Еволюція формуляру ділового документа: автор, вид, адресат, зміст, датування, склад засвідчення.

При укладанні документів може використовуватися формуляр, під яким розуміють бланк (карту), куди вносять основні відомості про щось. Формуляр містить слова, словосполучення, речення з певною інформацією і завершеністю думки. Укладачеві документа залишається тільки вписати конкретні дані. Бланк — це друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію. Типові формуляри є базою для проектування бланків окремих документів. Найпоширенішими є бланки службових листів, довідок, актів, наказів, протоколів. Усі основні документи повинні друкуватися на бланках. Використання бланків під час укладання документів підвищує культуру праці, надає інформації офіційного характеру, суттєво полегшує виконання документа й подальше його використання. На загальному бланку можна друкувати всі види документів, що дуже зручно, оскільки це робить бланк універсальним й уможливлює виготовлення його великим тиражем

Документ складається з обов'язкових складових елементів - реквізитів, які являють собою словосполучення, необхідні для передачі елементарних інформаційних повідомлень, подальше розчленування яких неможливо без втрати сенсу. Постійні реквізити присутні з моменту створення. Змінні реквізити вносяться в міру складання документа. Сукупність постійних і змінних реквізитів утворюють формуляр документа. Формуляр, призначений для створення певного виду документа, називається типовими.

Формуляр документа — внутрішня структура, зміст і стилістичні особливості тексту документа, які вперше сформував французький ерудит — Жан Мабільон. Характерною рисою формуляра є сталість побудови. Розрізняють умовний (найзагальніша схема побудови документів в цілому), абстрактний (загальна схема побудови документів певного різновиду), конкретний (схематична структура певних груп документів усередині конкретного виду документів) та індивідуальний (схема побудови окремо взятого тексту) формуляри.

Умовний формуляр середньовічного та ранньомодерного документу:

Початковий протокол: інвокація —взивання імені Бога, богословський відступ, або просто знак хризмону; інтитуляція — вказування особи, від якої походить документ; інскрипція — вказування адресата; салютація — вітання.

Основна частина: аренга, преамбула, промульгація — публічна заява, нарація — виклад суті справи, диспозиція — розпорядження, санкція — заборона порушувати приписи документа, Корроборація — засвідчення автентичності документа.Заключна частина — есхатокол: дата, місце і час видачі документа, апрекація — заключне побажання.

Засвідчувальна частина: субскрипція — формула, що передає суть засвідчувальної дії, сигнатура — підпис.

30. Електронний документ та електронна документація: організаційний, термінологічний та нормативно-правовий аспект. Службові електронні документи.

Електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Електронний документообіг - "су­купність процесів створення, оброблення, відправлення, передаван­ня. одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких до­кументів". Функціонування системи електронного документообігу забезпе­чується комплексом спеціальних установ та організацій, до яких законодавство відносить:

Контролюючий орган (Адміністрація ДССЗЗІ), що здійснює перевірку дотримання вимог законодавства централь­ним засвідчувальним органом, засвідчувальними центрами та цен­трами сертифікації ключів;

Центральний засвідчувальний орган, який створюється КМУ та забезпечує в межах своїх повноважень створення у мов для функціонування засвідчу вальних центрів органів ви­конавчої влади або інших державних органів та центрів сертифікації ключів.

Службовий документ має правильно відображати те, що було повідомлено або вирішено чи дію, яка відбулася.

З метою попередження несанкціонованого доступу, знищування, змінювання або вилучання службових документів, запроваджують контрольні заходи - будь-яка зміна у функціюванні, заміна програмного забезпечення на нову версію або встановлювання нової форми обслуговування не повинні впливати на цілісність службових документів.

Документаційні системи мають забезпечувати альтернативні варіанти розміщування службових документів, це особливо стосується систем електронної документації.

Службові документи треба реєструвати тільки на одному рівні у межах документаційної системи. В електронному середовищі документаційні системи можна проектувати так, щоб реєстрування службових документів відбувалося автоматично, прозоро для користувача діловою системою, до якої службовий документ долучають, та без втручання фахівця з керування документаційними процесами.

Системи для електронних документів розробляють таким чином, щоб ці документи залишалися доступними, автентичними, достовірними та придатними для користування за будь-яких змін у системі. Це може бути переміщування у зв'язку із застосуванням іншого програмного забезпечування, відображення у форматах емуляції або інші майбутні способи відображання службових документів. Якщо такі процеси відбуваються, потрібно зберігати свідчення про них, разом із подробицями будь-яких змін в інформації та форматі службових документів.

Відстежування та відображання у вигляді переліку користувачів із рівнями доступу та їхніми функційними робочими обов'язками має здійснюватися постійно в усіх документаційних системах незалежно від видів документів та їх носіїв. Документаційні електронні системи, особливо ті, що територіально віддалені, можуть використовувати протоколи ідентифікації користувачів з інших програм