Процесс управления: предмет, средства, результаты

 

Процесс управления как совокупность отдельных видов деятельности, направленных на упорядочение и координацию функционирования и развития организации и ее элементов в интересах достижения стоящих перед ними целей, решает задачи различных уровней в зависимости от их масштабности. Основные из них - тактическая и стратегическая.

Тактическая задача заключается в поддержании устойчивости, гармоничности взаимодействия и работоспособности всех элементов объекта управления в реальном масштабе времени. Решение стратегической задачи обеспечивает развитие и совершенствование управляемого объекта, его перевод в качественно и количественно иное состояние в долгосрочной перспективе.

Процесс управления характеризуется непрерывностью, циклической повторяемостью отдельных фаз (см. рис. 1.4), неравномерностью, инерционностью и другими признаками. При этом реализация процессов управления совершенствуется по мере развития самой организации.

Управленческий процесс объединяет в себе такие моменты, как управленческий труд, его предмет и средства и реализуется в определенном продукте.

Предметом труда в процессе управления признается информация. Исходная информация об объекте управления и условиях его функционирования служит "сырьевой основой" для подготовки управленческих решений. При этом, с одной стороны, увеличение времени па сбор информации увеличивает ее полноту, точность и достоверность, повышая тем самым вероятность принятия рациональных управленческих решений. С другой стороны, затягивание во времени процесса сбора информации для принятия управленческого решения может снизить (вплоть до нуля) саму актуальность данного решения. Особенно заметны такие отставания в рыночной борьбе, когда возможно не идеальные, но принятые быстрее конкурентов управленческие решения дают преимущества одним предприятиям перед другими.

Средством труда в процессе управления выступают инструменту)! принятия управленческих решений, включая инструменты анализа, оценки, моделирования и прогнозирования возможных сценариев развития событий и вероятных их исходов.

К средствам управленческого труда относится все то, что способствует осуществлению операций но работе с информацией, включая средства:

o анализа и обработки информации (например, компьютеры);

o передачи информации (например, телекоммуникационные сети);

o регистрации информации (например, принтеры). Продуктом (результатом) труда в процессе управления является рациональное управленческое решение.

Преобразованная информация с учетом фаз анализа, оценки и других этапов в конечном итоге приобретает форму решения, подлежащего реализации. При этом большое значение имеет как своевременность принятия решений, так и оперативность их реализации, поскольку с одной стороны, решение, принятое с опозданием, теряет ценность из-за снижения актуальности решаемой задачи, а с другой - промедление с реализацией решений приводит к задержке во времени управляющего воздействия, а значит к неполному его соответствию фактической ситуации.

Управленческий труд как одна из разновидностей умственного труда осуществляется в операторной, эвристической, административно-директивной, редуктивной и контрольно-аналитической формах.

Управленческий труд в операторной форме предполагает сбор первичной информации, ее накопление, передачу информации различной степени обработки и т.д. и осуществляется специалистами на исполнительском (Loïc management) уровне (табл. 1.2).

Эвристический труд сводится к совокупности действий по анализу и изучению тех или иных проблем, стоящих перед организацией, и разработке на основе этого различных вариантов управленческих решений - социально-экономических, технико-технологических, организационных и т.д. В зависимости от сложности и характера самих проблем этот труд выполняется руководителями среднего звена управления (Middle management) и специалистами исполнительского уровня (Low management).

Таблица 1.2. Распределение ресурса времени у менеджеров разных уровней управления

Административно-директивная форма управленческого труда связана непосредственно с принятием управленческих решений и осуществляется руководителями высшего звена управления (Тор management). Принятые управленческие решения, касающиеся перспективных направлений развития, организации, координации и распорядительства, директивно доводятся высшими руководителями до руководителей среднего звена управления. На уровне среднего звена управления стратегические, судьбоносные и сложные управленческие решения высшего руководства редуцируются (детализируются и упрощаются) до уровня компетенции руководителей низшего звена управления.

По мере реализации управленческих решений руководители среднего уровня управления контролируют и анализируют процесс их исполнения на детальном уровне. Более масштабные контрольно-аналитические исследования проводят руководители высшего звена управления.

Результаты реализации управленческих решений проявляются в осуществлении функций управления. Типовые вопросы, требующие ответа при принятии управленческих решений, по основным функциям управления приведены в табл. 1.4.

 

Таблица 1.4. Типовые вопросы по основным функциям управления, требующие ответов для принятия решений

 

Планирование 1. Какова миссия (назначение) организации? 2. Какими должны быть цели организации? 3. Как изменения во внешней среде могут отразиться на будущем организации? 4. Какую стратегию и тактику следует выбрать для достижения целей организации?

