Загальні правила вчинення нотаріальних дій
Нотаріальні дії можуть вчинятися будь-яким нотаріусом на всій території України, за винятком випадків, передбачених Законом "Про нотаріат" та інших випадків, передбачених законодавством України.
Нотаріальні дії вчиняються в приміщенні державної нотаріальної контори, в державному нотаріальному архіві, приміщенні, яке є робочим місцем приватного нотаріуса. В окремих випадках, коли громадянин не може з'явитися в зазначене приміщення, а також коли того вимагають особливості посвідчуваної угоди, нотаріальні дії можуть бути вчинені поза вказаними приміщеннями.
Якщо нотаріальна дія вчиняється поза приміщенням державної нотаріальної контори чи поза приміщенням, яке є робочим місцем приватного нотаріуса, в посвідчувальному написі і в реєстрі нотаріальних дій записується місце вчинення нотаріальної дії (на дому, в лікарні, на підприємстві, в установі, організації та ін.) із зазначенням адреси, а також причин, з яких нотаріальна дія була вчинена поза вказаними приміщеннями.
Нотаріальні дії вчиняються після їх оплати в день подачі нотаріусу всіх необхідних документів.
Вчинення нотаріальної дії може бути відкладено в разі необхідності витребування додаткових відомостей або документів від посадових осіб підприємств, установ і організацій або направлення документів на експертизу, а також якщо відповідно до закону нотаріус повинен впевнитись у відсутності у заінтересованих осіб заперечень проти вчинення цієї дії.
Строк, на який відкладається вчинення нотаріальної дії у цих випадках, не може перевищувати одного місяця.
Однією з обов'язкових умов посвідчення угод є перевірка дієздатності фізичних осіб та правоздатності юридичних осіб.
Під дієздатністю слід розуміти здатність своїми діями набувати цивільних прав та створювати для себе цивільні обов'язки. Дієздатність фізичних осіб виникає в повному обсязі з 18 років, а в тих випадках, коли законом допускається вступ до шлюбу до досягнення 18 років, така особа набуває дієздатності в повному обсязі з моменту одруження.
Неповнолітні віком від 15 до 18 років мають право самостійно вчиняти дрібні побутові угоди, розпоряджатися заробітною платою, стипендією (але не речами, придбаними за ці гроші), авторськими та винахідницькими правами, вносити вклади до кредитних установ і розпоряджатися ними. Вони мають право володіти, користуватись і розпоряджатися майном трудового чи селянського господарства, якщо є членами цих господарств. Можуть бути засновниками молодіжних, громадських організацій. Вони несуть цивільно-правову відповідальність за шкоду, заподіяну ними іншим особам. За законодавством України (ст. 13 ЦК України) неповнолітні від 15 до 18 років органами опіки й піклування за наявності достатніх підстав можуть бути обмежені у праві користуватися їхньою заробітною платою або стипендією.
Інші угоди укладаються неповнолітніми від 15 до 18 років лише за згодою їхніх батьків (усиновителів) або піклувальників.
Неповнолітні, які не досягли 15-річного віку, мають мінімальну дієздатність: вони можуть вчиняти дрібні побутові угоди, вносити вклади до кредитних установ і розпоряджатися ними. За шкоду, заподіяну неповнолітнім, який не досяг і 15-річного віку, відповідають його батьки (усиновителі) або І опікун. Інші угоди укладають батьки (усиновителі) або опі-• куни від імені неповнолітніх.
Отож, нотаріус, перевіряючи дієздатність громадянина, повинен установити вік осіб, які звернулися за посвідченням угоди. Для цього нотаріус витребує документи, в яких указано вік учасників угоди.
Дієздатність дорослих громадян може бути обмежена за рішенням суду, якщо такий громадянин зловживає спиртними напоями або наркотичними засобами, внаслідок чого ставить себе і свою сім'ю в тяжке матеріальне становище. Обмежено дієздатній особі призначається піклувальник, зі згоди якого він може укладати угоди по розпорядженню майном, одержувати заробітну плату, пенсію або інші доходи і розпоряджатися ними.
