АВ, С,. Z, АА, АВ,. AZ, ВА, ВВ.„, BZ, 1А,.1V.

КОНСПЕКТ ВВОДНОГО ИНСТРУКТАЖА

Тема программы: Технологии обработки текстовой и числовой информации

План

1. Общие сведения. Основные понятия.

2. Структура окна Excel.

3. Ввод и редактирование данных. Использование формул и встроенных функций

4. Работа с документами (создание, открытие, сохранение)

5. Форматирование ячеек

6. Просмотр и печать книг

7. Построение диаграмм

 

Вопросы для самоконтроля

Литература

Общие сведения

 

EXCEL – это прикладная программа калькуляции электронных таблиц и деловой графики, предназначенная для использования в среде MS Windows.

Использование электронных таблиц демонстрирует применение нетрадиционных подходов при решении различных задач. Значимость электронных таблиц EXCEL выражается в том, что благодаря их возможности моментально обрабатывать изменения параметров, задаваемых пользователем, сам процесс работы с электронными таблицами стимулирует развитие у обучаемого творческого, исследовательского мышления. Электронные таблицы обеспечивают широкий диапазон решения реальных прикладных задач, помогают обучаемым глубже вникнуть в конкретные математические проблемы.

Электронные таблицы EXCEL помогают упорядочить и обрабатывать данные различных типов: текст, числа, даты и время суток. Они могут выполнять роль текстового редактора или калькулятора. Возможность использования многочисленных формул и функций облегчают пользователю решение различных задач:

· анализ табличных данных и построение диаграмм различных типов;

· составление статистических сводок и комплексных финансовых калькуляций;

· планирование и распределение ресурсов;

· выполнение технических и научных расчетов по сложным формулам с использованием различных функций.

Электронную таблицу с данными и диаграммами можно легко вставить в текстовый документ, составленный в текстовом процессоре Word.

Электронные таблицы обеспечивают интерактивный подход и активное участие обучаемых в учебном процессе. Изменение данных и параметров моделей моментально отражается на численных результатах и их графической интерпретации – диаграммах, что позволяет обучаемым сразу наблюдать эффект изменения значений или гипотез.

Основные понятия

Рассмотрим основные понятия, необходимые при работе с электронной таблицей (в дальнейшем ЭТ). Прежде всего, ЭТ имеет вид прямоугольной матрицы, которая состоит из колонок и строк, на пересечении которых расположены ячейки.

Рабочий файл в Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга - это основной документ, используемый в Excel для хранения и обработки данных. Рабочая книга состоит из страниц - отдельных рабочих листов, каждый из которых может содержать данные. Первоначально, рабочая книга состоит из 16 рабочих листов, далее можно добавлять новые рабочие листы (однако рабочая книга может иметь не более 255 листов).

 

Каждый рабочий лист (таблица), состоит из 256 столбцов и 16384 строк.

Верхняя строка и крайний левый столбец электронной таблицы Excel называются обрамлением и содержат имена (идентификаторы) строк и столбцов таблицы, которые помещаются в текущем кадре на экране. При перемещении по таблице названия строк и столбцов в обрамлении динамически изменяются. Столбцы обозначаются одно - и двух символьными буквами латинского алфавита:

АВ, С,... Z, АА, АВ,...AZ, ВА, ВВ.„, BZ, 1А,...1V.

Ширина столбца может изменяться от 0 до 255 символов.

Строки ЭТ нумеруются от 1 до 16384 по левому краю окна документа.

Высота строки может быть от 0 до 409 пунктов.

Пересекаясь, строки и столбцы образуют клетки или ячейки. Ячейка - это структурный элемент рабочего листа. Каждая ячейка имеет свое собственное имя (адрес), которое задается координатами столбца и строки, на пересечении которых она находится. Например, ячейка, находящаяся на пересечении столбца В и строки 7 имеет адрес: В7.

Длина текста в ячейке - не более 255 символов.

В программе Excel можно создавать и использовать шесть различных типов листа: рабочий лист, диалог, лист диаграмм, лист макроса MS Excel, лист международного макроса MS Excel, лист модуля, написанный на языке программирования Visual Basic for Applications (VBA).

