Встановлення особи громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальних дій.

Встановлення особи громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії, є обов'язковим правилом нотаріальної практики. Нотаріус повинен пересвідчитися, що саме ця особа є заінтересованою особою і саме відносно неї вчиняється нотаріальна дія.

Встановлюється особа громадянина за документами, що виключають будь-які сумніви щодо особи громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії (ст. 43 Закону України "Про нотаріат").

По-перше, паспорт. Мається на увазі, що це може бути паспорт громадянина України, паспорт громадянина України для виїзду за кордон, дипломатичний або службовий паспорт, національний паспорт іноземця чи документ, що його заступає.

По-друге, посвідчення особи. До них відносять посвідчення особи моряка, посвідчення водія, посвідчення інваліда чи учасника Великої Вітчизняної війни, посвідчення, видане за місцем роботи громадянина, посвідка на проживання особи, яка мешкає в Україні, але не є громадянином України, довідка про звільнення з місць позбавлення волі.

Встановлення осіб, які не досягли 16-річного віку, здійснюється за свідоцтвом про народження.

Встановлення особи громадянина можливе і за іншими документами, які не викликають сумнівів щодо особи громадянина.

Якщо нотаріальна дія вчиняється представником за дорученням фізичної чи юридичної особи, то нотаріусом перевіряється і особа представника. А у випадках, коли за громадянина, який внаслідок фізичної вади, хвороби чи з будь-яких інших причин не може підписати угоду, заяву або інший документ, підписується інший громадянин, то нотаріус установлює особу громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії, а також особу громадянина, який за нього підписався.

Документи, що посвідчують особу громадян, які звернулися за вчиненням нотаріальної дії, їхніх представників, а також представників установ, підприємств та організацій, повертаються особам, що їх подали, без залишення копій, але в реєстрі обов'язково треба записати найменування документа, його номер, дату видачі й найменування установи, яка видала документ. Тільки у випадках засвідчення вірності копій документа чи виписок із документа не вимагається вказувати в реєстрі всі дані документа, пред'явленого для встановлення особи громадянина. Досить у реєстрі зробити позначку "Особу встановлено".

Треба також вказати, що не по кожній нотаріальній дії можна пред'являти всі перераховані в Інструкції документи, які свідчать про особу громадянина. З урахуванням характеру нотаріальної дії вимагаються й певні документи, що встановлюють особу громадянина.

Четверте питання:

Нотаріальне діловодство

Нотаріальне діловодство регулюють Правила ведення нотаріального діловодства, затверджені Міністерством юстиції України від 3 лютого 1994 р. Ці Правила встановлюють єдиний для державних і приватних нотаріусів порядок ведення нотаріального діловодства та оформлення службових документів.

Мова нотаріального діловодства визначається статтею 20 Закону Української РСР "Про мови в Українській РСР". Якщо особа, яка звернулась за вчиненням нотаріальної дії, не знає мови, якою ведеться діловодство, тексти оформлюваних документів мають бути перекладені їй нотаріусом або перекладачем.

ПРАВИЛА ВЕДЕННЯ НОТАРІАЛЬНОГО ДІЛОВОДСТВАЦі Правила встановлюють єдиний для державних і приватних нотаріусів порядок ведення нотаріального діловодства, складання та оформлення службових документів.Порядок складання нотаріальних свідоцтв і посвідчувальних написів, ведення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, а також інших книг, пов'язаних із вчиненням нотаріальних дій, регулюється Інструкцією про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України і вказівками по заповненню форм реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, нотаріальних свідоцтв і посвідчувальних написів на угодах і засвідчуваних документах.Приймання, реєстрація та видача грошових сум і цінних паперів, що надійшли на депозитний рахунок державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса, провадяться за правилами, встановленими чинним законодавством.

Відповідальність за правильну організацію і ведення діловодства покладається на приватного нотаріуса, а в державних нотаріальних конторах і державних нотаріальних архівах — на завідуючих.

