Класифікація ділові документи

Поняття діловому документі

Діловий документ є різновидомнепубликуемого, т. е. покликаного забезпечити однократного використання. Його мета — прийняття чи виконання безпосередніх управлінські рішення. Він має початкові вихідні фактичні відомості, показники, параметри тощо. п. і є способом і результатом управлінської діяльності, адже управління суспільством, галуззю народного господарства чи підприємством (організацією, установою) є з погляду технології процес одержання, оброблення і передачі.

Переважна більшість яка у управлінні інформації фіксується. Матеріальним носієм фіксованою інформації є документ.

До діловим документам ставляться:

- інформаційні;

- документи колегіальних органів (службові листи, телеграми, телефонограми, довідки, доповідні, пояснювальні і службові записки);

- розпорядницькі (постанови, рішення, накази, розпорядження);

- організаційні (становища, статути, інструкції);

- документи з особового складу (всі заяви про прийомі працювати, характеристики, накази з особового складу, по контрактної системі найму працівників);

- документи з господарсько-договірної діяльності (договір поставки, підряду, про матеріальну відповідальність, господарські договори в посередницьку діяльність як, комплект договорів із створення нових форм господарювання, комплект договорів про взаємини підприємства міста і банку);

- документи зхозяйственно-претензионной діяльності (протоколи розбіжностей до договорів, комерційні акти,претензионние листи, позовні заяви);

-учетно-финансовие (оформлення відкриття рахунку у банку,заявление-обязательство, відмови від акцепту, акти, трудові угоди, доручення);

- документи з зовнішньоекономічної діяльності (з організації зовнішньоекономічних зв'язків і спільних підприємств).

Ділові документи часто називають управлінськими, які сукупність — управлінської документацією (сукупність документів за певним предмета). У установах, організаціях та підприємствах утворюються функціональні комплекси документів (потоки і масиви) чи функціональні системи документації: організаційно-розпорядчою,финансово-расчетной, постачальницько-збутовою тощо. п.

Діловий документ відрізняється сукупністю зовнішніх ознак, які включають спосіб фіксування інформації, носій, фізико-хімічне стан, форму і величину документа, елементи його правового, діловодного оформлення і начерки знаків листи.

Більшість ділові документи оформляються відповідно доформуляру-образцу, з урахуванням якого розробляються уніфіковані документи з урахуванням можливості їх машинної обробітку грунту і виготовлення бланків. Існують стандарти на уніфіковані системи документації.

Найчастіше документи одна назва входить у різні системи документації. Наприклад, заяви про надання відпустки і відкриття розрахункового рахунок у банку ставляться до різним системам документації, хоча мають одна назва — заяву.

Діяльність зі створення документів називається документуванням. Умови, щоб забезпечити рух, пошук і освоєння зберігання документів, об'єднуються під загальним назвою — організація роботи з документами. Діяльність, що охоплює документування й організацію роботи з документами у процесі управлінської діяльності, називається діловодством.

 

Класифікація ділові документи

Ділові документи класифікуються різноманітні ознаками: надходженню, походженню, напрямку, стадіям створення, складності, термінів виконання, призначенню, гласності, термінами зберігання, форми і ін.

По надходженню ділові документи діляться на офіційні (службові) та особисті.

Офіційний (службовий) документ створюється організацією чи посадовою особою й оформляється у порядку. Посадове обличчя здійснює функцію від державної влади і посаду, пов'язану з виконанням організаційно-розпорядчих, адміністративно-господарських обов'язків. Такий документ відбиває діяльність установи, фірми, організації, підприємства (становища, статути, розпорядження, накази).

Серед документів виділяють особисті, які засвідчують особу людини і/або його права, обов'язки, і навіть службове або громадське становище (візитка, посвідчення, студентський квиток, перепустку та інших.).

Документ особистого походження створюється обличчям поза сферою його службову діяльність чи виконання службовими обов'язками (лист, записка).

За походженням розрізняють документи внутрішні і його зовнішні. Внутрішній документ призначений для функціонування всередині створила осередку (наказ, розпорядження, акт). Зовнішній документ призначений направлення межі організації, де він створено (лист, телеграма, запит).

По напрямку діяльності документи ділять на вхідні та вихідні.Входящий документ вступає у організацію, вихідний — спрямований з установи (організації, підприємства).

ділової документ

По стадіям створення розрізняють чорнової, чистовий документи, оригінал і копію. Чернетковий документ — рукописний чимашиночитаемий, відображає роботу автора над текстом.Беловой — має текст, переписаний чи передрукований з чорнового документа без виправлень і виправлень. Документ є оригіналом, якщо це перший і єдиний його примірник.Подлинники (оригінали) називаютьумноженними, що вони складено у кількох примірниках і з них має однакову юридичної чинності (договір, становище, статут).

Копія відтворює інформацію документи й усі його зовнішніх ознак чи частину їх, в т. год. елементи його правового, діловодного, художнього оформлення. У юридичному відношенні оригінал і копія рівноцінні.

Розрізняють три "види копій:виписки-копии, відтворюють частина тексту документа;отпуски — повні копії документа. Особливий вид копії — дублікат, має однакову юридичної чинності з оригіналом. Він видається при втрати першотвору (паспорти, свідоцтва, посвідчення).

За складністю виділяють прості (розглядають одне питання) складні (чи декілька питань) документи.

По термінів виконання документи діляться на термінові (телеграми, телефонограми, посвідчення про відрядження) інесрочние.

За призначенням розрізняють документи, використовувані як фіксування фактів, подій і явищ (акт, звіт, протокол та інших.), в тому числі спосіб передачі на відстань (лист, телеграма, телефонограма тощо. п.).

По гласності розрізняють документи звичайні, секретні, для службового користування. Секретні документи становлять особливу оцінку і гриф таємності — «таємно». З ними ведуть роботу особи, які мають дозвіл ознайомлені з спеціальної інструкцією по секретного діловодству. Документи службового користування, містять нетаємні відомості, не підлягають публічно не розголошуються у пресі, на радіо, телебаченню, задіяні лише працівниками цього підприємства (організації, установи). На такі документи його ставиться гриф «Для службового користування».

По термінами зберігання виділяють: документи постійного, тривалого (понад 10 років) тимчасової зберігання (до 10 років).

За формою розрізняють стандартні (типові) і індивідуальні документи. Стандартний документ містить однорідні і питання складається по типового зразком. Звичайно видрукувано на бланку, де є постійна і змінна інформація (командировочне посвідчення, довідка).

Індивідуальні документи створюються до пояснень конкретної управлінської ситуації. Зміст у яких викладається індивідуально, бувши результат творчості виконавця (доповідну записку).