Общие вопросы методологии и организации процесса управления
В общем виде управление (менеджмент) применительно к социально-экономическим системам (СЭС), типовым представителем которых является предприятие, это умение добиваться поставленных целей, используя труд, мотивы поведения и интеллект людей. Таким образом, в вопросах организации процессов управления СЭС речь идет о целенаправленном воздействии на людей, технические системы и другие управляемые объекты для повышения эффективности деятельности управляемой системы посредством организации и использования имеющихся ресурсов, преобразуемых в производительную силу, конкурентоспособность которой во многом определяется быстротой и качеством принимаемых управленческих решений.
Функционирование современных предприятий сталкивается с множеством проблем, часть из которых носит типовой (рутинный) характер и может быть сравнительно просто решена специалистами с помощью обычных, отработанных технологий разработки и реализации решений. Для разрешения новых, нетипичных и видоизменившихся проблем часто требуются специальные технологии разработки и реализации решений. Кроме того, для своевременного решения сложных проблем собственных возможностей руководителя и специалистов может быть недостаточно. Подобные ситуации нередко требуют привлечения внешних ресурсов для принятия рациональных управленческих решений. Особенно это характерно для кризисных ситуаций.
Таким образом, с точки зрения методологии процесс управления предприятием представляется не менее сложным, чем процесс управления сложными техническими системами. Изучение методологии управления с целью совершенствования процессов управления предприятием остается постоянной задачей как руководителя, так и менеджеров всех уровней управления.
Наиболее распространенные определения понятия "управление" приведены ниже:
o выяснение цели и результата ее достижения с помощью необходимых и достаточных способов, средств и воздействий;
o функция организованных систем, обеспечивающая сохранение их конкретной структуры, поддержание режима деятельности, реализацию их программ и целей развития;
o создание и осуществление воздействий, обеспечивающих желаемое функционирование объекта, приводящее к намеченной цели;
o процесс организации целенаправленного воздействия на объект управления, обеспечивающие удовлетворение потребностей субъекта управления, взаимодействующего с этим объектом;
o процесс формирования целей деятельности управляемого объекта и способов их достижения;
o использование причинно-следственных связей управляемой системы с внешним миром и между блоками управляемой системы для приведения управляемой системы к желаемому результату;
o воздействие на объект, улучшающее функционирование или развитие данного объекта;
o процесс целенаправленного воздействия субъекта управления на объект управления для достижения конкретных результатов деятельности.
Таким образом, методология управления как схема управленческой деятельности предполагает взаимосвязанное осознание целей, функций и ориентиров управления, а также средств и способов их достижения.
К основным компонентам методологии управления относятся подход, парадигма, приоритет, ориентиры, критерии, альтернативы, процедуры выбора, средства управления.
Подход представляет собой совокупность приемов, способов воздействия на объект управления.
Разновидности подходов к управлению приведены на рис. 1.1.
Применительно к методологии управления особое место занимает системный подход (рис. 1.2).
Рис. 1.1. Основные подходы к управлению
Рис. 1.2. Основные признаки системного подхода как компонента методологии управления
Системный подход представляет собой направление методологии исследования, в основе которого лежит рассмотрение объекта как целостного множества элементов в совокупности отношений и связей между ними.
Целостность - свойство объекта, рассматриваемого как совокупность составляющих его элементов, организованных в соответствии с определенными принципами.
Иерархичность строения означает, что в системе из множества элементов их расположение осуществляется путем подчинения элементов низшего уровня элементам высшего уровня.
Структуризация как этап системного анализа в рамках процесса управления означает, что вся совокупность объектов и процессов, имеющих отношение к поставленной цели, прежде всего, разделяется на собственно изучаемую систему и внешнюю среду. В системе выделяются отдельные составные части как подсистемы и элементы изучаемой системы, а возможные внешние воздействия могут быть в конечном итоге представлены в виде совокупности элементарных воздействий. Структуризация позволяет анализировать элементы системы и их взаимосвязи в рамках конкретной организационной структуры. С позиций методологии управления необходимо учитывать, что процесс функционирования системы обусловлен не столько свойствами ее отдельных элементов, сколько свойствами самой структуры.