Нотаріальне діловодство включає: ведення документування управлінської діяльності установ державного нотаріату; приймання, розгляд і реєстрацію кореспонденції; складання та оформлення службових документів; контроль виконання документів; складання номенклатури і формування справ. Наказом Міністерства юстиції України від 22 січня 1998 р. запроваджено спеціальні бланки нотаріальних документів нового зразка, які є необхідною складовою документарного забезпечення нотаріального процесу. Вони можуть бути використані тільки нотаріусами і тільки для виготовлення нотаріальних документів. Бланки мають цілий ряд захисних методик і призначені для зручності, швидкості підготовки нотаріальних документів, а також для забезпечення неможливості їх підробки.

Міністерством юстиції України 22 червня 1999 р. затверджено Положення про постачання, зберігання, облік і звітність витрачання бланків нотаріальних документів, яке містить загальні положення, порядок замовлення та постачання бланків, порядок одержання бланків нотаріусами України, зберігання бланків, ознаки недійсності бланків, звітність державних нотаріальних контор і приватних нотаріусів про витрачання бланків, ведення первинного обліку бланків, а також ведення Єдиного реєстру для обліку надходження і витрачання бланків.

До вчинення нотаріальних дій законодавство передбачає певні вимоги, яким мають відповідати документи, що подаються нотаріусові. Вони не повинні мати підчисток чи дописок, закреслених слів чи інших незастережних виправлень. Дописки, закреслені слова чи інші виправлення належить застерегти підписом посадової чи уповноваженої на те особи та печаткою установи, підприємства чи організації, яка видала документ. При цьому виправлення слід робити таким чином, щоб можна було прочитати як виправлене, так і помилково написане, а потім виправлене чи викреслене.

Не приймаються документи, текст яких неможливо прочитати через пошкодження, а також написані олівцем. Це такі документи, в яких не можна прочитати все в них написане в первісному написанні, бо вони були залиті чорнилом, потерті тощо.

Нотаріус не приймає документів, які є подертими або викладеними на двох чи більше окремих аркушах, якщо останні не прошнуровано й не пронумеровано, а кількість прошнурованих аркушів не завірено підписом посадової чи уповноваженої особи та печаткою установи, підприємства, організації, що видали документи.

Законодавство висуває певні вимоги і до нотаріусів у вчиненні нотаріальних дій, що стосуються саме техніки виготовлення нотаріальних документів. Так, тексти нотаріально по-свідчуваних угод, засвідчуваних копій документів і виписок з них, тексти перекладів і заяв повинні бути написані ясно і чітко; числа і строки, що стосуються змісту угод, мають бути позначені хоча б один раз словами, а назви юридичних осіб — без скорочень із зазначенням їхніх адрес. У необхідних випадках треба зазначити номери рахунків юридичних осіб в установах банків. Прізвища, імена та по батькові громадян повинні бути написані повністю із зазначенням місць їх проживання. У разі посвідчення угод за участю іноземних громадян зазначається також їхнє громадянство.

На нотаріально оформлених документах незаповнені до кінця рядки та інші вільні місця підкреслюються, крім документів, призначених для дій за кордоном, у яких це не допускається. Дописки та виправлення повинні бути застережені нотаріусом перед підписом учасників угод та інших осіб, які підписали угоду, заяву і т. ін. та повторені наприкінці посвід-чувального напису. При цьому виправлення мають бути зроблені так, щоб усе помилково написане, а потім закреслене, можна було прочитати. Виправлення, зроблені в тексті нотаріально оформлюваного документа, що не потребує підпису особи, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, застерігається нотаріусом лише наприкінці посвідчувального напису. Якщо документ, за посвідченням чи за засвідченням якого звернулася заінтересована особа, викладено неграмотно чи з порушенням законодавства, то нотаріус пропонує цій особі виправити його або скласти новий, а також на її прохання може сам скласти документ.

Усі нотаріальні дії, вчинені нотаріусом, реєструються в реєстрах нотаріальних дій. Форми реєстрів для запису нотаріальних дій, нотаріальних свідоцтв, посвідчувальних написів на угодах і засвідчуваних документах затверджено наказом Міністерства юстиції України від 7 лютого 1994 р.

Розрізняють два види нотаріальних реєстрів: реєстр для реєстрації нотаріальних дій (форма № 1) і реєстр для реєстрації заборон відчуження жилих будинків, квартир, дач, садових будинків, гаражів, земельних ділянок та іншого неру-хомого майна, а також арештів, накладених на таке майно судовими та слідчими органами (форма № 2).