За рішенням суду громадянин може бути визнаний повністю недієздатним, якщо внаслідок душевної хвороби чи недоумства він не може розуміти значення своїх дій або керувати ними. Таким особам призначається опікун, який від імені підопічних та в їхніх інтересах вчиняє всі необхідні угоди.
Таким чином, перевіряючи дієздатність громадян, які звернулися за посвідченням угоди, нотаріус має врахувати й такі обставини. Це робиться під час бесіди з особою, яка звернулася за посвідченням угоди. Особливу увагу треба звертати на ці обставини, якщо до нотаріуса звертається стара, немічна людина або така, поведінка якої є незвичною. Нотаріус, бесідуючи з громадянином, робить висновок, чи розуміє він значення своїх дій, наслідки їх вчинення.
І якщо в нотаріуса є підстави вважати, що хтось із учасників угоди внаслідок душевної хвороби чи недоумства не може розуміти значення своїх дій або керувати ними чи внаслідок зловживання спиртними або наркотичними речовинами ставить свою сім'ю в тяжке матеріальне становище, а відомостей про визнання особи недієздатною чи обмежено дієздатною у нотаріуса немає, то він відкладає вчинення нотаріальної дії на строк у межах місяця і з'ясовує, чи є рішення суду про визнання особи недієздатною чи обмежено дієздатною. Якщо такого рішення суду немає, то нотаріус повідомляє про своє припущення одну з осіб чи один із органів, вказаних у ст. 256 ЦПК України (членів сім'ї, профспілку, іншу громадську організацію, прокурора, орган опіки й піклування, психіатричну лікарню), які можуть звернутися до суду з заявою про визнання цієї особи недієздатною чи обмежено дієздатною. При цьому вчинення нотаріальної дії відкладається на 10 днів. У разі порушення справи в суді нотаріус зупиняє нотаріальне провадження до набуття рішенням суду законної сили, а якщо справу не буде порушено протягом 10 днів, то нотаріус вчиняє нотаріальну дію.
Справжність підпису батьків, усиновителів, піклувальників на заяві про згоду на посвідчення від імені неповнолітніх віком від 15 до 18 років, а також від імені осіб, визнаних обмежено дієздатними, повинна бути засвідчена в нотаріальному порядку або підприємством, установою, організацією, в якій вони працюють, навчаються, житлово-експлуатаційною організацією за місцем їх проживання, або ж адміністрацією стаціонарного лікувально-профілактичного закладу, в якому вони знаходяться. Засвідчення справжності підпису не потрібне, якщо батьки, усиновителі чи піклувальники прийдуть особисто до нотаріуса і подадуть заяву про свою згоду на посвідчення угоди.
Крім того, нотаріус вимагає дозволу органу опіки й піклування на право опікуна укладати, а піклувальника давати згоду на вчинення від імені підопічного угоди, якщо вона виходить, за межі побутової. Це договори, що потребують нотаріального посвідчення і спеціальної реєстрації про відчуження майна, що належить неповнолітнім, відмова від належних підопічному прав, поділ майна, поділ чи обмін житлової площі, видача письмових зобов'язань тощо.
В усіх випадках, коли учасником угоди є неповнолітній, недієздатний чи обмежено дієздатний, нотаріус повинен перевірити повноваження їхніх законних представників, тобто впевнитися, що особа справді є батьком, усиновителем, опікуном чи піклувальником. Це робиться на підставі свідоцтва про народження, запису в паспорті, рішення виконкому.
Якщо в угоді бере участь юридична особа, нотаріус зобов'язаний перевірити її правоздатність — здатність мати цивільні права та обов'язки.
Встановлення особи громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії, є обов'язковим правилом нотаріальної практики. Нотаріус повинен пересвідчитися, що саме ця особа є заінтересованою особою і саме відносно неї вчиняється нотаріальна дія.
Встановлюється особа громадянина за документами, що виключають будь-які сумніви щодо особи громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії (ст. 43 Закону України "Про нотаріат").
По-перше, паспорт. Мається на увазі, що це може бути паспорт громадянина України, паспорт громадянина України для виїзду за кордон, дипломатичний або службовий паспорт, національний паспорт іноземця чи документ, що його заступає.