Для того, чтобы любой рабочий лист можно было сделать активным, в нижней части рабочих листов расположены корешки, поименованные Лист1. Лист2, ЛистЗ и т.д. Для перехода с листа на лист нужно щелкнуть по корешку (ярлычку) листа в нижней части рабочей книги.

После запуска Excel в окне документа появляется незаполненная рабочая книга. Для выполнения любой операции сначала выделяется объект, с которым в дальнейшем будут выполняться операции, затем выбирается команда для выполнения требуемой операции из строки операционною меню. Объектами действия команд программы Excel являются: клетка или ячейка, столбец. строки диапазон клеток или строк, интервал клеток (блок). Чаще всего выполняются операции с ячейкой и интервалом. При этом активная ячейка - по выделенная щелчком кнопки мыши ячейка на рабочем листе, а активный интервал или групп ячеек - это прямоугольник, задаваемый первой и последней ячейками. разделяемыми символом двоеточия.

В активную ячейку вводится текст, формулы или мастер диаграмм. При вводе они отображаются и в активной ячейке и в строке формул. В процессе работы используются мышь, а в стандартных ситуациях – комбинации клавиш.

Дополнительно, Excel позволяет включать в таблицы рисованные объекты: треугольник, пятиугольник, кривая в виде сердца, звезды с различным количеством лучей международный символ номера и символ в виде блок-схемы. Более того, эти символы можно разнообразить, используя текстуры типа «мрамор», «мятая бумага» или «под дерево» и выбирая определенный стиль заполнения. Можно даже придавать объектам рельефность и поворачивать их в трехмерном пространстве.

Excel позволяет создавать объекты Word Art. С помощью Word Art можно быстро разработать бросающийся в глаза заголовок таблицы, например изогнутый. составленный из букв с металлическим оттенком или отбрасывающий тень Для этого надо просто вызвать Word Art путем нажатия соответствующей кнопки инструментальной линейки Drawing Toolbar, выбрать понравившийся стиль и ввести нужный текст.

Excel является наиболее законченным мощным продуктом, предлагая наиболее богатый выбор простых в использовании функций.

Структура окна Microsoft Excel

 

Экран программы Excel имеет следующий вид: первая сверху строка заголовка

содержит название программы “Microsoft Excel”. Крайняя левая кнопка является кнопкой вызова управляющего меню. Справа размещены соответственно

- кнопка свертывания,

- восстановления и

- закрытия окна.

Под ней расположена строка операционного меню сразделами Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Данные, Окно...

Файл – работа с файлами книг (создание, сохранение, открытие файлов, печать файлов книг);

Правка – редактирование книг;

Вид – просмотр книг;

Вставка – вставка в листе книг рисунков, диаграмм и иных типов данных;

Формат – форматирование книг (установление параметров, форматов таблиц);

Сервис – сервисные функции (установление параметров настройки Excel);

Данные – работа с базами данных;

Окно – работа с окнами книг;

? – вызов справочной информации.

 

Следующая полоса - пиктографическое меню или панель инструментов Стандартная

 

содержащая кнопки часто употребляемых операций – это строка кнопок, при нажатии на которые выполняется определенное действие. Для нажатия кнопки надо щелкнуть мышей по кнопке. При фиксации курсора мыши на кнопке под нею появляется ее название, а в строке состояния – краткая справка о назначении кнопки. Ряд кнопок дублируют соответствующие команды меню. Однако пользоваться кнопками панели значительно быстрее и удобнее.

Четвертая строка называется строкой формул.

В левом углу строки формулы пользователь получает информацию о местоположении курсора (например, А1 - колонка А, строка 1), или о величине маркированной области (2R*5С - две строки в пяти колонках), или же информацию о том, сколько процентов таблицы загружено или сохраняется.

В правой части этой строки отображается вся информация, вводимая в ячейку таблицы, будь это текст или формулы.

В нижней части расположена статусная строка.

Из нее пользователь получает сообщения о том, что он может или должен сделать для окончания директивы. Здесь же информация о текущем состоянии системы. В правой части этой строки расположены индикаторы режимов клавиатуры (CAPS и NUM).

