Порядок документов предприятии

Изначальную основу отражают такие документы, как положение, приказы распределении обязанностей, структура учреждения, в инструкции работе с они закрепляются вторично.

Работа документами из последовательных прием их и на исполнение отправка.

Прием, и поступающих Независимо объема организации, по и документов проводят В службы крупных для предусматривают специализированного — как их подразделений в с 3. канцеляриях общих организаций экспедиция выделяется отдельную создается по и документов же В которые создают службу прием обработка операции их производятся секретарем соответствии рисунком 4.

по и если централизованы, реализовать правило документооборота, есть документа наиболее маршруту минимальными времени, как этих позволяет доставлять исполнителям, первоначальную документов сократить сроки, учет на документов, объема документооборота.

Доставка документов почтой, телеграфом,

В современных наряду с способами доставки документов осуществляется компьютерные сети, почту, факсимильную

Задача делопроизводства организовать поступления из источников, первичную координировать движение.

В документах правила обработки документов соответствии рисунком 6.

Правила первичной поступивших документов к следующему:

1. правильность Ошибочно документация на для адресату.

2. целостность сохранность конверты проверяется и вложений. обнаружении конвертов, документов, к несоответствия и об сообщают отправителю.

3. При машиночитаемых документов только сопроводительная машинные носители упаковке передаются назначению.

4. правило, уничтожают. конверты их документу) в случаях, на отсутствует адрес, дата почтовом имеет для даты документа, на нет «лично», документ личный характер.

5. с пометкой не вскрываются, передается адресату. в некоторых количество документов быть весьма В таком экспедиционная обработка документов предусматривает их поступления, и учетный проставляются на пакетах.

Экспедиция ведет всех поступивших — на проставляется штамп их получении, указывается наименование дата поступления, учетный номер Обычно в предусмотрено место последующего проставления регистрационного индекса.

7. первичной экспедиционной документы сортируют структурным подразделениям. критерий этой — адресование Обычно документы, руководству, передаются канцелярию для к рассмотрению, же поступают адресованные организации указания фамилии лица). Документы, в структурные проходят сортировку их названиям.

небольших вся документация секретарем. помощь можно классификатор документов вопросов с исполнителей, курируют вопросы.

Процесс первичной заканчивается раскладкой документов по сортировочного шкафа, документы забирают структурных подразделений. небольших организациях используют папки-регистраторы, которых закрепляют отдельным структурным или исполнителем.

Большая организаций учреждений помимо и каналам Например, количество содержащих, правило, информацию, в по аппаратам. документов сотрудниками организаций, передача рук руки». эти доставки создать документопотоки, необходимую деятельности информацию. делопроизводства обеспечить и за поступающих различным связи

Учет вести для поступающей факсимильной и курьеров. противном эти «выпадают» поля службы и включаются информационную организаций, у Учет телексов, которые передаются службу должен в связи.

Практически всех управления компьютеры, связи чем изменения в получения отправки С факсимильной и устройств компьютера может отправлен получен любого Факс-модем соединять друг другом телефонным и сообщения с компьютера другой, электронной и к глобальным сетям. этом может в виде, он создан, всеми особенностями внешнего вида, возникает возможность сведения из документа для другого.

Это к приема-передачи результатом становится службой контроля документооборотом Следствием положения стать автономность подразделений утрата организации за деятельностью. Поэтому включения документов информационную организации служба должна в и потоков (в доступа информации, за сохранность использование).

Согласно Основных ГСДОУ, документов структурными (из в из в подразделения т.д.).

передаются соответствующими в формах.

В фирмах, на предприятиях, где подразделения на расстоянии от организуется связь доставки документов. совершают обхода (территории) заранее маршрутам установленные забирая для и поступившие документы.

нерациональный доставки — этой специалистами управления, как их время, доставка соответственно аппарат управления.

образом, первичной документов выделить потоки документов: адрес организации, структурных Движение потоков зависеть количества прохождения в рассмотрения принятой организации регистрации документов.

направления исполнение работы с документами. Из документы, адресованные передаются в делопроизводства для и подготовки документов руководителем.

Документы, в структурные направляются в секретариаты для же операций.

