Построение сводных диаграмм

Сводная диаграмма представляет собой диаграмму, построенную на основе сводной таблицы. При создании сводной диаграммы соответствующая ей сводная таблица создается автоматически, даже если явного запроса на ее создание не было. Для создания сводной диаграммы по уже существующей сводной таблице проще всего щелкнуть на кнопке Мастер диаграмм на панели инструментов Сводные таблицы. Чтобы создать сводную диаграмму непосредственно на основе базы данных, надо запустить Мастер сводных таблиц командой Данные ► Сводная таблица и на первом этапе работы мастера установить переключатель Сводная диаграмма. Далее проще всего сразу щелкнуть на кнопке Готово.

Программа Excel автоматически создаст новые рабочие листы, соответствующие создаваемой сводной таблице и сводной диаграмме, и откроет лист с диаграммой. Реальной информации этот лист пока что не содержит. Формирование содержимого диаграммы осуществляется точно так же, как формирование сводной таблицы: перетаскиванием кнопок, соответствующих полям базы данных, в нужные области диаграммы. Таких областей три:

§ Область страницы располагается в верхней части диаграммы.

§ Область данных совпадает с областью построения.

§ Область категорий (включающая строки и столбцы промежуточной сводной таблицы) располагается в нижней части диаграммы или слева от нее.

Кнопки полей, которые можно перетаскивать, в данном случае располагаются непосредственно на панели инструментов Сводные таблицы. Чтобы отменить использование поля, его надо переместить из области диаграммы обратно на панель.

Информация о полях базы данных отображается на диаграмме точно так же, как и в сводной таблице, с раскрывающими кнопками. Используя их, можно изменить правила фильтрации или отключить отображение некоторых значений.

Дальнейшее форматирование и настройка диаграммы осуществляется через контекстные меню. Так, чтобы изменить вид диаграммы, надо щелкнуть правой кнопкой мыши на области построения и выбрать в контекстном меню пункт Тип диаграммы. Для изменения формата щелкните на соответствующем элементе диаграммы правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню соответствующий пункт Формат... В целом, возможности управления отображением сводных диаграмм несколько ниже, чем для обычных диаграмм, что связано с более сложным внутренним механизмом их построения.

Последовательность выполнения

1. Запустите программу Excel (Пуск ► Программы ► Microsoft Office ► Microsoft Excel) и откройте рабочую книгу Лабораторные работы по Excel.xls.

2. Откройте рабочий лист Сведения о поставках.

3. Сделайте текущей ячейку в пределах базы данных. Дайте команду Данные ► Сводная таблица.

4. Убедитесь, что установлены переключатели в списке или базе данных Microsoft Excel и сводная таблица. Щелкните на кнопке Далее.

5. Убедитесь, что диапазон базы данных выбран правильно. Щелкните на кнопке Далее.

6. Убедитесь, что установлен переключатель Новый лист. Щелкните на кнопке Макет.

7. Перетащите кнопки в соответствующие области макета сводной таблицы: кнопку Месяц – в область Страница, кнопку Поставщик – в область Столбец, кнопку Товар – в область Строка, кнопку Объем – в область Данные.

8. Кнопка в области Данные будет иметь вид Сумма по полю Объем. Нас это устраивает. Щелкните на кнопке ОК.

9. Щелкните на кнопке Параметры. В поле Имя введите текст Сводная таблица поставок. Щелкните на кнопке ОК. Щелкните на кнопке Готово.

10. Переименуйте рабочий лист со сводной таблицей, дважды щелкнув на его корешке. Дайте ему имя Сводная таблица поставок.

11. Посмотрите на готовую сводную таблицу. Она показывает, сколько материалов определенного типа пришло от конкретного поставщика, независимо от времени поставки. Дважды щелкните на любой из ячеек сводной таблицы, чтобы увидеть на новом рабочем листе записи, на основе которых сформированы данные в этой ячейке.

12. Раскрывающие кнопки рядом с именами полей таблицы позволяют выполнить сортировку по соответствующему полю. Выберите конкретный месяц в раскрывающемся списке Месяц, чтобы увидеть данные, относящиеся к этому месяцу.

13. Перетащите кнопку Месяц в область Столбец, а кнопку Товар – в область Страница. Сводная таблица автоматически перестроится в соответствии с новой структурой.

14. Дважды щелкните на кнопке Сумма по полю объем, в открывшемся диалоговом окне Вычисление поля сводной таблицы щелкните на кнопке Дополнительно. В раскрывающемся списке Дополнительные вычисления выберите пункт Доля от суммы по строке. Щелкните на кнопке ОК.

15. Посмотрите на новый вид сводной таблицы. Среди прочего, мы определили, какую долю в общем потоке поставок имеет каждый из поставщиков.

16. Щелкните на кнопке Мастер диаграмм на панели инструментов Сводная таблица. Сводная диаграмма строится автоматически на новом рабочем листе.

17. Переименуйте этот рабочий лист, дав ему имя Сводная диаграмма.

18. Поэкспериментируйте со сводной диаграммой, чтобы выяснить, какие ее параметры можно изменять.

19. Выполните фильтрацию отображаемых данных.

20. Измените величину, отображаемую на диаграмме.

21. Переместите поле базы данных в другую область диаграммы.

22. Измените тип диаграммы.

23. Измените формат отображения элементов диаграммы.

24. Сохраните рабочую книгу.

Содержание отчета

1. Выполнение всех пунктов задания.

2. Выполнение задания для самостоятельной работы.

3. Ответы на контрольные вопросы.

Контрольные вопросы

1. Для чего создаются сводная таблица и сводная диаграмма?

2. Как построить сводную таблицу?

3. Как формируется содержание сводной таблицы?

4. Как можно оформить сводную диаграмму?

5. Как вносятся изменения в сводную таблицу?

6. В каких случаях можно обновить сводную таблицу?

7. Как построить сводную диаграмму?

8. Из каких областей состоит сводная диаграмма?

9. Как изменить тип сводной диаграммы?

10. Как изменить формат диаграммы?

Задание для самостоятельной работы

Откройте книгу Задания для самостоятельной работы. Откройте рабочий лист Задание 4. Постройте сводную таблицу на основе имеющихся данных. В область Страница поместите третье поле базы данных, в область Строка – поле ФИО, в область Данные – поле Надбавка (поле Дата рождения в сводной таблице не участвует). Поместите сводную таблицу на новый лист, назвав его Задание 5. Постройте сводную диаграмму на новом листе, назовите его Задание 5.1. Отформатируйте диаграмму по своему усмотрению.