Электрондық кесте (электронная таблица; spreadsheet) — кесте түрінде берілген мәліметтерді өңдеудің интерактивті жүйесі. Кесте үяшықтарына сандар, жолдар немесе үяшық мәнінің басқа ұяшықтардан тәуелділігін анықтайтын формулалар жазылады. Қолданушының ұяшықтарға мәліметтер жазу, ұяшықтардан мәліметтерді оқу, оларды өзгерту, сол сияқты мәліметтердің берілу пішімін көрсету, оларды іздестіру және реттеу жүмыстарын орындау мүмкіндіктері бар.
Электрондық кестені мәліметтер базасы ретінде пайдалану.
Мәліметтер базасы деп өзара байланысқан кестелер жиынтығын айтамыз. Ең қарапайым мәліметтер базасы бір ғана кестеден тұрады. Осындай мәліметтер базасы ретінде Excel электрондық кестесін алуға болады.
Excel мәліметтер базасына тән барлық адамдарды орындайтын функциялар жиынтығын қамтиды.
Мәліметтер базасындағы мәліметтер жазбалар жиынтығынан тұрады. Әрбір жазбаға бір өріс сәйкестендірілген. Жазбалар реттк нөмірімен, ал әрбір өріс оны сипаттайтын тақырыбымен анықталады.
Excel-дің жұмыс парағын мәліметтер базасы ретінде қарастыру үшін, оған мынадай талаптар қойылады. Жұмыс парағының әрбір бағанына бір өріс сәйкестендіріледі. Мәліметтер базасының бағандары үзіліссіз, бірінен кейін орналасуы тиіс. Әрбір бағанның бірінші жолында қайталанбайтын өріс тақырыптары көрсетілуі керек. Өрістің тақырыбы бір ұяшықтан аспайтындай боуы керек.
Мәлімететр базасының жазбалары тікелей тақырып жолдарының астына орналысуы қажет. Жазбаларды бос жол тастамай, бірінен соң бірін енгізеді. Егер бос жол кездессе бұл мәліметтер базасының соңы деп есептеледі.
Осылайша құрылған кестеге мәліметтер базасына тән көптеген амалдарды қолдануға болады. Алдымен мәліметтер базасындағы кез-келген ұяшықты таңдап алып, қажетті амалды орындай беру қажет. Сонда мәліметтер базасының бүкіл жазбалар ауқымы таңдалынып алынады.
Мәліметтерді сұрыптау. Мәліметтер базасын сұрыптау үшін Мәліметтер > Сұрыптау (Данные > Сортировка) командасын орындайды.йда болған Ауқымды сұрыптау (Сортировка диапазона) терезесі сұрыптау жүргізілетін өрістерді таңдап алу үшін қызмет етеді. Егер осы жолда өрістер атулары берілген болса, онда осы таудың біреуін таңдап алу керек. Егер өріс атауы ретінде бағандардың белгіленуі берілген болса, соған сәйкес өріс белгісін таңдап алу керек.
Ауқымды сұрыптау сұхбат терезесі үш жолдан тұрады:
• алғашқы сұрыптау режимі (Сортировка по);
• екінші сұрыптау режимі (Затем по);
• үшінші сұрыптау режимі (В последнюю очередь, по).
Егер алғашқы сұрыптау режимі бойынша жүргізілген сұрыптау берілген кестемен дәл келсе, онда екінші сұрыптауды таңдап аласыз.
Үшінші сұрыпталу осылайша жүргізіледі. Кез-келген өріс бойынша жүргізілген сұрыпталу өсу немесе кему реті бойынша орындалады. Қажетті сұрыптау ретін таңдап алып, ОК батырмасын басу керек.
Мәліметтер базасын сүзгілеу. Мәліметтер базасы орасан зор жазбаларды қамти алатындықтан (Excel-де жазбалар саны 65536 болады), әр қашанда барлық жазбаларды экранға шығару мүмкін емес. Жалпы жазбалар жиынтығынан оның аздаған экранын бейнелеу сүзгілеу деп аталады. Excel-дегі ең қарапайым сүзгілеу әдісін автосүзгі жүзеге асырады.
Автосүзгіні қолдану. Автосүзгі режиміне көшу үшін Мәліметтер > Сүзгі > Автосүзгі (Данные > Фильтр > Автофильтр) командасын орындау керек. Команда орындалғаннан кейін мәліметтер базасының әрбір өрісі үшін стандартты сүзгілер жиынтығы түзіледі, олардың тізімі өріс атуының жанындағы жібелікпен ашылады. Соны шерті арқылы мәліметтерді сүзгілеу шарттарын беруге болады.