Кожен нотаріус веде окремий реєстр. У державній нотаріальній конторі, де працюють кілька нотаріусів, реєстрам присвоюються індекси, що збігаються з номером печатки державного нотаріуса. У цьому випадку номери на документах позначаються так: № 1-1, № 1-2, № 2-1, де перша цифра означає індекс реєстру, а друга — порядковий номер запису.

З дозволу Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, управлінь юстиції в областях, містах Севастополі та Києві нотаріуси можуть вести самостійні реєстри для запису окремих видів нотаріальних дій. У цьому випадку номери на документах, записаних у такі реєстри, позначаються так: № 1—К-10, що означає, що запис зроблено за номером десятим у першому реєстрі для реєстрації засвідчення вірності копій документів, або № З-В-5, що означає, що запис зроблено за номером п'ятим у третьому реєстрі для вчинення виконавчих написів і т. д.

Кожній нотаріальній дії присвоюється окремий порядковий номер. Цей номер позначається і на документах, що видаються нотаріусом, чи в посвідчувальних написах.

Запис у реєстрі повинен відображати порядковий номер від початку року, бо такий запис у хронологічному порядку виключає можливість зловживання, зокрема здійснення нотаріальної дії заднім числом. Далі вказується дата вчинення нотаріальної дії, а потім прізвище, ім'я, по батькові та місце проживання (чи найменування і місцезнаходження юридичної особи) осіб, для яких вчиняється нотаріальна дія, або їхніх представників, документ, що посвідчує особу, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії. Потім указується зміст нотаріальної дії, далі — про стягнення державного мита або розмір плати за вчинену нотаріальну дію, і зрештою — розписка в одержанні нотаріально оформленого документа.

Запис нотаріальної дії до реєстру провадиться нотаріусом або іншим працівником державної нотаріальної контори чи особою, яка знаходиться у трудових відносинах із приватним нотаріусом. Цей запис проводиться тільки після того, як по-свідчувальний напис на документі або документ, що видасться нотаріусом, ним буде підписано. Запис у реєстрі олівцем не допускається.

Нотаріуси мають право видавати виписки з реєстрів за письмовою заявою громадян, підприємств, установ та організацій, щодо яких або за дорученням яких учинялися нотаріальні дії, а також за письмовою вимогою суду, арбітражного суду, прокуратури, органів слідства й дізнання у зв'язку зі справами, що знаходяться в їхньому провадженні.

Виписки з реєстрів нотаріальних дій про заповіти видаються тільки після смерті заповідача.

Реєстри мають бути прошнуровані, аркуші їх — пронумеровані. Кількість аркушів у реєстрів повинна бути завірена підписом посадової особи Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, уповноваженої на те начальниками цих управлінь. Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою.