Размерные манипуляторы - расположены справа от строки заголовка в верхнем правом углу окна. Стрелка вверх - манипулятор распахивания -увеличивает окно до максимального размера. Стрелка вниз - уменьшает окно до пиктограммы. Двойная стрелка восстанавливает исходный (нормальный) размер. Того же эффекта можно добиться при помощи директив Свернуть и Развернуть в дочерних окнах.

В программе электронных таблиц Excel существует так называемое контекстное меню.

В него включаются все операции, наиболее часто используемые для данного объекта в рассматриваемой ситуации. Для появления контекстного меню необходимо выделить интервал, ячейку или объект, установить курсор мыши на выделении и щелкнуть правой кнопкой мыши. Возле указателя открывается окно меню с важнейшими, доступными в данной ситуации функциями.

Ввод и редактирование данных

Ввод данных является основой калькуляции электронных таблиц. Информация, введенная в ячейку ЭТ может быть интерпретирована как число. формула, дата, время дня, логическое выражение или как текст.

Для ввода данных в ячейку необходимо переместить курсор в ту ячейку, куда будет производиться ввод данных. В строке формулы (в левом поле) появятся координаты выбранной ячейки. Каждая ячейка ЭТ образуется пересечением строки и столбца и названия (координаты) ячейкам присваиваются соответствующим образом (например: С15).

Как только пользователь приступит к какому-либо вводу данных, будет автоматически активизирована строка формулы. В ней (так же как и в активной ячейке) будет индицироваться то, что вводится пользователем.

Ввод текста

Текст - это последовательность символов, как правило - букв или сочетание букв и цифр. Выравнивается она в ячейке по левому (правому) краю или центрируется при помощи пиктографического меню. Чтобы ввести текст, нужно выделить ячейку и набрать его. Длина ячейки не превышает 255 символов. Идентифицируется текст знаком апострофа (^‘) в первой позиции ячейки, но если введенная последовательность знаков не содержит числовые символы, то программа EXCEL интерпретирует ее как текст.

Можно предварительно отформатировать пустые ячейки таблицы, как текстовые, тогда при вводе вся информация, попадающая в них. будет интерпретироваться как текстовая. Для этого нужно выбрать следующие команды меню:

Формат

Ячейки

Число

Текстовый

Можно вводить текст в формулах, диаграммах, текстовых окнах. Для ввода текста в формуле нужно заключить его в двойные кавычки.

Если необходимо заполнить ячейки такими данными, как последовательность дней недели, номера кварталов, названия месяцев и т.п., то можно воспользоваться встроенным Автозаполнителем программы Excel, который позволяет значительно упростить и ускорить работу по созданию текстовых последовательностей. Для этого следует сделать следующее:

- занести в ячейку текстовую информацию, вариациями которой будет заполняться строка или столбец дальше;

- выбрать первую ячейку, данные которой будут варьироваться,и выделить соседние ячейки, которые необходимо заполнить,

- выполнить последовательность команд меню:

Правка

Заполнить

Прогрессия

Автозаполнение.

Ввод чисел

 

Любую цифровую информацию Excel воспринимает как число. Ввод числа в ячейку заканчивается нажатием клавиши [ENTER] или левой кнопкой мыши. В любом случае EXCEL принимает введенное число и сразу же заполняет ячейку. Если, например, в ячейку А 12 ввести число 1, в ячейку В 12 - число 2. а в ячейку (С 12 число 3. то в этих ячейках будут записаны числа I. 2 и 3. выровненные по правому краю.

Ввод чисел в ячейку осуществляется в следующем порядке:

Формат

Ячейки

Число

Числовой

Затем указывается число десятичных знаков и разделители групп и разрядов. При необходимости указывают и цвет чисел - красный для отрицательных и черный для положительных.

При необходимости заполнения ряда ячеек последовательностью чисел можно также как и при вводе текста воспользоваться автоматическим режимом. Для этого после заполнения первой ячейки последовательности и отметки интервала заполнения, следует выполнить последовательность команд:

Правка

Заполнить

Прогрессия

Автозаполиеиие

Если последовательность чисел должна иметь шаг изменения, отличный от единицы, то первоначально в соседних ячейках вводятся два значения последовательности - первое и второе, а программа Excel по ним вычислит шаг изменения чисел в последовательности. Другой способ - прямое задание величины шага в окне режима Прогрессии.

