Ввод данных о задачах проекта

После создания проекта, настройки его параметров и календарей, следует ввести данные о работах проекта. Ввод данных выполняется в следующей последовательности:

1. составить полный перечень работ, выделив в нем фазы и вехи;

2. ввести перечень фаз, задач и вех проекта;

3. создать связи между задачами;

4. для каждой задачи определить длительность;

5. установить типы связей, задержки и опережения;

6. установить точную дату начала или окончания проекта;

7. задать ограничения, крайние сроки и календари задач.

Составление перечня задач начинается с выделения этапов проекта. Каждому этапу будет соответствовать фаза. При необходимости, особенно для крупных проектов, этапы могут разделяться на более мелкие этапы. В этом случае фаза будет состоять из более мелких фаз. Когда перечень этапов готов, составляется список задач, выполняемых на каждом этапе. В качестве последней работы этапа используется задача нулевой длины, которой соответствует веха.

В качестве примера рассмотрим проект "Разработка программного комплекса", описанный в лекции 2. Перечень его фаз, задач и вех приведен в табл.3.

Таблица3.

№	Название	ВидЗадачи
	Начало реализации проекта	Веха
	Программирование	Фаза
	Постановка задачи	Задача
	Разработка интерфейса	Задача
	Разработка модулей обработки данных	Задача
	Разработка структуры базы данных	Задача
	Заполнение базы данных	Задача
	Программирование завершено	Веха
	Отладка	Фаза
	Отладка программного комплекса	Задача
	Тестирование и исправление ошибок	Задача
	Составление программной документации	Задача
	Отладка завершена	Веха
	Конец проекта	Веха

Вехи начала и конца проекта не относятся ни к одной из фаз, поскольку относятся к проекту в целом. Остальные работы и вехи расположены непосредственно ниже фазы, к которой они принадлежат.

Ввод перечня задач проекта выполняется в любом из представлений, имеющем таблицу для ввода данных. Лучше всего для этого подходит Диаграмма Ганта, в которой помимо таблицы отображается календарный график проекта. Пустая диаграмма Ганта изображена на рис.1.

Для ввода задачи достаточно в пустой строке таблицы ввести ее название в столбец Название задачи. По умолчанию длительность новой задачи принимается равной одному дню, а дата начала задачи – дате начала проекта. Рядом с величиной длительности изображается вопросительный знак, что говорит о том, что это значение длительности является предварительным и задано системой. После назначения длительности пользователем вопросительный знак исчезает.

Введем в таблицу ввода диаграммы Ганта перечень задач проекта в том порядке, в котором они перечислены в табл.3. Непременное условие ввода: задачи, входящие в некоторую фазу должны следовать в таблице непосредственно после названия этой фазы. Результат ввода изображен на рис.9.

Для преобразования задачи в веху достаточно установить нулевую длительность работы. Для преобразования задачи в фазу нужно выполнить следующие действия:

1. проверить правильность расположения названия фазы и названий входящих в нее задач (они должны быть расположены непосредственно после фазы);

2. выделить все входящие в фазу задачи, используя в качестве области выделения номера задач (кроме самой фазы);

3. нажатием кнопки (увеличить отступ) выделенные задачи помещаются на один уровень иерархии ниже и подчиняются первой предшествующей им не выделенной задаче, которая становится фазой.

Рис. 9. Первоначальный ввод задач проекта

Результат преобразования задач в вехи и фазы изображен на рис.10. Вехи изображены на диаграмме ромбиками с указанием даты, а фазы – горизонтальными скобками, охватывающими все свои задачи от момента начала первой и до момента окончания последней. В заголовок фазы помещается значок структуры или, предназначенный для сворачивания/разворачивания перечня включенных в нее задач.

Рис.10. Результат преобразования задач в вехи и фазы

В сложных проектах с большим количеством фаз и вложенностью их друг в друга возникает необходимость неоднократной реорганизации распределения задач по уровням. Для этого предназначены кнопки на панели инструментов:

4. (увеличить отступ) – поместить выделенные работы на один уровень ниже;

5. (уменьшить отступ) – поместить выделенные работы на один уровень выше.

Создание связей между задачами выполняется как непосредственно в календарном графике, так и в таблице ввода данных.

На календарном графике следует навести указатель мыши на значок задачи, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить указатель на значок другой задачи, после чего отпустить мышь. Между ними будет установлена связь.

Связывание задач в таблице ввода данных выполняется при помощи столбца Предшественник, в который вводятся номера непосредственно предшествующих задач, разделенные точкой с запятой.

Создание линейной последовательности связей можно выполнить так:

1. выделить в таблице все последовательно связываемые задачи:

2. выбрать пункт меню Правка/Связать задачи – связи устанавливаются в соответствии с последовательностью выделения задач.

Календарный график проекта "Разработка программного комплекса" после создания связей изображен на рис.11.

Рис.11. Результат добавления связей между задачами

Назначение длительности задач можно выполнить двумя способами:

1. изменить значение в столбце Длительность таблицы ввода данных;

2. двойным щелчком мыши по строке задачи открыть окно Сведения о задаче и на вкладке Общие установить значение длительности.

По умолчанию длительность задается в днях. Однако единицу измерения можно изменить, указав ее рядом с числовым значением. Например, 10д означает 10 дней, 10ч – 10 часов, 10м – 10 минут, 10мес – 10 месяцев.

Установим длительности задач в соответствии с табл.4.

Таблица4.

Номер работы	Название работы	Длительность
	Начало реализации проекта	-
	Программирование	-
	Постановка задачи
	Разработка интерфейса
	Разработка модулей обработки данных
	Разработка структуры базы данных
	Заполнение базы данных
	Программирование завершено	-
	Отладка	-
	Отладка программного комплекса
	Тестирование и исправление ошибок
	Составление программной документации
	Отладка завершена	-
	Конец проекта	-

Результат преобразований изображен на рис.12. На календарном графике автоматически учтены заданные в календаре рабочего времени выходные и праздничные дни. Если работа прерывается нерабочими днями, ее календарная длительность будет увеличена на количество прервавших ее дней.