Номенклатура справ (нарядів) державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приватного нотаріуса складається на підставі примірних номенклатур, що затверджуються Міністерством юстиції України за погодженням з Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.В номенклатуру повинні бути включені всі справи (наряди), які ведуться нотаріусами, а також реєстри, книги, журнали.Номенклатура справ (нарядів) державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса затверджується завідуючим нотаріальною конторою, приватним нотаріусом і узгоджується з відповідним державним нотаріальним архівом. Про складену номенклатуру справ (нарядів) приватний нотаріус повинен також повідомити відповідну державну архівну установу.Номенклатура справ (нарядів) державного нотаріального архіву затверджується завідуючим архівом і узгоджується з відповідною державною архівною установою Якщо протягом року виникне необхідність в заведенні справ (нарядів), не передбачених номенклатурою, вони додатково вносяться в номенклатуру. Для цього в номенклатурі передбачається резервні номери.В кінці року номенклатура обов'язково закривається підсумковим записом, в якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за ведення діловодства, чи приватний нотаріус.Цей примірник номенклатури справ (нарядів) є обліковим документом для справ тимчасового зберігання і зберігається в архіві державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса, державному нотаріальному архіві постійно.Всі виконані документи групуються у справи (наряди).На відміну від інших документів заяви про прийняття спадщини, про видачу свідоцтва про право на спадщину чи про відмову від спадщини, про оплату витрат за рахунок спадкового майна, про вжиття заходів до охорони спадкового майна, по яких вжиті ці заходи, а також претензії кредиторів зразу ж формуються в окремі спадкові справи, кожна з яких одержує індекс, що відповідає номенклатурі справ (нарядів), потім реєструється в книзі обліку спадкових справ і йому присвоюється номер, що відповідає порядковому номеру в цій книзі.В спадкову справу підшиваються усі документи, пов'язані з оформленням спадщини за вказаною заявою.Якщо спадкову справу не закінчено провадженням в поточному році, вона переходить на наступний рік під тим же номером і перереєстрації не підлягає.Групувати в справи (наряди) слід документи одного діловодного року. В середині справи (наряду) документи систематизуються в хронологічному порядку, причому документ-відповідь повинен розміщуватися після документа-запиту.Звіти повинні вміщуватися в справі (наряді) того року, до якого вони відносяться за своїм змістом, незалежно від часу їх складання.Документи, виготовлені із застосуванням засобів обчислювальної техніки, групуються у справи на загальних підставах.Не допускається включення до справи (наряду) документів, що не відносяться до неї, а також чернеток і проектів документів.Реєстри, справи (наряди) поточного діловодства і закінчені провадженням до передачі їх в державний нотаріальний архів або на знищення повинні зберігатися у шафах, столах, що замикаються, і запобігають впливу на документи сонячного світла, пилу.Зберігання документів, виготовлених із застосуванням засобів обчислювальної техніки, проводиться за загальними правилами.Вилучення і видача будь-яких документів зі справ (нарядів), як правило, не дозволяється.У виняткових випадках, за вимогою суду, арбітражного суду, прокуратури, органів дізнання і слідства у зв'язку з кримінальними, цивільними та господарськими справами, що знаходяться в їх провадженні, таке вилучення провадиться з дозволу завідуючого державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом, приватного нотаріуса з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії вилученого документа і постанови про вилучення, протоколу вилучення або запиту суду, арбітражного суду.На письмову вимогу державної податкової інспекції видаються довідки, документи і копії з них, необхідні для визначення правильності стягнення державного мита та цілей оподаткування.Закінчені провадженням справи (наряди) тимчасового (більше 10 років) і постійного зберігання після закінчення строку їх зберігання в державній нотаріальній конторі чи у приватного нотаріуса повинні здаватись в державний нотаріальний архів для наступного зберігання і використання.Справи (наряди) із строком зберігання до 10 років в державний нотаріальний архів не здаються.При припиненні приватної нотаріальної діяльності у випадках, передбачених статтею 30 Закону України "Про нотаріат", приватний нотаріус зобов'язаний в місячний строк передати до державного нотаріального архіву документи, що стосуються вчинених ним нотаріальних дій, незалежно від строку їх зберігання.У випадку, коли за станом здоров'я або з інших поважних причин, а також у зв'язку із смертю приватного нотаріуса зробити це неможливо, передачу документів до державного нотаріального архіву провадить постійно діюча експертна комісія, що створюється відповідно Міністром юстиції Республіки Крим, начальником управління юстиції обласної, Київської та Севастопольської міської державної адміністрації у складі не менше 3-х осіб.Експертна комісія організує свою роботу відповідно до затвердженого про неї Положення.