Множественность элементов системы и происходящих в ней процессов позволяет использовать разнообразные кибернетические, экономические и математические модели для описания отдельных элементов и системы в целом.
Системность означает, что все объекты управления представляют собой системы той или иной степени целостности и сложности. Это позволяет рассматривать одновременно систему как единое целое и в то же время как подсистему для вышестоящих уровней.
Парадигма (греч. paradeigma - пример, образец) как компонента методологии управления представляет собой исходную концептуальную схему, систему понятий, воссоздающую осмысление значительных черт управляемой системы, модель постановки проблем и их решения, выбора надлежащих методов, доминирующую в системе управления на протяжении конкретного периода и отражающую определенный этап в развитии теории управления.
Современная парадигма управления акцентирует свое внимание на разрешении проблем управленческой деятельности как противоречия цели, сложившейся и ожидаемой ситуации, разрешение которой позволит позитивно изменить ситуацию для достижения поставленной цели, либо изменить цель адекватно объективным внешним условиям.
Приоритет (лат. prior - первый, старший) как первенство по значимости в осуществлении какой-либо деятельности применительно к управлению характеризует акценты на те или иные сферы функционирования управляемого объекта, в отношении которых активизируются процессы управления.
Ориентиры в управлении определяются как хорошо воспринимаемые (качественно определенные и количественно измеряемые) объекты, которые позволяют сформировать или уточнить цели той или иной деятельности. При этом ориентиры в системе управления могут быть квалифицированы по степени соотнесения с перспективами развития управляемого объекта, как стратегические, оперативные или тактические.
Критерии (греч. kriterion - средство для суждения) в методологии управления представляют собой меры оценки эффективности управленческой деятельности. При этом сложность принимаемых решений чаще всего требует использования критериев, разрабатываемых на основе комплексных показателей, позволяющих установить, классифицировать, оценить различные аспекты управленческой деятельности.
Альтернативы (лат. alter - одно из двух) как возможные варианты будущих ситуаций, а следовательно, целей и задач, решаемых управляемым объектом, предполагают множество вариантов, связанных с содержанием процессов управления, и используемых при этом механизмов и процедур управления, направленных на достижение желаемых результатов.
Процедуры выбора в методологии управления представляют собой технологии и методики поиска и опенки альтернативных вариантов управленческих решений. При этом методология определяет (в том числе на базе используемых парадигм, применяемых ориентиров, критериев и т.п.), какие именно процедуры целесообразно задействовать при выборе тех или иных вариантов управленческих решений.
Средства управления представляют собой инструменты, рычаги управления как материализованные аспекты, компоненты функций управления, предполагающие применение конкретных методов управления.
Организация процесса управления на предприятии предполагает формирование системы управления (СУ) как совокупности всех элементов, подсистем и связей (коммуникаций) между ними, реализующих процессы, обеспечивающие заданное (целенаправленное) функционирование организации (рис. 1.3).
Для организации функционирования системы управления предприятием необходимо:
o разработать миссию организаций;
o распределить функции производства и управления;
o распределить задания между работниками;
o установить порядок взаимодействия работников и последовательность выполняемых ими функций.
Таким образом, управленческое решение на предприятии представляет собой действия субъекта управления (индивидуума или группы), определяющие программу деятельности коллектива по эффективному разрешению назревшей проблемы на основе знаний объективных законов функционирования управляемой системы и анализа данных о ее состоянии.
Сущность деятельности по выработке управленческого решения заключается в разработке наилучшего варианта действий по достижению поставленных целей.
Рациональная организация функционирования системы управления предприятием позволяет: организовать производство, приобрести или модернизировать технологию производства, наладить систему стимулирования производства, снабжения и сбыта, эффективно решить множество других производственно-хозяйственных задач.