По-друге, посвідчення особи. До них відносять посвідчення особи моряка, посвідчення водія, посвідчення інваліда чи учасника Великої Вітчизняної війни, посвідчення, видане за місцем роботи громадянина, посвідка на проживання особи, яка мешкає в Україні, але не є громадянином України, довідка про звільнення з місць позбавлення волі.
Встановлення осіб, які не досягли 16-річного віку, здійснюється за свідоцтвом про народження.
Встановлення особи громадянина можливе і за іншими документами, які не викликають сумнівів щодо особи громадянина.
Якщо нотаріальна дія вчиняється представником за дорученням фізичної чи юридичної особи, то нотаріусом перевіряється і особа представника. А у випадках, коли за громадянина, який внаслідок фізичної вади, хвороби чи з будь-яких інших причин не може підписати угоду, заяву або інший документ, підписується інший громадянин, то нотаріус установлює особу громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії, а також особу громадянина, який за нього підписався.
Документи, що посвідчують особу громадян, які звернулися за вчиненням нотаріальної дії, їхніх представників, а також представників установ, підприємств та організацій, повертаються особам, що їх подали, без залишення копій, але в реєстрі обов'язково треба записати найменування документа, його номер, дату видачі й найменування установи, яка видала документ. Тільки у випадках засвідчення вірності копій документа чи виписок із документа не вимагається вказувати в реєстрі всі дані документа, пред'явленого для встановлення особи громадянина. Досить у реєстрі зробити позначку "Особу встановлено".
Треба також вказати, що не по кожній нотаріальній дії можна пред'являти всі перераховані в Інструкції документи, які свідчать про особу громадянина. З урахуванням характеру нотаріальної дії вимагаються й певні документи, що встановлюють особу громадянина.
За заявою заінтересованої особи, яка бажає звернутися до суду для оспорювання права або факту, про посвідчення якого просить інша заінтересована особа, вчинення нотаріальної дії повинно бути відкладено на строк не більше десяти днів.
Якщо за цей строк від суду не буде одержано повідомлення про надходження заяви, нотаріальна дія повинна бути вчинена.
У разі одержання від суду повідомлення про надходження заяви заінтересованої особи, яка оспорює право або факт, про посвідчення якого просить інша заінтересована особа, вчинення нотаріальної дії зупиняється до вирішення справи судом.
Законодавством України можуть бути встановлені й інші підстави для відкладення і зупинення нотаріальних дій.
При вчиненні нотаріальних дій нотаріуси встановлюють особу громадянина, його представника або представника підприємства, установи, організації, що звернулися за вчиненням нотаріальних дій.
У випадках, коли за громадянина, який внаслідок фізичної вади, хвороби або з будь-яких інших причин не може підписати угоду, заяву або інший документ, підписується інший громадянин, нотаріус встановлює особу громадянина, що бере участь у нотаріальній дії, і особу громадянина, який підписався за нього.
Установлення особи здійснюється за паспортом або іншими документами, які унеможливлюють будь-які сумніви щодо особи громадянина (паспорт громадянина України, паспорт громадянина України для виїзду за кордон, дипломатичний чи службовий паспорт, посвідчення особи моряка, посвідка на проживання особи, яка мешкає в Україні, але не є громадянином України, національний паспорт іноземця або документ, що його замінює, свідоцтво про народження неповнолітніх, які не досягли 16 років, посвідчення водія, посвідчення інваліда чи учасника Великої Вітчизняної війни, посвідчення, видане за місцем роботи громадянина, та ін.).
Посвідчення особи моряка не може бути використане громадянином України для встановлення його особи під час укладення цивільно-правових угод, здійснення банківських операцій, оформлення доручень іншим особам для представництва перед третіми особами.
При посвідченні угод з'ясовується дієздатність громадян і перевіряється правоздатність юридичних осіб, які беруть участь в угодах.
У разі укладення угоди представником перевіряються його повноваження.
При посвідченні угод і вчиненні деяких інших нотаріальних дій у випадках, передбачених законодавством України нотаріус перевіряє справжність підписів учасників угод та інших осіб, які звернулись за вчиненням нотаріальної дії.
Нотаріально-посвідчувальні угоди, а також заяви та інші документи підписуються у присутності нотаріуса. Якщо угода, заява чи інший документ підписаний за відсутності нотаріуса, громадянин повинен особисто підтвердити, що документ підписаний ним.
