Система показателей бизнес-процессов

 

Цель работы: провести анализ деятельности организации. Выделить ключевые бизнес-процессы и провести их описание.

Организационная форма занятий: решение проблемных задач, разбор конкретных ситуаций

Вопросы для обсуждения: Система показателей бизнес-процессов, описание бизнес-процессов, анализ деятельности организации.

Выполнение данной работы позволяет сформировать следующую компетенцию: способность осуществлять сбор, анализ научно-технической информации, отечественного и зарубежного опыта по тематике исследования (ПК – 7).

 

Теоретическая часть

Деятельность любой организации требует управления. Управление подразумевает необходимость:

- постановки цели,

- формулировки задачи,

- предоставления ресурсов,

- наличия указаний по технологии выполнения,

- контроля процессов и результатов,

- компенсации труда,

- мотивации персонала.

Под управлением следует понимать целенаправленное воздействие субъекта управления на объект для согласования деятельности и достижения конечной цели. Иначе говоря, управление – это функция биологических, социальных, технических, организационных систем, которая обеспечивает их целостность, сохранение их структуры и определенного режима деятельности. Управление предполагает выработку и осуществление управляющих воздействий; соответственно, в системе управления выделяют:

- управляемую систему, являющуюся объектом управления. В самом широком смысле состояние объекта управления (управляемой системы) определяется в каждый момент его предшествующими состояниями, воздействиями управляющей системы и среды (внутренней и внешней);

- управляющую систему, субъект управления, часть системы управления, осуществляющую управляющие воздействия для поддержания и развития объекта управления в заданном системой целей направлении.

Деятельность любой компании имеет основной производственный цикл. С точки зрения описания бизнес-процессов. Все составляющие бизнес-процессов в компании претерпевают изменения и в конце получается некий продукт, который обменивается на деньги.

Это происходит в любой организации государственной или коммерческой.Например, если организации нужно что-то произвести для того, чтобы добиться соответствующего качества нужно иметь понимание технологии того что необходимо произвести. Направить составляющие бизнес-процессов в нужной последовательности и сделать так, чтобы потоки не перемешивались.

Для этого важно разложить технологию на составляющие этапы, шаги. Эти шаги можно назвать процессами. Опишем процесс получения продукции от начала до конца. Составляющие бизнес-процессов входят в организацию, претерпевают изменения и выходят из нее.

Бизнес-процесс – это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определенного продукта или услуги для потребителей. Для наглядности бизнес-процессы визуализируют при помощи блок-схемы бизнес-процессов. Каждый бизнес-процесс должен иметь ответственного.

Блок-схема – распространенный тип схем (графических моделей), описывающих алгоритмы или процессы, в которых отдельные шаги изображаются в виде блоков различной формы, соединенных между собой линиями.

Модель – это отображение процесса в виде графиков, схем, таблиц, текста или их сочетания (определяется так называемой нотацией описания БП).

Отсутствие описания бизнес-процессов приводит к стихийному производственному процессу, к тому же изменяющемуся при появлении новых сотрудников и необязательно в лучшую сторону.Описание бизнес-процессов – это та основа, при помощи которой компания может получать запланированные результаты.

Построение и оптимизация организации осуществляется в пять этапов:

1. Описание структуры компании «как есть».

2. Анализа модели организации «как есть».

3. Разработка структуры компании «как надо».

4. Разработка плана перехода из состояния «как есть» в состояние «как надо».

5. Внедрение изменений и построение организации «как надо».

Организационная диаграмма – это схема иерархии отчетности, которая обычно используется для отображения отношений между сотрудниками, должностями и группами.

Организационные диаграммы могут быть как простыми схемами, так и большими и сложными на основе сведений из внешнего источника данных. Фигуры организационной диаграммы могут отображать основные сведения, например, имя и должность, или подробные сведения, например, отдел и учетный отдел.

На основании международного стандарта системы менеджмента качества ISO 9000:2000, процесс – это совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, которые преобразуют входы в выходы. Эта деятельность обязательно должна приносить пользу потребителю.

Для процессного подхода важным моментом является определение требований к входам и выходам системы, а также требований к ресурсам. Для каждого из процессов, необходимо определить ответственного исполнителя. Не менее важным шагом является определение критериев оценки эффективности деятельности в целом.

Для того, чтобы осуществить внедрение процессного подхода к управлению организацией, необходимо:

- сформулировать цели организации;

- произвести описание процессов, в соответствии с поставленными целями;

- сформулировать требования к входам и выходам процессов;

- построить схему бизнес-процессов, с учетом взаимосвязей между ними;

- разработать регламенты процессов;

- осуществить обучение всех участников процессов;

- осуществить запуск в действие системы управления.

После внедрения процессного подхода управления системой, следует периодически совершенствовать процессы с учетом изменившихся требований.

В организации, использующей процессный подход, следует четко определить входы и выходы бизнес-процессов, а также требования клиентов. При процессном подходе к управлению организацией благодаря детальному описанию каждого процесса сотрудники четко понимают свои задачи и могут оценить свой вклад в достижение целей организации.

При внедрении бизнес-процессов на организации, необходимо также определить способы измерения эффективности каждого процесса. Это позволит оптимизировать бизнес-процесс деятельности организации в целом.

Использование метода решения проблем позволит повысить эффективность внедрения процессного подхода в организации. Управление бизнес-процессами организации позволит повысить результативность бизнеса.

В настоящее время широкое распространение получили организации с функциональным принципом управления. Суть этого принципа заключается в разделение организации на организационные единицы (отделы, управления и т.д.) и разделением производственного процесса на элементарные операции.

В отличие от функционального подхода – процессный предлагает управлять производственной деятельностью организации через бизнес-процессы. Для того, чтобы осуществить переход от одного принципа управления организацией к другому, необходимо распределить функции выполняемые сотрудниками отделов по бизнес-процессам. Такое распределение позволит выделить лиц, ответственных за выполнение каждого конкретного бизнес-процесса и определит границы процессов, а также покажет точки пересечения бизнес-процессов, на основании которых может быть налажено взаимодействие между участниками этих бизнес-процессов.

При такой организации деятельности повышается эффективность функционирования всей компании в целом, за счет регламентированного взаимодействия между участниками бизнес-процессов, в соответствии с установленными входами и выходами. При таком подходе руководитель подразделения четко понимает, какие задачи, ставятся перед ним и какой, должен быть получен результат в результате деятельности его сотрудников. Это позволяет осуществлять эффективное управление бизнес-процессом в рамках данного подразделения. Трудности в управлении бизнес-процессами могут возникнуть в том случае, если границы бизнес-процесса выходят за рамки одного подразделения организации, в этом случае эффективность данного подхода может существенно снижаться. Именно поэтому, в таких ситуациях рекомендуется реорганизация отделов организации, в соответствии с разработанной схемой бизнес-процессов. Это необходимо в рамках оптимизационной деятельности управления организацией, в целях повышения результативности всего производственного процесса.

Оборудование и материалы. Для выполнения лабораторной работы необходим персональный компьютер с характеристиками, позволяющими установить операционную систему WindowsXP, интегрированный пакет MicrosoftOffice, BizagiProcessModeler.

Указания по технике безопасности. Самостоятельно не производить: установку и удаление программного обеспечения, ремонт персонального компьютера. Соблюдать правила технической безопасности при работе с электрооборудованием.