Рис. 1.3. Структура системы управления предприятием
Функции управленческих решений
Управленческое решение как сложный и ответственный этап процесса управления, заключающийся в выборе наиболее рационального пути достижения поставленной цели.
Функционально управленческое решение характеризуется следующими признаками:
o принимается при наличии цели управления, установленных критериев эффективности процесса управления и множества возможных способов достижения цели или вариантов управляющих воздействий, обеспечивающих достижение назначенной цели;
o служит результатом выполнения одного из этапов процесса управления и включает выбранный рациональный способ достижения цели, или вариант управляющих воздействий на объект управления, для достижения поставленной цели;
o может периодически корректироваться при изменении цели (задачи) управления и появлении новых условий в обстановке окружающей среды.
Первооснова деятельности по разработке управленческого решения - постоянно возникающие в практике управления проблемы (проблемные ситуации). Понятие проблема означает сформировавшийся или ожидаемый разрыв между желаемым и фактическим состояниями организации. Само по себе признание факта наличия проблемы может не являться движущим мотивом для ее первоочередного решения. Как правило, в организации существует целый ряд проблем разного уровня сложности решения, разных по важности, субъектам и объектам возникновения.
Тактические и оперативные управленческие решения должны быть ориентированы на решение текущих проблем рассогласования между требуемой функциональностью системы и ее фактическим функционированием и достижение целей отдельных функций, подчиненных общей функции организации, направленной на достижение целей организации как целостной системы.
Стратегические управленческие решения должны быть направлены на решение стратегических проблем, достижение стратегических целей. Под стратегической целью здесь понимается радикальное изменение состояния предприятия в течение длительного периода.
Наряду с выявлением самих проблем с функциональной точки зрения важно выявить связи между проблемами.
Установление причинно-следственных связей наряду с ранжированием управленческих решений - важнейшая функциональная задача управления.
К основным объектам принятия решений, определяющим функции управленческого решения, относятся следующие виды деятельности:
o стратегическое планирование;
o разработка тактических и оперативных планов;
o инновационное развитие;
o организация производственных процессов;
o маркетинговая деятельность;
o развитие организационной культуры;
o экономическое и финансовое развитие;
o бухгалтерская и кадровая деятельность.
С функциональной точки зрения управленческое решение представляет собой процесс поиска целесообразных и рациональных вариантов деятельности, базирующийся как на выборе наилучшего варианта из известных на основе их анализа применительно к конкретным ситуациям, так и на синтезе новых, ранее не используемых решений.
К наиболее важным этапам процесса выработки решения относятся:
1) осознание задачи и разработка предварительного решения на создание процесса разработки решения;
2) уточнение решения на создание процесса разработки решения, планирование работы, создание системы контроля за процессом и качеством разработки решения;
3) уточнение и детализация задач, определение мероприятий, которые необходимо осуществить, для достижения поставленных целей;
4) анализ факторов внешней и внутренней среды, оказывающих влияние на достижение цели;
5) прогнозное моделирование деятельности по достижению цели;
6) согласование проекта решения с исполнителями;
7) выбор одного из вариантов решения и доведение его до исполнителей.
Содержанием управленческого решения служит краткое изложение принятого варианта по достижению цели. Решение должно предусматривать организацию взаимодействия, обеспечения и оперативного контроля процессов реализации решения. Оно должно включать задачи, которые необходимо выполнить исполнителям:
o низшие уровни иерархии - задачи по осуществлению, реализации самого решения,
o более высокие уровни - задачи по осуществлению планирования, организации, мотивации, коммуникации и копт-роля.
В целом, при осуществлении функций управления должна создаваться управляющая подсистема, призванная управлять достижением цели, т.е. реализовывать процессы выполнения задач управления и целевые управленческие организационные функции, призванные осуществлять эти процессы.
Любое управленческое решение выполняет как минимум три функции: направляющую, организующую и мотивирующую.
Направляющая функция управленческого решения состоит в том, что оно принимается исходя из долговременной стратегии развития организации: это целеполагание, выбор и обоснование стратегии развития, крупномасштабных структурных изменений.
