Создание промежуточных итогов.

Научившись создавать отфильтрованные списки, хотелось бы видеть суммы промежуточных итогов для этих отфильтрованных записей.

Для работы с данными, содержащимися в отфильтрованных списках, используется функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ (категория «Математические»), которая игнорирует все скрытые записи и поля базы данных.

Формат функции: ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(<число>;<диапазон>)

где <число> - определяет тип вычислений (1–усреднение; 4 и 5–определение минимума и максимума; 9–суммирование);

<диапазон> -определяет диапазон ячеек, над которыми будут выполнены вычисления.

Промежуточные итоги покажите в ячейках D3:E3, рис.3. Для этого выполните следующие действия:

1. в ячейку D3, используя Мастер функций, введите функцию ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ;

2. в появившемся окне функции сделайте следующие установки;

· в поле Номер_функции введите 9 (суммирование)

· в поле Ссылка1 введите диапазон ячеек D9:D100, используя для этого однострочное поле ввода окна функции, щелкните по кнопке ОК; (ввести значение D100 требуется на случай, если в базу данных добавятся новые записи)

3. по завершении ввода функции установите формат «у.е.».

Если вы все сделали правильно, в ячейке D3 будет записана формула: = ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ(9; D9:D100 )

Аналогично в ячейке Е3 получим данные в “рублевом ” эквиваленте. А можно и проще – скопируйте введенную формулу из ячейки D3 в ячейку E3.

Рис. 3.5. Установка промежуточных итогов.

Пока фильтрация не выполнена, результаты в ячейках D3, Е3 равны общей сумме продаж в ячейках D2:E2 соответственно в «у.е.» и рублях.

Предположим, что нам нужно определить общую сумму продаж, выполненных менеджером Ивановым И.И. Произведя фильтрацию в поле Менеджер и указав Иванов И.И., в базе данных отобразятся только записи, касающиеся менеджера Иванова И.И. Остальные строки будут скрыты, рис.3.6.

В ячейках D3, Е3 появятся суммы промежуточных итогов, равных общей сумме продаж менеджера Иванова И.И. в «у.е.» и руб. соответственно.

Рис. 3.6. Список, отфильтрованный по «Менеджер Иванов И.И.»

Аналогично вы можете определить когда, кто и на какую сумму осуществил продажи и в какой фирме. Для этого сделайте автофильтрацию по полю Кому или Сумма,руб. и выберите интересующую вас информацию.

Выборка из базы данных

Структура выборки

Работать с автофильтром легко и просто, но если требуется постоянно видеть отфильтрованный список, то удобнее сделать выборку из базы данных, которая будет автоматически «перевычисляться» при добавлении новой информации.

Для создания такой выборки будем использовать функцию БДСУММ для работы с базами данных (категория «Работа с базами данных»). Эта функция выполняет операции выборочно, т.е. только с данными, соответствующими заданным критериям.

Формат функции:

БДСУММ(<база данных>;<имя поля>;<критерий выбора>)

<база данных> -диапазон ячеек базы данных (в нашем случае – А8:Е100);

<имя поля> -определяетполебазы данных, над которым выполняется операция. Параметр <имя поле> задается как текст с названием поля в двойных кавычках или как номер столбца. При этом надо помнить, что первый столбец диапазона базы данных имеет номер 1;

<критерий> -ссылка надиапазон ячеек, задающих критерий выбора строк в базе данных. Чтобы задать условия отбора для отдельного поля, например для поля «Менеджер», введите условия в ячейки, расположенные в смежных строках.

Пример 3.1. Подготовить информацию об объемах продаж, каждого менеджера за 1-ый квартал, чтобы иметь возможность сравнивать результаты их работы. Создаваемая выборка будет иметь вид, как показано на рис.3.7.

Рис. 3.7.

1. Выберите для этого новый лист. Назовите его Менеджеры. Заполните диапазон ячеек А1:С4.

2. Далее в ячейку А5 введите формулу для вычисления суммы продаж Иванова И.И.. Для этого активизируйте ячейку А5 и с помощью Мастера функций выберите функцию БДСУММ (из категории Работа с базой данных). В появившемся окне функции задайте параметры:

· в поле База_данных -введите диапазон ячеек А8:Е100 листа Продажи и заморозьте с помощью клавиши F4;

· в поле Поле - введите текст Сумма,у.е. («Сумма,у.е.» вводится без пробелов, как соответствующее поле на листе «Калькуляция»);

· в поле Критерий – введите диапазон ячеек А3:А4 листа Менеджеры (это блок критериев);

· нажмите кнопку ОК.

Таким образом, в ячейке А5 записана формула:

А5= БДСУММ(Продажи! $A$8:$E$100;"Сумма,у.е.";A3:A4)

Если вы все проделали правильно, то в ячейке А5 запишется результат всех продаж менеджера Иванова И.И. Скопируйте формулу из ячейки А5 в ячейки В5, С5. Созданная выборка имеет вид, как показано на рис. 3.7.

Теперь добавьте новые записи в базу данных на листе Продажи и посмотрите, как будет меняться выборка на листе Менеджеры, как будут меняться общие и промежуточные итоги на листе Продажи.

Применяя описанный выше способ, вы можете создавать любые выборки из базы данных.

Контрольное задание 1. Добавить новые записи в базу данных, ввести изменения о продажах на листе Продажи и проанализировать изменения на листе Менеджеры.