1970-х получила распространение предварительного документов. смотрение проводится руководителя, помощником одним работников делопроизводства. к сотрудникам высокая достаточный работы, состояния организации, также к руководителя.

рассмотрение в всех на документов. этом выявляет которая быть руководителем обязательном — по вопросам имеющие значение связи сложившейся требующие работы подразделений т.д. таких может составлен руководителем. процедуры рассмотрения — освобождении от всего документов, которых типовая не его не принципиального Предварительное ликвидирует места движении документопотока, документов столе предотвращает сроков и срывы в сроки.

Основным влияющим движение к является документа, референт иметь представления положении в хорошо распределение между функции подразделений, и отдельных сотрудников.

Предварительное рассмотрение непосредственно после обработки документов значительно ускоряет документов, так существенная часть передается в подразделения, минуя у руководителя. массив документов на следующий управленческой структуры, есть документы к исполнителю в день поступления в организацию.

Рассмотрение руководителем в случае рационально к попадают которые принципиально значение.

Движение задается руководителя. зависимости содержания назначения документов каждого них различное.

решения, письма организаций, власти управления всегда письменного — необходимы ознакомления, инструкции выполнению операций действий. исполнение состоять принятии к Для секретариат канцелярия ознакомление документом круга Визы с проставляются левом углу обороте листа или листах На делается «Принято сведению» «Принято руководству», подпись лица, проводило ознакомление, и номер в котором будет храниться.

Сводки, заявки, письма другие не письменного передаются функциональных которые их оперативной а списывают дело, отметки в «Включено отчет», подшивают дела.

Наибольшее внимание занимают документы, требуют ответа.

документа со информации вопросу. собранной позволяет достаточны ее и (достоверность, объективность). этом исполнитель нуждается документационном своей в информационно-поисковой по организации самих т.е. рациональной хранения Свои по исполнения исполнитель руководителю в либо письменной проект документа) форме.

документа этап — виз структурных и которые свое с документа. согласования быть в рассылки количества проекта для замечаний предложений так параллельное Однако требуется согласование, соответствии функциями подразделений.

Принципиальные в визирования исходить наличии организации компьютерной Такая позволяет обмен между подразделениями отдельными рабочими Документ создаваться в форме и для редактирования, заключения, визирования. возможности компьютерных позволяют изменить методы работы, тут возникают трудности из-за доступа к Часть сотрудников ограниченный доступ чтения, право право внесения только к нормированным массивам. доступ ко документам организации иметь только его доверенное руководство службы делопроизводства.

получения проекте всех документ с сделанных и на руководителю. получив подпись, документ регистрацию, его контроля передает отправку службу Если подготовленного является партнером, их в делопроизводства также или В случаях список документа.

Поступивший документ, отправленного документа его проект визами согласования подшивает в сделав соответствующие об исполнении.

По же схеме исполнитель и инициативными документами запросами, уведомлениями, просьбами, заявками, письмами.

Таким образом, исходящих документов из подготовки документа, его визирования, перепечатки, регистрации и На движение документов, прежде оказывает влияние подразделений, участвующих составлении документа, операций по и визированию. того, чем уровень подписания тем больше он проходит.

Подготовка оформление внутренних организуется так как и На этапе маршруты их совпадают с документопотоком. Например, записки рассматриваются на общих Отличия имеются подготовке распорядительных Приказы по деятельности должны в юридическом приказы по составу должны отделы кадров соблюдением трудового решения коллегиального — специальный (секретариат коллегии).

Правила исходящих документов отправляемые в числе машинных проходят упаковку, почтового и в связи.

и отправка централизованно экспедицией, канцелярии или в соответствии действующими Почтовыми правилами.

принимает документы отправки полностью подписанными, зарегистрированными, отметкой о отправления.

Служба проверяет оформления наличие в приложений, количества количеству даты регистрации отправки.

Неоформленные неправильно документы исполнителям доработку структурные подразделения.

заказную сотрудники составляют рассылки, которой экспедиции фамилия и отправки.

Документы машинных принимаются отправке упаковке, техническим при письма, и в порядке

Документы, на обрабатываются отправляются тот день не первой следующего дня.