Дополнительные средства контроля

Лабораторная работа № 14

Тема: Настройка режима проверки вводимых данных

Время выполнения – 2 часа

Цель работы: научиться использовать средства автоматической проверки вводимых данных.

Основные сведения по теме

Контроль рабочих листов

Если рабочие книги Excel используются для создания документации (особенно в бухгалтерской деятельности), необходима гарантия, что содержащиеся в них данные не содержат ошибок. Механический ввод данных всегда чреват опечатками, особенно когда речь идет о числах. При вводе текста в качестве естественного регулятора выступает обычная грамотность. Когда глаз натыкается на «неправильное» слово, у большинства людей автоматически срабатывает внутренний сигнал. При вводе числовых данных определить «на глаз», правильно ли введенное число, намного труднее. Кроме того, рабочие листы Excel часто содержат формулы, которые также являются серьезным источником ошибок.

Проверка вводимых данных

Часто вводом данных в отчетные документы занимаются не те же лица, которые эти данные получают и отвечают за их правильность. Более того, ввод данных часто осуществляют в спешке, а возможность выполнить перепроверку существует не всегда.

Для таких случаев в программе Excel предусмотрены средства автоматического подтверждения правильности ввода, основанные на деловых правилах, принятых в данной организации. Деловые правила обычно основываются на естественном порядке вещей и не всегда формулируются строго. Например, в организации может быть принят верхний предел оплачиваемой продолжительности рабочей недели в часах, так что все, что выходит за данный предел, явно является ошибкой ввода.

Правила, используемые для подтверждения правильности ввода, должны быть выработаны заранее, до того как начат реальный ввод данных. Выполнить дополнительную операцию по настройке условий правильности ввода необходимо при подготовке рабочей книги к вводу данных. Впрочем, есть и возможность выполнить проверку соответствия ранее введенных данных условиям, которые были заданы позже.

Выделив область рабочего листа, предназначенную для ввода данных определенного типа, дайте команду Данные ► Проверка. Условия, накладываемые на вводимые значения, задаются на вкладке Параметры диалогового окна Проверка вводимых значений.

Например, если в выбранные ячейки разрешен ввод только значений из определенного набора, следует создать где-либо на рабочем листе список допустимых вариантов, а затем выбрать в раскрывающемся списке Тип данных пункт Список и указать диапазон ячеек, содержащих список, в поле Источник. В дальнейшем при попытке ввести какие-либо данные в данную ячейку, рядом с ней появится раскрывающая кнопка, позволяющая открыть список допустимых значений. Возможность ввести некорректные данные в этом случае отсутствует физически.

Другие пункты списка Тип данных позволяют выбрать другие типы данных и задать для них соответствующие ограничения. Способы задания ограничений зависят от того, какие именно данные должны быть помещены в ячейку.

Специально для тех случаев, когда данные в электронную таблицу вводит не тот, кто ее создал, предусмотрены дополнительные меры управления вводом. Так, чтобы пояснить, что именно должно содержаться в данной ячейке, можно задать параметры диалогового окна (заголовок и текст), автоматически открываемого, когда данная ячейка становится текущей. Для этого служит вкладка Сообщение для ввода. Эта настройка самостоятельна по отношению к средствам подтверждения правильности ввода и может применяться, даже если никаких ограничений не задано.

Способ уведомления о нарушении правил ввода задается на вкладке Сообщения об ошибке. Здесь описывается вид появляющегося диалогового окна, если введенные данные не удовлетворяют заданным условиям.

Дополнительные средства контроля

Все инструменты контроля правильности электронных таблиц сосредоточены на панели инструментов Зависимости, которую можно открыть командой Сервис ► Зависимости ► Панель зависимостей.

Кнопка Источник ошибки позволяет найти влияющие ячейки для той ячейки, в которой отображается один из описанных выше кодов ошибки. Здесь же есть кнопка добавления примечаний к ячейкам. Ячейка, содержащая примечания, помечается треугольником в верхнем правом углу, а сами примечания отображаются во всплывающем окне при наведении указателя мыши на данную ячейку.

