1.
Для такого списка выделяется фиксированная область обычной таблицы. Каждая строка этого списка называется записью, а каждый столбец – полем.
Данные в столбцах (полях) должны быть одного типа и каждое поле имеет свое уникальное имя.
Таким образом, база данных является множеством записей, состоящих из полей данных.
Ввод данных, создание структуры данных
Создание рабочего листа базы данных
В качестве примера построим базу, содержащую данные о продажах фирмы «Прометей», осуществленных разными менеджерами за 1-ый квартал 2011 г., а затем рассмотрим, как извлекать из нее нужную информацию и представлять ее графически.
Оформите рабочий лист так, как показано на рис. 3.1. Для этого выполните следующие действия.
1. Возьмите чистый рабочий лист Excel, назовите его Продажи.
2. Данные ячеек D2:E2 и данные поля Сумма, руб являются расчетными, заполним их позже.
3. В ячейки А1, А2 введите текст и отформатируйте его, как показано на рис. 3.1.
4. Значения курса у.е. наберите в отдельных ячейках С4:С6.
5. Создайте структуру базы, или проще говоря, введите имена полей (столбцов).
Рис. 3.1. Рабочий лист Продажи.
6. Заполните базу данных. Построчно поле за полем (Дата, Кому, Менеджер, Сумма,у.е) введите записи в таблицу. Надо иметь в виду, что при вводе повторяющихся данных Excel предлагает подстановку ранее введенных данных по первым символам.
2.2. Ввод данных с помощью Формы
В MS Excel предусмотрена возможность вводить данные с помощью Формы. Это удобно использовать, если вы работаете с таблицей, состоящей из большого количества столбцов. Использование Формы в Excel позволяет вам видеть названия всех столбцов и осуществлять удобный ввод новых данных. В форме данных можно добавлять, изменять, удалять записи и проводить их поиск.
Для удобства работы выведите значок создания Формы на панель быстрого доступа (рис.3.2).
Для этого необходимо: выберите кнопку Office\Параметры Excel\Настройка\Все команды\Форма и нажмите кнопку Добавить.
Рис.3.2. Установка значка создания Форма на панель быстрого доступа.
После того, как вы уже создали структуру базы в п.п. 2.1 продолжим ввод и корректировку данных с помощью Формы.
Теперь настало время вызвать Форму и выполнить следующие действия:
1. Щелкните по любой ячейке таблицы. Это нужно сделать для того, чтобы Excel сам определил, где находится наша таблица (база).
2. Щелкните по значку 
в строке быстрого доступа, у вас откроется Форма с названиями столбцов и данные 1-ой строки базы (рис.3.3).
3. Для ввода следующей порции информации щелкните по кнопке «Добавить».
4. Заполняйте форму данными, переходя от поля к полю с помощью клавиши Tab.
5. Заполнив все поля одной записи, щелкните по кнопке «Добавить».
6. Закончив ввод всех данных (всех строк), щелкните по кнопке «Закрыть».
Рис.3.3. Окно Формы
Обратите внимание: название Формы совпадает с названием листа MS Excel – Лист 1 (см. Заголовок формы). Ей можно дать свое название, переименовав текущий лист, например, «Справочник организаций».