Жалпы жағдайда Барлығы (Все) нұсқасы қолданылады. Бұл нұсқа бойынша мәліметтер базасы сүзгіленбей сол қалпында қалады. Алғашқы 10 нұсқа қандайда бір шарт бойынша мәліметтер базасынан қандай да бір жазбалар санын (немесе пайызын) сүзгілеп алуға мүмкіндік береді.
Сүзгіні қолданып болғаннан кейін іріктеп алған жиынтыққа енбей қалған жазбалар экранда белгіленбейді. Қалып-күй жолдары мәліметтер базасы жазбаларының жалпы саны мен сүзгіленіп алынған жазбалар саны бейнеленіп тұрады. Сүзгілеу жасалған өріс тақырыптары көгілдіртүспен бейнеленеді.
Сүзгілеп алынған мәліметтер базасын баспаға беруге немесе ол бойынша диаграмма тұрғызуға болады. Сонғы жағдайда сүзгілеу шартының өзгеруі диаграмманың түрін өзгертеді.
Кеңейтілген сүзгі. Егер диаграмма сүзгілеу шартының өзгеруінен тәуелсіз болсын деп талап қойылса, онда жазбаның көшірмесін дайындап алу керек.
Мұнда көшірмені кеңейтілген сүзгінің көмегімен жүзеге асырады. Кеңейтілген сүзгі құрылымдары бірдей екі мәліметтер базасымен жүргізіледі.Әдетте сүзгілеу шартын белгілеп қою үшін жеке жұмыс парағын дайындайды.
Мәліметер > Сүзгі > Кеңейтілген сүзгі (Данные > Фильтр > Расширеннй фильтр) командасының көмегімен сүзгілеуді тұрған жерде орындауға немесе сүзгіленіп алған жазбаларды сол жұмыс кітабының кез-келген парағына жеке қоюға болады.
Мәліметтерді анализдеу. Сүзгілеу құралдарымен қорытынды есептеулерді біріктіре отырып анализдеуге болады. Осындай анализдеудің нәтижесін құрама кестелер мен құрама диаграмма түрінде көрсетіледі. Құрамма диаграмма құрған кезде автоматты түрде сол мәліметер негізінде құрама кесте де тұрғызылады.
Құрама кесте тұрғызу. Құрама екстені тұрғызу Құрама кесте шеберінің (Мастер сводных таблиц и диаграмм) көмегімен іске асырылады. Ол үшін алдымен мәліметтер базасына қатысты ұяшықтарды ерекшелеп алу қажет. Сонан кейін Мәліметтер > Құрама кесте (Данные > Сводные таблицы) командасын орныдау қажет.
Құрама кесте шебері (Мастер сводных таблиц и диаграмм) жұмысының алғашқы сатысында мәліметтер типі мен құрама мәліметтерді безендіру түрін анықтап алады. Ары қарай (Далее) батырмасын шерткеннен кейін, мәліметтер базасындағы ауқым дұрыс таңдалғанына көз жеткізу керек. Тағы Ары қарай батырмасын шерткен соң құрама кестенің орны анықталады. Құрама кестені көбіне жаңа бетке орналастырады (Жаңа бет (Новая страница) ауыстырып-қосқышын тағайындау арқылы).
Құрама кестенің құрылымы. Құрама кесте шебері (Мастер сводных таблиц и диаграмм) жұмысының келесі сатысында құрама кестенің мазмұны мен құрылымын қалыптастырып алады. Бұл терезеде құрама кестенің маекті берілген. Ол төрт аймақтан тұрады: Бет(Страница), Жол(Строка), Баған(Столбец) және Мәліметтер(Данные).
Құрама кестенің әрбір аймағына мәліметтер базасының қайсыбір өрісі сәйкестендіріледі. Құрама кестені толтырған кезде мәліметтер сәйкес өрістерден автоматты түрде алынып қойылады. Оны толтыру үшін осы бетте мәліметтер базасының өріс атауларымен аталған батырмалар қолданалады. Құрама кесте шеберін (Мастер сводных таблиц и диаграмм) іске қосып, шебер жұмысының бірінші сатысында Құрама диаграмма ауыстырып-қосқышын тағайындау керек. Содан соң Ары қарай (Далее) батырмасын басып, құрама диаграмма тұрғызылады.
Диаграмманы пішімдеу мен баптау оның жанама меню арқылы іске асырылады. Диаграмманың түрін өзгерту үшін ол тұрған аймаққа тышқанның оң батырмасын басып, жанама менюден Диаграмма типі бөлімін таңдап алу қажет. Осылайша жанама менюден Пішім (Формат) бөлімін таңдап алып, диаграмма пішімін өзгертуге болады.