Кроме того, панель инструментов Зависимости позволяет выделить ячейки, содержимое которых не отвечает заданным условиям правильности данных. Это особенно удобно, если часть данных была введена до того, как были заданы эти условия. Ячейки с неверным содержанием помечаются кружком.

Последовательность выполнения

1. Запустите программу Excel (Пуск ► Программы ► Microsoft Office ► Microsoft Excel) и откройте рабочую книгу Лабораторные работы по Excel.xls.

2. Откройте рабочий лист Сведения о поставках.

3. Предполагается, что у нас имеется фиксированный список поставщиков и товаров, так что ручной ввод этих величин необязателен. Также будем считать, что разовая поставка любого материала не может превосходить 10 тонн.

4. Для последующих экспериментов внесите произвольные искажения в базу данных: задайте в одной – двух записях неверное имя поставщика, в одной – двух записях используйте неверное наименование материала, в одной – двух записях укажите завышенный объем поставки (более 10 тонн).

5. За пределами базы данных, например в столбце F, в ячейках F2 – F6 укажите имена поставщиков по одному в ячейке.

6. Аналогичным образом в ячейках G2 – G6 укажите правильные наименования товаров.

7. Выделите все ячейки базы данных в столбце В (Поставщик), кроме заголовка столбца, дайте команду Данные ► Проверка.

8. В раскрывающемся списке Тип данных выберите вариант Список. Переключитесь на поле Источник и введите (или выберите) диапазон F2:F6. Если диапазон выбран, ссылка автоматически берется как абсолютная. После этого щелкните на кнопке ОК.

9. Аналогичным образом выберите допустимые значения для поля Товар. В поле Источник необходимо указать диапазон G2:G6.

10. Выделите все ячейки в столбце D. Дайте команду Данные ► Проверка. В поле Тип данных выберите вариант Действительное. В полях Минимум и Максимум укажите, соответственно, значения 0 и 10. Щелкните на кнопке ОК.

11. Сделайте текущей любую ячейку в столбце В. Убедитесь, что ввести в нее произвольное значение, отсутствующее в списке, теперь невозможно. Щелкните на раскрывающей кнопке, чтобы выбрать допустимое значение из списка.

12. Аналогичным образом, попробуйте ввести недопустимое значение (текстовое или выходящее за пределы заданного интервала) в ячейку столбца D. Убедитесь, что это также невозможно.

13. Так как данные вводились в базу до включения проверки, они могут содержать ошибки, дайте команду Сервис ► Зависимости ► Панель зависимостей.

14. Щелкните на кнопке Обвести неверные данные. Убедитесь, что ячейки с ошибками (созданные в п. 4) обнаружены и обведены красным цветом.

15. Исправьте ошибки и еще раз щелкните на кнопке Обвести неверные данные. Убедитесь, что пометки исчезли.

16. Сохраните рабочую книгу.

Содержание отчета

1. Выполнение всех пунктов задания.

2. Выполнение задания для самостоятельной работы.

3. Ответы на контрольные вопросы.

Контрольные вопросы

1. Для чего применяется проверка вводимых данных?

2. Как накладываются условия на вводимые данные?

3. Как создать список допустимых вариантов вводимых значений?

4. Для чего служит вкладка Сообщение для ввода?

5. Как задается способ уведомления об ошибке?

6. Как можно выделить ячейки с неверным содержанием?

7. Как находятся влияющие ячейки для той, в которой отображается ошибка?

Задание для самостоятельной работы

Откройте книгу Задания для самостоятельной работы. Скопируйте лист Задание 4 и переименуйте его как Задание 6. За пределами базы данных, например в столбце F, укажите возможные значения третьего поля. Сделайте изменения в базе данных, задав неверные значения третьего поля. С помощью команды Сервис ► Зависимости ► Панель зависимостейнайдите ошибки в значениях третьего поля. Для поля Надбавка установите предел значений от 0 до 50 %.