В большинстве областных библиотек отдел состоит из трех секторов: справочно-библиографического, краеведческой библиографии, информации по культуре и искусству.
Функции библиографического отдела ЦБС. В каждой ЦБС обычно разрабатываются свои регламентирующие документы с учетом конкретных условий, в которых функционируют библиотеки системы: количества подразделений, наличия штатов, квалификации работников и т. д. В крупных ЦБС, имеющих в структуре библиографический отдел с четырьмя и более библиографами, возможна специализация последних. Предпочтение отдается отраслевой специализации, при которой за каждым библиографом закрепляется комплекс близких отраслей знания (науки общественно-политического цикла; техника, естествознание, сельское хозяйство, медицина; искусство, литература). Один из сотрудников отдела специализируется по детской литературе. Поскольку ЦБС ведут большую работу в области краеведения, целесообразно все процессы, связанные с созданием краеведческой части СБА и обслуживанием по данному тематическому направлешпо, закрепить за одним из библиографов отдела. Распределение обязанностей между работниками отдела закрепляется в должностных инструкциях. В структуре большинства ЦБС, как уже отмечалось, образован объединенный отдел методической и библиографической работы, в штате которого один-два библиографа. Возможности такой библиографической службы ограничены. Тем не менее и в этих условиях библиографическая группа отвечает за все основные направления библиографической работы — формирование СБА, библиографическое информирование, справочно-библиографическое обслуживание, библиографическое обучение читателей. Она планирует и анализирует ее состояние.
Функции библиографического подразделения специальных библиотек. К специальным библиотекам относятся центральные библиотеки ряда министерств и ведомств, библиотеки акционерных обществ (АО), предприятий, научно-исследовательских институтов (НИИ), высших и средних учебных заведений и другие. Во многих специальных библиотеках имеется библиографический отдел, который насчитывает разное количество штатных библиографов — от трех до десяти (а в некоторых и более десяти). Соответственно и объем библиографической деятельности также различен.Главная задача библиографического подразделения в этих библиотеках — библиографическое обеспечение управленческой, научно-производственной, финансовой, педагогической и учебной деятельности соответствующих коллективов. Этим определяются и основные функции библиографического подразделения, а также формы и методы обслуживания.
Одной из важнейших функций библиографического подразделения специальных библиотек является создание и ведение справочно-библиографического аппарата. Наряду с использованием централизованно издаваемых печатных карточек библиографы самостоятельно расписывают статьи из иностранных журналов, а также из тех отечественных периодических изданий и сборников, материалы из которых не включаются НКП в соответствующие отраслевые комплекты (и, конечно, в том случае, когда библиотека не выписывает печатные карточки НКП). На базе СБА библиографическое подразделение специальной библиотеки ведет библиографическое информирование и справочно-биб-лиографическое обслуживание, отвечая преимущественно на тематические запросы. Для информирования широко используются внешние базы данных, включая БД зарубежных центров и библиотек, используемые в режиме on-line. Особенностью библиографического отдела вузовской библиотеки является библиографическое обеспечение научной деятельности вуза и учебно-воспитательного процесса. Эти главные задачи определяют структуру и основные функции отдела. Функции библиографического подразделения других специальных библиотек обусловлены теми направлениями библиографической деятельности, которые в наибольшей мере присущи каждой библиотеке как структурному подразделению соответствующего научно-исследовательского учреждения, промышленного предприятия. Как правило, эти библиотеки входят в состав информационной службы и вместе с другими ее подразделениями осуществляют библиографическое обслуживание сотрудников.
Библиографические функции небиблиографических подразделений библиотеки (ЦБС). Поскольку библиографическое подразделение ЦБС не в состоянии обеспечить все участки библиографической работы, предусматривается участие в библиографических процессах сотрудников других подразделений. Так, сотрудники отдела комплектования и обработки могут не только организовать показ новых поступлений в центральной библиотеке, но и выступить на днях информации с обзорами литературы. Подготовка ими таких обзоров целесообразна потому, что они первыми знакомятся с новыми поступлениями и могут совместить анализ содержания книг в процессе индексирования с подготовкой библиографического обзора на Дне информации. Библиографическое обслуживание отдельных групп читателей обычно возлагается на работников отдела обслуживания (читального зала и абонемента. В некоторых ЦБС сотрудники различных отделов привлекаются и для организации СБА. В частности, одному работнику читального зала вменяется в обязанность ведение отдельных разделов СКС, составление тематических картотек по актуальным политическим и народнохозяйственным вопросам. Библиографическое обеспечение массовых мероприятий, проводимых в читальном зале (или на абонементе), и составление списков литературы, картотек, подготовка обзоров также осуществляются работниками этих подразделений. Участие библиографа необходимо в том случае, когда подготовка библиографических материалов требует привлечения библиографических источников, неизвестных работникам отдела обслуживания.