Организация 1. Как следует структурировать работу организации? Каковы наиболее рациональные размеры блоков выделяемых работ? 2. Как скоординировать функционирование блоков С учетом непротиворечивости и охвата всех выполняемых работ? 3. Какие полномочия следует делегировать на каждом уровне управления? 4. Каковы должны быть изменения в структуре организации в связи с изменениями в окружающей среде?

Контроль 1. Как следует измерять результаты работы? 2. С какой периодичностью следует оценивать результаты? 3. Насколько эффективно достижение поставленных целей? 4. В чем причины низкой эффективности достижения поставленных целей? Какие коррективы следует внести?

Мотивация 1. В чем нуждаются подчиненные? 2. В какой мере эти потребности удовлетворяются в ходе деятельности по достижению поставленных целей? 3. В чем причины изменения производительности и удовлетворенности работой сотрудников? 4. Что нужно сделать, чтобы повысить производительность и удовлетворенность работой сотрудников?

 

Лекция 2. Типология управленческих решений

Классификация управленческих решений

Процесс управления отличается динамичностью. Изменения внешней и внутренней среды порождают необходимость принятия разнообразных управленческих решений. К основным факторам, оказывающим влияние на организацию и функционирование системы, относятся технико-технологические, социально-экономические и региональные. В связи с этим выделяют две группы задач, требующих решения: функциональные и ситуационные. Функциональные обусловлены разделением труда в организации, полномочиями отдельных работников, и носят, как правило, стандартный характер. Ситуационные - появляются в результате нарушений взаимодействия подсистем и элементов в организации либо под влиянием вышеуказанных факторов.

Быстрота реакции на внезапные изменения ситуации (условий функционирования) характеризует адаптивные свойства организации, предел ее управленческих возможностей. Если ситуация меняется быстрее, чем время ответной реакции предприятия, то оно переходит в ранг неуправляемого.

Существует точка зрения, что структура предприятия должна (с учетом обеспечения) формироваться исходя, во-первых, из традиционно функциональной специализации управленческих работ, во-вторых, из необходимости иметь подразделения проблемно ориентированные. Данные ситуационные подразделения могут функционировать временно и при необходимости упраздняться.

В специальной литературе авторы выделяют самые разные признаки решений. В частности, многообразие управленческих решений и особенности их разработки раскрывает классификация, приведенная на рис. 2.1.

В данном рассмотрении приведем следующую классификацию управленческих решений.

По источнику возникновения решения делят на инициативные, по предписанию, по предложению "снизу". В психологическом аспекте наибольшую трудность представляет ситуация разработки решения по предписанию, так как систематическое "навязывание" решений может нанести ущерб проявлению инициативы людей.

По юридическому оформлению решения могут быть в виде плана, распоряжения, инструкции; по способу фиксации они делятся на устные и письменные. Классифицируя управленческие решения по приказу юридического оформления, стоит помнить о разнице между приказом и распоряжением.

Приказ - наиболее категоричная форма решения, обязывающая подчиненных точно выполнить решение в установленные сроки.

Основанием для приказа служат постановления или распоряжения правительства, решения вышестоящих органов управления, руководителей.

Распоряжение - это разновидность приказа, направленная на решение частных вопросов, исходящая не только от руководителей, но и от других лиц в пределах их компетенции.

По субъекту, принимающему решения, выделяются решения: индивидуальные, коллективные и коллегиальные.

Управленческие решения

Рис. 2.1. Вариант классификации управленческих решений

Первые принимаются лично руководителями, вторые -коллективами предприятий и организаций, третьи - коллегиальными органами (советами, правлением и т.д.).

По степени уникальности решения делятся па рутинные и новаторские. Новаторское решение отличается спецификой в построении процесса принятия решений и в содержании отдельных его этапов.

По методам разработки различают количественные решения, включающие методы математического программирования, статистические методы, а также эвристические решения, основанные на использовании логики, интуиции, опыта, знаний лица, принимающего решение (ЛПР). Использование методов математического программирования позволяет по заранее заданным параметрам находить оптимальное решение.

По степени неопределенности, зависящей от количества информации, имеющейся в распоряжении ЛПР, решения подразделяют:

o на детерминированные, принимаемые в условиях определенности, при наличии полной информации;

o вероятностные, принимаемые в условиях вероятностной определенности (риска);

o неопределенные, принимаемые в условиях неопределенности, т.е. при отсутствии необходимой информации по проблеме.

Управленческие решения можно классифицировать и с позиции количества рассматриваемых целей как одноцелевые и многоцелевые.

По степени регламентации, т.е. насколько жестко установлены сроки и условия действия подчиненных, различают решения регламентирующие, ориентирующие и рекомендующие.

Регламентирующие решения полностью направляют деятельность подчиненных, исключая их самостоятельность. От подчиненных в этом случае требуется лишь безусловная исполнительность.