По закінченні року посадова особа, яка відповідає за діловодство в державній нотаріальній конторі, приватний нотаріус провадить підготовку справ до архівного зберігання і уточнює систематизацію документів у справах, проводить оформлення справ (нарядів). Справи тимчасового і постійного зберігання вміщуються в тверду обкладинку, документи перекладаються в хронологічному порядку і прошиваються. Аркуші справ нумеруються.В кінці правил (наряду) на чистому аркуші робиться засвідчувальний.Документи із строком зберігання до 10 років у справи (наряди) не підшиваються, нумерація аркушів не провадиться.Заголовок на обкладинку справи (наряду) переноситься з номенклатури справ (нарядів) після його уточнення.Дати на обкладинці повинні відповідати року заведення і закінчення справи (наряду).На обкладинках справ (нарядів), що складаються з декількох томів (частин), вказуються крайні дати документів кожного тому (частини).Кількість аркушів у справі (наряді) вказується цифрами на підставі даних засвідчуваного напису.Написи на обкладинках справ (нарядів) тимчасового та постійного зберігання слід робити чітко, світлостійким чорнилом або тушшю.На справи тимчасового і постійного зберігання складаються окремі описи.Опис складається з річних розділів і являє собою перелік назв справ (нарядів) з включенням необхідних відомостей про їх склад і зміст.Описи справ складаються у 4-х примірниках за встановленою формою.В кінці опису робиться підсумковий запис, в якому вказується (цифрами і словами) кількість справ, що внесені до опису, а також обумовлюються особливості нумерації справ у описі. Закінчення опису обов'язково погоджується з державним нотаріальним архівом.Одночасно з підготовкою документів до зберігання впровадиться відбір документів, що підлягають знищенню.Відбір документів для знищення оформляється актом.У ході підготовки документів до наступного зберігання в державному нотаріальному архіві постійно діючою експертною комісією провадиться експертиза наукової та практичної цінності документів і вирішується питання про відбір їх для включення до складу Національного архівного фонду чи знищення.При відборі документів на тимчасове та постійне зберігання експертна комісія керується чинними правилами та інструкціями Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України по організації роботи з документами, переліками і номенклатурою справ і відповідними вказівками Міністерства юстиції України.Відповідно до затверджених описів державна нотаріальна контора, приватний нотаріус зобов'язані у встановлений строк здати в державний нотаріальний архів справи (наряди), внесені до опису. Знищення документів провадиться після того, як описи на справи (наряди) тимчасового та постійного зберігання затверджено державним нотаріальним архівом. Номенклатура справ (нарядів) державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приватного нотаріуса складається на підставі примірних номенклатур, що затверджуються Міністерством юстиції України за погодженням з Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.В номенклатуру повинні бути включені всі справи (наряди), які ведуться нотаріусами, а також реєстри, книги, журнали.Номенклатура справ (нарядів) державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса затверджується завідуючим нотаріальною конторою, приватним нотаріусом і узгоджується з відповідним державним нотаріальним архівом. Про складену номенклатуру справ (нарядів) приватний нотаріус повинен також повідомити відповідну державну архівну установу.Номенклатура справ (нарядів) державного нотаріального архіву затверджується завідуючим архівом і узгоджується з відповідною державною архівною установою Якщо протягом року виникне необхідність в заведенні справ (нарядів), не передбачених номенклатурою, вони додатково вносяться в номенклатуру. Для цього в номенклатурі передбачається резервні номери.В кінці року номенклатура обов'язково закривається підсумковим записом, в якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за ведення діловодства, чи приватний нотаріус.Цей примірник номенклатури справ (нарядів) є обліковим документом для справ тимчасового зберігання і зберігається в архіві державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса, державному нотаріальному архіві постійно.Всі виконані документи групуються у справи (наряди).На відміну від інших документів заяви про прийняття спадщини, про видачу свідоцтва про право на спадщину чи про відмову від спадщини, про оплату витрат за рахунок спадкового майна, про вжиття заходів до охорони спадкового майна, по яких вжиті ці заходи, а також претензії кредиторів зразу ж формуються в окремі спадкові справи, кожна з яких одержує індекс, що відповідає номенклатурі справ (нарядів), потім реєструється в книзі обліку спадкових справ і йому присвоюється номер, що відповідає порядковому номеру в цій книзі.В спадкову справу підшиваються усі документи, пов'язані з оформленням спадщини за вказаною заявою.Якщо спадкову справу не закінчено провадженням в поточному році, вона переходить на наступний рік під тим же номером і перереєстрації не підлягає.Групувати в справи (наряди) слід документи одного діловодного року. В середині справи (наряду) документи систематизуються в хронологічному порядку, причому документ-відповідь повинен розміщуватися після документа-запиту.Звіти повинні вміщуватися в справі (наряді) того року, до якого вони відносяться за своїм змістом, незалежно від часу їх складання.