Рис. 12. Результат ввода длительности задач

По умолчанию создаваемая связь имеет тип "окончание-начало" без задержек или опережений.

Уточнение типа связей и ввод значений задержек или опережений может быть выполнено тремя способами.

1. Первый способ – двойной щелчок мыши по линии со стрелкой, обозначающей связь между задачами на календарном графике. В открывшемся окне Зависимость задач имеется всего два поля: тип и запаздывание. Тип принимает одно из четырех значений: ОН (окончание–начало), НН (начало–начало), ОО (окончание–окончание), НО (начало–окончание). Запаздывание задается числом и единицей измерения, аналогично длительности задачи. Положительное значение запаздывания означает опережение работы-последователя, отрицательное значение – опережение. Помимо двух полей окно имеет кнопку Удалить для удаления связи.

Этот способ не очень удобен тем, что при большом количестве работ и связей между ними найти нужную связь на календарном графике может оказаться непросто.

2. Второй способ – окно Сведения о задаче (двойной щелчок мыши по строке задачи), на вкладке Предшественники которого находится таблица с перечнем всех задач-предшественников. Столбцы Тип и Запаздывание этой таблицы устанавливают свойства соответствующей связи. Для удаления связи нужно в качестве типа связи выбрать значение Нет.

3. Третий способ – редактирование связей при помощи формы. Этот способ применяется, когда требуется редактировать большое количество связей.

Форма выводится на экран пунктом меню Окно/Разделить, а убирается пунктом Окно/Снять разделение. По умолчанию форма имеет вид Ресурсы и предшественники, но через ее контекстное меню можно установить вид Предшественники и последователи, изображенный на рис.13, в котором и редактируются параметры связей.

Рис. 13. Форма "Предшественники и последователи"

Для редактирования требуется выбрать задачу либо в таблице, либо на календарном графике, после чего форма заполняется значениями ее параметров. Левый список содержит все задачи-предшественники, а правый – задачи-последователи с указанием типа связи и значения запаздывания. Редактирование связи заключается в изменении значений столбцов Тип и Запаздывание.

Дата начала/окончания проекта устанавливается в окне сведений о проекте, изображенном на рис.2. После ее изменения система автоматически перепланирует проект с учетом нового значения.

Ограничения, крайние сроки и календари задач устанавливаются в окне Сведения о задаче на вкладке Дополнительно, которая изображена на рис.14.

Рис. 14. Вкладка Дополнительно окна сведений о задаче

Ограничение задается полями Тип ограничения и Дата ограничения. В эти поля вводятся соответственно тип ограничения (см. табл.2) и дата, в том случае, когда тип ограничения требует указать конкретную дату. Крайний срок вводится в поле Крайний срок. Задача, для которой установлено ограничение помечается значком в столбце идентификаторов таблиц представлений. Установленный крайний срок обозначается значком на диаграмме Ганта, как это показано на рис.15.

Календарь задачи выбирается из числа базовых календарей в поле Календарь. По умолчанию это поле содержит Нет. В этом случае задача планируется по стандартному календарю и календарю назначенных на нее ресурсов. Если указать календарь задачи, она будет планироваться на периоды времени, которые являются рабочими как в календаре задачи, так и в календаре ее ресурсов.

В этом же окне имеется поле Код СДР, которое содержит уникальный код задачи в структуре проекта. По умолчанию этот код автоматически формируется системой. Пользователь сам может определить порядок формирования кода СДР при помощи пункта меню Проект/СДР/Определить код.

Рис. 15. Обозначения ограничений и крайних сроков

Добавление в проект повторяющейся задачи выполняется при помощи пункта меню Вставка/Повторяющаяся задача, который открывает окно ее свойств (рис.16), задающее сроки и периодичность повторения. В качестве примера используется задача Профилактика, которая имеет длительность один день, проводится раз в две недели с 30 июня по 30 сентября.

Рис. 16. Окно свойств периодической задачи

Результат планирования этой задачи на диаграмме Ганта изображен на рис.17.

Рис. 17. Периодическая задача на диаграмме Ганта

Контрольные вопросы

1. Из каких элементов состоит окно Microsoft Office Project 2007?

2. Что такое представление и панель представлений?

3. Для чего предназначено окно сведений о проекте?

4. Какие два варианта планирования проекта используются системой?

5. Какие три базовых календаря предопределены в системе?

6. Как создать и сохранить проект?

7. Какие виды календарей образуют семейство календарей проекта?

8. Как создать или отредактировать базовый календарь?

9. Для чего предназначены исключения календаря?

10. Что задают рабочие недели календаря?

11. Какие параметры планирования устанавливаются для календаря?

12. Какие виды задач используются системой для планирования проекта?

13. Какие виды связей между задачами могут быть установлены?

14. Что такое задержки и опережения?

15. Что такое ограничение и какие виды ограничений используются в системе?

16. Для чего нужны крайние сроки?

17. Какова последовательность ввода данных о задачах проекта?

18. Как составляется перечень задач проекта?

19. Как правильно ввести перечень задач?

20. Как преобразовать задачу в фазу или веху?

21. Как создать связи между задачами?

22. Как задать длительности задач?

23. Как уточнить тип связи и задать задержку или опережение?

24. Как задать дату начала/окончания проекта?

25. Как задать ограничения, крайние сроки и календарь задачи?

26. Как добавить в проект повторяющуюся задачу?

Лабораторная работа 3. Планирование задач проекта в MS Project