Тема: Робота з електронними таблицями як з базами даних.
Мета: Зміна орієнтації тексту у клітинці, ознайомлення з можливостями баз даних Excel. Сортування даних по декількох ключах. Підготовка документа до друку.
Уявіть себе власником маленького магазину. Необхідно вести суворий облік надходжень і витрат товарів, щоденно мати перед очима реальний залишок, мати можливість роздрукувати найменування товарів по відділах і т. д. Excel може помітно полегшити роботу.
Розіб'ємо дану вправу на декілька завдань в логічній послідовності:
• створення таблиці;
• заповнення таблиці даними традиційним способом і з застосуванням форми;
• підбір даних за певною ознакою.
Створення таблиці
· Введіть заголовки таблиці відповідно до запропонованого зразку. Врахуйте, що заголовок розташовується в двох лінійках таблиці: у верхньому рядку "Дохід", "Розхід", "Залишок", а рядком нижче інші пункти заголовка.
| Дохід | Розхід | Залишок | |||||||
| № | Відділ | Назва товару | Одиниця виміру | Ціна доходу | К-сть доходу | Ціна розходу | К-сть розходів | К-сть залику | Сума залишку |
· 
Введення тексту заголовка краще почати із другого рядка. Ви вже звернули увагу на те, що графа "Дохід" поширюється на дві комірки. Слово "Розхід" набрано в тому ж стовпці, що і "Ціна доходу", потім виділені дві сусідні клітинки, і текст відцентрований по виділенню (дана операція неодноразово розглядалася в попередніх вправах). Аналогічно оформлені клітинки "Розхід" і "Залишок".
· Виділіть другий рядок заголовка і вирівняйте по центру.
· Також видно, що для того, щоб вся таблиця могла розміститися по ширині на аркуші, в деяких комірках текст "повернуть на 90 ° ". Виділіть ті клітинки, в яких потрібно "розгорнути"текст і виберіть команду Формат_Ячейки..., в вкладці Выравнивание (рис. 3.1) виберіть орієнтацію тексту і обов'язково активізуйте перемикач Переносить по словам (вертикальне вирівнювання залиште По нижнему краю).
· Для решти (розгорнутих) клітинок застосуйте вертикальне По центру Формат_Ячейки...
· Задайте обрамлення таблиці (Формат_Ячейки.., вкладка Рамка).
· Встановіть у комірках, що містять ціни грошовий формат числа (Формат_Ячейки.., вкладка Число).
· Введіть нумерацію рядків таблиці (стовпчик №), за допомогою маркера заповнення.
· Вставте формули для кількості залишку ("К-сть доходу" мінус "К-сть розходів") і суми залишку ("К-сть залишку" помножте на "Ціну розходу"). Розповсюдьте ці формули вниз по таблиці.
У процесі виконання завдання в багатьох випадках зручніше користуватися контекстним меню, що викликається натисканням правої клавіші миші.
Так, для форматування клітинок їх досить виділити, клацнути правою кнопкою миші в той момент, коли вказівник миші знаходиться всередині виділення і вибрати команду Формат_Ячеек..., ви перейдете до того ж діалогового вікна Формат клітинок (рис. 3.1). Та й редагувати вміст комірки (виправляти, змінювати дані) зовсім не обов'язково в Рядку формул. Якщо двічі клацнути мишею по клітинці, в ній з'явиться текстовий курсор, і можна зробити всі необхідні виправлення.
Заповнення таблиці
- Визначтеся, яким видом товарів ви збираєтеся торгувати і які відділи будуть у вашому магазині.
Вносьте дані в таблицю не по відділах, а упереміш (в порядку надходження товарів).
Заповніть всі клітинки, крім тих, які містять формули ("Залишок").
Обов'язково залиште останній рядок таблиці порожній (але. цей рядок має містити всі формули і нумерацію).
