Тема 12 Забезпечення ефективної діяльності організації

План

1. Організація управлінської праці.

2. Організація робочого місця в апараті управління.

3. Нормування управлінської праці.

4. Ефективність управління

5. Менеджмент персоналу

 

1. Наукова організація праці (НОП) являє собою комплекс заходів, які включають:

· Поділ і кооперацію управлінської праці, забезпечення необхідної кваліфікації працівників;

· Розподіл і розташування кадрів по ланках системи управління;

· Регламентування діяльності і відносин;

· Вибір системи і методів роботи;

· Раціональну організацію робочих місць та створення оптимальних умов праці та відпочинку;

· Нормування управлінської праці;

· Матеріальне і моральне стимулювання управлінської праці.

НОП здійснюється з врахуванням принципів спеціалізації, пропорційності, безперервності, ритмічності, паралельності. Впровадження НОП сприяє росту продуктивності праці і збільшенню випуску продукції, економії матеріальних, трудових, фінансових ресурсів.

При організації управлінської праці використовують такі напрями її поділу:

- Функціональний поділ праці полягає в закріпленні конкретних функцій управління за підрозділами чи окремими працівниками (на основі загальної функції мотивації праці виділяється функція обліку праці, оплати праці, підвищення кваліфікації, якими можуть займатися певний структурний підрозділ чи працівник).

- Технологічний поділ праці передбачає, що кадри управління поділяють на три основні категорії: керівники, спеціалісти, технічний персонал, кожна з яких характеризується своїм місцем в системі управління, особливостями трудової діяльності, професійною системою підготовки та перепідготовки.

- Кваліфікаційний поділ праці – це ознака поділу праці, за якою співробітники виконують різну роботу, що відповідає їх кваліфікації та досвіду.

Поділ управлінської праці відбувається при вирішенні поточних проблем, а кооперація – перспективних (розробка бізнес-плану).

Кооперація – об’єднання поділених видів праці для виконання спільних завдань. В управлінні використовують паралельну, послідовну, постійну, епізодичну кооперацію праці управлінського апарату.

Поділ і кооперація управлінської праці є передумовою раціональної організації робочих місць в апараті управління.

2. Вимоги до організації робочих місць можна згрупувати таким чином: інформаційні, економічні, ергономічні, гігієнічні, технічні, організаційні, естетичні.

- Інформаційні вимоги охоплюють комплекс заходів з інформаційного забезпечення робочого місця. До них відносять: загальну номенклатуру даних, що характеризують якісно та кількісно об’єкти управління; виз6начення обсягів та структури інформації, що надходить на робоче місце, опрацьовується на ньому, передається на інші робочі місця; періодичність надходження даних; оперативність обробки даних; строки доведення прийнятих рішень до об’єктів управління; проектування інформаційних потоків у систему яких включене робоче місце тощо.

- Економічні вимоги передбачають таку організацію робочого місця в апараті управління, при які й витрати на утримання робочого місця мінімальні, проте достатні для його функціонування. Доцільно також перевірити робоче місце за критерієм оптимальності: ефект від діяльності працівника на робочому місці повинен перевищувати витрати на його утримання.

Все, що оточує людину, створюючи її робоче середовище – приміщення, меблі, устаткування, машини, механізми та інші знаряддя праці, - повинно відповідати вимогам ергономіки, тобто бути максимально пристосованим до людини, її фізичної, фізіологічної та естетичної природи.

- Гігієнічні вимоги – це вимоги до освітлення робочих місць, стану повітря, температурного режиму, вологості, шуму та інших факторів середовища, що впливають на здоров’я та працездатність людини.

- Естетичні вимоги. Продуктивність праці людини значною мірою залежить від оформлення зовнішнього середовища, в якому вона працює. Це зовнішній вигляд приміщення, знарядь праці, їх кольорова гама, наявність вазонів, картин, вигляд з вікна.

- Технічні вимоги. Для будь-якої праці насамперед необхідний певний простір. Це площа на якій встановлюються меблі, устаткування, а також проходи до столу чи іншого робочого місця. При визначенні загальної площі робочого місця враховують площу чотирьох складових частин робочого місця:

Пзаг = Пр + Пу + Ппр + Пв;

де Пр – площа, необхідна для праці та пересування працівника;
Пу – площа, яку займає устаткування;

Ппр – площа для проходів

Пв – площа необхідна для відвідувачів.

 

3. Одним з найважливіших важелів поліпшення організації праці є впровадження організаційного нормування управлінської праці, зокрема застосування норматив структуризації апарату управління, його чисельності та управлінський процесів. Існують наступні групи нормативів:

1. Нормативи структуризації апарату управління – визначення числа рівнів управління, формування органів апарату управління, визначення ступеню централізації функцій апарату управління,

2. Норми та нормативи чисельності працівників апарату управління – визначення чисельності працівників і розподіл їх за рівнями, визначення чисельності керівників (за рівнями управління), визначення чисельності робітників за професійно-посадовими категоріями,

3. Норми і нормативи організації процесів управління – раціоналізація підбору, розстановки, використання кадрів та підвищення рівня їх кваліфікації, створення раціональної системи матеріального стимулювання праці робітників, проектування технології управління, підвищення рівня механізації та автоматизації управління, регламентація управлінської праці.

