Г.П.Мицинг алуан түрлі жағдайда іскерлік әңгімені өткізудің негізгі 4 принципін ажыратқан:
1. Әңгімелесушінің көңілін аудару;
2. Әңгімелесушіні сөзге тарту;
3. Мұқият негіздеу (дәлелдеу);
4. Әңгімелесушінің күдігін сейілту.
Осы принциптерді негізге ала отырып, әңгіме өткізуде мына нұсқауларды есте сақтаған жөн: әңгімелесушінің сөзін мұқият соңына дейін тыңдау, мұқият тыңдалмағандықтан әңгіме нәтижесіз болады; әңгімелесушінің шынайы айтқан сөзін теріске шығармау, фактілерді таразылап алып, пікір айту керек; мүмкіндігінше ашық жарқын, кішіпейіл, сыпайы, өнегелі болу, бірақ сыпайылықтың да шегі болуы керек; қажетті жерінде жігерлі болып,қызу айтысқа айналдырмай салқын қандылық көрсету, әңгімелесуші ашуға ерік берсе, шиеленіске бармау; әңгімелесушінің шешім қабылдауын асықтармау, бірлесіп шешім жасау; кездесуге нақты уақыт белгілеу, 10 минут кешіксеңіз кешірім сұраңыз, 30 минут кешіксеңіз басқа уақыт белгілеңіз.
Іскерлік мәжіліс – белгілі бір міндеттерді ойластырудың және көпшілік болып қабылдаудың кең тараған әдісі. Мәжіліс барысында қойылған міндеттерді қарауда жұртшылықтың пікірі ескеріліп, мамандар мен қызметкерлер кеңесі тыңдалып, проблеманы шешуде ең қолайлы жолдар таңдалады. Іскерлік мәжілісте қызметкерлер ұсыныс айтуға, сауатты сөйлеуге, өз ойын айқын жеткізуге, өзінің позициясы мен дәлелін тұжырымдауға дағдыланады. Іскерлік мәжіліс қарастырылатын мәселенің ерекшелігіне, қатысушылардың құрамы мен сапасына, т.б. белгілеріне қарай бөлінеді.
Қарастырылатын мәселелерге орай мәжілістер былайша жіктеледі:
- Проблемалық – қолайлы шешімдер іздестіруді талқылау нәтижесінде және дауысқа салу арқылы шешім қабылданады. Жаңа проблема пайда болып, оның күрделілігі мен маңыздылығын талқылау қажет болғанда ұйымдастырылады.
- Нұсқаулық мәжіліс – жарлық беру үшін байланыс орнату, оларды жедел орындау мақсатында ұйымдастырылады. Басшы жиналғандарға қабылданған шешімдерді хабарлайды. Оған тікелей орындаушылар шақырылып, мәселелер мұқият талқыланып, түсіндіріледі.
- Жедел мәжіліс – күнделікті істің жайы туралы мәлімет алу, пікір алмасу мақсатында ұйымдастырылады.
Әрбір мәжілісте қаралатын мәселердің тізімін көбейту арқылы оны өткізу санын азайтқан жөн. Мәжіліске шақырғанда оның басталуымен қоса, аяқталуы мүмкін уақытын да ескерткен абзал. Мәжілістің табысты өтуі баяндама сапасына байланысты. Проблеманы жақсы білетін, оның маңыздылығын аша білетін, сөйлеу мәдениеті жетік адамға аяндаманы тапсырған жөн. Қатысушылар күн тәртібімен алдын ала таныстырылып, қарастырылатын мәселеге қатысты өз ойларын айтуларына мүмкіндік берілуі керек. Мүмкіндігінше мәжіліс арнайы бөлмеде (мәжіліс залында) өткізілгені дұрыс. Қатысушылардың түгел келмегеніне қарамастан мәжіліс өз уақытында басталып, регламент сақталуы керек, яғни әрбір баяндамашы нақты уақыт аралығында қатысушыларды мәселемен таныстырып, талқылауға салғаннан соң шешім қабылдау кезеңіне өтеді.
Адамдарға әсер ету құралы ретінде менеджер ауызша қарым-қатынас және іс-хаттарын жазуды қолданады. Ойын жазбаша жеткізудегі мақсат - проблеманы анық түсіндіре білу және жаңа идея туралы логикалық тізбек құру. Көзбе-көз әңгімелесу арқылы түсініскен хат жазғаннан едәуір тиімді екендігіне қарамастан әрбір басшы өз ойын жазбаша білдіре алуы керек. Хат жазудың жағымды және жағымсыз тұстары бар. Жағымды тұстарына: хат мазмұны жоспарланады, оқушыға хаттағы сандық мәліметтерді түсіну аңайға түседі, хатты оқушы түсінбеген жерлерін қайта оқиды. Жағымсыз тұстарына: хат жазушы өз ойын мимика, жест арқылы көрсете алмайды, хатты оқушы оны тез қабылдап, жылдам оқымауы мүмкін, хатты жазушы жіберген мәліметтермен нақты кім танысатындығын білмеуі мүмкін.
Хаттағы сөз, әсіресе фразаның мән-мағынасы бар. Сөздерді тек сұрыптап қана емес, оларды сөйлем ішінде байланыстыруға тырысу керек. Қазіргі таңда құрамында 12-14-тен аспайтын сөзі бар сөйлемдер қолданылады. Ал басқару мәселесі жайлы және экономикалық мәселелер жайлы тексттің өзінде 18-ге дейін сөздер қолданылады. 20 сөзден асқан фразаны оқыған кезде оқушы фразаны қайта оқуына тура келеді. Сондықтан құрмалас сөйлемге қарағанда жай сөйлемдерді қолданған ыңғайлы. Әйтсе де құрмалас сөйлемді тексттен алып тастауға болмайды. Хат жазуда мына талаптарды ескеру керек:
- бір фразада бірнеше мәліметтерді енгізбеу керек;
- тексттегі барлық мәліметтер ортақ негізге біріктірілуі керек;
- фраза жинақы шамамен 18 сөзден аспауы керек;
- «құрғақ» мәліметтердің өзін «жандандыра» білу керек, яғни эмоция байқалуы тиіс;
- жинақталған барлық фактілерге талдау жасап, артық бөліктерін қысқарту керек;
- фактілерді топтастыру керек;
- мазмұндалу реті, жүйелілігі сақталуы керек;
- кестелер, графиктер, суреттер, т.б. қолдану керек;
- текст оқуға қолайлы болуы керек.
Аяқталып жазылған хаттың төменгі жағына хат жіберушінің аты-жөні жазылып, мөрі қойылады.
