Главным документом, определяющим взаимоотношения между собственниками негосударственной части Архивного фонда РФ и Государственной архивной службой РФ, является договор. В нем оговариваются следующие основные условия:
ü предмет договора:
• собственник безвозмездно передает, а госархив принимает на постоянное государственное хранение документы, образовавшиеся в процессе деятельности собственника, имеющие историческое, научное, социально-культурное значение;
• собственник сохраняет за собой авторское право на переданные документы, учитываемое при публикации, экспонировании, копировании, выдаче документов исследователям;
• стороны договариваются не передавать своих прав и обязательств третьей стороне без их письменного согласия;
ü порядок реализации договора:
• отбор на госхранение документов собственника осуществляется госархивом по согласованию с собственником;
• отбор и передача документов производятся ежегодно в согласованные с собственником сроки;
• подготовка документов собственника к передаче на госхранение, включая их отбор, научно-техническую обработку, описание, осуществляется госархивом на платных условиях в соответствии с заключаемым с собственником отдельным договором;
• описи документов постоянного хранения и по личному составу представляются на одобрение экспертной комиссии собственника, после чего направляются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии госархива;
• документы, включенные в утвержденную госархивом опись, ставятся на государственный учет;
• передача документов собственника в госархив производится по описи, утвержденной экспертно-проверочной комиссией госархива, по истечении срока, указанного в договоре, и оформляется актом приема-передачи дел;
ü собственник обязуется:
• в согласованные сроки представить госархиву для экспертизы ценности и отбора полный комплекс документов, образовавшихся в его деятельности за соответствующий период, кроме документов, составляющих коммерческую тайну, а в дальнейшем передавать в госархив все отобранные на постоянное хранение документы по описи в подлинниках или заверенных копиях не позднее оговоренного срока после утверждения описи;
• оплатить работу госархива по отбору, обработке, описанию документов;
• в случае самоликвидации или ликвидации собственника обеспечить концентрацию и передачу в госархив всех оставшихся документов;
• при проведении реорганизации, перерегистрации, изменении названия собственника преемственно продолжить передачу отобранных на постоянное хранение документов в соответствии с договором;
• разрешить госархиву организовать использование переданных на госхранение документов в научных, исследовательских, информационных и иных общественно значимых целях;
ü госархив обязуется:
• принять в согласованные сторонами сроки документы собственника на постоянное госхранение по акту с приложением описи на основе договора, обеспечить полную их сохранность и организацию работы с ними в соответствии с правилами работы государственных архивов;
• проводить отбор, обработку, описание документов собственника на основании договора, по окончании обработки документов передать собственнику один экземпляр утвержденной описи дел постоянного хранения и акт о выделении документов к уничтожению;
• принять меры для организации Использования переданных документов в научных, информационных, иных общественно значимых целях через читальный зал госархива, публикацию, экспонирование документов;
• оказывать собственнику безвозмездные консультации по вопросам организации документов в делопроизводстве и подготовки их для архивного хранения;
• обеспечить приоритетное пользование собственником переданными им документами, включая право на первую публикацию;
• предоставлять собственнику по его просьбе ксерокопии переданных на госхранение документов с учетом технических и финансовых возможностей госархива;
• при ликвидации собственника, в случае отсутствия правопреемника, госархив берет на себя обязательство принять на госхранение образовавшиеся в его деятельности документы постоянного и долговременного срока хранения;
ü ответственность сторон:
• невыполнение сторонами обязательств договора служит основанием для его расторжения, при этом документы, переданные собственником госархиву до момента расторжения договора, возврату не подлежат;
• за утрату документов Архивного фонда РФ, включенных в опись, утвержденную экспертно-проверочной комиссией госархива, собственник несет ответственность вплоть до уголовной;
• за утерю или утрату, нанесение физического ущерба переданным документам, нарушение установленных договором условий использования документов госархив несет ответственность вплоть до уголовной.
Сохранение архивов негосударственных учреждений, организаций, предприятий, архивов частных лиц, имеющих научное и практическое значение, является одной из глобальных задач Росархива. Поэтому работа с такими фондообразователями является одним из главных направлений работы архивов, всей архивной службы.
Список литературы
1. Сборник законодательных и нормативных правовых актов") об архивном деле. М., 2002.
2. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98. М., 1998.
3. Основные правила, работы государственных архивов Российской Федерации. М., 2002.
4. Основные правила работы архивов организаций. М., 2003.
5. Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами. М., 1980.
6. Основные правила работы с кинофотофонодокументами и видеофонограммами в ведомственных архивах. М., 1989.
7. Основные правила работы с научно-технической документацией в государственных архивах. М., 1985.
8. Михайлов О.А. Электронные документы в архивах. М., 2000.
9. Архив фирмы. М., 1997.
10. Афанасьева Л.П. Примерная программа дисциплины "Архивоведение". М., 1999.
11. Маяковский И.Л. Очерки по истории архивного дела в СССР. М., 1960.
12. Хорхордина Т.И. История Отечества и архивы. М., 1994.
13. Крайская З.В. Челлини Э.В. Архивоведение. М., 1996.
14. Алексеева Е.В. Афанасьева Л.П. Бурова Е.М. Архивоведение. М., 2002.
15. Павлюк Л.В. Киселева Т.Н. Воробьев НИ. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. М.-СПб., 2001.