Якщо громадянин внаслідок фізичної вади, хвороби або з інших поважних причин не може власноручно підписати угоду, заяву чи інший документ, за його дорученням і в його присутності та в присутності нотаріуса угоду, заяву чи інший документ може підписати інший громадянин. Про причини, з яких громадянин, заінтересований у вчиненні нотаріальної дії, не міг підписати документ, зазначається у посвідчувальному написі. Угоду не може підписувати особа, на користь або за участю якої її посвідчено.
Якщо громадянин, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії, неписьменний або сліпий, нотаріус, крім того, прочитує йому текст документа, про що на документі робиться відповідна відмітка.
Якщо сліпий громадянин письменний, він сам підписує документ.
Якщо глухий, німий або глухонімий громадянин, що звернувся за вчиненням нотаріальної дії, письменний, він сам прочитує документ і підписує його. Якщо такий громадянин неписьменний, то при вчиненні нотаріальної дії обов'язково повинна бути присутня письменна особа, яка може порозумітися з глухим, німим або глухонімим громадянином і посвідчити своїм підписом, що зміст угоди, заяви чи іншого документа відповідає волі учасника нотаріальної дії.
Нотаріус може не вимагати кожного разу з'явлення відомих йому посадових осіб підприємств, установ і організацій, якщо він має зразки підписів цих посадових осіб, одержані при особистому зверненні, і справжність їх підписів не викликає сумніву.
У відповідності зі Законом "Про нотаріат" нотаріус вправі витребувати від підприємств, установ і організацій відомості та документи, необхідні для вчинення нотаріальних дій. Такі відомості і документи повинні бути подані в строк, вказаний нотаріусом. Проте цей строк не може перевищувати одного місяця.
Нотаріус не вправі вчиняти нотаріальні дії на своє ім'я і від свого імені, на ім'я і від імені свого чоловіка чи своєї дружини, їх та своїх родичів (батьків, дітей, онуків, діда, баби, братів, сестер), а також на ім'я і від імені працівників даної державної нотаріальної контори та працівників, що перебувають у трудових відносинах з приватним нотаріусом.
У зазначених випадках нотаріальні дії вчиняються будь-якими іншими нотаріусами чи посадовими особами будь-якого виконавчого комітету в межах їх компетенції.
Нотаріуси не приймають для вчинення нотаріальних дій документи, що мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, документи, текст яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також написані олівцем.
Дописки, закреслені слова чи інші виправлення, які є в документах, що подаються для вчинення нотаріальних дій, повинні бути застережені підписом посадової (уповноваженої на те) особи і печаткою установи, підприємства або організації чи особи, яка видала документ. При цьому виправлення повинні бути зроблені таким чином, щоб можна було прочитати як виправлене, так і помилково написане, а потім виправлене чи викреслене.
Не приймаються для вчинення нотаріальних дій документи, в яких не можна прочитати все в них написане в первісному написанні, як, наприклад, документи, залиті чорнилом, потерті та ін.
Не приймаються порвані документи та документи, викладені на двох і більше окремих аркушах, якщо аркуші не прошнуровано, не пронумеровано і кількість прошнурованих аркушів не завірена підписом посадової (уповноваженої на те) особи та печаткою установи, підприємства, організації чи особи, що видали документи.
Тексти нотаріально посвідчувальних угод, засвідчуваних копій документів і виписок із них, тексти перекладів та заяв повинні бути написані ясно і чітко; числа і строки, що стосуються змісту посвідчувальних угод, мають бути позначені хоча б один раз словами, а назви юридичних осіб - без скорочень і з зазначенням їх адреси. В необхідних випадках зазначаються номери рахунків юридичних осіб в установах банків.
Прізвища, імена та по батькові громадян повинні бути написані повністю із зазначенням місць їх проживання. При посвідченні угод за участю іноземних громадян зазначається також і їх громадянство.
Виправлення, зроблені в тексті нотаріально оформлюваного документа, який не потребує підпису особи, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії застерігаються нотаріусом лише в кінці посвідчувального напису.
