ИНСТРУКЦИЯ
ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ТСЖ
1. Общие положения
2. Прием и регистрация документации
3. Порядок оформления и отправления исходящей корреспонденции
4. Порядок оформления дел
5. Заключительные положения
Общие положения
1. Настоящая инструкция определяет порядок ведения делопроизводства в правлении товарищества.
2. Ответственность за организацию делопроизводства в правлении возлагается на председателя правления.
3. Ответственность за ведение делопроизводства возлагается на лицо, уполномоченное правлением на его ведение.
Прием и регистрация документации
1. Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи в дело.
2. Существует три основных потока документации:
- входящие;
- исходящие;
- внутренние;
3. Документы, поступающие в правление, проходят следующие этапы:
- предварительное рассмотрение;
- регистрация;
- рассмотрение;
- исполнение.
3.1. Предварительное рассмотрение
При получении корреспонденции проверяется правильность ее доставки и целостность конвертов. После вскрытия конверта проверяется наличие вложенных в него документов и обратного адреса. Всегда необходимо сохранять конверт, т.к. в документе может отсутствовать обратный адрес; дата почтового штемпеля может иметь значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа.
3.2 Регистрация
Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений в журнал регистрации входящих документов, индекс и дата ставятся в верхнем правом углу поступившего документа.
Например: вх. 001/01-2004,
где 001 - порядковый регистрационный номер;
01 - номер дела, в котором этот документ будет подшит;
2004 - год поступления.
Вся документация регистрируется в день поступления.
После регистрации входящих документов необходимо ознакомиться с содержанием письма.
3.3. Рассмотрение корреспонденции
При изучении содержания документа, если возникает необходимость уточнить какие - либо вопросы, можно воспользоваться информацией, находящейся в нижнем левом углу письма или на обратной стороне. Именно в этом месте должны быть указаны фамилия и телефон исполнителя документа. Следует определить степень важности поступившего документа и срок предполагаемого ответа, если он не указан непосредственно в самом документе.
3.4. Исполнение
Если вопросы, указанные в документе, были решены ранее поступившей корреспонденции, то в зависимости от сложившихся отношений между адресатами и сроков ответа можно поступить следующим образом:
- направить корреспонденту письменный ответ;
- сообщить телеграммой;
- сообщить телефонограммой.
Если для подготовки ответа требуется значительное время, то об этом необходимо проинформировать корреспондента.
Если поступившая корреспонденция - заявление или жалоба домовладельцев, то решение должно быть доведено до них обязательно в письменной форме.
Для записи поступивших в товарищество телефонограмм ведется специальный журнал.
При приеме телефонограммы необходимо записать:
- кто подписал телефонограмму и откуда она поступила;
- содержание телефонограммы;
- дату и время приема;
- кто передал и кто принял.
Порядок оформления и отправления исходящей корреспонденции.
1. В ответе на полученную корреспонденцию перед текстом письма обязательно указывается на какой исходящий номер даётся ответ.
2. Исходящие документы подписываются председателем правления. Финансовые документы подписываются председателем правления и главным бухгалтером.
3. Вся отправляемая из товарищества корреспонденция должна регистрироваться в журнале регистрации исходящих документов.
4. Отправляемая корреспонденция печатается в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй остается в товариществе и подшивается в соответствующее дело.
Порядок оформления дел
1. Документы, исполненные и списанные «в дело», должны быть:
- проверены на предмет правильности отнесения их в то или иное дело;
- сгруппированы внутри дела по числам, месяцам, годам или по исходящим (входящим) номерам;
- освобождены от лишних дубликатов, черновиков, скрепок и булавок.
2. Неисполненные документы подшивать в дело запрещается.
Заключительные положения
1. По мере подшивки в дело документы нумеруются. По окончании дело должно быть прошнуровано и скреплено печатью товарищества.
2. Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Если документов больше, то заводятся второй, третий и т.д. тома дела.
Подпись ответственного лица в ознакомлении __________________________________