 

Ефективність управління – це ступінь його впливу на розвиток організації та результати її діяльності. Ефективність управління характеризується двома аспектами – економічними і соціальними.

Початковими показниками оцінки економічної ефективності управління в організації є основні показники, що характеризують результати господарської діяльності: прибуток, рентабельність тощо.

До основних показників соціальної ефективності управління належать: стан трудової дисципліни, оперативність і якість виконання рішень, ступінь впливу апарату управління на результати господарської діяльності, покращення якості продукції, впровадження досягнень науково-технічного прогресу.

 

Менеджмент персоналу.

Актуальною проблемою сучасного менеджменту є активізація людських ресурсів для досягнення успіху організації.

Менеджмент персоналу – це процес вирішення завдань організації шляхом прийому, збереження, звільнення, вдосконалення та належного використання людських ресурсів.

У більшості компаній найвищим керівником, що займається людськими ресурсами є віце-президент, прямо підпорядкований виконавчому директору. Навіть порівняно малі організації звичайно мають менеджера з людських ресурсів, а також відділ людських ресурсів, які проводять таку діяльність. Однак відповідальність за дії з людськими ресурсами розділяють між собою відділ людських ресурсів та лінійні менеджери середньої ланки. Відділ людських ресурсів може набирати кандидатів, однак остаточний вибір роблять менеджери у відділі, де буде працювати нова особа.

Важливим елементом служб персоналу є кадровий підрозділ. Його основні функції: облік персоналу, прогнозування і планування потреби в кадрах; організація набору, відбору, підготовки, перепідготовки, переміщення, звільнення працівників; вивчення і оцінка управлінських кадрів, спеціалістів і представлення керівництву рекомендацій по заміщенню вакантних посад тими чи іншими особами; формування кадрового резерву і робота з ним за спеціальними програмами; участь в атестації персоналу.

Необхідність відділу кадрів залежить від наступних факторів: розміру підприємства, складності законодавства, рівня кваліфікації персоналу, розвитку і складності соціальних відносин, можливостей керівника і його інтересу до проблеми персоналу. На малих підприємствах кадровими питаннями зазвичай займається одна особа (керівник); на середніх і крупних – спеціальні підрозділи.

Крім того, підрозділи служби персоналу розробляють гнучкі програми розвитку і стимулювання персоналу, покращення умов праці і побуту. Спеціалісти центральної служби займаються стикуванням кадрової політики і стратегії, консультаціями з питань атестації і підбору керівників. До складу кадрової служби повинні входити працівники, які відповідають за інформацію про ринок робочої сили, аналіз і планування потреби в кадрах, перепідготовку, перевірку і тестування, які ведуть картотеку, діло виробництво і архів, які вміють готувати кадрові накази та здійснювати комп’ютерне забезпечення кадрової роботи.

Практично будь-яка організація постійно відчуває потребу в персоналі. Потребу в кадрах організація задовольняє в процесі їх набору і створення резерву працівників для заповнення вакантних посад, з якого потім можна відібрати найбільш підходящих осіб на ті чи інші посади.

Підбір персоналу – це процес відбору підходящих кандидатур на вакантні робочі місця, виходячи з наявного резерву кадрів на біржі праці і на підприємстві.

Відбір кадрів – це процес вивчення психологічних і професійних якостей працівників з метою встановлення їх придатності для виконання обов’язків на відповідному робочому місці чи посаді і вибір із числа претендентів тих, хто найбільш підходить з врахуванням його кваліфікації, спеціальності, особистих якостей і здібностей, характеру діяльності, інтересів організації і його особистих.

Розміщення кадрів – обґрунтований і економічно доцільний розподіл персоналу по структурним підрозділах і посадах у відповідності з потребами організації, інтересами, досвідом і діловими якостями самих людей. За допомогою цього процесу вирішується завдання призначення на посаду найбільш підходящого працівника і пошук ним найбільш підходящого місця роботи. За розміщення кадрів відповідає керівник, а здійснює його кадрові служби.

Наступним етапом залучення є адаптація нового працівника, тобто прилаштування до змісту і умов праці, соціального середовища. В її межах проходить детальне ознайомлення з колективом і новими обов’язками; засвоєння стереотипів поведінки; асиміляція – повне прилаштування до середовища; ідентифікація – ототожнення особистих інтересів і цілей із цілями та інтересами організації.

Сьогоднішній працівник повинен володіти стратегічним мисленням, високою культурою. Ці вимоги покладені в основу неперервного розвитку персоналу.