Вводите дані таким чином, щоб зустрічалися різні товари з одного відділу (але не підряд) і обов'язково були присутні товари з нульовим залишком (все продано).
| Прихід | Розхід | Залишок | |||||||
| № | Відділ | Назва товару | Одиниця вимірбвання | Ціна приходу | К-сть приходу | Ціна розходу | К-сть розходу | К-сть залишку | Сума залишку |
| Кондитерський | Зефір в шоколаді | упак. | 20 р. | 25р. | 0 р. | ||||
| Молочний | Сир | кг. | 65 р. | 85 р. | 170 р. | ||||
| М’ясний | Ковбаса Московська | кг. | 110 р. | 120р. | 600 р. | ||||
| М’ясний | Балик | кг. | 120 р. | 140 р. | 700 р. | ||||
| Вино-горілчаний | Горілка «Абсолют» | бут. 2 л. | 400 р. | 450 р. | 450 р. | ||||
| 0 р. |
· Погодьтеся, що традиційний спосіб заповнення таблиці неособливо зручний. Скористаємося можливостями баз даних Excel.
· Виділіть таблицю без верхнього рядка заголовка (так як Excel визначає поля бази даних по одній першому рядку виділеної таблиці), але обов'язково візьміть нижню незаповнену рядок (інакше ви не зможете продовжити заповнення таблиці в режимі форми).
· Виберіть команду Данные_Форма... Ви отримаєте форму даних (рис. 3.2), що містить статичний текст (імена полів бази даних) і вікон редагування, в яких можна вводити і редагувати текст.
Обчислювані поля (в яких розміщені формули) виводяться на екран без вікон редагування ("К-сть залишку" і "Сума залишку").
Переміщатися між записами можна або за допомогою кнопок "Предыдущая", "Следующая", або клавішами управління курсором (вгору, вниз), або переміщуючи повзунок на смузі прокручування форми даних.
· Дійшовши до останнього запису (ми спеціально залишили її порожньою, але поширили на неї формули і нумерацію), заповніть її новими даними.
Переміщатися між вікнами редагування (до яких вносяться дані) зручно клавішею (Tab).
Коли заповніть весь запис, натисніть клавішу Enter, і ви автоматично перейдете до нової чистої картці-запису.
· Як тільки ви заповните новий запис, вся внесена вами інформація автоматично відтворюється і вихідної таблиці.
Заповніть кілька нових записів і потім натисніть кнопку Закрыть.
Як видно, заповнювати таблицю в режимі форми досить зручно.
Оперування даними
Отже, ви заповнювали таблицю в порядку надходження товарів, а хотілося б мати список товарів по відділах, для цього застосуємо сортування рядків.
Виділіть таблицю без заголовка і виберіть команду Данные_Сортировка... (Рис. 3.3).
Виберіть перший ключ сортування: у спадному списку "Сортировать" виберіть "Відділ" і встановіть галочку в положення "По возрастанию" (усі відділи в таблиці розташуються за алфавітом).
Якщо ж ви хочете, щоб усередині відділу всі товари розміщувалися за алфавітом, то виберіть другий ключ сортування: у спадному списку "Затем по" виберіть "Назва товару", покладіть галочку в положення "По возрастанию".
Тепер ви маєте повний список товарів по відділах.
Продовжимо знайомство з можливостями баз даних Excel.
Згадаймо, що нам щодня потрібно роздруковувати список товарів, що залишилися в магазині (мають ненульовий залишок), але для цього спочатку потрібно отримати такий список, тобто відфільтрувати дані.
- Виділіть таблицю з другим рядком заголовка (як перед створенням форми даних).
- Виберіть команду меню Данные_Фильтр... _Автофильтр.
- Зніміть виділення з таблиці.
- У кожної клітинки заголовка таблиці з'явилася кнопка (вона не виводиться на друк), що дозволяє задати критерій фільтра. Ми хочемо залишити всі записи з ненульовим залишком.