В этом же режиме возможно создание арифметической или геометрической прогрессии с заданным шагом. При этом вместо режима Автозаиолнение выбирают режим Арифметическая прогрессия или Геометрическая прогрессия. Аналогично вводят в ячейки денежный и финансовый форматы. В денежном формате устанавливают вывод национальной денежной единицы.

 

Ввод времени и даты

При вводе даты или времени поступают следующим образом. Прежде всего, выделяют ячейку, куда будет осуществляться ввод. Если дата – текущая, достаточно для ее ввода нажать [ Ctrl]+(Shift), для произвольной даты – вводите ее в формате: [дд.мм. год]. Причем в качестве разделителя можно ставить кроме точки дефис или наклонную косую. В Excel предусмотрена возможность задания формата даты и времени, которые можно просмотреть, выбрать и изменить, воспользовавшись панелью задания формата ячеек.

Так же, как и при вводе чисел (см. п. 1.2.2;); вы можете задавать последовательность дат с использованием Автозаполнителя. Для этого следует ввести в первую ячейку начальную дату, если шаг изменения - не единичный, то нужно во вторую ячейку ввести следующую дату, что необходимо для вычисления шага изменения дат в последовательности. После чего отметьте область заполнения, обратитесь к режиму Автозаполнения и укажите в нем формат Дата. Выделенная область будет заполнена вычисленными значениями дат.

Аналогично вводим время, с той лишь разницей, что для автоматическою ввода текущего времени используется комбинация клавиш [Ctrl] - [Alt], а при создании шаблона формата задания времени в панели Формат ячеек выбирают категорию Время.

 

 

Ввод формул

Работа любой электронной таблицы невозможна без формул. Максимальная длина формулы - 1024 символа. Ввод формулы в Excel начинается со знака равенства |=|. Далее возможны два способа ввода формулы. Первый - набор формулы прямо в нужной ячейке вручную, например, если в ячейке С2 нужно получить результат суммирования содержимого ячеек Д2 и

Е2, то в активной ячейке С2 набираем последовательность =Д2+Е2. Второй - когда номера ячеек для расчетов вводятся автоматически, при помощи курсора мыши. Для этого выполняют следующие действия.

1. Активизируют ячейку, в которую будет вводиться формула.

2. Вводят в нее признак формулы - знак |=|.

3. Переводят курсор мыши на первую ячейку, данные из которой необходимы для вычислений. Помечают ее (щелчок мышью на ячейке). Адрес выбранной ячейки переместится в строку формулы.

4. Набирают знак требуемой операции.

5. Переводят курсор на следующую ячейку, данные из которой принимают участие в вычислениях, щелкают на ней курсором мыши.

6. Для выполнения операции нажимают (Enter] или щелкают мышью на окне ввода в строке формулы.

В случае ошибки, можно отменить введенные данные нажатием клавиши |ЕSC| или щелчком мыши по правой кнопке отмены (красный символ X в строке формулы). Если все введено верно, то следует нажать кнопку |Enter| или кнопку ВВОД (зеленый знак V в строке формулы).

В Excel используются следующие арифметические операторы - сложение |+|, вычитание |-|, умножение |*|, деление |/|, проценты |%|, возведение в степень |^| .

Порядок выполнения действий в формулах Excel следующий: сначала выполняются операции возведения в степень, затем умножения и деления и. наконец, сложения и вычитания. Если в формуле несколько операторов одинакового уровня, то вычисления производятся слева направо. При наличии скобок операции в них выполняются в первую очередь.

Операторы сравнения языка Excel: равенство |=|, меньше |<|. больше |>|,

меньше или равно |<=|, больше или равно |>=|, не равно \<>\ Результатом выполнения оператора сравнения будет значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Операндами в формулах могут быть числа, текстовые операторы, данные в формате даты и времени. При этом текст должен быть.заключен в одинарные, а дата и время в двойные кавычки.

 

Если при работе с формулами были допущены ошибки, программа Ехсе1 выдает сообщения, перечень которых приведен в Приложении 1. Более подробную справку об ошибке можно получить в меню?