Ориентирующие решения однозначно определяют лишь основные моменты деятельности, в решении же второстепенных вопросов допускается проявление самостоятельности подчиненных.

Рекомендующие решения контурно обозначают возможности деятельности подчиненных, предоставляя широкий выбор конкретных путей и проявления инициативы.

По функциональному назначению (содержанию) управленческие решения представляются широким спектром классов. Применительно к организации наиболее часто встречаются экономические, социальные, технические, производственно-технологические, политические, коммуникативные и организационные решения.

Экономические решения связаны с повышением экономической эффективности деятельности организации.

Они призваны дать ответы на вопросы:

o что экономически целесообразно производить;

o какое количество продукции найдет сбыт;

o какой уровень производственных затрат оптимален;

o по какой цене следует реализовывать готовую продукцию;

o какие экономические выгоды даст производство инвестору и обществу в целом?

Социальные решения направлены на улучшение условий труда, быта и отдыха сотрудников организации.

Технические решения присущи производственным организациям; представляют собой продуктивный способ выполнения взаимосвязанных процессов, направленных на создание материальных объектов с помощью средств и предметов труда, проявляющееся в производимых устройствах, сооружениях, изделиях, конструктивных элементах, совокупности конструктивных элементов, находящихся в функционально-конструктивном единстве и т.д.

Производственно-технологические решения также присущи производственным организациям и могут представлять собой эффективные способы получения веществ, создания материальных объектов, являющихся совокупностью взаимосвязанных элементов, ингредиентов, покрытий, изоляций, проводников энергии, лечебных, косметических, пищевых, кормовых и иных веществ, химических реагентов, вещества излучателей и вещества поглотителей излучений, поверхностно-активных, биологически активных веществ, ядохимикатов, стимуляторов роста и т.д.

Политические решения - сознательный выбор наилучшего варианта политических действий организации в той или иной функциональной области (маркетинг, кадры, ассортимент, сбыт, цены и т.д.). При этом политическое решение представляет собой осуществляемый в коллективной или индивидуальной форме процесс определения задач политического действия, этапов, способов их достижения, связанных с реализацией власти в организации.

Коммуникативные решения предполагают мероприятия по установлению, поддержанию и совершенствованию связей организации с субъектами внешней среды, а так же организацию связей между элементами организационной структуры самого предприятия.

Организационные решения направлены на повышение эффективности производственно-хозяйственной деятельности организации за счет структурных изменений, совершенствования системы организации труда работников, внедрения научной организации труда (НОТ).

Организационные решения в рамках разрешения проблем организации призваны дать ответы на следующие вопросы:

o где географически следует разместить производство;

o какие производственные помещения потребуются для организации производства;

o каковы потребности в персонале;

o какие конкретные мероприятия необходимо реализовать для удовлетворения производственных потребностей предприятия?

По периодам действия (реализации) управленческие решения делятся на долговременные (перспективные) и краткосрочные (оперативные).

Перспективные решения в связи с долгосрочностью их реализации и сопутствующим этому периоду неопределенностью описываются в общих чертах и лишь задают направления для реализации конкретной цели.

Оперативные решения предусматривают меры но реализации прогнозов развития событий (конкретные виды работ, сроки их исполнения и исполнителей).

Для разработки и принятия адекватного управленческого решения в рассматриваемой проблеме эта работа должна строиться на научной классификации управленческих решений.

В настоящее время используется типология управленческих решений, сформированная на разнообразных классификационных признаках.

Наиболее широко распространена их классификация по следующим основаниям:

1) сфера деятельности;

2) сроки действия;

3) цели;

4) вид ЛПР;

5) уникальность управленческого решения;

6) полнота исходной информации;

7) степень обоснованности решения;

8) ранг управления;

9) масштабность решения;

10) объект воздействия решения;

11) метод формализации;

12) форма отражения;

13) способ передачи.

В зависимости от сферы деятельности в предлагаемой классификации выделяют экономические, организационные, технические, коммуникативные и т.п. управленческие решения. Экономические решения призваны дать ответ на вопросы:

o что производить;

o какое количество продукции найдет сбыт;

o какой уровень производственных затрат оптимален;

o по какой цене следует реализовывать готовую продукцию;

o какие экономические выгоды даст производство инвестору и обществу в целом?

Организационные решения предполагают разрешение проблем организации производства продукции и дают ответы на следующие вопросы:

o где географически следует разместить производство;

o какие производственные помещения потребуются для организации производства;

o каковы потребности в персонале?

При этом организационные решения должны содержать конкретные мероприятия по удовлетворению производственных потребностей предприятия.

Технические управленческие решения решают проблему выбора технологии производства продукции, технического оснащения производственных подразделений фирмы и их совершенствования.