Организующая функция управленческого решения проявляется в необходимости согласования действий исполнители, частей и элементов управляемой системы для реализации поставленных задач в запланированные сроки и необходимого качества.
Мотивирующая функция управленческих решений заключается в согласовании интересов каждого члена организации и в трансформации их в единый вектор, единое направление для достижения стратегических целей организации. Эта функция реализуется через систему организационных мер, экономических стимулов и социально-психологических оценок.
Эффективность каждого управленческого решения в значительной мере зависит от выполнения перечисленных выше функций, поэтому их реализация и определяет место управленческого решения в процессе управления. Синтезируя различные компоненты инструментов управления, управленческие решения выступают способом постоянного воздействия управляющей подсистемы на управляемую, т.е. субъекта па объект управления (рис. 1.4). Это постоянное связующее звено между двумя подсистемами, без функционирования которого не сможет существовать любая организация. Данное обстоятельство подчеркивает определяющую роль, место управленческого решения в процессе управления.
Главный недостаток в управленческой деятельности -это не плохое решение, а отсутствие решения. Сумма реализованных управленческих решений характеризует управленческий опыт руководителя, его личное искусство принимать решения в нужное время, в нужном месте.
Функционально управленческие решения связаны с разрешением приемлемых мероприятий из заданного множества либо с разработкой мероприятий, ранее не заданных.
Рис. 1.4. Управленческие решения как способ воздействия управляющей подсистемы на управляемую
Управленческое решение проистекает из ряда взаимосвязанных функций и вместе образующих сам процесс принятия решений (рис. 1.5).
Рис. 1.5. Функции, образующие процесс принятия решений
Содержание функций управленческого решения как элементов, реализующих процесс принятия решения, приведено в табл. 1.1.
Таким образом, функции принятия решений тесно взаимосвязаны с процессом принятия управленческих решений. Если выбранный вариант решения не приводит к достижению желаемого результата, то возникает необходимость в реализации корректирующих действий, начиная от переосмысления первоначальной задачи и возобновления поиска альтернативных вариантов, и заканчивая уточнением процедур анализа и контроля.
Динамика процесса принятия решения, представленного на рис. 1.5, предопределяется тем влиянием, которое функции принятия решения оказывают друг на друга.
Таким образом, динамика процесса принятия решения находит свое выражение во взаимосвязи между функциями принятия решений. Существование такой взаимосвязи означает, что данные функции имеют большую значимость, когда они рассматриваются во взаимодействии, отражающем цикличность процессов принятия решений. Этот эффект взаимосвязи (или "синергии") означает, что управленческие решения, принятые в рамках процесса, определяемого взаимосвязанными функциями, имеют больший потенциал для достижения успеха.
Рассматривая процесс управления как часть управленческой деятельности, включающую формирование системы коммуникаций, разработку и реализацию управленческих решений, создание системы информационного обеспечения управления, исследуем предмет, средства, результаты процесса управления.
Таблица 1.1. Содержание функций управленческого решения как элементов, реализующих процесс принятия решения
| Функция | Содержание |
| Постановка задач по управлению | Принятие решений начинается с постановки задач, и данный конкретный цикл заканчивается, когда выполнена задача, которая обусловила данный цикл |
| Поиск вариантов | Заключается в "сканировании" внутренней и внешней среды с целью получения необходимой информации, затем использующейся для поиска приемлемых вариантов решений, способных привести к выполнению поставленной задачи (цели) |
| Сравнительный анализ и оценка имеющихся вариантов | Производится сравнительная оценка имеющихся вариантов управленческих решений но заданным либо сформированным критериям |
| Выбор | Па основе результатов многоаспектного анализа менеджер принимает рациональное управленческое решение |
| Реализация принятого решения на практике | Решение переводится из плоскости абстрактных умозаключений в плоскость профессиональной реальности |
| Последующий анализ и контроль | 11роизводитея опенка степени достижения цели (решения задачи) в соответствии с принятым управленческим решением |