Розвиток персоналу – заходи, які сприяють повному розкриттю особистого потенціалу працівників і збільшенню можливостей вносити свій вклад у діяльність підприємства.

Найважливішим фактором професійного розвитку є навчання працівника.

Професійним навчанням охоплюються новоприйняті працівники для прискорення процесу їх адаптації, чи працюючі, у яких повинні з’явитися нові обов’язки (в цьому випадку мова йде про підвищення кваліфікації кадрів).

Потреба в навчанні може бути виявлена в процесі відбору кандидатів, при введенні на посаду, під час атестації, із поточних бесід. Основними напрямами професійного навчання і підвищення кваліфікації персоналу є:

- первинне навчання у відповідності до завдань підприємства і специфіки роботи

- навчання для усунення розриву між вимогами посади і особистими якостями

- навчання для підвищення загальної кваліфікації

- навчання для роботи по нових напрямах розвитку організації

- навчання для засвоєння нових прийомів і методів виконання трудових операцій.

Перепідготовка (перенавчання) організується з метою засвоєння нових професій вивільненими працівниками, які не можуть бути використані по наявних у них професіях, а також особами, які мають бажання змінити професію з врахуванням потреб виробництва.

Навчання працівників іншим (суміжним) професіям з початковим чи більш високим рівнем кваліфікації здійснюється з метою розширення професійної майстерності, підготовки до роботи в умовах використання колективних форм організації праці при необхідності суміщення професій.

Підвищення кваліфікації – це навчання після отримання працівником основної освіти, направлене на послідовну підтримку і вдосконалення їх професійних і економічних знань (поглиблення, підвищення, приведення у відповідність з вимогами більш високої посади), навиків. Для цього організовують виробничо-економічні курси, школи господарювання, курси цільового призначення, школи передових прийомів і методів і т.д..

Потреба організації в підвищенні кваліфікації її працівників обумовлена: змінами у внутрішньому та зовнішньому середовищі фірми; ускладненням процесу управління; освоєнням нових видів і сфер діяльності. Підвищення кваліфікації кадрів повинно бути комплексним, диференційованим по окремих категоріях працівників, неперервним, орієнтованим на перспективні професії.

Основою просування працівника по службовій драбині є атестація.

Атестація – спеціальна комплексна оцінка слабких та сильних сторін працівників, ступеню їх відповідності до вимог по посаді, діяльності (складності і продуктивності праці) і її результативності (особистого внеску і внеску в загальні результати підрозділу і організації в цілому). Оцінка проводиться з метою визначення відповідності працівника посаді.

Атестація робочого місця – комплексна оцінка його відповідності прогресивним технологічним, технічним і організаційним рішенням, вимогам охорони праці, нормативам і стандартам. Основні завдання такої атестації: раціоналізація, покращення умов праці, ліквідація не ефективних чи надлишкових робочих місць.

Поряд з традиційною атестацією на практиці управління персоналом використовується самооцінка (самоатестація) шляхом письмових відповідей працівників на питання спеціальних анкет.

Роль кадрових служб в атестаційному процесі відображається в розробці на основі діючого законодавства її детальних положень та принципів, контролі їх використання, акумуляції і збереженні отриманої в результаті атестації інформації про персонал.

Основна причина плинності – незадоволення працівників своїм становищем, а саме: зарплатою, умовами і організацією праці; не вирішенням соціальних проблем; відсутністю умов для відпочинку; зневажливим ставленням зі сторони керівництва; неможливістю реалізувати кар’єрний ріст тощо. Таким чином, плинність кадрів пов’язана не тільки із соціальними і побутовими причинами, але й зі труднощами самореалізації і самоутвердження.

Питання про вивільнення персоналу виникає тоді, коли організації приходиться чи скорочувати, чи перебудовувати свою діяльність. Вивільнення персоналу призводить до усунення надмірної чисельності, невідповідності працівників вимогам, зниженню додаткових видатків по причині низької продуктивності праці і якості, а тому воно являється економічною необхідністю.

Звільнені працівники поділяються на дві групи. Першу складають особи, які не пройшли атестацію, систематично порушують дисципліну чи не «вписуються в організацію по причині того, що функції, які вони виконували раніше, стали не потрібні. Вони підлягають звільненню не залежно від заслуг, але і їм спочатку треба запропонувати покращити свою роботу, і звільняти лише в тому випадку, якщо це не допоможе. Друга група складається з тих кого організація хоче залишити але уже в новій якості.

В останній день роботи з працівником доцільно керівнику провести «прощальну бесіду», в ході якої керівник повинен заспокоїти і підбадьорити колишнього працівника, пообіцявши йому різну допомогу і сприяння при влаштуванні на нову роботу, вияснює справжню причину звільнення (якщо звільнення відбулося «за власним бажанням»). Зрозуміло, що дана процедура немає нічого спільного з виходом на пенсію. Ця дата відома завчасно і до неї ретельно готуються.