Якщо документ, що підлягає посвідченню або засвідченню, викладений неправильно чи неграмотно (чи складений з порушенням вимог чинного законодавства), нотаріус пропонує особі, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії, виправити його або скласти новий. На прохання заінтересованої особи документ може бути складений нотаріусом.
У випадках, коли документи, що посвідчуються, видаються або засвідчуються, викладені на двох і більше окремих аркушах, вони повинні бути прошиті, а аркуші пронумеровані і скріплені підписом і печаткою нотаріуса.
При посвідченні угод, засвідченні вірності копій документів і виписок з них, справжності підпису на документах, вірності перекладу документів з однієї мови на іншу, при посвідченні часу пред'явлення документа, при видачі дублікатів на відповідних документах вчиняються посвідчувальні написи за формами, затвердженими наказом Міністерства юстиції України
Посвідчувальний напис повинен бути написаний ясно, чітко, без підчисток, вільні місця - прокреслені, дописки та інші виправлення - застережені.
Для вчинення посвідчувальних написів можуть застосовуватись штампи з текстом відповідного напису.
Якщо посвідчувальний напис не вміщується на нотаріально оформлюваному документі, він може бути продовжений чи викладений повністю на прикріпленому до документа аркуші паперу. У цьому випадку аркуші, на яких викладено текст документа, і аркуш з посвідчувальним написом прошнуровуються і пронумеровуються, кількість аркушів завіряється підписом нотаріуса з прикладенням його печатки.
Для викладення посвідчувального напису чи його продовження допускається також підклейка аркуша паперу. При цьому нотаріус повинен проставити печатку таким чином, щоб частина її відбитку знаходилось на підклеєному аркуші.
Прикріплення і підклейка аркушів паперу для напису про засвідчення вірності копії документа, а також для напису на дублікаті документа не допускається.
На підтвердження права на спадщину, права власності, посвідчення фактів, що громадянин є живим, про перебування його у певному місці, тотожності громадянина з особою, зображеною на фотокартці про прийняття на збереження документів видаються відповідні свідоцтва, форми яких затверджено наказом Міністерства
юстиції України
Кожній нотаріальній дії присвоюється окремий порядковий номер. Номер, під яким нотаріальна дія зареєстрована в реєстрі, позначається на документах, що видаються нотаріусом, чи в посвідчувальних написах.
Реєстри повинні бути прошнуровані, аркуші їх пронумеровані.
Кількість аркушів у реєстрі повинна бути завірена підписом посадової особи Головного управління юстиції в Криму, управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, уповноваженої на те начальниками цих управлінь.
Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою Головного управління юстиції в Криму, управління юстиції в області, містах Києві чи Севастополі.
Запис нотаріальної дії в реєстр провадиться нотаріусом чи іншим працівником державної нотаріальної контори або особою, яка знаходиться у трудових відносинах з приватним нотаріусом, тільки після того, як посвідчувальний напис на документі або документ, що видається нотаріусом, ним підписані.
Запис у реєстрі олівцем не допускається.
Кожен нотаріус веде окремий реєстр.
Документи, на підставі яких вчинено нотаріальну дію, приєднуються до примірника угоди, свідоцтва про право на спадщину та ін., що залишається у справах державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса.
Оригінали документів (наприклад, свідоцтва про народження, шлюб, смерть) повертаються особам, що їх подали, а у нотаріуса залишаються їх копії.
Копії подаються заінтересованими особами або на їх прохання виготовляються нотаріусом чи іншим працівником державної нотаріальної контори або особою, яка перебуває у трудових відносинах з приватним нотаріусом. На таких копіях нотаріус робить напис: "З оригіналом вірно", ставить дату і свій підпис, які скріплює печаткою.
Документи, що посвідчуються особу громадян, які звернулись за вчиненням нотаріальних дій, їх представників або представників установ, підприємств і організацій, повертаються особам, що їх подали, без залишення копій, але в реєстрі записується найменування документа, його номер, дата видачі й найменування установи, яка видала документ.
Якщо громадянин звернувся за засвідченням вірності копій документа чи виписок з документа, нотаріус встановлює його особу і робить у реєстрі відмітку "Особу встановлено".
