Введение
В XXI веке невозможно представить успешную компанию, которая бы не использовала для работы информационные технологии и сеть Интернет. Это касается и процесса найма и отбора персонала. Рынок Интернет-вакансий самый мобильный, популярный и быстро-развивающийся.
В данной работе я предлагаю проект информационной системы для найма и отбора персонала. Для начала определим, что понимается под понятиями информационная система и найм, отбор персонала.
Термин информационная система используется как в широком, так и в узком смысле.
В широком смысле информационная система - совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащих людей надлежащей информацией.
В узком смысле информационной системой называют только подмножество компонентов информационной системы в широком смысле, включающее базы данных, СУБД и специализированные прикладные программы. Именно в таком смысле в данной работе рассматривается понятие информационная система.
Найм персонала - это ряд действий, направленных на привлечение кандидатов, обладающих качествами, необходимыми для достижения целей, поставленных организацией.
Отбор персонала - это процесс изучения психологических и профессиональных качеств кандидата с целью установления его пригодности для выполнения обязанностей на определенном рабочем месте или должности и выбора из совокупности претендентов наиболее подходящего с учетом соответствия его квалификации, специальности, личных качеств и способностей характеру деятельности, интересам организации и его самого.
Процесс найма и отбора персонала может состоять как из стадий, которые можно автоматизировать с помощью информационных систем, так и из процессов, где нельзя обойтись без личного участия соискателя. К последним, на мой взгляд, можно отнести:
· процесс интервью кандидата, либо собеседование. Но в свою очередь можно автоматизировать процесс создания бланков для интервью, анкетирования, тестирования и прочего. Об этом упомянем ниже;
· справка по предыдущим местам работы, необходимая для получения достоверной информации о кандидате;
· приём либо отклонение кандидата;
· контроль за прохождением испытательного срока.
На мой взгляд, неплохо справлялась бы с остальными этапами найма и отбора персонала информационная система, которая включала бы в себя:
1. Базу данных вакансий и заявок на подбор сотрудников;
2. Программу, которая публиковала бы объявления о вакансиях в Интернете;
3. Программу, которая бы искала и отбирала резюме кандидатов, размещённые в Интернете. Так же она включала бы функции импорта резюме в специальную базу данных и обработки их на первоначальной стадии;
4. Подготовку бланков для получения интересующей информации о кандидатах;
5. Базу данных, хранящую полные истории работы по каждому кандидату и по каждой вакансии;
6. Прочие дополнения, которые помогают организовать и систематизировать процесс подбора кандидатов.
Назовём эту систему, допустим, «ВиС-2010» (Вакансии и Сотрудники).
Далее рассмотрим и опишем каждую функцию этой системы, принцип её работы и внешний вид.
Начало работы.
Все упомянутые выше базы данных и функции по найму и отбору персонала выполняются единой программой «ВиС-2010».
Представим, что вы приобрели и установили на рабочий компьютер данную программу. На рабочем столе появилась иконка с названием «ВиС-2010» в виде раскрытой книги и лупы. При открытии этой программы мы видим приветствие и краткую информацию о фирме-разработчике, включающую название, контактный телефон, электронный адрес технической поддержки. Далее две кнопки- «Продолжить» и «выйти». При нажатии кнопки «продолжить» в первый раз после установки, появляется окно авторизации. Нужно ввести имя пользователя, информацию, регистрационный код и придумать пароль для входа в систему. Это необходимо для безопасности хранения и доступа к информации, хранящейся в этой системе. При дальнейшем входе в систему необходимо вводить лишь имя пользователя и пароль.
Итак, открывается Главная страница программы «ВиС-2010». Слева располагается строка выбора, состоящая из следующих названий:
· Вакансии,
· Публикация объявлений в Интернете,
· База данных резюме,
· Бланки,
· История,
· Прочее.
Остальное пространство окна занимают напоминания о событиях и встречах, запланированных на ближайшие 2 дня. Они включают в себя название, дату, время, вид события и тему. Вверху окна располагается строка, позволяющая выбрать конкретную дату, либо интервал, и программа отфильтрует нужные события. Рядом справа располагается кнопка «Создать событие», после нажатия которой открывается диалоговое окно, в которое нужно ввести дату, название и другую информацию о предстоящей встрече, собеседовании с кандидатами на какую-либо должность.
Внизу окна Главной страницы располагаются иконки, оповещающие о получении на ваш рабочий электронный адрес писем, сожержащих информацию о необходимости изменения баз данных.
2. Раздел «Вакансии».
В данный раздел мы переходим после двойного клика на соответствующей иконке слева на Главной странице.
В этом разделе расположены лишь те вакансии, которые актуальны на данный момент времени. Остальные хранятся в разделе «История».
Вид этой страницы представляет собой таблицы типа «Excel», которые содержат поля «Должность», «Количество сотрудников» (здесь обозначается количество сотрудников, которые требуются на эту должность), «Отдел» (название отдела, который нуждается в сотруднике), «Оклад» (за месяц, в рублях), «График работы» (полный, неполный рабочий день, свободный график). Последние два столбца называются «Требования» и «Условия». При заполнении требований для каждой вакансии открывается диалоговое окно, содержащее стандартные графы для заполнения: возраст, пол, образование, опыт работы. Строки, описывающие условия работы, обязанности заполняются вручную.
Программа на основе такой базы сама может составлять объявления о поиске сотрудников и размещать их в Интернете.
Публикация объявлений в Интернете.
В данный раздел мы также переходим после двойного клика на соответствующей иконке слева на Главной странице.
Данный раздел состоит из двух частей. Слева располагается иконка с названием «шаблоны». При нажатии её мы можем просмотреть любой из представленных, изменить, либо создать новый шаблон.
