Інформаційні властивості документів. Інформаційні рівні документа. Інформаційні бар'єри

Документ являє собою відносно самостійну систему завдяки наявності власних ознак і властивостей, що обумовлюють його різницю чи схожість з іншими матеріальними об’єктами. Ознака відображає внутрішню прикмету по якій (частіше сукупності яких) можна віднести той чи інший об’єкт до документа. На відміну від ознаки, властивість відображає якісну, тобто внутрішню належну документну відмінність. Документ характеризується наявністю всіх властивостей одночасно (різна лише ступінь їх виявлення), а набір ознак в кожному випадку індивідуальний.

З точки зору структурно-функціонального підходу документ - це умовне означення певної групи об'єктів штучного походження, які мають певні властивості й виконують відповідні функції. У залежності від виду документ може мати певну кількість властивостей, які відрізняють його від інших об'єктів, і залежно від ситуації обумовлюють його функціональне призначення.

Найбільш значимі властивості текстового документ

1.Атрибутивність - Наявність невід'ємних складових, без яких він не може існувати

2.Функціональність - Призначення для передачі інформації в просторі й часі

3.Структурованість - Тісний зв'язок елементів і підсистем, що забезпечує єдність і цілісність документа

Сприйняття інформації пов'язане з її рівнем у документі й складається з трьох етапів:

- на першому етапі воно відбувається на рівні знаків, символів,

- на другому - сприймається те, що усвідомлюється,

- на третьому - здійснюється відбір найбільш значимих для споживача відомостей.

Фізичний об'єм письмових текстових документів можна виразити в друкованих аркушах І авторських аркушах (авт.а.). У цьому випадку здійснюється перехід на синтаксичний (знаковий) рівень. Кількість інформації можна також визначити за допомогою двох стандартних одиниць вимірювання: біт. Відношення інформаційного об'єму документа (синтаксичного рівня) до фізичного свідчить про компактність документа. Кількість нової для даного споживача інформації визначається поняттям інформативність документа.

Зміст всієї інформації в конкретній інформаційній системі називається тезаурус (від гp. thesaurus - запас), складовими якого, з точки зору інформативності, є: основна інформативність - те, що дане і те, що отримане; втрата інформативності - те, що дано й не отримано; безкорисна (надлишкова) інформативність - інформаційний шум.

Цифрову оцінку інформативності можна здійснювати шляхом складання двох списків дескрипторів (від англ. descry - розпізнавати), тобто значимих слів або словосполучень, що несуть змістове навантаження й нерідко називаються ключовими словами. До першого списку дескрипторів заносяться дескриптори документа, до другого - дескриптори отримувача. Кількість дескрипторів, що повторюються в обох зазначених списках, й слугують показником інформативності.

Відношення інформативної ємності до інформативного об'єму (синтаксичного рівня) називається інформативною щільністю. Чим більша кількість дескрипторів в одиниці об'єму, тим щільніше текст. Тези повідомлення більш щільні, ніж саме повідомлення, математичний текст щільніший за гуманітарний.

27. Проблема електронного документа. Теоретичні, правові та організаційні питання.

Важливим кроком у розширенні використання електронних засобів зв'язку і, зокрема, Інтернет стало прийняття у травні 2003 р. Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг" та "Про електронний цифровий підпис". Перший закон дав єдине визначення електронного документа, визначив єдині вимоги до реквізитів електронного документа, надав йому юридичної сили.

Електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Закон дає поняття електронного документообігу, як "сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передаван­ня. одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів".

Оригіналом ЕД вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, утому числі з електронним цифровим підписом його автора, накладанням якого й завершується створення документа.

Впровадження інформаційних технологій ініціювало дискусії та дослідження концепції ЕД, його відмінностей та особливостей порівняно з традиційним документом на паперовому носії. Так, деякі фахівці вважають, що ЕД може бути доказом дій або взаємодії та містити інформацію про їх зміст. Інші вважають, що він має бути відомий своїми метаданими та даними, пов'язаними з іншими даними, тобто з інформацією, яка визначає його соціальну визначеність та розуміння. При цьому різноманітні набори метаданих ЕД завжди мають бути юридичними, діловими, організаційними, процедурними доказами його автентичності, тобто доказами того, що ЕД відповідає зазначеному документу, створений або надісланий зазначеним автором або організацією, а вказаний на ньому час відповідає часу створення чи надсилання.

Створюючи електронний документ та долучаючи його до документаційної системи, необхідно пам'ятати, що термін зберігання ЕД має бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, а в разі неможливості такого періоду зберігання для збереження його автентичності мають бути передбачені заходи щодо дублювання чи періодичного копіювання.

Якісні зміни в документуванні призвели до появи терміна "електронне документування", який означає процес підготовки електронного документа (ЕД) з використанням засобів комп'ютерної техніки.

Уміння бездоганно створювати електронні документи передбачає також дотримання певних вимог щодо їх подальшого руху ("електронний документообіг") й зберігання протягом певного періоду, зазначає український дослідник П.І. Пішеніна, а також передання їх на архівне збереження до "електронного архіву" або вилучення для знищення.

Зазначені вимоги роботи з електронними документами визначаються шляхом вивчення потреб управлінської діяльності, організаційно-правових засад, а також завдяки оцінці можливих ризиків. Вони й відображують рівень культури створення та збереження електронних документів.