При необходимости формулу можно копировать в другие ячейки. При этом адреса ячеек, содержащиеся в ней автоматически изменят адреса, coгласно расположению суммируемых ячеек. При необходимости можно оставить адреса в формулах прежними, для чего слева от формулы ставится знак доллара - $.

В Excel реализована возможность выполнения Автоматических вычислений. Для этого необходимо выделить диапазон ячеек, содержимое которых следует просуммировать. Результат появится незамедлительно в строке состояния в нижней части экрана. Можно также вычислить среднее значение, количество выделенных чисел или вычислить сумму. Для этого расположите указатель на строке состояния, нажмите правую клавишу мыши и выберите необходимое действие (среднее, количество значений, сумма).

 

 

Работа с функциями

Для выполнения различных экономических, научных и инженерных расче-

тов в Excel включено более 200 встроенных функций, перечень которых может быть получен в меню ?.

Для выполнения вычислений на листах книги и на листах макросов можно использовать стандартные функции Microsoft Excel. Величины, которые используются для вычисления значений функций, называются аргументами. Величины, которые являются результатом вычисления функций, называются возвращаемыми значениями. Последовательность, в которой должны располагаться аргументы функции, называется синтаксисом функции.

Чтобы использовать функцию, ее нужно ввести как часть формулы в ячейку листа. Формула должна начинаться со знака равенства [=|,. за которым следует набор величин, операторов и функций. Если функция стоит в самом начале формулы, ей должен предшествовать знак равенства, как и во всякой другой формуле.

Скобки используются для обозначения начала и конца списка аргументов. Скобки должны быть парными, пробелы перед скобками или после них не допускаются. Внутри скобок должны располагаться аргументы.

Список аргументов может состоять из чисел, текста, логических величин, массивов, значений ошибок или ссылок. Задаваемые аргументы должны иметь, допустимые для данного аргумента значения.

Аргументы могут быть как константами, так и формулами. 'Эти формулы, и свою очередь, могут содержать другие функции. Функции, являющиеся аргументом другой функции, называются вложенными.

В формулах Microsoft Excel можно использовать до семи уровней вложения функций.

Для ввода функции в активную ячейку наберите знак равенства [ ⁼ ] и имя

функции. Затем в скобках - интервал ячеек или ячейку, которые используются в функции. Вычисления выполняются после нажатия клавиши ENTER.

Функции рабочего листа программы Excel по категориям:

Математические и тригонометрические функции;

Статистические функции;

Функции управления базами данных и списками;

Функции даты и времени;

Инженерные функции;

Внешние функции;

Финансовые функции;

Логические функции;

Функции просмотра и ссылок;

Текстовые функции.

Для облегчения работы с функциями в Excel введен Мастер функций. Для быстрого суммирования значений строки, столбца или интервала ячеек пользуются кнопкой Автосуммирования на стандартной панели инструментов. При этом результат выполнения операции будет получен справа от выделенной строки или ниже столбца, для которого вычисляется сумма.

Работа с диапазонами ячеек

Диапазон -это группа соседних ячеек. Различают горизонтальные диапазоны, которые обозначаются, например, С2:F10, вертикальные – например, B3:B8 и прямоугольные – например, D4:K9. Диапазоны используются в функциях. В этом случае указать диапазон можно вводом с клавиатуры (например, СУММ(B3:B8))или с помощью перетаскивания мыши. Диапазоны используются при копировании, переносе, удалении группы ячеек и других групповых операциях с ячейками.

Для выделения диапазона с помощью мыши установить курсор на ячейку в начале диапазона, зажать левую кнопку мыши и перетащить до последней ячейки диапазона. Для выделения всей строки щелкнить по ее номеру. Для выделения всего столбца щелкнуть по его названию.Для выделения несмежного диапазона надо, удерживая левую кнопку мыши, передвигать курсор по нужным ячейкам. Ячейки выделенного диапазона отображаются инверсным светом. Для снятия выделения щелкнуть за пределами выделенного диапазона.

Список диапазонов – это диапазоны, перечисленные через запятую. Например, (С2:F10, B3:B8, D4:K9) обычно используются в функциях.