Договор между собственниками негосударственной части Архивного фонда РФ и Государственной архивной службой РФ.

Главным документом, определяющим взаимоотношения между собственниками негосударственной части Архивного фонда РФ и Государственной архивной службой РФ, является договор. В нем оговариваются следующие основные условия:

ü предмет договора:

• собственник безвозмездно передает, а госархив принимает на постоянное государственное хранение документы, образо­вавшиеся в процессе деятельности собственника, имеющие историческое, научное, социально-культурное значение;

• собственник сохраняет за собой авторское право на пере­данные документы, учитываемое при публикации, экспони­ровании, копировании, выдаче документов исследователям;

• стороны договариваются не передавать своих прав и обяза­тельств третьей стороне без их письменного согласия;

ü порядок реализации договора:

• отбор на госхранение документов собственника осуществляет­ся госархивом по согласованию с собственником;

• отбор и передача документов производятся ежегодно в согла­сованные с собственником сроки;

• подготовка документов собственника к передаче на госхра­нение, включая их отбор, научно-техническую обработку, опи­сание, осуществляется госархивом на платных условиях в соответствии с заключаемым с собственником отдельным договором;

• описи документов постоянного хранения и по личному со­ставу представляются на одобрение экспертной комиссии собственника, после чего направляются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии госархива;

• документы, включенные в утвержденную госархивом опись, ставятся на государственный учет;

• передача документов собственника в госархив производится по описи, утвержденной экспертно-проверочной комиссией госархива, по истечении срока, указанного в договоре, и оформляется актом приема-передачи дел;

ü собственник обязуется:

• в согласованные сроки представить госархиву для эксперти­зы ценности и отбора полный комплекс документов, обра­зовавшихся в его деятельности за соответствующий период, кроме документов, составляющих коммерческую тайну, а в дальнейшем передавать в госархив все отобранные на по­стоянное хранение документы по описи в подлинниках или заверенных копиях не позднее оговоренного срока после утверждения описи;

• оплатить работу госархива по отбору, обработке, описанию документов;

• в случае самоликвидации или ликвидации собственника обес­печить концентрацию и передачу в госархив всех оставших­ся документов;

• при проведении реорганизации, перерегистрации, измене­нии названия собственника преемственно продолжить пере­дачу отобранных на постоянное хранение документов в со­ответствии с договором;

• разрешить госархиву организовать использование передан­ных на госхранение документов в научных, исследователь­ских, информационных и иных общественно значимых целях;

ü госархив обязуется:

• принять в согласованные сторонами сроки документы соб­ственника на постоянное госхранение по акту с приложени­ем описи на основе договора, обеспечить полную их со­хранность и организацию работы с ними в соответствии с правилами работы государственных архивов;

• проводить отбор, обработку, описание документов собст­венника на основании договора, по окончании обработки документов передать собственнику один экземпляр утвер­жденной описи дел постоянного хранения и акт о выделе­нии документов к уничтожению;

• принять меры для организации Использования переданных документов в научных, информационных, иных обществен­но значимых целях через читальный зал госархива, публи­кацию, экспонирование документов;

• оказывать собственнику безвозмездные консультации по вопросам организации документов в делопроизводстве и подготовки их для архивного хранения;

• обеспечить приоритетное пользование собственником пере­данными им документами, включая право на первую пуб­ликацию;

• предоставлять собственнику по его просьбе ксерокопии пе­реданных на госхранение документов с учетом технических и финансовых возможностей госархива;

• при ликвидации собственника, в случае отсутствия правопреемника, госархив берет на себя обязательство принять на госхранение образовавшиеся в его деятельности документы по­стоянного и долговременного срока хранения;

ü ответственность сторон:

• невыполнение сторонами обязательств договора служит основанием для его расторжения, при этом документы, пере­данные собственником госархиву до момента расторжения договора, возврату не подлежат;

• за утрату документов Архивного фонда РФ, включенных в опись, утвержденную экспертно-проверочной комиссией госар­хива, собственник несет ответственность вплоть до уголовной;

• за утерю или утрату, нанесение физического ущерба пере­данным документам, нарушение установленных договором условий использования документов госархив несет ответст­венность вплоть до уголовной.

Сохранение архивов негосударственных учреждений, органи­заций, предприятий, архивов частных лиц, имеющих научное и практическое значение, является одной из глобальных задач Росархива. Поэтому работа с такими фондообразователями яв­ляется одним из главных направлений работы архивов, всей архивной службы.

 

Список литературы

1. Сборник законодательных и нормативных правовых актов") об архивном деле. М., 2002.

2. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98. М., 1998.

3. Основные правила, работы государственных архивов Рос­сийской Федерации. М., 2002.

4. Основные правила работы архивов организаций. М., 2003.

5. Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами. М., 1980.

6. Основные правила работы с кинофотофонодокументами и видеофонограммами в ведомственных архивах. М., 1989.

7. Основные правила работы с научно-технической документа­цией в государственных архивах. М., 1985.

8. Михайлов О.А. Электронные документы в архивах. М., 2000.

9. Архив фирмы. М., 1997.

10. Афанасьева Л.П. Примерная программа дисциплины "Архи­воведение". М., 1999.

11. Маяковский И.Л. Очерки по истории архивного дела в СССР. М., 1960.

12. Хорхордина Т.И. История Отечества и архивы. М., 1994.

13. Крайская З.В. Челлини Э.В. Архивоведение. М., 1996.

14. Алексеева Е.В. Афанасьева Л.П. Бурова Е.М. Архивоведение. М., 2002.

15. Павлюк Л.В. Киселева Т.Н. Воробьев НИ. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на ком­пьютере. М.-СПб., 2001.