Export-Import Documentation
The acquisition of overseas customers is only the first step in selling goods abroad. The job is not complete until a consignee has physically received the consignment and the consigner has been paid. The final part of the order cycle involves completing the documentation requirements1, arranging the transport and ensuring the payment.
Every exporter can recall a horror story related to problems with documentation. Of course, some problems may be unavoidable, but in too many cases it is the exporter who has not been punctual enough in providing the required documents.
Errors in documentation cost money. The first consequence of a mistake is a delay to the consignment which may be kept in a warehouse under customs control. Whenever the delay occurs, storage charges2 will become payable almost immediately, and they have a tendency to rise as the delay extends.
The storage charges have to be payed in full. The warehouse operator will simply refuse to release the goods3 until all charges have been settled. The customs warehouses are not meant for long-term storage, that is why most customs authorities exercise their power4 to seize goods5 which have not been cleared through customs within a certain period.
The other danger of delay is the loss of confidence by the customer. Moreover, any delay in delivery will immediately lead to a deferment in settlement of the invoice, which will affect cash flow6.
Documentation for export is not complicated. Many of the forms required for importing goods are the same as for exporting. These include invoices, packing lists7, the certificate of origin8, the CMR form9, bill of lading10 and air waybill11. The first three forms are issued by the consignor, the rest should be completed by carriers.
The basic document used both in export and import is a commercial invoice. The details that will always appear in it are the names, addresses and other information about the consignor and the consignee and a full description of the goods. Other details on the invoice will be the marks and numbers of the packages, the price and terms of sale. Normally, every invoice should contain a statement about the origin of the goods and in some cases it is compulsory to state the country of origin.
The other document frequently requested is a certificate of origin, which should be completed before the goods are exported. Usually certificates of origin are obtainable from chambers of commerce.
A packing list will detail the contents of a consignment. It contains the number and kind of packages, their contents, the net and gross weight (in kilograms as a rule) and the full dimensions and total size of each package.
Vocabulary Notes on the Text
1 to complete the documentation requirements - выполнить требования по оформлению документации.
2 storage charges - плата за хранение; складские расходы.
3 to release the goods - снять арест с товара; "выпустить", "растаможить" товар.
4 to exercise one’s power - воспользоваться своей властью (правами).
5 to seize goods - наложить арест на товары.
6 cash flow - баланс оборотных средств.
7 a packing list - упаковочный список.
8 the certificate of origin - сертификат происхождения.
9 the CMR form - транспортная накладная (Си-Эм-Ар-форма).
10 bill of lading - коносамент, морская (транспортная) накладная.
11 air waybill - авиагрузовая накладная.
Экспортно-импортная Документация
Приобретение заказчиков иностранных фирм - только первый шаг в продаже товаров за границей. Работа не полна, пока грузополучатель физически не получил груз, и грузоотправителю заплатили. Заключительная часть цикла заказа вовлекает завершение требований документации, подготовку транспорта и обеспечение оплаты.
Каждый экспортер может вспомнить роман ужасов, связанный с проблемами с документацией. Конечно, некоторые проблемы могут быть неизбежными, но в слишком многих случаях это - экспортер, который не был достаточно пунктуален в обеспечении необходимых документов.
Ошибки в документации стоят денег. Первое последствие ошибки - задержка к грузу, который может быть сохранен на складе под таможенным контролем. Всякий раз, когда задержка происходит, обвинения в хранении станут подлежащими оплате почти немедленно, и у них есть тенденция повыситься, поскольку задержка простирается.
Обвинения в хранении должны быть payed полностью. Складской оператор просто откажется выпустить товары, пока все обвинения не были улажены. Таможенные склады не предназначены для длительного хранения, именно поэтому большинство таможенных органов осуществляет свою власть захватить товары, которые не были очищены через таможню в пределах определенного периода.
Другая опасность задержки - потеря уверенности клиентом. Кроме того любая задержка поставки немедленно приведет к отсрочке в урегулировании счета, который затронет поток наличности.
Документация для экспорта не является сложной. Многие из форм, требуемых для того, чтобы импортировать товары, являются тем же самым что касается экспорта. Они включают счета, упаковывая списки, свидетельство о происхождении, форме CMR, накладной и авианакладной. Первые три формы выпущены грузоотправителем, остальные должны быть закончены авиакомпаниями.
Основной документ, используемый и в экспорте и в импорте, является коммерческим счетом. Детали, которые будут всегда появляться в этом, являются именами, адресами и другой информацией о грузоотправителе и грузополучателе и полном описании товаров. Другие детали о счете будут марками и числами пакетов, цены и условий продажи. Обычно, каждый счет должен содержать заявление о происхождении товаров, и в некоторых случаях обязательно заявить страну происхождения.
Другой документ, который часто требуют, является свидетельством о происхождении, которое должно быть закончено прежде, чем товары экспортируются. Обычно свидетельства о происхождении доступны от торговых палат.
Упаковывающий вещи список детализирует содержание груза. Это содержит число и вид пакетов, их содержания, чистый и грубый вес (в килограммах как правило) и полные измерения и полный размер каждого пакета.