Пример:
Предлагаемая должность: консультант-менеджер. Зарплата от 15 000
Требования и условия
Образование: Среднее специальное
График работы: Полный день
Требования: Презентабельный внешний вид, коммуникабельность, грамотная речь, знание делового этикета.
Условия: Ведение телефонных переговоров, координация работы персонала, консультирование клиентов, решение организационных вопросов.
На территории работодателя. Конкурсная основа.
Контактная информация
Организация: СибПродТорг
Город: Красноярск
Адрес: центральный район
Телефон: 89232986038
Email: businessoffice@mail.ru
Шаблоны могут быть различными, например, графа Образование может входить в раздел Требования и другое.
Справа в окне располагается список сайтов, на которые программа может автоматически отсылать объявления о вакансиях. Это самые популярные и масштабные сайты по найму персонала в России:
www.job.ru
www.superjob.ru
www.rabota.ru
www.onlinejobs.ru
www.zarplata.ru
www.vakant.ru
www.vacansia.ru и другие.
Там же мы можем добавить необходимый сайт в этот список (например региональный, как www.sarjob.ru, job.sarbc.ru, rabotasaratov.ru), посетив его, зарегистрировавшись на нём, и сохранить ссылку на него в этом списке.
В середине окна раздела «Публикация объявлений в Интернете» находится иконка с названием «Опубликовать».
Таким образом, чтобы отправить объявление о новой вакансии на 20 сайтов, нам понадобится не более 2 минут.
Кликаем «Опубликовать», открывается диалоговое окно. Выбираем подходящий шаблон. Далее отмечаем нужные сайты для публикации. Нажимаем «Готово». Система автоматически рассылает объявления.
База данных резюме.
Иконка для перехода в этот раздела находится в левом столбце на Главной странице.
В этом разделе хранятся резюме, которые система автоматически отобрала с сайтов, на которые она отправила объявления. Система отбирает те резюме, в которых совпадают с вакантным местом Должность, Образование, График работы, а так же город, где живёт кандидат и находится организация (если это всероссийские сайты, на местных необходимость системе проверять эту информацию отпадает).
Итак, когда мы переходим в этот раздел, сначала в окне мы видим список действующих вакансий слева и количество автоматически отобранных резюме справа. При двойном клике на определённой вакансии, мы переходим к папке с резюме по этой вакансии. В этой папке хранятся файлы с резюме в формате Word. Файлы в папке сортируются по времени поступления. Иконки представляют с собой обычные иконки для документов в формате Word, но отмеченные либо надписью “New”(если резюме недавно поступило и ещё не просматривалось), либо знаком вопроса «?» (если резюме было прочитано, но нужно связаться с кандидатом, чтобы проверить актуальность его резюме или уладить какие-либо вопросы), либо восклицательным знаком «!» (если кандидат подходит и ожидается следующая стадия набора- тестирование, собеседование или другое). Каждый файл называется по фамилии и инициалам кандидата, например «Иванов А.А.».
Сотрудник, работающий с данной программой, просмотрев данное резюме, может либо сразу его удалить (программа не будет снова предлагать к рассмотрению резюме этого кандидата на эту должность), либо вернувшись в папку, отметить, кликнув правой кнопкой мыши на соответствующей иконке, знаком вопроса или восклицательным знаком это резюме.
Также сотрудник, отбирающий кадры и работающий с программой «ВиС-2010», может при желании самостоятельно добавлять в папки с вакансиями резюме, которые он например нашёл на других сайтах, вручную. Для этого нужно в главном окне этого раздела кликнуть правой кнопкой мыши по нужной вакансии и выбрать «Добавить». Далее добавляем в появившуюся строку ссылку на резюме кандидата, и программа сама сохранит резюме в формате Word.
Бланки.
Переходим в этот раздел с Главной страницы.
Раздел содержит две части- готовые бланки с вопросами для тестирования либо собеседования с кандидатом и функцию «Создать бланк».
В свою очередь в разделе с готовыми бланками так же две части- бланки для тестирования и бланки для собеседования. Все бланки хранятся в формате Word. Хранящиеся в данном разделе бланки могут как иметь возможность изменения, так и быть «только для чтения».
При двойном клике на иконке «Создать бланк» открывается специальная программа, которая упрощает процесс создания бланков. В ней хранятся и при желании могут использоваться шаблоны бланков, поддерживается импорт частей документов из готовых бланков и другое. Это значительно упрощает процесс составления, особенно для сложных бланков.
История.
В данный раздел можно перейти с главной страницы, кликнув два раза по соответствующей иконке в левой стороне окна.
Этот раздел осуществляет функцию хранения полной истории работы по каждому отобранному кандидату и вакансии.
Каждая вакансия, для которой уже найден сотрудник, хранится в этом разделе, а не удаляется из системы.
Данный раздел представлен в виде таблицы со столбцами «Вакансия», «Принятые сотрудники», «Дата», «Документы». Последний столбец делится на «Резюме» (содержит ссылки на резюме всех принятых сотрудников), «Бланки» (содержит ссылки на бланки, которые использовались в процессе отбора сотрудников), «Информация» (может содержать ссылки на заполненные анкеты, тестирования сотрудников, а так же некоторые их отсканированные документы).
Прочее.
Данный раздел используется для хранения главным образом личной информации пользователя. Может содержать в себе разделы «Заметки» (используется как блокнот), «Контакты» (таблица, используется как телефонная книжка с графами «Ф.И.О.», «электронный адрес», «телефон» и «прочая информация»), «Сайты» (позволяет формировать список необходимых по работе, часто посещаемых Интернет-сайтов для быстрого перехода).
Кроме того, пользователь данной системы может выбрать или сам создать дополнительные функции для этого раздела.