- Розкрийте список комірок "К-сть залишку", виберіть команду Настройка... і, у діалоговому вікні встановіть відповідні параметри (> 0).
- Замість повного списку товарів, ви отримали список непроданих на сьогоднішній день товарів. Можна відомим нам способом вставити формулу підрахунку загальної суми залишку (у режимі фільтра буде підрахована сума виведених на екран даних). Цю таблицю можна роздрукувати.
- Фільтр можна підсилити. Якщо додатково вибрати який-небудь конкретний відділ, то можна отримати список непроданих товарів по відділу.
- Для того, щоб знову побачити перелік всіх непроданих товарів за всіма відділами, потрібно в списку Відділ вибрати критерії Все.
- Але і це ще не всі можливості баз даних Excel. Зрозуміло щоденно немає необхідності роздруковувати всі відомості про непродані товари, нас цікавить тільки "Відділ", "Назва" і "К-сть залишку".
Можна тимчасово приховати інші стовпці. Для цього виділіть стовпець №, викличте контекстне меню (правою кнопкою миші в той момент, коли вказівник миші знаходиться всередині виділення) і виберіть команду Скрыть.
Таким же чином можна приховати і інші стовпці, пов'язані з приходом, витратою і сумою залишку.
Замість команди контекстного меню можна скористатися командою горизонтального меню Формат_Столбец_Скрыть.
- Щоб не заплутатися у своїх роздруківках вставте дату, яка автоматично буде змінюватися відповідно до встановленого на вашому комп'ютері часом Вставка_Функция..., ім'я функції - "Сегодня").
- Тепер вже точно можна роздрукувати та мати підшивку щоденних відомостей про наявність товару.
- Як повернути приховані стовпці? Простіше за все виділити таблицю Формат_Столбец_Показать.
- Для того, щоб відновити всі дані (відтворити таблицю в повному вигляді з переліком всіх товарів), досить прибрати позначку команди Автофильтр (команда Фильтр... меню Данные).
Перш ніж надрукувати будь-який документ, виконайте перегляд (Файл_Предварительный просмотр чи використайте кнопку Предварительный просмотр панели инструментов). Вам може не сподобатися кілька моментів:
| У верхній частині аркуша з'явився запис "Лист I". Треба її видалити. |
|
| У нижній частині листа з'явився запис "СТР. I ". Треба її видалити. | · Перебуваючи в режимі перегляду, виберіть кнопку Страница...; · в діалоговому вікні виберіть вкладку Колонтитулы; в полі вибору Нижние колонтитулы установіть Нет (можна вибрати в розкрию чомусь списку, у випадку необхідності використайте полосу прокрутку). |
| На перегляді виводиться дорожня сітка, що обмежує ті комірки, для яких не за дано обрамлення. Потрібно видалити сітку. | Знаходячись в режимі перегляду сторінку, виберіть кнопку Страница..., в появившомувся вікні виберіть вкладку Лист і зніміть галочку з Печатать сетку. |
| Таблиця не поміщається по ширині на сторінці, хотілося б зменшити ліве і праве поля. | 1. Перебуваючи в режимі перегляду, виберіть кнопку Страница..., у діалоговому вікні вкладку Поля і встановіть бажані поля.
2. Перебуваючи в режимі перегляду, виберіть кнопку Поля, з'являться обмежувачі полів, які можна переміщати мишею.
|
| Розмір полів зменшений, а таблиця так і не поміщається по ширині на сторінці. Хотілося б змінити орієнтацію аркуша. | Перебуваючи в режимі перегляду, виберіть кнопку Страница..., у діалоговому вікні вкладку Страница і змініть орієнтацію аркуша на альбомна. Тут же можна задати розмір паперу. |
Діалогове вікно <Параметры страницы> можна викликати, перебуваючи в режимі таблиці (не виходячи в режим перегляду), виконавши команду Файл_Параметры страницы....