Не залишаються в державній нотаріальній конторі чи у приватного нотаріуса такі документи або їх копії: статути юридичних осіб або положення про них, а також документи про повноваження їх представників (крім доручень, які видаються на вчинення конкретної нотаріальної дії), - при посвідченні договорів і доручень від імені і на ім'я юридичних осіб; документи, які стверджують право власності громадян або юридичних осіб на жилий будинок (частину будинку), квартиру, дачу, садовий будинок, гараж, земельну ділянку, інше нерухоме майно (свідоцтво про право власності на житло, свідоцтво про право на спадщину, свідоцтво про право власності на частку в спільному майні, подружжя, державні акти про право колективної чи приватної власності на землю, договори купівлі-продажу, дарування, міни жилого будинку (частини будинку), квартири, дачі, садового будинку, гаража, земельної ділянки, іншого нерухомого майна, в тому числі зареєстровані на біржі та ін.), якщо посвідчується угода про заставу, оренду тощо майна чи найом житла, відчуження власником частини належного йому майна, а також коли учасники спільної часткової власності мають один спільний правовстановлюючий документ на згадане майно і один з них відчужує належну йому частку (чи частку від частки); при відчуженні не закінчених будівництвом будинків (частин будинків), інших будівель; угод про встановлення чи зміну розміру ідеальних часток у спільній частковій власності, а також угод про встановлення учасниками спільної часткової власності порядку користування конкретними частинами об'єкта права власності (жилого будинку, квартири, дачі, садового будинку, гаража, земельної ділянки тощо) в натурі.
При посвідченні угод про відчуження частки майна (або частки від частки) на правовстановлюючих документах, що повертаються відчужувачем, робиться напис про зміст посвідченого договору, наприклад: "Продано 1/4 частину цього будинку за договором, посвідченим 15 лютого 1993 року, за N 1231", дата, підпис нотаріуса, що скріплюється печаткою нотаріуса; охоронні свідоцтва - при посвідченні договорів піднайму; свідоцтва про реєстрацію, технічні паспорти, реєстраційні талони, чеки, довідки-рахунки магазину на автотранспортні засоби, інші самохідні машини і механізми, - при посвідченні договорів про їх відчуження, заставу, оренду, видачі свідоцтва про право на спадщину чи про право власності на них; документи, що стверджують факт передачі майна з правом його застави.
Про наявність зазначених документів робиться відмітка в реєстрі нотаріальних дій одночасно з реєстрацією нотаріальної дії, для вчинення якої вимагався один з таких документів, або відмітка на примірниках угод, на заявах про видачу свідоцтв про право на спадщину і свідоцтв про право власності або на інших документах, що приєднується до нотаріально оформлених документів, після чого вони повертаються особі, яка їх продала. Відмітка, в якій зазначається назва документа, ким, коли, за яким номером та на чиєім'я він виданий, підписується нотаріусом.
У разі втрати документа, посвідченого або виданого нотаріусом чи посадовою особою виконавчого комітету сільської, селищної, міської Ради народних депутатів, за письмовою заявою осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, державним нотаріальним архівом видається дублікат втраченого документа.
До передачі в архів примірників документів, посвідчених або виданих нотаріусом, дублікат втраченого документа видається нотаріусом за місцем його зберігання.
Державний нотаріальний архів чи державна нотаріальна контора видають також дублікати заповітів, які надійшли на зберігання від посадових осіб, зазначених у Законі "Про нотаріат"
Дублікат заповіту може бути виданий вказаним у заповіті спадкоємцям після подачі ними свідоцтва про смерть заповідача. У разі смерті спадкоємців, які були вказані в заповіті, дублікат може бути виданий їх спадкоємцям після подачі ними свідоцтва про смерть заповідача і померлого спадкоємця.
Дублікат документа повинен містити весь текст посвідченого або виданого документа.
На дублікаті документа робиться відмітка про те, що він має силу оригіналу, і вчиняється посвідчувальний напис
Нотаріуси, виявивши при вчиненні нотаріальних дій порушення закону громадянами або окремими посадовими особами, повідомляють про це для вжиття необхідних заходів відповідні підприємства, установи, організації або прокуратуру.
Якщо справжність поданого документа викликає сумнів, нотаріус вправі затримати цей документ і направити його на експертизу.
