Поняття інформаційного потоку

Інформаційний потік - це сукупність повідомлень, які циркулюють у системі і необхідні для здійснення процесів управління. Інформаційний потік характеризується: джерелом виникнення, напрямом, періодичністю, ступенем сталості, структурою, обсягом і щільністю, видом носія інформації, інформаційною ємністю окремих повідомлень, ступенем використання.

Інформаційні потоки можуть бути класифіковані за напрямом, структурою, періодичністю, виду носія, способу індексації, ступеня взаємозв'язку, обсягу, щільності, інформаційної ємності окремих повідомлень, методу утворення, способу і рівня використання.

Горизонтальний інформаційний потік пов'язує органи управління, які знаходяться на одному рівні. Вертикальний інформаційний потік пов'язує органи управління різних рівнів. Вертикальний інформаційний потік може бути висхідним і низхідним, тобто спрямованим зверху вниз і навпаки.

Інформаційний потік є складною системою і поділяється на ряд складових (Рис. 1.4). Окремі дані, будучи значеннєвими структурними елементами, утворюють повідомлення, тобто інформаційну сукупність, що складається з ряду реквізитів і надає визначену кількісну і якісну характеристику описуваного об'єкту.

Рис. 1.4. Сукупність складових інформаційного потоку

Реквізит - елементарна одиниця повідомлення, подальше розчленовування якої неможливе. Реквізит характеризує кількісну або якісну складову інформаційної сукупності. Кожен реквізит представляється сукупністю цифр, букв, спеціальних символів. Реквізит містить ознаку і основу. Ознака - складова частина повідомлення, що характеризує якість описуваного об'єкта, індивідуалізуючи повідомлення ("місяць", "код структурного підрозділу", "табельний номер працівника"). У процесі обробки інформації над реквізитами-ознаками, як правило, виконуються логічні операції (пошук, сортування, вибірка тощо). Основа теж є частиною повідомлення, що функціонально призначена для кількісної характеристики описуваного об'єкта, отриманою в результаті виміру або обчислення ("кількість предметів", "ціна").

Інформаційну сукупність, що включає одну основу і кілька ознак, що є необхідним мінімумом елементів для утворення документа, називають показником. Наприклад, показник "кількість готової продукції, зданої на склад" включає одну реквізит-основу ("кількість зданої продукції") і кілька реквізитів-ознак ("дата", "код виготовлювача", "код складу-одержувача", "одиниця виміру").

Елементи показника, як і показник у цілому, можуть розглядатися з двох позицій: за формою (назва графи, рядка) і за значенням (яку визначене число, слово записане в дану графу, рядок). Під формою елементів показників розуміють найменування граф, рядків, ділянок, а під значенням (змістом) - проставлені конкретні числа. Вони представляються документами, тобто складних інформаційних утворень, що мають ієрархічну структуру, з послідовним входженням одних складових в інші і супідрядністю цих частин.

Документи, використані в процесі управління, можуть включати один або кілька показників з обов'язковим посвідченням (підписом або печаткою) особи, відповідального за інформацію, що утримується в документах. Оскільки одержання вихідних даних є сферою діяльності людини, тому більшість документів створюється на стадії збору і реєстрації даних, хоча чимала частка документів надходить в систему, від зовнішніх організацій.

Масив – це сукупність однорідних даних, об'єднаних єдиним значеннєвим змістом. Основними елементами масивів, що визначають їхній зміст, є записи.

Записи - це елементи масиву, якими оперують користувачі при обробці інформації. Елементами записів, що мають єдине значеннєве значення, є інформаційні полючи. Дані, що належать до одного масиву, записуються за загальними правилами (відповідно до технології оброблення даних в цій організації). Тип масиву визначається його змістом (наприклад, масив матеріальних нормативів, масив постачальників матеріалів); функціями в процесі обробки даних (вхідні, вихідні, проміжний масиви).

Таблиця 1.7

Схеми класифікації інформаційних потоків

Відомо, що інформаційний потік, як правило, виражається у визначеному виді документації. Особливо актуальний дана теза стосовно до інформаційних потоків, тому що рух останніх у реальних умовах супроводжується відповідним набором строго регламентованої документації (накладні, рахунка-фактури, накази й ін.). У цьому зв'язку велике значення в галузі повноти класифікації інформаційних потоків має "вид документаційного супроводу". Відповідно до існуючого розподілу документації по видах діяльності, інформаційні потоки можуть бути класифіковані на: розпорядницькі (накази, розпорядження), організаційні (інструкції, протоколи, положення), аналітичні (огляди, зведення, доповідні записки), довідкові (довідки), наручні (статті, реферати), технічні (ЕСКД, ЕСТД, документація по техніці безпеки).