Документи, виготовлені із застосуванням засобів обчислювальної техніки, групуються у справи на загальних підставах.Не допускається включення до справи (наряду) документів, що не відносяться до неї, а також чернеток і проектів документів.Реєстри, справи (наряди) поточного діловодства і закінчені провадженням до передачі їх в державний нотаріальний архів або на знищення повинні зберігатися у шафах, столах, що замикаються, і запобігають впливу на документи сонячного світла, пилу.Зберігання документів, виготовлених із застосуванням засобів обчислювальної техніки, проводиться за загальними правилами.Вилучення і видача будь-яких документів зі справ (нарядів), як правило, не дозволяється.У виняткових випадках, за вимогою суду, арбітражного суду, прокуратури, органів дізнання і слідства у зв'язку з кримінальними, цивільними та господарськими справами, що знаходяться в їх провадженні, таке вилучення провадиться з дозволу завідуючого державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом, приватного нотаріуса з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії вилученого документа і постанови про вилучення, протоколу вилучення або запиту суду, арбітражного суду.На письмову вимогу державної податкової інспекції видаються довідки, документи і копії з них, необхідні для визначення правильності стягнення державного мита та цілей оподаткування.Закінчені провадженням справи (наряди) тимчасового (більше 10 років) і постійного зберігання після закінчення строку їх зберігання в державній нотаріальній конторі чи у приватного нотаріуса повинні здаватись в державний нотаріальний архів для наступного зберігання і використання.Справи (наряди) із строком зберігання до 10 років в державний нотаріальний архів не здаються.При припиненні приватної нотаріальної діяльності у випадках, передбачених статтею 30 Закону України "Про нотаріат", приватний нотаріус зобов'язаний в місячний строк передати до державного нотаріального архіву документи, що стосуються вчинених ним нотаріальних дій, незалежно від строку їх зберігання.У випадку, коли за станом здоров'я або з інших поважних причин, а також у зв'язку із смертю приватного нотаріуса зробити це неможливо, передачу документів до державного нотаріального архіву провадить постійно діюча експертна комісія, що створюється відповідно Міністром юстиції Республіки Крим, начальником управління юстиції обласної, Київської та Севастопольської міської державної адміністрації у складі не менше 3-х осіб.Експертна комісія організує свою роботу відповідно до затвердженого про неї Положення.По закінченні року посадова особа, яка відповідає за діловодство в державній нотаріальній конторі, приватний нотаріус провадить підготовку справ до архівного зберігання і уточнює систематизацію документів у справах, проводить оформлення справ (нарядів). Справи тимчасового і постійного зберігання вміщуються в тверду обкладинку, документи перекладаються в хронологічному порядку і прошиваються. Аркуші справ нумеруються.В кінці правил (наряду) на чистому аркуші робиться засвідчувальний.Документи із строком зберігання до 10 років у справи (наряди) не підшиваються, нумерація аркушів не провадиться.Заголовок на обкладинку справи (наряду) переноситься з номенклатури справ (нарядів) після його уточнення.Дати на обкладинці повинні відповідати року заведення і закінчення справи (наряду).На обкладинках справ (нарядів), що складаються з декількох томів (частин), вказуються крайні дати документів кожного тому (частини).Кількість аркушів у справі (наряді) вказується цифрами на підставі даних засвідчуваного напису.Написи на обкладинках справ (нарядів) тимчасового та постійного зберігання слід робити чітко, світлостійким чорнилом або тушшю.На справи тимчасового і постійного зберігання складаються окремі описи.Опис складається з річних розділів і являє собою перелік назв справ (нарядів) з включенням необхідних відомостей про їх склад і зміст.Описи справ складаються у 4-х примірниках за встановленою формою.В кінці опису робиться підсумковий запис, в якому вказується (цифрами і словами) кількість справ, що внесені до опису, а також обумовлюються особливості нумерації справ у описі. Закінчення опису обов'язково погоджується з державним нотаріальним архівом.Одночасно з підготовкою документів до зберігання впровадиться відбір документів, що підлягають знищенню.Відбір документів для знищення оформляється актом.У ході підготовки документів до наступного зберігання в державному нотаріальному архіві постійно діючою експертною комісією провадиться експертиза наукової та практичної цінності документів і вирішується питання про відбір їх для включення до складу Національного архівного фонду чи знищення.При відборі документів на тимчасове та постійне зберігання експертна комісія керується чинними правилами та інструкціями Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України по організації роботи з документами, переліками і номенклатурою справ і відповідними вказівками Міністерства юстиції України.Відповідно до затверджених описів державна нотаріальна контора, приватний нотаріус зобов'язані у встановлений строк здати в державний нотаріальний архів справи (наряди), внесені до опису.Знищення документів провадиться після того, як описи на справи (наряди) тимчасового та постійного зберігання затверджено державним нотаріальним архівом.

 

Викладач, к.ю.н., доцент _____________ А.М. Лазаренко