Про направлення документа на експертизу нотаріус виносить постанову, в якій зазначається: дата винесення постанови; прізвище, ініціали нотаріуса, який виніс постанову, найменування та адреса державної нотаріальної контори або найменування нотаріального округу та адреса розташування робочого місця приватного нотаріуса; найменування документа, дата його видачі, ким та на чиє ім'я він виданий; ким (прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання) подано документ для вчинення нотаріальної дії; обставини, які викликали необхідність направлення документа на експертизу; куди (який експертній установі) направляється документ для проведення експертизи; питання, поставлені на вирішення експертизи.
Нотаріус відмовляє у вчиненні нотаріальної дії, якщо: - вчинення такої дії суперечить законові; - дія підлягає вчиненню іншим нотаріусом; - з проханням про вчинення нотаріальної дії звернулась недієздатна особа або представник, який не має відповідних повноважень; - угода, що укладається від імені юридичної особи, суперечить цілям, вказаним в її статуті чи положенні.
Нотаріуси не приймають для вчинення нотаріальних дій документи, якщо вони не відповідають вимогам законодавства або містять відомості, що порочать честь і гідність людини.
Нотаріус на прохання особи, якій відмовлено у вчиненні нотаріальної дії, повинен викласти причини відмови в письмовій формі і роз'яснити порядок її оскарження. У цих випадках нотаріус не пізніш як у триденний строк виносить постанову про відмову у вчиненні нотаріальної дії.
У постанові про відмову вказуються: - дата винесення постанови; - прізвище, ініціали нотаріуса, який виніс постанову, найменування та адреса державної нотаріальної контори або найменування нотаріального округу та адреса розташування робочого місця приватного нотаріуса; - прізвище, ім'я, по батькові громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії, місце його проживання або найменування і місцезнаходження юридичної особи; - про вчинення якої нотаріальної дії просила особа, що звернулася до нотаріуса (короткий зміст прохання); - мотиви, з яких відмовлено у вчиненні нотаріальної дії, з посиланням на чинне законодавство; - порядок і строки оскарження відмови з посиланням на цивільно-процесуальне законодавство.
За вчинення нотаріальних дій державні нотаріуси справляють державне мито у розмірах, встановлених чинним законодавством.
За надання державними нотаріусами додаткових послуг правового характеру, які не пов'язані із вчинюваними нотаріальними діями, а також послуг технічного характеру (складання проектів угод, заяв, виготовлення копій документів чи виписок із них тощо) справляється окрема плата у розмірах, що встановлюються Головним управлінням юстиції в Криму, управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.
Приватні нотаріуси за вчинення нотаріальних дій, а також за надання послуг технічного характеру справляють плату, розмір якої визначається за домовленістю між приватним нотаріусом та громадянином або юридичною особою. Оплата додаткових послуг правового характеру, що надаються приватними нотаріусами і не належать до вчинюваної нотаріальної дії, провадиться за домовленістю сторін.
За виготовлення нотаріусом свідоцтв на підтвердження права на спадщину, права власності, посвідчення фактів, що громадянин є живим, про перебування його у певному місці, тотожності громадянина з особою, зображеною на фотокартці, про прийняття на збереження документів, а також дублікатів документів додаткова плата не справляється.
Якщо нотаріус виявить, що внаслідок допущеної ним помилки вчинена нотаріальна дія є неправильною, він зобов'язаний довести про це до відома прокурора для вжиття заходів до скасування вказаної нотаріальної дії.
За загальним правилом нотаріальні дії вчиняються у приміщенні державної нотаріальної контори, в державному нотаріальному архіві, у приміщенні, яке є робочим місцем приватного нотаріуса, чи в приміщенні виконкому місцевої ради.
Але в деяких випадках нотаріальні дії можуть вчинятись і поза вказаними приміщеннями, а саме: коли громадяни з поважних причин, якими є хвороба, інвалідність, похилий вік, не можуть особисто з'явитися до нотаріуса чи посадової особи виконкому. Тоді нотаріальна дія вчиняється за місцем їх знаходження. Як свідчить практика, найчастіше така необхідність виникає у випадках посвідчення заповітів, доручень, засвідчення справжності підпису, посвідчення договорів дарування, довічного утримання.