Коммуникативные решения предполагают мероприятия по установлению, поддержанию и совершенствованию связей организации с субъектами внешней среды, а также организацию связей между элементами организационной структуры самого предприятия.

Исходя из сроков действия и влияния на перспективы развития управленческие решения подразделяют на оперативные, тактические и стратегические. Оперативные решения выполняют корректирующую роль непосредственно в ходе производственной деятельности предприятия, решая внезапно возникающие проблемы, не терпящие отлагательства. Тактические управленческие решения, как правило, ориентированы на кратко- и среднесрочную перспективу и проблемы производственно-технического характера. Стратегические управленческие решения призваны обеспечить выполнение организацией ее миссии и, за счет этого, ее выживание в условиях жесткой конкуренции.

По целям различают коммерческие и некоммерческие управленческие решения. Коммерческие решения предполагают осуществление действий, направленных на достижение определенного экономического эффекта: увеличение объемов оборота, увеличение валового дохода или прибыли и т.п. Управленческие решения некоммерческого характера непосредственно не преследуют экономические цели. Они, как правило, направлены на создание социального имиджа фирмы, социальное развитие муниципального или регионального сообщества, в рамках которого функционирует организация, решение проблем охраны окружающей среды, улучшение условий труда и отдыха работников, а также развитие некоммерческих направлений деятельности организации.

В зависимости от вида ЛИР и организации выработки управленческие решения могут быть коллективными или индивидуальными (личными). Приоритетность тех или иных решений в конкретной организации определяется стилем руководства, степенью централизации организационной структуры и управления, располагаемым бюджетом времени для принятия и реализации управленческого решения.

Степень уникальности управленческих решений позволяет говорить о рутинных (нетворческих) и уникальных (творческих) решениях. В деятельности любой организации встречаются как часто повторяющиеся, стандартные ситуации, так и новые нестандартные проблемы. Для преодоления повторяющихся проблем необходимо разрабатывать стандартные процедуры, комплекс которых составляет содержание рутинных (нетворческих) управленческих решений. Нестандартные проблемы требуют в каждом случае выявления составляющих элементов, имеющихся ограничений, выработки и анализа множества допустимых вариантов решения данной проблемы, что придает управленческому решению творческий характер.

Полнота исходной информации предполагает разделение управленческих решений на решения, принимаемые в условиях определенности, риска и неопределенности. Решение принимается в условиях определенности, когда руководитель точно знает результат каждого из альтернативных вариантов решения. Примером могут служить инвестиции в депозитные сертификаты или государственные облигации. Решение считается принимаемым в условиях риска, если известна вероятность всех альтернативных решений. При этом сумма вероятностей всех альтернатив должна быть равна единице. Решение принимается в условиях неопределенности тогда, когда невозможно определить вероятность потенциальных результатов.

Главным образом, при принятии управленческого решения ЛПР основываются на интуиции, суждениях или рациональном выборе. В соответствии с критерием обоснованности управленческие решения могут быть интуитивными, сформированными на суждении, и рациональными. В свою очередь, управленческие решения, основанные на суждении, в зависимости от характера людей, принимающих решение, подразделяют на уравновешенные, импульсивные, инертные и рискованные.

По рангу управления или уровню иерархии управленческие решения подразделяются на решения высшего, среднего и нижнего уровней. В современных организациях наибольшее количество решений принимается на среднем уровне. Зачастую и решения высшего уровня подготавливаются и разрабатываются на среднем уровне управления.

В зависимости от масштабности управленческие решения подразделяют на комплексные, предназначенные для решения многофакторных проблем, имеющих сложную внутреннюю структуру, и частные, которые применяются для решения частных вопросов деятельности организации.

По направленности управленческих решений на объекты внешней или внутренней среды они подразделяются на внешние и внутренние решения. При этом следует исходить из того, что управленческое решение не может изменить факторы внешней среды. Внешнее управленческое решение призвано корректировать связи организации с окружающим миром в интересах осуществления миссии или достижения целей организации.

По методу формализации и представления управленческие решения могут иметь вид текстового документа, графической или математической модели. Наиболее часто используются комбинированные способы формализации управленческих решений. Например, решение об объемах производства продукции может быть принято на основе графического метода определения порога рентабельности и порогового количества производимой продукции. Графические построения при этом, как правило, сопровождают пояснительной запиской.

Каждое управленческое решение облекается в конкретную форму. Наиболее распространены следующие формы: план, программа, приказ, распоряжение, указание и просьба. Форма отражения имеет большое значение в сложных организационных системах, имеющих как вертикальные, так и горизонтальные управленческие связи.

Разработанные управленческие решения для их реализации необходимо довести до соответствующих исполнителей и заинтересованных лиц. В связи с этим по способу передачи различают вербальные, письменные и электронные управленческие решения.