Автоматизированное рабочее место

 

Автоматизированное рабочее место —индивидуальный комплекс технических ипрограммных средств, предназначенный для автоматизации профессионального труда специалиста и обеспечивающий подготовку, редактирование, поиск и выдачу на экран и печать необходимых ему документов и данных.

 

Автоматизированное рабочее место обеспечивает оператора всеми средствами,необ-ходимыми для выполнения определенных функций.

 

Автоматизированное рабочее место включает персональный компьютер,оснащен-ный совокупностью профессионально ориентированных функциональных и обеспечи-вающих информационных технологий и размещенный непосредственно на рабочем месте.

 

Другими, словами, АРМ—некоторая часть экономической информационной системы,обособленная в соответствии со структурой управления объектом и существующей сис-темой распределения целей и оформленная в виде самостоятельного программно-аппаратного комплекса.

 

Автоматизированное рабочее место содержит в себе целиком функциональную ин-формационную технологию или се часть.

 

Какая именно часть функциональной информационной технологии закрепляется затем или иным АРМ, определяется прежде всего декомпозицией целей в структуре управления объектом. Такое распределение функциональной информационной технологии на АРМ не

 

должно нарушать требований самой предметной технологии.

 

В большинстве случаев в АРМ реализована лишь возможность подготовки информации для анализа ситуации, на основе которой сотрудник мог бы осуществить такой анализ и да-лее выработать управленческое решение.

 

Подготовка решений без прямого участия сотрудника возможна лишь в экспертной системе, которая призвана отвечать на вопрос: «Как сделать, чтобы?».

 

Экспертная система —система,предназначенная для воссоздания опыта и знанийпрофессионалов высокого уровня и использования этих знаний в процессе управления.

 

Такие системы разрабатываются для эксплуатации в узких областях применения, по-скольку их использование требует больших компьютерных ресурсов для обработки и хране-ния знаний.

 

В основе построения экспертных систем лежит база знаний, которая основывается на моделях представления знаний.

 

Ввиду больших финансовых и временных затрат в российских экономических инфор-мационных системах экспертные системы не имеют большого распространения.

 

При использовании любой информационной технологии следует обращать внимание на наличие средств защиты данных, программ, компьютерных систем. Поэтому степень защиты АРМ может служить одним из признаков их классификации.

 

Если в качестве критерия взять организационную структуру управления, то можно ус-ловно выделить АРМ руководителя, АРМ управленческого работника среднего и оператив-ного уровней.

 

В соответствии с принципами избирательного распределения информации эти лица нуждаются в совершенно разной информационной поддержке.

 

Руководителю требуется обобщенная, достоверная и полная информация, позволяющая принимать правильные решения. Ему нужны средства анализа и планирования различных сфер деятельности предприятия. К этим средствам относятся экономико-математические, статистические методы; методы моделирования, анализа различных сфер деятельности предприятия, прогнозирования. Из обеспечивающих технологий необходимы: табличные, графические, текстовые процессоры, электронная почта, СУБД.

 

На номенклатуру АРМ и совокупность включаемых в них информационных техноло-гий влияют:

 

ƒ структура управления, сложившаяся в учреждении;

 

ƒ технологии предметных областей;

 

ƒ распределение обязанностей и целей между сотрудниками.

 

АРМ управляющих работников среднего и оперативного уровней используется для принятия решений и реализации профессиональной деятельности в конкретной предметной области: АРМ кладовщиков, операционистов, банковских работников, работников страховых компаний и т.д.

 

Электронный офис

 

Понятие офиса имеет материальный и организационный аспекты. В первом случае имеются в виду помещения и оборудование, во втором — формы и структура управления.

 

Офис может быть самостоятельным учреждением либо он входит в более крупную ор-ганизационную структуру.

 

Особенность работы офиса заключается в том, что он является не только источником конечных информационных услуг, но и источником решений, регламентирующих поведение людей или распределение материальных ресурсов.

 

Учитывая, что офис прежде всего вырабатывает решения, имеющие ценность для кли-ента, дадим следующее определение офиса.

 

Офис —это информационное предприятие(часто пользующееся правом юридиче-ского лица), преобразующее информационные ресурсы в информационные продукты.

 

Использование компьютерной и иной организационной техники в офисе прошло не-сколько этапов:

 

ƒ традиционный офис;

 

ƒ производственный офис;

 

ƒ электронный офис.

 

Традиционный офис — это сравнительно небольшой коллектив людей с достаточношироким кругом обязанностей.

 

Типовой состав рабочих операций в таком офисе включает подготовку материалов, пе-чать, выверку документов, работу с почтой, ведение картотек, поиск информации, поддер-жание информационных фондов, выполнение расчетов, ведение деловых разговоров по те-лефону, работу за терминалом.

 

Производственный офис характеризуется большими объемами однотипной работы,

 

ее строгой формализацией, более жестким распределением функций среди сотрудни-ков.

 

В этом случае суть автоматизации заключается в формировании и поддержании круп-ных информационных фондов, их систематизации, производстве выборок данных и проч.

 

Электронный офис есть реализация концепции всестороннего использования вофисной деятельности компьютерных средств и средств связи при развитии традиций предшествующих форм деятельности.

 

К основным функциям и средствам электронного офиса относятся: ƒ прием документов, их контроль и оформление; ƒ обеспечение доступа к документам без их дублирования на бумаге;

 

ƒ дистанционная и совместная работа служащих над документом, электронная почта; ƒ персональная обработка данных; ƒ составление документов и их размножение;

 

ƒ обмен информацией между базами данных;

 

ƒ автоматизация контроля за документоведением; ƒ организация электронного документооборота; ƒ информационная поддержка принятия решения;

 

ƒ работа с автоматизированными информационными системами;

 

ƒ участие в совещаниях, используя средства удаленного доступа, и др.

 

Электронный офис благодаря электронной почте, ПК и компьютерным сетям увеличи-вает возможность прямого взаимодействия людей, не требуя при этом их физического нахо-ждения в одном помещении.

 

Цель и характер деятельности организации определяют его информационную систему, а также вид перерабатываемого и производимого информационного продукта.

 

Если задачей организации (нотариальные конторы, туристические фирмы, информаци-онные агентства и др.) является производство информационного продукта, оформленного в виде документов, то для нее важнейший элемент деятельности — хранение информации, ко-торое связывается со спецификой деятельности и необходимо для принятия управленческих решений.

 

Для снабженческо-сбытовых контор важно знать рынки сбыта, изготовителей продук-ции, цены на продукцию и обеспечивать заключение договоров и выполнение контрактов.

 

Однако при всей специфике деятельности современных бизнес-организаций важней-шим и неотъемлемым элементом деятельности является обеспечение эффективности процес-сов прохождения документов.

 

Анализ базовых задач, решаемых специалистами в процессе экономической деятельно-сти офисов, показывает, что их основные информационные потребности могут быть удовле-творены с помощью имеющихся типовых функциональных и проблемно-ориентированных аппаратно-программных средств.

 

К ним относятся программные средства текстовой, табличной и графической обработки информации, персональные компьютеры и средства оперативного размножения документа-ции, средства электронных коммуникаций для взаимодействия между различными типами ЭВМ и сетями.