У разі вчинення нотаріальної дії поза приміщенням державної нотаріальної контори чи поза приміщенням роботи приватного нотаріуса або виконкому місцевої ради в посвід-чувальному написі та в реєстрі нотаріальних дій записується місце вчинення нотаріальної дії (вдома, в лікарні, на підприємстві тощо) із зазначенням адреси, а також причин, з яких нотаріальну дію вчинено поза вказаними приміщеннями.
З виїздом нотаріуса для вчинення нотаріальної дії поза місцем його роботи заінтересовані особи відшкодовують йому фактичні транспортні витрати.
За загальним правилом нотаріальна дія вчиняється в день подачі всіх необхідних документів та оплати цієї дії (ст. 42 Закону України "Про нотаріат"). З виникненням певних обставин можливе ускладнення нотаріального процесу, коли вчинення нотаріальної дії може бути відкладене або нотаріальне провадження може бути зупинено.
Відкладення нотаріальної дії можливе як з ініціативи нотаріуса чи посадової особи виконкому, так і з ініціативи заінтересованих осіб.
Першою підставою відкладення вчинення нотаріальної дії з ініціативи нотаріуса є необхідність витребувати для забезпечення законності та об'єктивності вчинення дії додаткові документи й відомості від посадових осіб, підприємств, організацій та установ. Строк відкладення вчинення нотаріальної дії в такому разі не може перевищувати одного місяця.
У більшості випадків нотаріуси вимагають подання додаткових документів і відомостей від осіб, які звертаються за вчиненням нотаріальних дій, але виникають певні обставини, що утруднюють можливість їх подання. Наприклад, орган ЗАГСу відмовляється видати свідоцтво про смерть спадкоємцеві, який не є родичем померлого; деякі документи взагалі не видаються на руки заінтересованим особам.
Витребуючи додаткові відомості й документи для вчинення нотаріальних дій, нотаріуси в такий спосіб сприяють фізичним та юридичним особам у здійсненні їхніх прав і законних інтересів.
Згідно з установленим Законом України "Про нотаріат" (ст. 42) місячним строком для витребування відомостей і документів нотаріус указує в межах цього строку відповідний термін, протягом якого він має одержати відомості й документи.
Другою підставою для відкладення вчинення нотаріальної дії є необхідність направлення поданих документів на експертизу, коли в нотаріуса виник сумнів у достовірності документів, але повної впевненості в дефектності документів у нього немає. Строк відкладення вчинення нотаріальної дії в цьому випадку не повинен перевищувати одного місяця.
Третя підстава відкладення вчинення нотаріальної дії за ініціативою нотаріуса виникає при необхідності впевнитись у відсутності у заінтересованих осіб заперечень проти вчинення нотаріальної дії.
Строк відкладення вчинення нотаріальної дії не повинен перевищувати одного місяця.
Відкладення нотаріальної дії з ініціативи заінтересованої особи можливе в тому випадку, коли ця заінтересована особа бажає звернутися до суду для оспорювання права або факту, про посвідчення якого просить інша заінтересована особа.
У разі одержання повідомлення про порушення цивільної справи за заявою заінтересованої особи, яка оспорює право або факт, про посвідчення якого просить інша заінтересована особа, нотаріус зупиняє провадження по цій нотаріальній дії до набуття рішенням суду законної сили.
Перелік підстав для відкладення вчинення нотаріальної дії та для зупинення нотаріального провадження не є вичерпнм — законодавством України можуть бути встановлені й інші підстави для відкладення та зупинення нотаріальних дій.
Закон України "Про нотаріат" не вказує, як слід нотаріусові процесуальне оформити відкладення і зупинення нотаріальної дії. Необхідність процесуального оформлення цих дій нотаріуса можна обгрунтувати тим, що таке оформлення буде застереженням для подання на нотаріуса необгрунтова них скарг з боку заінтересованих осіб, до того ж це буде полегшувати і організовувати роботу нотаріуса. Винесення письмової постанови з обгрунтуванням підстав відкладення і зупинення вчинення нотаріальної дії буде найбільш доцільним процесуальним оформленням цих дій.
Друге питання:
